О. В. Фуцай , эксперт журнала "Учет в казенных учреждениях"

Для того чтобы списать затраты на бензин, они должны быть экономически обоснованы. В статье пойдет речь об особенностях учета топлива в будущем году от приобретения до списания…

Учет топлива в госучреждении

Варианты приобретения бензина каждое учреждение выбирает самостоятельно. Как правило, его покупают за наличный расчет или по специальным талонам и топливным картам.

Если топливо приобретают за наличный расчет, приказом руководителя учреждения должен быть утвержден список водителей, которые имеют получать наличные деньги под отчет на эти цели. Кроме того приказом руководителя определяют сроки, на которые можно выдавать подотчетные суммы.

Получив деньги из кассы, водитель обязан отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Например, если приказом установлено, что денежные средства подотчет выдают сроком на одну неделю, то в течение 3-х рабочих дней по истечении недели со дня выдачи водитель представляет авансовый отчет в бухгалтерию. Следующий момент, который нужно прописать в учетной политике - это списание бензина. В учете стоимость израсходованного топлива нужно списывать на затратные счета 109 00.

Рассмотрим на примере, какие проводки нужно сделать в бюджетном учете.

Пример .

Приказом руководителя учреждения культуры установлено, что выдача денежных средств на топливо за счет субсидии на выполнение госзадания производится еженедельно. Водителю Сомову И.И. выдали 9 ноября подотчет 1500 руб. на приобретение ГСМ. 17 ноября работник составил авансовый отчет, к которому приложил чеки с АЗС:

Бухгалтер в учете записал:

Когда топливо приобретают по безналичному расчету с использованием топливных карт и талонов для отражения операций в бюджетном учете следует учитывать момент перехода права собственности на ГСМ: после передачи талонов и карт или после заправки машины. Данный момент должен быть определен в условиях договора с поставщиком.

В целях контроля и сохранности выданных топливных карт учреждениям нужно выдавать их водителям под роспись в ведомости учета приема и выдачи то пливных карт. В ней фиксируют реквизиты карты, дата ее выдачи (возврата), Ф.И.О. водителей.

Топливные карты отражают на забалансовом счете в условной оценке 1 руб. за 1 карту или по стоимости приобретения карты (если она предоставляется учреждению за плату).

При перечислении денежных средств учреждение оформляет заявку на кассовый расход для перечисления платы за изготовление топливных карт и оговоренной договором суммы поставки бензина.

При отпуске топлива на заправочной станции водителю выдают чек, в котором указывают наименование, количество топлива, дата и время заправки. Эти чеки работник должен приложить к путевым листам автомобиля, для которого предназначено полученное топливо.

Пример .

Колледж приобрел топливную карту за счет субсидии на госзадание в сумме 1000 руб. Месячный лимит расхода топлива по топливной карте составляет 100 л. Водитель образовательного учреждения заправил машину в течение ноября на 90 л. Расход топлива подтвержден чеками с АЗС. Оплата топлива была произведена в конце месяца. В день перечисления денег стоимость топлива составляла 39 руб./л. В учете учреждения отразил операции следующим образом:

			Сумма, руб.
Отражены затраты на приобретение топливной карты
Перечислены деньги поставщику в оплату топливной карты
Принята к учету топливная карта и отражена на материально ответственном лице
Передана топливная карта водителю
Отражена стоимость приобретенного топлива и перед поставщиком			3510 (39 руб. х 90)
Перечислены средства на топливную карту на оплату бензина с лицевого счета
Отражена стоимость топлива в составе материальных запасов
Списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевых листов).

Как списать топливо по нормам

Чтобы списать затраты на бензин, они должны быть экономически обоснованы. Под этим понимают ситуацию, когда фактический расход топлива не превышает нормы расхода, утвержденные в учреждении.

Для большинства марок автомобилей уже есть базовые нормы расхода ГСМ. Они утверждены распоряжением Минтранса России своим от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Они разработаны для прямой трассы и качественного дорожного покрытия. Поэтому учреждения сталкиваются с необходимостью постоянной корректировки базовой нормы на коэффициенты, которые также утверждены в данном документе. Напомним, что если маки автомобиля учреждения нет в списке Минтранса, нормы можно утвердить самостоятельно. Для этого нужно провести контрольный заезд и зафиксировать результаты актом произвольной формы.

В письме ФНС России от 21 сентября 2015 г. № АС-4-10/16581@ налоговики напомнили, что в нормы внесли изменения Распоряжением Минтранса России от 14 июля 2015 № НА-80-р. Оно действует с 14 июля 2015 года. Некоторые надбавки и коэффициенты теперь скорректировали в сторону увеличения, а значит и топлива можно списать больше.

Базовые нормы

Отметим, что базовые нормы расхода любого вида топлива остались без изменений.

Рассмотрим, какие базовые виды норм ГСМ существуют для автомобилей общего назначения (см. табл.).

Таблица 1.

Базовые нормативы топливного расхода зависят от типа и назначения транспортного средства (грузовой, автобус, легковой), конструктивных особенностей ТС, вида топлива, маршрута и режима движения, массы машины. Транспортная норма включает в себя базовую норму и зависит или от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от конкретной массы перевозимого груза.

Рассмотрим единицы измерения ГСМ (см. табл. 2)

Таблица 2.

*А для газодизельных машин, сжатый природный газ измеряют в. м. куб, а дизельное горючее - в литрах.

Также применяют при расчетах эксплуатационный норматив. Его определяют по месту эксплуатации ТС на основе базовой или транспортной нормы с использованием поправочных коэффициентов (надбавок), учитывающих местные условия эксплуатации.

Поправочные коэффициенты

Особые климатические условия или дорожно-транспортные факторы требуют применения поправочных коэффициентов. Они рассчитываются исходя из исходных нормативных показателей путем повышения или понижения базовой нормы.

Разберем, какие повышающие надбавки можно применять при расчете (табл. 3).

Таблица 3

При простоях автомобилей под погрузкой или разгрузкой в пунктах, где запрещено выключать двигатель (нефтебазы, специальные склады, наличие груза, не допускающего охлаждения кузова, банки и другие объекты), а также в других случаях вынужденного простоя автомобиля с включенным двигателем можно применить надбавку до 10 процентов от базовой нормы за один час простоя.

А в зимнее или холодное (при среднесуточной температуре ниже +5 °C) время года на стоянках при необходимости прогрева (например, на стоянках в ожидании пассажиров или скорой в ожидании врача с больным) устанавливают нормативный расход топлива из расчета за один час стоянки (простоя) с работающим двигателем - до 10 процентов от базовой нормы.

Пример .

В образовательном учреждении г. Новосибирск, для обучения вождению используется автомобиль 111730 "Калина" (ВАЗ-21114). Базовая норма расхода топлива на него составляет 8,3 л/100 км. Пробег ТС менее 100 000 км. Для езды по городу установлен поправочный коэффициент - 20 процентов, а для езды на автодроме - 40 процентов.

При расчете зимней нормы применяют коэффициент 12 процентов. Данная надбавка действует ежегодно с 1 ноября по 15 апреля.

Летняя норма для данного автомобиля составит:

При учебной езде по городу - 9,96 л/100 км (8,3 л/100 км + 20 процентов);

При учебной езде на автодроме - 11,62 л/100 км (8,3 л/100 км + 40 процентов).

Зимняя норма для данного автомобиля составит:

При учебной езде по городу - 10,96 л/100 км (8,3 л/100 км + 20 процентов + 12 процентов);

При учебной езде на автодроме - 12,62 л/100 км (8,3 л/100 км + 40 процентов + 12 процентов).

Надбавки, которые действовали в летнее время отменять не нужно. Исключение - надбавка для автомобилей с кондиционерами. Ее нельзя применять одновременно с зимней надбавкой. Поэтому ее нужно отменить. А когда применяют семипроцентную надбавку, введенную для машины с системой «климат-контроль», этого делать не надо. То есть для расчета базовую норму умножают на сумму коэффициентов. Надбавку для ТС с установкой "климат-контроль" применяют независимо от времени года.

Норма расхода топлив может снижаться. Например при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) коэффициент снижения может достигать 15 процентов.

А, когда авто эксплуатируют в пригородной зоне вне границы города, поправочные (городские) коэффициенты не применяют.

При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Нормы расхода смазочных материалов

Данные нормы устанавливают из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для автомобиля. Причем масло - в литрах, а смазка - в килограммах.

Для автомобилей, прошедших капитальный ремонт и находящихся в эксплуатации более пяти лет, норматив расхода масел увеличивается до 20%.

Значения норм расхода смазочных материалов для автомобилей рекомендуется устанавливать на основании химмотологической карты смазки автомобиля или по рекомендациям завода-изготовителя.

При отсутствии данных из вышеперечисленных источников рекомендуется устанавливать значения норм расхода смазочных материалов установленных Распоряжением № АМ-23-р. Рассмотрим некоторые из них. Кстати их ввели как раз в 2015 году (см. табл. 4)

Таблица. 4

Пример .

В учреждении на праве оперативного управления находится автомобиль 111840 "Калина" (ВАЗ-11194). Согласно путевым листам за ноябрь он прошел 980 км. Кроме того машина подвергалась ремонту. Базовая норма расхода моторного масла составляет 0,6 л на 100 км. Таким образом, нормативный расход масла за ноябрь составит 7,1 л (0,01 х 980 л х 0,6 л (1 + 0,01 х 20).

Расчет расходов

Для легковых автомобилей значение расхода топлива рассчитывают по следующему соотношению:

Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D),

где Qн - нормативный расход топлива, литры;

Нs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S - пробег автомобиля, км;

D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме в процентах.

Пример.

На балансе администрации учреждения сельского поселения числится автомобиль ГАЗ-3110 (двигатель ЗМЗ-4026.10). Согласно путевому листу он проехал 120 км, из них:50 км - по селу, 70 км - за пределами села.

Автомобиль эксплуатировался в зимнее время. Приказами руководителя учреждения утверждены:

Базовая норма расхода топлива - 13,0 л/100 км;

Надбавка за эксплуатацию автомобиля в зимнее время - 10%;

Надбавка за эксплуатацию автомобиля в поселении - 3%.

Нормативный расход топлива составит:

7,35 л (0,01 x 13 x 50 км x (1 + 0,01 x 13)) - по селу;

10,01 л (0,01 x 13 x 70 км x (1 + 0,01 x 10)) - за пределами села.

Таким образом, согласно путевому листу было израсходовано 17,36 л (7,35 + 10,01) бензина.

Данные по нормативному расходованию бензина суммируют по всем путевым листам, и бензин списывают на общую сумму

Для автобусов норма расчета горюче-смазочных материалов расчитывают по другой формуле:

Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D) + Нот x T,

где Qн - нормативный расход топлив, л;

Нs - транспортная норма расхода топлив на пробег автобуса, л/100 км (с учетом нормируемой по классу и назначению автобуса загрузкой пассажиров);

S - пробег автобуса, км;

Нот - норма расхода топлив при использовании штатных независимых отопителей на работу отопителя, л/ч;

T - время работы автомобиля с включенным отопителем, ч;

D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Пример .

Согласно данным путевого листа городской автобус НефАЗ-5299-20-22 НефАЗ-5299-20-22 (гор. 114 мест) в зимнее время совершил пробег 190 км с включенным отоплением при времени работы на линии 8 ч. Транспортная норма расхода топлива на пробег для автобуса составляет 39,2 л/100 км. Установлены такие надбавки:

За работу в зимнее время - 10 процентов;
- норма расхода топлива на работу отопителя по данным завода-изготовителя - 4,0 л/ч;

Надбавка за работу в городе с населением от 250 тыс. до 1 млн. человек - 15 процентов.

Нормативный расход топлива составляет:

Qн = 0,01 х 39,2 л/100 км х 190 км х (1 + 0,01 х (10 + 15)) + 4 л/ч х 8 ч = 125,1 л.

Работа автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) в горной местности, включая города, поселки и пригородные зоны, при высоте над уровнем моря:

от 300 до 800 м - до 5% (нижнегорье);

от 801 до 2000 м - до 10% (среднегорье);

от 2001 до 3000 м - до 15% (высокогорье);

свыше 3000 м - до 20% (высокогорье).

Работа автотранспорта на дорогах общего пользования I, II и III категорий со сложным планом (вне пределов городов и пригородных зон), где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (или из расчета на 100 км пути - около 500) - до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий - до 30%.

При работе автотранспорта в населенных пунктах с численностью населения:

свыше 5 млн. человек - до 35%;

(см. текст в предыдущей редакции)

от 1 до 5 млн. человек - до 25%;

(см. текст в предыдущей редакции)

от 250 тыс. до 1 млн. человек - до 15%;

(см. текст в предыдущей редакции)

от 100 до 250 тыс. человек - до 10%;

(см. текст в предыдущей редакции)

до 100 тыс. человек (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) - до 5%.

(см. текст в предыдущей редакции)

Работа автотранспорта, требующая частых технологических остановок, связанных с погрузкой и выгрузкой, посадкой и высадкой пассажиров, в том числе маршрутные таксомоторы-автобусы, грузо-пассажирские и грузовые автомобили малого класса, автомобили типа пикап, универсал и т.п., включая перевозки продуктов и мелких грузов, обслуживание почтовых ящиков, инкассацию денег, обслуживание пенсионеров, инвалидов, больных и т.п. (при наличии в среднем более чем одной остановки на 1 км пробега; при этом остановки у светофоров, перекрестков и переездов не учитываются) - до 10%.

При движении автомобилей с пониженной средней скоростью движения (при перевозке нестандартных, крупногабаритных, тяжеловесных, опасных грузов, грузов в стекле и иных подобных грузов, при движении в колоннах при сопровождении АТС автомобилями прикрытия) в диапазоне 20 - 40 км/ч - до 15%, то же со средней скоростью ниже 20 км/ч - до 35%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При обкатке новых автомобилей и вышедших из капитального ремонта (пробег определяется производителем техники) - до 10%.

При централизованном перегоне автомобилей своим ходом в одиночном состоянии или колонной - до 10%; при перегоне-буксировке автомобилей в спаренном состоянии - до 15%; при перегоне-буксировке в строенном состоянии - до 20%.

Для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет или с общим пробегом более 100 тыс. км - до 5%; более восьми лет или с общим пробегом более 150 тыс. км - до 10%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При работе грузовых автомобилей, фургонов, грузовых таксомоторов и т.п. без учета транспортной работы - до 10%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При работе автомобилей в качестве технологического транспорта, включая работу внутри предприятия, - до 20%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При работе специальных автомобилей (патрульных, киносъемочных, пожарных, автомобилей скорой помощи, автомобилей фотовидеофиксации, ремонтных, автовышек, автопогрузчиков и т.д.), выполняющих транспортный процесс при маневрировании, на пониженных скоростях, при частых остановках, движении задним ходом и т.п. - до 20%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При работе в карьерах (кроме специальных карьерных АТС), при движении по полю, при вывозке леса и т.п. на горизонтальных участках дорог IV и V категорий: для АТС в снаряженном состоянии без груза - до 20%, для АТС с полной или частичной загрузкой автомобиля - до 40%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При работе в чрезвычайных климатических и тяжелых дорожных условиях в период сезонной распутицы, снежных или песчаных заносов, при сильном снегопаде и гололедице, наводнениях, лесных пожаров и других стихийных бедствиях для дорог I, II и III категорий - до 35%, для дорог IV и V категорий - до 50%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При учебной езде на дорогах общего пользования - до 20%; при учебной езде на специально отведенных учебных площадках, при маневрировании на пониженных скоростях, при частых остановках и движении задним ходом - до 40%.

При использовании установки "климат-контроль" (независимо от времени года) при движении автомобиля - до 7%.

(см. текст в предыдущей редакции)

При использовании кондиционера при движении автомобиля - до 7% (применение данного коэффициента совместно с зимней надбавкой в зависимости от климатических районов не допускается).

(см. текст в предыдущей редакции)

Нормы расхода топлива для функционирования дополнительного оборудования рефрижераторов, автобусов, специальных и специализированных транспортных средств определяются научными организациями, занимающимися разработкой подобных норм, заводами-изготовителями дополнительного оборудования или АТС (нормируются в л/час).

(см. текст в предыдущей редакции)

При использовании кондиционера на стоянке нормативный расход топлива устанавливается из расчета за один час простоя с работающим двигателем, то же на стоянке при использовании установки "климат-контроль" (независимо от времени года) за один час простоя с работающим двигателем - до 10% от базовой нормы.

При простоях автомобилей под погрузкой или разгрузкой в пунктах, где по условиям безопасности или другим действующим правилам запрещается выключать двигатель (нефтебазы, специальные склады, наличие груза, не допускающего охлаждения кузова, банки и другие объекты), а также в других случаях вынужденного простоя автомобиля с включенным двигателем - до 10% от базовой нормы за один час простоя.

В зимнее или холодное (при среднесуточной температуре ниже +5 °C) время года на стоянках при необходимости пуска и прогрева автомобилей и автобусов (если нет независимых отопителей), а также на стоянках в ожидании пассажиров (в том числе для медицинских АТС и при перевозках детей) устанавливается нормативный расход топлива из расчета за один час стоянки (простоя) с работающим двигателем - до 10% от базовой нормы.

Допускается на основании решения юридического лица или индивидуального предпринимателя, осуществляющего эксплуатацию АТС:

(см. текст в предыдущей редакции)

На внутригаражные разъезды и технические надобности автотранспортных предприятий (технические осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и других агрегатов автомобилей после ремонта и т.п.) увеличивать нормативный расход топлива до 1% от общего количества, потребляемого данным предприятием (с обоснованием и учетом фактического количества единиц АТС, используемых на этих работах);

Нормой расхода топлива называется величина, отражающая среднюю потребность в ГСМ для разных видов автотранспорта на определенный километраж. Как правило, расчет нормы производится из расчета литров затрачиваемого горючего на сто километров пути.

Данный показатель актуален для компаний, имеющих в распоряжении служебные автомобили, которые обеспечиваются горючим. Нормы расхода ГСМ дают возможность вести учет расходов на топливо, контролировать его перерасход и списывать бензин со счетов организации в соответствии с действующим законодательством.

Кроме этого, нормы расхода горючего необходимы:

• для ведения отчетности;
• определения себестоимости определенной поездки с участием служебного автотранспорта (или всех поездок в целом);
• расчета налогообложения.

Показатели затрат ГСМ не нормированы: каждая организация может тратить на горючее столько, сколько считает необходимым, и сколько требует производственный процесс.

При этом следует помнить, что при расчете налога на прибыль учитываются исключительно обоснованные расходы. Инспекторы могут просить предоставить документы, которые подтверждают обоснованность затрат (к примеру, сведения о контрольных замерах затрат ГСМ).

Особенности расчета

Нормы затрат ГСМ рассчитываются исходя из расхода, указанного в паспорте автомобиля, который определялся в благоприятных условиях – на ровной дороге, при определенной скорости движения, без каких-либо препятствий. Поскольку реальные условия часто отличаются от идеальных, нормативный расход определяется математическим путем с учетом коэффициентов.

Коэффициенты учитываются следующие:

• население района;
• интенсивность движения на автодорогах, наличие пробок;
• время года и погодные условия;
• техническое состояние транспортного средства и его оснащенность (прицепом, кондиционером и т. д.).

Нормы расхода горючего можно рассчитывать самостоятельно, опираясь на рекомендации Министерства транспорта РФ, или не учитывая их.

Самый простой способ расчета: разделение литров топлива на пройденный километраж и умножение на сто (так определяется количество бензина, необходимое автомобилю для ста километров пути).

Следует учитывать, что если автомобиль будет ездить по городу на небольшой скорости, с загрузкой, в холод или жару, расход ГСМ будет намного выше рассчитанных норм. Именно для этого и нужны коэффициенты, перечисленные выше. К примеру, в городах с населением больше пяти миллионов человек для каждого автомобиля нормы увеличиваются на 35%. Подобных правил в рассматриваемом документе достаточно много.

Минтранс России еще в 2008 году выпустил рекомендации относительно расчета норм расхода топлива, которые были закреплены в распоряжении №АМ-23. Чтобы эти рекомендации соответствовали реальным условиям, документ постоянно обновляется и дополняется новыми значениями. К примеру, недавно таблица была дополнена такими марками, как Lada Granta 219020 1,6, Honda Accord IX 2,4, Toyota RAV4 2,0 2W, кроме того, было внесено много других дополнений.

Утвержденными в 2015 году. Именно тогда в документ вносились последние правки. Эти рекомендации не являются обязательными, но могут учитываться при проведении расчетов.

Чтобы узнать нормативные величины расхода ГСМ для конкретного авто, необходимо открыть таблицу, соответствующую типу транспорта (легковой, грузовой, тягач, спецназначения) и выбрать нужную марку.

В перечень Минтранса РФ входит более 800 автомобилей.

Для каждого из них указан ориентировочный расход топлива и перечень повышающих коэффициентов. К примеру, для авто Lada Granta норма расхода ГСМ на сто километров пути определена в объеме восьми литров. Для этого же расстояния для автомобиля «Шевроле Нива» из-за большей мощности норма составляет уже 10,6.

Для таких автомобилей как КАМАЗ, «Газель», УАЗ, установлены свои нормы. К примеру, для УАЗ-3159 они составляют 15,9 литров, для «Газели» – от 19 до 21 литра, для КАМАЗа – от 20 до 31 литра.

• предприятия, деятельность которых направлена на осуществление грузоперевозок, списывают ГСМ с использованием путевых листов, в которых фиксируется пробег автомобилей;
• для ведения бухучета используются специальные счета и субсчета (приходное топливо учитывается в дебете счета 10, списанное – в кредите этого же счета);
• налоговый учет предусматривает списание в материальных либо прочих расходах (затраты ГСМ для автомобилей, перевозящих грузы, учитываются в материальных затратах, а расходы топлива для служебных авто – в прочих расходах);
• налоговый учет может выполняться как с использованием норм, так и с фактическим количеством ГСМ;
• для автотранспорта, не прописанного в рекомендациях Минтранса РФ, нормы могут рассчитываться индивидуально.

В холодное время года нормы затрат ГСМ возрастают на 5%-20%. Аналогичная надбавка прибавляется при передвижении в горной местности. Повышающие коэффициенты применяются и с учетом возраста автомобилей. Чем дольше эксплуатируется авто – тем больше повышающие коэффициенты.

Если у организации есть автомобиль, но автотранспортной она не является, то для целей налогообложения и бухгалтерского учета израсходованных ГСМ каких-либо ограничительных нормативов нет. Поэтому затраты на ГСМ плательщики налога на прибыль могут списывать исходя из фактического расход аподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письма Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 , от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097 , от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12 .

Однако многие приходят к тому, что подобные нормативы нужны прежде всего для себя - чтобы понимать, сколько реально тратится бензина на деловые поездки, а что «сгорает» в угоду каким-то иным целям водителей. Да и экономическую обоснованность расходов на топливо при общении с проверяющими проще подтвердить с помощью нормативов.

Мы посмотрим, как установить нормативы расходов на бензин для легковых автомобилей с учетом изменений, внесенных прошлым летом Минтрансом в Методические рекомендации.

Упрощенцы на «доходно-расходной» УСН списывают расходы на приобретенное топливо на день оплаты поставщику независимо от даты его фактического расходования (списания его в производств о)подп. 5 п. 1 ст. 346.16 , подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ .

Однако их расходы тоже должны быть экономически обоснованн ып. 1 ст. 252 , п. 2 ст. 346.16 НК РФ ; Письмо Минфина от 23.12.2009 № 03-11-09/413 . Поэтому и упрощенцам нужно следить за целевой направленностью расходования автомобильного топлива.

Разрабатываем топливные нормы

Сначала лучше определить базовую норму расхода топлива для конкретного автомобиля. А затем в зависимости от условий эксплуатации автомобиля применять те или иные корректирующие/поправочные коэффициенты.

ШАГ 1. Определяем базовую норму

Базовая норма расхода топлива - его расход в условиях, приближенных к идеальным (без пробок и прочих факторов, препятствующих движению).

Для этого есть несколько способов:

• <или> по минтрансовским норматива мМетодические рекомендации, утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее - Методические рекомендации); Письмо Минфина от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12 ;
• <или> исходя из данных о расходе топлива, указанных заводом-изготовителем в технической документации на автомобиль;
• <или> на основании самостоятельных контрольных замеров. Важно обратить внимание на условия, в которых они проводятся. Чтобы результаты таких замеров показывали именно базовую норму расхода топлива, их надо проводить при хорошей плюсовой погоде, без использования кондиционера или системы климат-контроля, при отсутствии пробок и т. д. Результаты таких замеров должны быть зафиксированы в акте или другом внутреннем документе. Понятно, что подобные замеры и разработки - дело не бухгалтерии. Руководство должно это кому-то поручить.

Чтобы не напрягаться, часто руководство поручает бухгалтерии взять базовую норму из минтрансовских Рекомендаций. Это проще, чем самостоятельно проводить замеры и изыскания.

ШАГ 2. Устанавливаем коэффициенты/надбавки

В этом случае также проще ориентироваться на Рекомендации Минтранса. Если же указанные в них значения повышающих коэффициентов по каким-то причинам не устраивают вашу организацию, можно делать самостоятельные замеры расхода топлива при движении автомобиля в различных условиях.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Использовать данные о среднем расходе топлива из внутреннего компьютера автомобиля невыгодно, потому что подсчитанный машиной расход не всегда соответствует реальному. Зачастую он бывает сильно занижен.

Учтите, что если вы установили нормы расхода топлива и применяемые коэффициенты по минтрансовским Рекомендациям в 2015 г. или ранее, то их можно пересмотреть, поскольку летом 2015 г. Минтранс внес изменения в свои Рекомендации. В частности, увеличились некоторые повышающие коэффициенты, причем существенно.

Мы посмотрим наиболее востребованные коэффициенты:

• «городской» - зависит от численности населения в населенном пункте. К примеру, при численности свыше 5 млн человек возможно применение коэффициента до 35% включительн оп. 5 Методических рекомендаций , от 1 до 5 млн человек - до 25%;
• «возрастной» - к примеру, для автомобилей старше 5 лет или с пробегом более 100 тыс. км можно применить коэффициент до 5%;

• «зимний» - может составлять от 5 до 20% в зависимости от климатического район априложение № 2 к Методическим рекомендациям . Так, в Москве и Московской области срок действия зимних надбавок - с 1 ноября по 31 марта (5 месяцев). Предельный зимний коэффициент - 10%;
• коэффициент для кондиционера - до 7%, такой же коэффициент предусмотрен и при использовании системы «климат-контроль»;
• чрезвычайные погодные коэффициенты - к примеру, при сильном снегопаде и гололедице можно использовать коэффициент до 35%;
• коэффициенты за сложность - например, можно применить повышающий коэффициент для поездок с пониженной средней скоростью движения (при перевозке нестандартных, опасных грузов, грузов в стекле и т. п.) в диапазоне: 20- 40 км/ч - до 15%, со средней скоростью ниже 20 км/ч - до 35%.

ШАГ 3. Считаем итоговую (рабочую) норму

Для этого надо взять базовую норму и учесть применяемые коэффициенты. Если их несколько, то надо их суммировать:

Учтите, что, если базовая норма установлена в организации путем самостоятельных контрольных замеров, применение некоторых повышающих коэффициентов может быть неоправданно. К примеру, применение возрастного коэффициента, если контрольный замер сделан на конкретном автомобиле в том же году, или зимнего коэффициента, если замер расхода топлива был сделан в зимний период.

Документируем утвержденные нормы и коэффициенты

Посмотрим на примере, как организация может установить норматив расхода топлива, если она решила самостоятельно провести базовые контрольные замеры, но использовать корректирующие коэффициенты, рекомендованные Минтрансом (в тех случаях, когда их применение обоснованно). Условия следующие:

• автомобиль - Lexus RX 300, оснащен кондиционером;
• пробег - более 110 тыс. км;
• используется на территории Москвы (численность населения свыше 5 млн человек);
• замер сделан летом в хорошую погоду, при отключенном кондиционере.

Общество с ограниченной ответственностью «Организация»

Акт установления норматива расхода топлива

г. Москва

Комиссия в составе:
- председатель комиссии Иванов А.С. - директор ООО «Организация»;
- члены комиссии:
– Петров В.С. - начальник транспортного цеха;
– Сидоров О.И. - водитель

1. Произвела контрольный замер расхода топлива по автомобилю Lexus RX 300, гос. номер Н878КК177, по ровной свободной городской дороге с асфальтовым покрытием, без пробок.

2. На основании проведенного замера утвердила для автомобиля Lexus RX 300 базовую норму расхода топлива - 16 л/100 км.

3. Утвердила применение следующих повышающих коэффициентов из Методических рекомендаций Минтранса:

На сегодняшний день, те категории предприятий, которые имеют на собственном счету транспортные средства определенного типа, в любом случае имеют расходы на топливо и горюче-смазочные материалы. Согласно законодательной базе РФ, предприятие обязано закупать указанную категорию товаров, исходя из специальных объемов расходования ГСМ, по рекомендательным указаниям Минтранса России. Как правило, в качестве основной базы заложены линейные нормы расходов на топливо для автотранспорта.

Что такое нормы расхода топлива?

Норма расхода топлива – это особая величина, которая рассчитывается на основании базовых линейных норм расходования ГСМ и утверждается для каждого автомобиля в индивидуальном порядке. В первую очередь нормы расхода горючего зависят от:

• частоты и степени эксплуатации указанного автомобиля;
• указанной работы, которую выполняет тот или иной автомобиль;
• условий езды, а также климатических условий, сезонности.

Причиной для списания горюче-смазочных веществ является путевой лист, в котором в обязательном порядке должны быть указаны показания спидометра на текущий момент времени. Само списание топлива и ГСМ происходит, согласно специальному акту списания ГСМ. Указания Минтранса РФ носят в первую очередь рекомендательный характер. Таким образом, руководство компании, вправе разработать собственные индивидуальные первичные документы для списания топлива.

Как производятся расчеты?

Чтобы предоставить в налоговую полную сводку нормы расхода топлива по предприятию, необходимо воспользоваться поправочными коэффициентами, которые зависят от следующих факторов:

• дорожные условия;
• климатические факторы;
• загруженность и категория транспортного средства.

В случае, если решение руководителя о применении поправочного коэффициента было утвердительно, издается соответствующий приказ о введении в использование данной величины. Для того чтобы снизить величину поправочного коэффициента, следует использовать дороги общего пользования 1, 2 категорий.