Что такое матрица Эйзенхауэра Дуайта Дэвида? Как планировал время 34-й президент Сша? Какой принцип организации позволял справляться с огромным количеством дел? Обо всем этом я сейчас расскажу.

В основе тайм-менеджмента лежит принцип планирования. А главным в планировании является расстановка приоритетов - какие дела следует начинать в первую очередь, а какие выполнять потом.

Очень простую и невероятно эффективную методику использовал 34-й президент Сша, позднее ее назвали в честь его имени - принцип Эйзенхауэра Дуайта Дэвида. Все понимают, что у президента много дел и от правильно планирования времени одного человека зависят судьбы миллионов людей.

Как же поступал президент Эйзенхауэр?

А вот как - он делил все задачи на важные и срочные. Чтобы лучше понять метод, нарисуем матрицу Эйзенхауэра Дуайта Дэвида, разделив квадрат на 4 равные части. В итоге у нас получится 4 квадрата. Теперь подпишем каждый следующими названиями: Важно, неважно, срочно, не срочно.

Суть принципа Эйзенхауэра заключается в том, при расстановке приоритетов необходимо сначала выполнить все важные и срочные дела. Затем важные и несрочные. Далее, неважные срочные. И если будет время-то напоследок неважные и несрочные.

Зачем?

Что же дает применение принципа Эйзенхауэра? Зачем рисовать матрицу? Почему нельзя сделать все подряд без всяких заморочек?

Наверное, все сталкивались с нехваткой времени - когда хочется успеть все запланированное, но не получается, каждый день преподносит нам сюрпризы и приходится корректировать свои планы, отказываясь от запланированного отдыха, новых возможностей по работе и т. д.

Предугадать незапланированное невозможно, а значит, хотим мы того или нет, какие-то планы приходится отменять. Но... А что если мы сначала сделаем главные задачи, а менее значимые оставим на потом. От которых и отказаться не так жалко? К примеру, проведем время с семьей вместо встречи с клиентом, который вряд ли согласиться на сотрудничество.

В этом и есть ответ на вопрос: «зачем сортировать дела». Мы просто делаем главное, а второстепенное откладываем и становимся успешнее и продуктивнее по жизни. Ведь срочное, еще не значит важное и наоборот.

1 квадрат: Важно и срочно

Сюда относятся неотложные дела, невыполнение которых, может привести к негативным последствиям . Мы начинаем все дела именно из этого раздела т. к. это самые значимые для нас задачи, да и к тому же срочные. К этому разделу можно отнести: «Неотложная операция», «Незапланированные совещания», «дедлайн в сдаче проекта».

Главное, - этот квадрат, в идеале, должен быть пустым т. к. большинство важных задач вначале не являются срочными и при правильном планировании их можно сделать до того, как они станут срочными. Все задачи в этом квадрате появляются по 2 причинам:

- зависящие от нас(внутренние причины) , то на что мы можем повлиять и это наибольшая доле в большинстве случаев. Например: недостаток профессионализма, мотивации, сил и т. д. В общем, эту причину мы можем убрать своими силами;

- независящие от нас(внешние причины) : Когда мы не можем на них повлиять, например, форс мажоры, внезапная боль, неотложная просьба о помощи и т. д. В идеале, при грамотном планировании только эти причины должны попадать в квадрат важно и срочно.

К тому же все мы понимаем, что на срочные дела не всегда можно выделить столько времени, сколько необходимо. Пример из жизни - сдача экзаменов, если готовиться в последний день, то времени на подготовку может просто физически не хватить. Помимо этого, работа в режиме аврала выматывает, ухудшает психическое и физическое состояние. Поэтому все важные задачи следует выполнять до того, как они станут срочными, т. е. работать с квадратом важно и не срочно.

2 квадрат: Важно и не срочно

Регулярное выполнение всех задач именно из этого квадрата - показатель вашего успеха и продуктивности. К данному квадрату относятся дела, которые могут подождать, но от их невыполнения будут серьезные негативные последствия.

Важная задача отличается от неважной тем, что последствия при их невыполнении разные . Чем важнее задача, тем сильнее отрицательные последствия от ее невыполнения. Поэтому отдаем предпочтение выполнению сначала важных задач и только потом срочных.

В идеале все важные как срочные, так и несрочные задачи должны быть выполнены полностью. Среди дел из данной области можно отметить такие как: задачи по личностному развитию, заботе о здоровье, например: своевременно обратиться ко врачу и предупредить заболевание, овладеть базовыми навыками английского языка для повышения по работе и др., как правило, это ключевые задачи, которые могут сильно изменить вашу жизнь .

Все мы понимаем, что успеть все запланированное, в большинстве случаев невозможно. Хотя бы потому что возникают непредвиденные обстоятельства, которые вносят серьезные коррективы в планы. Учитывая этот факт лучше сделать важные задачи, от которых сильно зависит ваша жизнь, чем неважные дела. Поэтому так важно сортировать задачи согласно правилу Эйзенхауэра.

Когда мы правильно распределяем дела и начинаем работу с наиболее важных, то становится меньше авралов, т. е. мы успеваем сделать дела, пока они не стали срочными. А это очень важно ведь, когда на срочные дела не всегда хватает времени - они получаются недоделанными и мы устраиваем испытание своим нервам, пытаясь успеть к сроку. В то же время при регулярной работе с квадратом важно и не срочно вы можете уделить на каждую задачу именно столько времени, сколько она требует, в итоге количество авралов и стрессовых ситуаций уменьшится, а качество работы вырастит. По аналогии из обычной жизни лучше своевременно делать профилактику болезни, чем запустить и в конце испытывать сильную боль и серьезные последствия в будущем.

3 квадрат: Неважно, срочно

Срочно это еще не значит важно, многие срочные дела лучше не делать, если из-за них вы не успеете важное. Чтобы правильно понять какое дело важнее просто задайте вопрос: «А что будет если это не сделать». Если отрицательные последствия минимальны, то дело неважное и приступать к нему следует после выполнения более значимых задач, при невыполнении, которых будут более серьезные негативные последствия. К неважным задачам можно отнести следующие: позвонил коллега и попросил помочь в несущественной задаче, вам предлагают участие в соц. опросе или просто знакомый зашел поболтать о жизни.

Минус срочных дел состоит в том, что они мешают эффективно работать, т. к. вы:

Вынуждены прерываться с важных задач;

На фоне срочности вы начинаете переживать, а эмоции мешают принимать правильные решения.

Например, вы работаете с крупным проектом от которого зависит ваш карьерный рост и доход компании и в этот момент вам звонят коллеги и просят срочно позвонить, распечатать, отправить документ по почте и т. д. Конечно, нужно помогать коллегам, но всему свое время. Сначала нужно сделать важные дела, а второстепенное потом, даже если они срочные. Просто скажите коллегам что сейчас заняты, а как завершите работу над важным делом - перезвоните.

Если стараться успеть за всеми срочными делами, то жизнь может превратиться в постоянный цейтнот, а из-за суматохи вы будете больше переживать и меньше времени сможете уделить важным задачам, которые сильно влияют на вашу жизнь.

4 квадрат неважно и не срочно

Это самый последний список дел к которому следует приступать, ведь к нему относятся самые ненужные задачи.

Но даже самые ненужные дела тоже можно разделить на 2 части:

1. Жизненная мелочь , такие дела все-таки имеют ценность, но только если вы сделали все остальные более важные задачи из 3 квадратов. А в чем же ценность? К примеру, разобрать завал на антресолях - вроде мелочь, а приятно, или сменить подтекающий кран на кухне, укрепить стол, чтобы не шатался. В общем, такого рода задачи создают ваш уют, повышают настроение, поэтому до 4 квадрата нужно стараться добираться, чтобы жить более гармонично и полноценно.

Но если заниматься этими мелочами до того, как сделаны более важные задачи из прошлых 3 квадратов, то это не принесет должного удовлетворения.

2. Занятия фигней . Компьютерные игры, соц. сети, просмотр телевизора, алкоголь - все это только отнимает драгоценное время. Многие скажут, но ведь это помогает отдохнуть? Да, бесспорно, любое занятие фигней расслабляет, но не так качественно как здоровый отдых. Компьютер, телевизор не могут передать таких сильных эмоций, тактильных чувств, запахов и других ощущений, как в реальной жизни. Так как компьютер и телевизор задействуют меньше органов чувств, то скорость восстановления, т. е. отдыха снижается. Алкоголь тоже неэффективный способ отдохнуть, т. к. помимо отрицательного влияния на здоровье, после такого отдыха в кавычках - отходняк, головная боль и прочие неприятности.

В общем, все вредные привычки - это пустое проведение времени и от них следует отказаться полностью, но это идеальный случай. В реальности у каждого человека найдутся вредные привычки, т. к. борьба с ними требует времени, поэтому всю такую фигню, как компьютерные игры, телевизор, алкоголь и т. д. заносим в квадрат неважно и не срочно в самый низ списка дел.

Практика применения матрицы Эйзенхауэра Дуайта Дэвида

Нарисуем 4 вадрата Эйзенхаура, обозначим каждый кввдрат буквами:

А. Важно и срочно(красный);

Б. Важно и не срочно(зеленый);

В. Неважно и срочно(синий);

Г. Неважно и не срочно(белый).


Начинаем выполнение всех дел по алфавиту , т. е. сначала задачи пункта «А», затем «Б», «В» и в конце «Г». Пока не выполним дела квадрата «А», не приступаем к «Б». Затем пока не сделаем пункт «Б» не начинаем задачи из «В» и т. д. В общем, работаем последовательно шаг за шагом, не меняя порядка.

А теперь к практике, допустим, у нас есть следующий список входящих дел:

Теперь отсортируем список входящих задач, проставим рядом, напротив каждого пункта, букву квадрата, к которому можно отнести данную задачу.

Теперь вы знаете с чего начинать, чтобы успеть сделать главное. Просто сначала выполняете дела из квадрата «А», потом «Б», затем «В» и «Г», если будет время.

Важно оценивать степень важности не в уме, а на листке, т. к. когда дел становится более 7+-2, то расстановка приоритетов может быть ошибочна, поскольку наш мозг не предназначен для таких операций в уме. Именно около 7+-2 дел мы можем хранить в памяти, остальное забывается. Написанные на листке задачи, куда легче и быстрее, а главное, точнее можно отсортировать, не жалейте время на записи.

Еще можно переписать список в квадраты для наглядности, особенно, как только начнете применять метод Эйзенхауэра, но это необязательно.

Как вы уже понимаете,- суть работы с принципом Эйзенхауэра: разделение задач и концентрация на первых двух квадратах.

Работа в соответствии с принципом Эйзенхауэра поможет уменьшить количество авралов на работе и вы станете больше успевать.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)

Подписывайтесь по email
Добавляйтесь

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

  • Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
  • Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
  • Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

  1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
  2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
  3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

  • Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
  • Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

  • Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Принцип эйзенхауэра

Согласно этому принципу, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. В зависимости от этих критериев выделяются четыре группы дел:

Срочные и важные дела. За них следует приниматься тут же и самому.

Срочные, но не очень важные (менее важные) дела. Здесь руководителю не стоит проявлять поспешность. Если задача, несмотря на срочность, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-то особых качеств.

Важные, но не срочные дела. Их не требуется выполнять безотлагательно, они могут подождать. Проблемы с такими делами начинаются тогда, когда они превращают ся в срочные. А поскольку это происходит неизбежно, можно рекомендовать следующее: лучше всего важные, но не срочные дела либо отложить, либо полностью или частично поручить своим подчиненным. Кстати сказать, этим вы не только сэкономите время, но и сможете способствовать повышению мотивации своих сотрудников.

Несрочные (менее срочные) и неважные (менее важные) дела. Эти дела можно вообще не делать безо всякого Ущерба. Наберитесь мужества и для этих дел используйте корзину для бумаг.

А сейчас мы поговорим о втором очень важном аспекте планирования, а именно о планировании рабочего времени.

В важности такого разговора едва ли необходимо кого-либо убеждать. «И куда только ушло мое время», - говорят многие руководители, загруженные работой. К сожалению, для нашего руководящего состава не иметь времени и работать как можно больше (дольше) стало своеобразным символом статуса, служебного положения и Даже предметом гордости. Но дело здесь, конечно, не в перегрузке работой, а в простом неумении планировать собственное время. Исследователь в области менеджмента А. Маккензи в результате многочисленных опросов высшего управленческого персонала сделал вывод, что из ста менеджеров лишь одному (1\%) хватает времени для решения всех дел. Десятерым (то есть 10\%) его требуется на 10\% больше, сорока (40\%) - на 25\% больше, а остальным не хватает даже 50\% дополнительного времени. И это, конечно, свидетельствует не о количестве дел и загруженности менеджеров, а о массовом неумении рационально использовать свое время. Не случайно поэтому в современном менеджменте существует раздел, который называется «Менеджмент времени». Давайте познакомимся с психологическими аспектами менеджмента времени. Начнем с цитат:

«Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь, тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь» (А. Лейкен).

«Время - самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим» (П. Друкер).

«Умение распоряжаться временем, наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей, выступает фактором, который пред-1 определяет ваш успех или неудачу» (3. Зиверт).

«Самое важное в вашей жизни - это в конечном счете ваше время» (А. Лейкен).

Из чего складывается менеджмент времени? Во-первых, из нахождения и устранения «поглотителей» времени руководителя и, во-вторых, из умения планировать рабочий день. Сначала рассмотрим наиболее часто встречающиеся «поглотители», или «ловушки» времени! Попробуйте в своей работе устранить хотя бы пять из них и это будет прекрасный результат.

Ловушки времени

Нечеткая постановка целей.

Отсутствие приоритета в целях.

Попытки слишком много делать за один раз.

Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

Плохое планирование рабочего дня.

Личная неорганизованность («заваленный» письменный стол).

Чрезмерная трата времени на корреспонденцию, бумаги.

Плохое ведение документации.

Недостаток мотивации.

Поиски записей, записок, адресов, телефонных номеров.

Недостатки в кооперации и разделении труда.

Отрывающие отдел телефонные звонки.

Незапланированные посетители.

Неспособность сказать «нет».

Неполная запоздалая информация.

Отсутствие самодисциплины.

Неумение довести дело до конца.

Нерабочая обстановка (посторонний шум).

Затяжные совещания.

Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

Отсутствие обратной связи.

Болтовня на частные темы.

Излишняя коммуникабельность.

Деловые записи сверх меры.

Синдром откладывания.

Желание знать все факты.

Длительность ожидания (например, деловой встречи).

Спешка, нетерпение.

Слишком редкое делегирование дел.

Недостаточный контроль и самоконтроль.

Перейдем теперь к анализу принципов эффективного планирования рабочего дня. Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.

Принципы и правила планирования рабочего дня, которые я предложу вашему вниманию, не носят, конечно, обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль - он для вас будет наилучшим.

Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Двадцать пять правил планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

¨ правила начала дня;

¨ правила середины дня;

¨ правила окончания дня.

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

  • 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
  • 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
  • 3 поле: Не важные, но срочные дела;
  • 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

  1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
  2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение - означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
  3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
  4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы.

    Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

  • Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
  • Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел - не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
  • Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
  • Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.

Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром - это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.

Похожие статьи

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Существует мнение, что этот метод исполь­зовал генерал Дуайт Эйзенхауэр.

Он соста­вил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной орга­низации своего времени, и она помогла ему добиться успеха - стать президентом США.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории

Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий.

А. Важные и срочные . Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Самое подходящее слово для них - «аврал».

Завтра экзамен, а билеты еще не выучены, и приходится в спеш­ном порядке доучивать то, что откладывалось в течение долгого времени на потом.

«Жить надо так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

В. Важные и несрочные . Дела этой категории - самые «обиженные», им мы уделяем меньше всего внимания, ведь они несрочные! «Время терпит», - думаем мы про такие дела и откладываем их в долгий ящик. «Экзамен так далеко, целый семестр впереди, можно пока не думать

о подготовке… Ну, до экзамена еще месяц, успею все выучить… Еще целая неделя впереди, время есть…» И постепенно из-за нашего пренебреже­ния делами категории В они превращаются в дела категории А. И вот уже последняя ночь перед экзаменом, а мы лихорадочно пытаемся запом­нить хоть что-то, и в голове крутится: «Эх, надо было раньше начать гото­виться!» Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необхо­димо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.

С. Неважные и срочные . Хитрые дела, которые любят «прикидываться важными». Они ловко маскируются под дела категории А , и им часто уда­ется нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, чем и пользуются задачи категории С. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи и вечной спешки, но почему-то такое положение дел зача­стую считается показателем активной работы. А ведь еще в начале XX в. классик научной организации труда Ф. Тейлор заметил, что хорошо орга­низованное предприятие - то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Посмотрите внимательно на свою личную корпорацию «Я». Как обстоят дела у вас?

Д. Неважные и несрочные («мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно по остаточному принципу, иначе они «съедят» весь бюд­жет нашего времени. Если следовать этому принципу, из поглотителей они вполне могут превратиться в наших помощников.

Взять за правило: «Напишу реферат по экономике, сделаю задание по тайм-менеджменту, и если останется свободное время, поиграю час

в компьютерную игру», и четко ему следовать. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

— проста в использовании;

— позволяет уменьшить число неважных дел;

— помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

Матрица управления временем Стивена Кови

Стивен Кови был одним из немногих людей планеты, кто знал, как правильно распорядиться каждой минутой времени.

Кови работал над авторской системой тайм-менеджмента в течение нескольких лет, вложив в неё весь практический опыт, что он накопил за сотни, а может быть и тысячи, консультаций бизнесменов и просто деловых людей, кто мечтает выжимать из времени всё. До самой последней капли.

Стивен написал несколько книг по продуктивности. Самая известная «Семь навыков высокоэффективных людей» . В ней описываются привычки, которых нужно придерживаться, чтобы стать более результативным.

Коротко о каждой из привычек:

  1. Будьте проактивны. Изменяйте мир вокруг себя, чтобы создать комфортную среду для достижения целей, самореализации и созидания. Не обращайте внимание на факторы, которые неподвластны вам, например, политика
  2. Начинайте действовать, представляя конечную цель. Любые ваши действия должны быть направлены на достижение этой цели
  3. Составьте матрицу управления временем и отдавайте приоритет важным и одновременно с этим несрочным делам
  4. Действуйте исходя из стратегии Win-Win (выиграл-выиграл).

    В любой проблеме всегда 2 стороны (участника). Думайте, как решить её одновременно и наиболее выгодно для всех

  5. Сначала стремитесь понять человека, быть понятым — это дело второй важности. Развивайте эмпатическое слушание — принятие от человека эмоций, чувств, а не только слов. И не забывайте отдавать свои
  6. Стремитесь поймать синергетический эффект. Синергия означает, что целое всегда больше составляющих его частей. Эффект появляется при работе над трудными задачами, а также при работе в команде
  7. Затачивайте пилу. Постоянно улучшайте навыки планирования, коммуникации и эмпатии (сопереживания)

Самый интересный и необычный пункт из вышеперечисленных — это третий пункт: «Матрица времени».

Что такое матрица управления временем и как с ней работать

Матрица — это шаблон, по которому можно определять очерёдность выполнения задач .

Физически матрица представляет собой квадрат, разделённый на 4 более мелких квадрата. По горизонтали измеряется срочность , а по вертикали — важность .

Любое новое дело нужно соотносить с одним из квадратов и в зависимости от выбранного квадрата предпринимать конкретное действие, например, сразу браться за выполнение или откладывать на потом.

Варианты действий с делами

Матрица управления временем Стивена Кови предполагает 4 варианта развития действий.

Если дело срочное и важное , его нужно сделать прямо сейчас. Доля таких дел может доходить до 40-50%. Кови утверждает, что срочные и важные задачи слабо способствуют достижению ваших главных целей. Наличие большого количества таких дел прежде всего говорит об аврале, следовательно, о неправильной организации рабочего времени и низкой личной продуктивности.

Если дело несрочное и важное , то для его выполнения нужно выделить максимальное количество времени, внимания и ресурсов. Именно эти дела приводят вас к поставленным целям, а значит польза от выполнения является максимальной.

Если дело срочное и неважное , нужно его делегировать (поручить). Постарайтесь найти исполнителя, для которого это задание является важным. Таким образом вы сэкономите собственное время.

Если дело несрочное и неважное — не выполняйте его. Иногда психологически трудно отказаться от выполнения, потому как в сознании уже укрепилась мысль, что задачу необходимо завершить. Если же у вас не получается проявить силу воли и перебороть себя — поместите дело в отдельный список «Сделать когда-нибудь».

Как управляться с большим количеством дел, используя матрицу

Скорее всего, вы очень занятой человек и количество ваших дел измеряется десятками.

Пытаться держать их в голове или выписывать на бумагу — контрпродуктивно.

Представляем вам ЛидерТаск — специализированную программу для разбора дел. ЛидерТаск поддерживает методику управления временем Стивен Кови.

Создайте в программе 4 папки (проекта) для работы по матрице времени:

Начинайте наполнять их задачами:

Попробуйте ЛидерТаск для работы по матрице управления временем Кови.

Скачать ЛидерТаск

Матрица Эйзенхауэра (носящая имя 34-го президента США, придумавшего ее) — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей "Важно — Неважно" по горизонтали и "Срочно — не Срочно" по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и интернет-серфинг.

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней.

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат "Важно и Срочно" будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата "Важно, но не Срочно". Так работают профессионалы!

Вам будет полезно определить насколько эффективно вы проводите свое время, умеете ли Вы устанавливать приоритеты и делегировать обязанности.

Выпишите из Вашего еженедельника/дневника план одного дня. Что Вы сделали, какие задачи
решили, с кем встречались, кто Вам мешал работать, сколько на это ушло времени? Распределите сделанное по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затраченного времени.

Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам?

Обработка результатов.

Квадрант I - те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные, и так
и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!».

Что Вы получили?
Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. Может, Вы просто дотянули все дела до последнего предела? Ведь очень может быть, что дела квадранта II, которые тоже важные, но не срочные, стали срочными, поскольку Вы не успели их выполнить в установленные сроки? У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Ваши друзья, отношениями с которыми Вы так дорожите, забыли, как Вы выглядите. Вы догоняете уходящий поезд, и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.

Почему?
Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете
своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рас-
считывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты
важными проблемами сегодняшнего дня.

Что делать?
Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.

Золотое правило: Кризис легче предотвратить, чем разрешать.

Квадрант II. Важно, но не срочно - прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!

Что Вы получили?
Вы прекрасно умеете «отделять зерна от плевел», концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это потребуется.

Почему?
Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности.
Вы умеете делегировать обязанности и не тратитевремя на решение чужих проблем.

Квадрант III. Неважно, однако срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.

Что Вы получили?
Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает все остальное?

Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.

Почему?
В силу каких-то причин Вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что - суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов, как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него прежде всего Вы сами.

Что делать?
Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать при таком трудовом энтузиазме? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы, чтобы Ваш начальник отпускал Вас со слезами на глазах и обещанием принять, как только Вы захотите вернуться назад. Для этого необходимо «просто» перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Вам отступать некуда, Вы в кризисе, который может закончиться плачевно!

Квадрант IV. Неважные и несрочные дела. За что Вам платят зарплату? Вам не жаль тратить
свою жизнь на выполнение никчемных дел? Комментарии излишни.

«Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные - не самые срочные».
Д. Эйзенхауэр

Предварительный анализ Вашей Матрицы Эйзенхауэра показал, что люди, стремящиеся и добивающиеся успеха, избегают заниматься делами из квадрантов III и IV.

Если большинство Ваших дел оказались в квадрантах I и III, Вам полезно ознакомиться с заметкой: Квадранты I и III

  • Создатель метода Эйзенхауэра
  • Принцип метода Эйзенхауэра
    • А (важное и срочное)
    • В (важное, но не срочное)
    • С (срочное, но не важное)
    • D (несрочное и неважное)
  • Матрица Эйзенхауэра: пример
  • Заключение

Каждый день мы одолеваем гору задач, но далеко не всегда такая загруженность помогает идти вперед. Иногда мы тратим много времени на пустые занятия, в то время как важная работа ждет на задворках планирования .

Квадрат Эйзенхауэра - инструмент для распределения дел по важности и срочности. Он помогает понять, какую работу нужно сделать прямо сейчас, какую отложить на потом, а какую и вовсе отбросить.

Метод Эйзенхауэра создан для избежания этих ошибок, он структурирует работу и выявляет “пожирателей времени”, будто рентген.

Создатель метода Эйзенхауэра

Этот инструмент тайм-менеджмента подарил нам не кто-нибудь, а сам президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, управлявший Штатами с 1953 по 1961 годы. Он руководил американскими войсками в Европе во время Второй Мировой войны. Освободив в ходе Нормандской операции Францию, Дуайт Эйзенхауэр вернулся на родину героем и был назначен главнокомандующим армией США. Этот выдающийся человек стоял у истоков НАТО и был одним из двух наиболее любимых американцами президентов, разделив их сердца с Джорджем Вашингтоном. Уйдя на пенсию, он не сидел сложа руки, а работал ректором Колумбийского университета.

Как вы понимаете, работы у Эйзенхауэра было очень много. Родившись в бедной семье, он сумел построить столь головокружительную карьеру благодаря грамотному распределению приоритетов и дисциплине. Такой человек дурного не посоветует - его методика управления временем проверена на практике, а личность изобретателя уже можно считать лучшей рекомендацией.

Принцип метода Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра состоит из двух осей координат - важности и срочности. На их пересечении образовываются четыре поля:

  • важное и срочное
  • важное, но не срочное
  • срочное, но не важное
  • неважное и несрочное

Определив каждое дело в свое поле, мы уже имеем алгоритм дальнейшей работы над каждым из них.

Таблица Эйзенхауэра - визуальный помощник

Мозг человека устроен так, что мы лучше понимаем структурированную информацию - разложенную по полочкам, ячейкам, и сопровождающуюся визуальными материалами. Поэтому квадрат приоритетов лучше всего рисовать на бумаге или в таблицах на компьютере.

Как видите, все поля раскрашены в разные цвета. Это не эстетическая прихоть художника - так мы отметили их значение в глобальном планировании работы. Когда вы начнете работу с таблицей, в этих ячейках будут располагаться конкретные дела.

Что делать в первую очередь, а что не делать совсем?

Матрица приоритетов четко и понятно отвечает на эти вопросы. Каждое поле таблицы Эйзенхауэра имеет свой “вердикт”. Как только задание оказывается в той или иной ячейке, мы уже знаем, что с ним делать.

А (важное и срочное)

Это поле окрашено в красный, потому что в идеальном варианте оно должно оставаться пустым. Когда в нем появляются задачи - значит, вы что-то неправильно спланировали, потратили время на ненужные дела.

Конечно, идеала достичь невозможно, поэтому в этом квадрате все равно будут появляться пункты. Если уж это случилось, то вот что следует вписывать в поле А:

  • преодоление кризисов;
  • работа, невыполнение которой может привести к серьезным проблемам и срывам целей;
  • решение вопросов, способных привести к ухудшению уровня жизни, несущих угрозу карьере или благополучию в семье;
  • проблемы со здоровьем.

Если при первом составлении таблицы оказалось, что в красной ячейке много пунктов, нужно бросить все силы на ее очистку. Если задача сложная, подумайте над тем, чтобы привлечь к ее выполнению родственников, друзей или делегировать что-то подчиненным.

В (важное, но не срочное)

Основная деятельность должна протекать в этом поле, поэтому оно раскрашено в зеленый цвет действия и роста. Все, что помогает человеку достигать целей и улучшать свою жизнь, должно делаться в обязательном порядке и без спешки.

Этого добиться не так просто, поскольку все мы люди-студенты и привыкли браться за дело лишь тогда, когда на горизонте маячит дедлайн. Но именно здесь кроется главный секрет успеха: выполняйте все важные дела заранее. Это поможет работать с удовольствием и концентрацией, а не в состоянии перепуга и суеты.

Здесь находятся такие задачи:

  • выполнение текущих проектов по работе;
  • бытовые дела, связанные с материальной базой вашей семьи;
  • подготовка к важным семейным праздникам, общение с родными;
  • самообразование;
  • профилактика заболеваний, спорт, здоровый образ жизни.

Эти дела нужно выполнять самому, привлекая помощников в случае, когда работы много и выполнить ее самостоятельно нереально.

С (срочное, но не важное)

Два нижних поля неспроста раскрашены в серые цвета - ведь они не важны, и их можно просто не замечать, как мышь. Но как раз они становятся серьезным препятствием, тормозящим нас в развитии.

К срочным, но неважным делам относятся:

  • некоторые звонки и встречи;
  • внезапно возникающие бытовые неприятности;
  • жесты вежливости в сторону людей, не входящих в круг близких и друзей (присутствие на праздниках, длительные разговоры);
  • просьбы знакомых в решении проблем, с которыми они могут разобраться самостоятельно.

Если не прорабатывать этот пункт, то можно оказаться в замкнутом кругу постоянного разгребания несущественных дел, несущих минимальную пользу. Задачи из этого квадрата можно игнорировать или делегировать другим людям, чтобы освободить время для основной работы.

Главное - не перепутать дела из пунктов А и С. Так можно принять какую-то ерунду за важную задачу или наоборот - отказаться от решения критических вопросов, отправив их в пункт С.

D (несрочное и неважное)

В этом темно-сером квадрате “живут” пожиратели времени, которые желательно вообще устранить из жизни. Тут обосновались:

  • сериалы и соцсети;
  • вредные развлечения;
  • болтовня по телефону;
  • общение с токсичными людьми;
  • действия, способствующие прокрастинации;
  • некоторая рутинная работа;
  • заморочки перфекциониста.

Большую часть этих пунктов нужно убрать из графика усилием воли - вот зачем прописывается этот пункт. В него же попадает рутинная работа, выполнение которой несет совсем маленькую пользу. Можно сделать - а можно и не делать. Эту работу по желанию делегируйте подчиненным или наемным работникам. Или бабушке.

Как правильно распределить задачи в таблице?

Действительно, есть большая вероятность присвоить делу совсем не тот уровень важности и срочности. Именно от этого, собственно, и страдает наша иерархия приоритетов.

Чтобы не ошибиться, мы должны просто ответить на два вопроса “да” или “нет”:

  1. Необходима ли эта работа для продвижения к главным целям? (Будут ли у меня проблемы, если я не сделаю этого?) ДА - важное, НЕТ - не важное.
  2. Если я не сделаю это сейчас, утратит ли актуальность эта задача завтра? ДА - срочное, НЕТ - не срочное.

Распределив таким образом работу по таблице, первым делом приступаем к решению вопросов из красного квадрата, а затем - из зеленого.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Составлять матрицу лучше утром . Вспомните все дела, которые собирались сделать в ближайшее время, о чем вас просили друзья, какие задания дал начальник, что вы хотели сделать для себя. Запишите эти дела на листе друг за другом.

Теперь подумайте о каждом из них, дайте ответы на вопросы о важности и срочности. В зависимости от того, как вы ответили на вопросы, поместите задачу в соответствующую ячейку. Вспоминайте даже самые мелкие дела - именно они отбирают у нас много времени. Количество пунктов в каждой ячейке определяете только вы. Их может быть и 20, и ноль.

Ваша матрица может выглядеть так:

Когда дела распределены, сделайте для себя удобный список (например, в телефоне), задач из красного квадрата, чтобы вы могли постоянно с ним сверяться. Отдельный - для задач из зеленого квадрата. Выполнив все пункты из первого, сразу же беритесь за второй, поставив себе задачей держать красный квадрат максимально свободным.

Задачи из серых квадратов проигнорируйте или делегируйте тем, кому они могут быть важны или интересны. Например, пост в соцсети про первый снег не несет никакой пользы, если не касается вашего проекта. Но он может стать частью рекламного контента - в таком случае его лучше поручить отделу SMM , привязав информацию об акции.

Заключение

Матрица Эйзенхауэра - в некотором смысле машина для очистки своего дня от мусора неважных дел. Поначалу его нужно рисовать каждый день, но со временем вы будете интуитивно чувствовать “цвет” того или иного дела. Каким бы ни был влиятельным Эйзенхауэр, он не смог бы докупить себе лишних часов в сутках. А вот эффективно распределить время под силу даже студенту.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .