Kemampuan menulis surat penolakan adalah salah satu keterampilan terpenting dari karyawan perusahaan yang bertanggung jawab atas hubungan eksternal dan korespondensi bisnis organisasi. Isi dan penyajian surat tersebut tidak hanya berbicara tentang pendidikan dan budaya pencetusnya, tetapi juga membentuk citra dan reputasi perusahaan dalam lingkungan bisnis.

Apa alasan korespondensi bisnis?

Setiap perusahaan yang beroperasi secara aktif secara rutin menerima surat dengan berbagai penawaran. Bisa berupa tawaran kerjasama (komersial), partisipasi dalam suatu acara (konferensi, seminar, hajatan), dll. Surat permintaan, klaim, pengingat, dll juga umum beredar antar organisasi. Dengan demikian, korespondensi masuk suatu perusahaan dapat berjumlah puluhan, atau bahkan ratusan pesan berbeda yang memerlukan tanggapan.

Cara mengeluarkan penolakan

Peninjauan kembali suatu surat tidak menjamin bahwa wakil organisasi yang menerimanya akan serta merta menyetujui usulan, permintaan atau tuntutan yang terkandung di dalamnya. Sebaliknya, dalam banyak kasus, karyawan perusahaan menulis penolakan.

Namun untuk menolak dengan benar, diperlukan keterampilan tertentu. Penting untuk tidak menyinggung pengirim surat dengan konten negatif - hal ini tidak hanya ditentukan oleh aturan kesopanan bisnis dasar, tetapi juga oleh kemungkinan bahwa di masa depan ia dapat menjadi pelanggan, klien, atau mitra.

Informasi umum tentang surat bisnis

Semua korespondensi resmi tunduk pada aturan penyusunan tertentu. Pertama-tama, perlu diingat bahwa, meskipun isi surat bisa berubah-ubah, struktur dan komposisinya harus memenuhi standar yang diterapkan dalam penyusunan surat bisnis, yaitu. secara kondisional dibagi menjadi tiga bagian: awal (banding dan judul surat), bagian utama dan penutup (tanda tangan dan tanggal).

Gaya penulisannya harus terkendali, ringkas, tanpa kalimat yang terlalu “bermuatan” atau terminologi spesifik yang rumit. Penolakan harus dibuat seakurat mungkin; kata-kata kasar, kata-kata kotor, dan manifestasi ekstrem lainnya tidak dapat diterima. Saat membuat surat, perlu mempertimbangkan norma-norma bahasa Rusia dalam hal budaya bicara, kosa kata, tata bahasa, ejaan, dan gaya.

Penolakan tersebut mungkin tidak memiliki motivasi, namun akan lebih baik jika alasannya disebutkan dalam surat.

Jika jawabannya rinci dan menyeluruh, maka Anda harus membaginya menjadi paragraf atau poin - ini akan membuat persepsi teks lebih mudah.

Jika Anda menolak, tidak perlu mengurangi dan “membakar jembatan”; disarankan untuk meninggalkan jalan untuk mundur, yaitu mengucapkan terima kasih atas perhatian yang diberikan dan mengungkapkan harapan akan kemungkinan kerjasama lebih lanjut. Untuk melakukan ini, Anda dapat menentukan ketentuan yang harus dipenuhi penerima untuk menjalin hubungan bisnis. Jika ada kesempatan untuk menasihati perusahaan yang juga menyetujui kerja sama atau proposal lain yang dibuat dalam pesan awal, maka Anda tidak boleh mengabaikannya - ini akan meninggalkan kesan baik di ingatan penerima.

Kepada siapa saya harus menulis surat?

Penolakan tersebut harus ditulis secara tegas atas nama orang yang menandatangani surat aslinya. Jika tidak, penolakan mungkin tidak sampai ke penerima atau hilang dalam arus korespondensi yang masuk. Namun, jika tidak ada tanda tangan orang tertentu di bawah surat penawaran, maka Anda dapat menggunakan bentuk sapaan yang netral (misalnya dalam bentuk sapaan sederhana “Selamat siang”).

Menyusun surat penolakan

Surat dapat ditulis dengan tangan (format ini akan menunjukkan sikap khusus dan hangat terhadap penerima) atau dicetak di komputer.

Dalam hal ini, diperbolehkan menggunakan selembar kertas sederhana atau formulir dengan rincian perusahaan dan logo perusahaan.

Surat penolakan dibuat dalam satu salinan asli dan harus diberi tanggal dan nomor (sesuai dengan alur dokumen perusahaan). Dalam hal ini keterangan tentangnya hendaknya dicantumkan dalam jurnal surat-menyurat keluar, dengan mencatat tanggal, nomor dan isinya secara singkat. Di masa depan, log ini dapat menjadi bukti pembuatan dan pengiriman sebuah pesan.

Siapa yang harus menandatangani

Idealnya, surat tersebut harus ditandatangani oleh direktur organisasi, tetapi hal ini tidak selalu memungkinkan (dan hampir sepenuhnya dikecualikan di perusahaan dengan banyak karyawan dan banyak divisi struktural). Oleh karena itu, setiap pegawai perusahaan yang berwenang membuat dokumentasi jenis ini dan berwenang menandatangani korespondensi dapat menandatangani surat penolakan. Ini bisa berupa sekretaris, pengacara, bos, atau spesialis di suatu departemen.

Cara mengirim surat

Surat dapat dikirim dengan berbagai cara, tetapi yang terbaik adalah memilih salah satu cara pengiriman pesan aslinya. Cara yang paling dapat diterima adalah mengirimkannya melalui Russian Post, tetapi dalam hal ini Anda harus mendaftarkannya dengan pengakuan pengiriman; Anda juga dapat menggunakan pengiriman melalui perwakilan atau kurir (metode ini menjamin pengiriman lebih cepat). Penggunaan faks, alat komunikasi elektronik, dan bahkan jejaring sosial atau pesan instan juga dapat diterima (tetapi hanya dengan syarat bahwa pengirim surat awal sendiri yang menggunakan metode komunikasi ini).

Surat penolakan untuk bekerja sama

Jika Anda perlu membuat surat penolakan bekerja sama, lihatlah contoh dan komentarnya.

1. Di awal surat, tuliskan untuk siapa: sebutkan nama organisasi, jabatan dan nama lengkap wakilnya, yang namanya Anda tulis tanggapannya. Gunakan sapaan yang sopan, ucapkan terima kasih atas perhatian yang diberikan kepada perusahaan Anda, lalu lanjutkan ke inti pesan.
2. Pastikan untuk merujuk pada surat tanggapan yang Anda tulis penolakannya, dan tunjukkan keadaan yang menyebabkan reaksi negatif tersebut. Jika lawan Anda melampirkan makalah tambahan pada proposalnya, tunjukkan bahwa Anda telah membacanya.
3. Jika memungkinkan, sampaikan dalam surat Anda ungkapan harapan agar kerjasama dapat terjalin, dengan tidak lupa mencantumkan syarat-syarat yang harus dipenuhi agar hal tersebut dapat terwujud.
4. Terakhir, tanda tangani surat itu dan beri tanggal.

Surat penolakan untuk mengikuti acara tersebut

Saat menulis surat penolakan untuk mengikuti suatu acara, gunakan pedoman di atas untuk surat penolakan untuk bekerja sama. Segala sesuatu dalam surat itu standar, tetapi wajib: informasi tentang pengirim dan penerima, kemudian banding, penolakan itu sendiri dengan menyebutkan proposal yang diterima untuk berpartisipasi dalam acara tersebut dan indikasi wajib tentang keadaan yang menjadi alasannya. tanggapan negatif, lalu tanda tangan dan tanggal.

Surat penolakan tawaran pekerjaan

Bukan hanya perusahaan saja yang bisa menerima surat penolakan. Dalam beberapa kasus, hal ini dapat diungkapkan oleh orang yang tidak ada hubungannya dengan perusahaan: misalnya, pelamar suatu posisi. Jika Anda termasuk orang seperti itu, rumuskan penolakannya juga sesuai dengan aturan dan ketentuan dokumentasi bisnis. Gunakan bahasa yang sopan, sebutkan nama pekerjaan yang ditawarkan kepada Anda, serta alasan mengapa Anda menolaknya (jangan lupa bahwa calon pemberi kerja dapat mempertimbangkan kembali persyaratan pekerjaan yang ditawarkan kepada Anda). Pastikan untuk menandatangani dan memberi tanggal pada bagian akhir.

Pelanggan yang terhormat! Southern TELECOM LLC berterima kasih kepada Anda dan perusahaan Anda atas kerja sama Anda dan memberitahukan bahwa mulai Juli 2018 dimungkinkan untuk beralih ke pertukaran dokumen elektronik, termasuk:

Menurut Perjanjian penggunaan dokumen elektronik.

Pergerakan dokumen elektronik, sebagaimana diwajibkan oleh hukum, diselenggarakan melalui Operator Aliran Dokumen Elektronik yang diakreditasi oleh Layanan Pajak Federal Federasi Rusia - JSC PF SKB Kontur (http://www.diadoc.ru).

Menggunakan sistem EDI untuk menerima dan memproses dokumen bebas. Untuk bekerja, Anda hanya memerlukan komputer dengan akses Internet dan tanda tangan elektronik yang valid. Untuk pendaftaran dan pengerjaan lebih lanjut dengan dokumen, Anda dapat menggunakan tanda tangan elektronik yang ada untuk penyampaian laporan elektronik setiap operator manajemen dokumen elektronik yang diakreditasi oleh Layanan Pajak Federal Federasi Rusia.

Pertukaran dokumen elektronik akan tersedia dari 08/01/2018.

Sebagai informasi: signifikansi hukum dokumen elektronik dan kemungkinan penggunaannya dalam akuntansi dan akuntansi pajak ditetapkan dengan peraturan sebagai berikut:

• Undang-undang federal No. 63-FZ tanggal 06.04.2011 dan No. 402-FZ tanggal 06.12.2011;
• Kode Pajak Federasi Rusia (klausul 1, pasal 169);
• Peraturan Pemerintah Nomor 1137 tanggal 26 Desember 2011;
• Keputusan Menteri Keuangan No. 50n tanggal 25 April 2011.

Jika Anda tidak memiliki kemampuan teknis atau menolak untuk beralih ke EDI, aliran dokumen akan dilakukan dalam kondisi yang sama.

Perjanjian penggunaan dokumen elektronik

Perseroan Terbatas "Yuzhny TELECOM" (selanjutnya disebut "Yuzhny TELECOM" LLC) yang diwakili oleh Direktur Daron Igor Aleksandrovich, bertindak berdasarkan Piagam, akan mengadakan perjanjian penggunaan dokumen elektronik (selanjutnya disebut sebagai "Perjanjian") dengan ketentuan berikut dengan siapa pun yang telah mengaksesi Perjanjian ini sesuai dengan Pasal 428 KUH Perdata Federasi Rusia.

Untuk keperluan Perjanjian ini, istilah-istilah berikut digunakan dengan arti sebagai berikut:

1.1. Tanda tangan elektronik (ES) adalah tanda tangan elektronik yang disempurnakan dan memenuhi persyaratan Undang-Undang Federal tanggal 6 April 2011 No. bZ-FZ “Tentang Tanda Tangan Elektronik” dan undang-undang Federasi Rusia saat ini di bidang tanda tangan elektronik.

1.2. Pengelolaan Dokumen Elektronik (ED) adalah proses pertukaran antara Para Pihak dalam sistem ED atas dokumen yang disusun dalam bentuk elektronik dan ditandatangani dengan tanda tangan elektronik.

1.3. Penyelenggara ED adalah organisasi yang menjamin pertukaran informasi terbuka dan rahasia melalui saluran telekomunikasi dalam rangka aliran dokumen elektronik antara Para Pihak dalam sistem ED. Operator ED adalah ZAO PF SKB Kontur.

1.4. Pihak Pengirim - Pihak yang mengirimkan dokumen dalam bentuk elektronik, ditandatangani dengan tanda tangan elektronik, dalam sistem UGD melalui saluran telekomunikasi kepada Pihak lainnya.

1.5. Pihak Penerima - Pihak yang menerima dari Pihak Pengirim suatu dokumen dalam bentuk elektronik, ditandatangani dengan tanda tangan elektronik, dalam sistem tanda tangan digital elektronik melalui saluran telekomunikasi.

1.6. Alur dokumen elektronik keluar adalah proses pengiriman dokumen oleh Southern TELECOM LLC dalam bentuk elektronik melalui sistem ED melalui saluran telekomunikasi ke Pihak lain.

1.7. Alur dokumen elektronik masuk adalah proses penerimaan dokumen oleh Southern TELECOM LLC dalam bentuk elektronik melalui sistem ED melalui saluran telekomunikasi dari Pihak lain.

1. Subyek Perjanjian dan kewajiban umum Para Pihak

2.1. Pertukaran dokumen secara elektronik dilakukan oleh Para Pihak sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia saat ini, termasuk KUH Perdata Federasi Rusia, Kode Pajak Federasi Rusia, Undang-undang Federal tanggal 6 April 2011 No. “Tentang Tanda Tangan Elektronik”, Perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia tanggal 10 November 2015 No. 174n “Atas persetujuan Prosedur penerbitan dan penerimaan faktur dalam bentuk elektronik melalui saluran telekomunikasi dengan menggunakan tanda tangan elektronik yang disempurnakan dan memenuhi syarat.”

Pertukaran dokumen secara elektronik dilakukan dalam rangka pertukaran para Pihak, sebagai berikut: dokumen akuntansi utama, yaitu:

• Faktur (dalam format XML, disetujui oleh Perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 24/03/2016 N ММВ-7-15/155@, tertanggal 13/04/2016 N ММВ-7-15/189@) “Aktif persetujuan format invoice dan format penyajian dokumen pengiriman barang (pelaksanaan pekerjaan), pengalihan hak milik (dokumen pemberian jasa), termasuk invoice, dalam bentuk elektronik";
• Undang-undang tentang penyediaan Layanan (dalam format XML, disetujui oleh Perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 24 Maret 2016 No. ММВ-7-15/155@ “Atas persetujuan format faktur dan format penyerahan dokumen pengiriman barang (pelaksanaan pekerjaan), pengalihan hak milik (dokumen penyediaan layanan), termasuk faktur, dalam bentuk elektronik" dan disetujui oleh Perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 30 November 2015 N ММВ-7-10/552@ "Atas persetujuan format penyampaian dokumen transfer hasil pekerjaan (dokumen pemberian jasa) dalam bentuk elektronik";
• Catatan konsinyasi TORG 12 (dalam format XML, disetujui oleh Perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 24 Maret 2016 No. ММВ-7-15/155@ “Atas persetujuan format faktur dan format penyajian dokumen tentang pengiriman barang (pelaksanaan pekerjaan), pengalihan hak milik (dokumen penyediaan layanan), termasuk faktur dalam bentuk elektronik" dan disetujui oleh Perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 30 November 2015 N ММВ- 7-10/551@ "Atas persetujuan format penyampaian dokumen pemindahan barang selama pelaksanaan perdagangan dalam bentuk elektronik" ;
• Undang-Undang Rekonsiliasi;
• Faktur pembayaran;
• Perjanjian, lampiran perjanjian, perjanjian tambahan pada perjanjian, lampiran perjanjian.

2.2. Semua dokumen lain dipertukarkan di atas kertas:

• tindakan mengimbangi;
• Surat dan pemberitahuan resmi;
• Dokumen lainnya.

2.3. Perjanjian ini mengatur hubungan Para Pihak dalam pertukaran dokumen secara elektronik melalui saluran telekomunikasi dalam sistem ED, yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik.

2.4. Penerimaan dokumen dalam bentuk elektronik dan tanda tangan elektronik yang ditandatangani menurut cara yang ditetapkan dalam Perjanjian ini sama dengan penerimaan dokumen di atas kertas dan merupakan syarat yang perlu dan cukup untuk membuktikan bahwa tanda tangan elektronik tersebut berasal dari Pihak yang mengirimkannya.

2.5. Para pihak wajib saling memberitahukan tentang ketidakmungkinan pertukaran dokumen secara elektronik, ditandatangani dengan tanda tangan elektronik, jika terjadi kegagalan teknis pada sistem internal. Selama periode kegagalan tersebut, Para Pihak menukarkan dokumen di atas kertas dengan tanda tangan tulisan tangan dari orang yang berwenang dan disertifikasi oleh stempel organisasi.

2.6. Semua dokumen yang diterima melalui pertukaran dalam bentuk elektronik disusun dalam format sesuai dengan persyaratan hukum, serta berdasarkan ketentuan kontrak yang telah disepakati.

1. Syarat sahnya tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat

3.1. Para pihak menggunakan tanda tangan elektronik yang disempurnakan, yang dalam suatu dokumen elektronik disamakan dengan tanda tangan tulisan tangan pada dokumen kertas, dengan tetap memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

■ sertifikat yang memenuhi syarat dibuat dan diterbitkan oleh pusat sertifikasi yang terakreditasi, yang akreditasinya berlaku pada hari penerbitan sertifikat tersebut;

■ sertifikat yang memenuhi syarat berlaku pada saat penandatanganan dokumen elektronik (jika terdapat informasi yang dapat dipercaya tentang saat penandatanganan dokumen elektronik) atau pada hari pemeriksaan keabsahan sertifikat tersebut, jika pada saat penandatanganan dokumen elektronik tidak ditentukan;

■ terdapat hasil positif dari pemeriksaan bahwa pemilik sertifikat yang memenuhi syarat memiliki tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat yang digunakan untuk menandatangani dokumen elektronik tersebut, dan dipastikan bahwa tidak ada perubahan yang dilakukan pada dokumen ini setelah penandatanganannya;

■ tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat digunakan dengan tunduk pada batasan yang terdapat dalam sertifikat yang memenuhi syarat dari orang yang menandatangani dokumen elektronik dan Perjanjian ini.

3.2. Para Pihak berjanji untuk saling memberitahukan tentang pembatasan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat dalam waktu 2 (dua) hari kerja sejak pembatasan tersebut ditetapkan, sebaliknya, sampai pemberitahuan tersebut diterima, Pihak berhak untuk mempertimbangkan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat dari Pihak lainnya tidak dibebani batasan apa pun, dan dokumen-dokumen tersebut ditandatangani dengan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat - mempunyai kekuatan hukum penuh.

3.3. Para Pihak wajib, jika perlu, untuk memperbarui sertifikat kunci elektronik terlebih dahulu, dan jika mereka gagal memenuhi kewajiban ini, segera memberitahukan Pihak lainnya tentang situasi yang timbul.

1. Tata cara interaksi Para Pihak pada saat pertukaran dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik

4.1. Untuk berpartisipasi dalam ED, Para Pihak harus:

a) memperoleh sertifikat kunci elektronik yang memenuhi syarat untuk memverifikasi tanda tangan elektronik dari manajer atau orang yang berwenang lainnya;

b) mengadakan perjanjian yang sesuai dengan Operator sesuai dengan persyaratan Operator terkait;

c) memperoleh dari Operator ID peserta UGD, rincian akses dan data lain yang diperlukan untuk terhubung ke UGD.

4.2. Pada saat pertukaran dokumen dalam format elektronik, suatu Pihak membuat dokumen yang diperlukan dalam bentuk elektronik, menandatanganinya secara elektronik, mengirimkan berkas dokumen dalam bentuk elektronik kepada Pihak lainnya melalui Penyelenggara Dokumen Elektronik dan menyimpan dokumen yang ditandatangani dalam bentuk elektronik.

4.3. Para pihak berjanji untuk segera (selambat-lambatnya pada hari kerja berikutnya 1 sejak tanggal penerimaan dokumen) saling bertukar pemberitahuan/konfirmasi dalam bentuk elektronik tentang penerimaan dan pengiriman dokumen melalui saluran telekomunikasi.

4.4. Apabila Pengirim dan/atau Pihak Penerima belum menerima konfirmasi yang diperlukan dari Penyelenggara ULN atau berkas dokumen dalam jangka waktu yang ditentukan, maka ia wajib melaporkan hal tersebut kepada Penyelenggara ULN.

4.5. Apabila diperlukan penyesuaian terhadap dokumen yang dikirimkan melalui ULN, Pihak Pengirim membuat surat keterangan terkait dan mengirimkan dokumen dan surat keterangan yang telah diperbaiki tersebut kepada Pihak Penerima sesuai dengan tata cara yang ditetapkan oleh Penyelenggara ULN.

4.6. Pengelolaan dokumen elektronik masuk.

4.6.1. Pihak pengirim menyanggupi, untuk setiap pemindahan paket dokumen elektronik melalui sistem informasi untuk transmisi, penerimaan, penyimpanan dan pemrosesan utama informasi dalam bentuk elektronik melalui saluran telekomunikasi dengan menggunakan tanda tangan elektronik, melalui antarmuka integrasi dari sistem akuntansi (1C, dll.), untuk menunjukkan di kolom “Nomor kontrak” di blok “InfPolFHZh” Nomor kontrak.

4.6.2. Dokumen akuntansi utama elektronik yang tercantum dalam klausul 2.1 dikirimkan dalam satu paket untuk setiap batch barang, tahap pekerjaan/jasa.

4.7. Pengelolaan dokumen elektronik keluar.

4.7.1. Tanggal penerbitan dokumen kepada Pihak Penerima dalam bentuk elektronik melalui saluran telekomunikasi adalah tanggal penerimaan berkas dokumen oleh Operator ED dari Southern TELECOM LLC, yang ditunjukkan dalam konfirmasi Operator ED ini. Suatu dokumen dalam bentuk elektronik dianggap diterbitkan dengan ketentuan Southern TELECOM LLC melalui Operator ED telah menerima pemberitahuan dari Pihak Penerima tentang penerimaan file dokumen yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik orang yang berwenang.

4.7.2. Tanggal diterimanya Faktur dalam bentuk elektronik oleh Pihak Penerima melalui saluran telekomunikasi adalah tanggal pengiriman faktur dokumen elektronik Southern TELECOM LLC kepada Penyelenggara, yang ditunjukkan dalam konfirmasi Penyelenggara pengelolaan dokumen elektronik. Faktur dalam bentuk elektronik dianggap diterima oleh Pihak Penerima jika Pihak Penerima telah menerima konfirmasi dari Operator ED tentang penerimaan faktur Yuzhny TELECOM LLC, dan jika ada pemberitahuan kepada Pihak Penerima tentang penerimaan faktur tersebut. Yuzhny TELECOM LLC, ditandatangani dengan tanda tangan elektronik dari orang yang berwenang dan dikonfirmasi oleh Operator ED.

4.7.3. Tanggal penerimaan dokumen oleh Pihak Penerima (kecuali invoice) dalam bentuk elektronik dianggap pada hari kerja berikutnya setelah tanggal penerimaan berkas dokumen oleh Operator ED dari Southern TELECOM LLC, yang ditentukan dalam konfirmasi Operator ED ini .

4.7.4. Dokumen akuntansi utama elektronik yang tercantum dalam klausul 2.1 dikirimkan dalam satu kesatuan

paket untuk setiap batch barang, tahapan pekerjaan/jasa.

1 Hari kerja adalah hari-hari yang bukan akhir pekan dan hari libur menurut peraturan perundang-undangan tempat usaha Pihak Penerima.

1. Pertukaran dokumen uji

5.1. Untuk memeriksa kinerja dan/atau kesesuaian sarana teknis Para Pihak dan/atau Penyelenggara ED, Para Pihak menyepakati jangka waktu pengujian, di mana penyerahan dokumen dalam bentuk elektronik diduplikasi dengan salinan kertas. Jangka waktu pengujian ditetapkan selama 3 bulan sejak tanggal pertukaran pertama dokumen dalam bentuk elektronik.

5.2. Hasil positif dari uji pertukaran dokumen adalah lancarnya proses pengiriman dokumen secara elektronik, tidak adanya kesalahan dan komentar dari Para Pihak mengenai proses pengelolaan dokumen elektronik.

5.3. Apabila sarana teknis Para Pihak dan/atau Penyelenggara ULN dapat dioperasikan dan kompatibel, Para Pihak akan berhenti melakukan penggandaan alur dokumen elektronik dengan salinan dokumen dalam bentuk kertas.

6.1. Apabila Pihak Pengirim belum menerima pemberitahuan dari Pihak Penerima dan/atau Penyelenggara Pihak Penerima tentang diterimanya dokumen elektronik tersebut dan dengan ketentuan tidak ada pemberitahuan dari Pihak Penerima, maka Pihak Pengirim membuat dokumen terkait di atas kertas. dengan tanda tangan tulisan tangan.

6.2. Jika tidak mungkin untuk melanjutkan pertukaran dokumen secara elektronik (kegagalan menerima pemberitahuan penerimaan dokumen elektronik, kurangnya komunikasi apa pun dengan Pihak Penerima, dll.), Pihak Pengirim membuat dokumen kertas secara tertulis dan Para Pihak mempertimbangkan itu asli.

6.3. Setiap Pihak berhak untuk menolak perjanjian ini secara sepihak kapan saja dengan mengirimkan pemberitahuan penolakan kepada pihak lainnya yang ditandatangani oleh orang yang berwenang. Perjanjian ini akan dianggap berakhir setelah lewatnya waktu 30 (Tiga Puluh) hari kalender sejak tanggal disampaikannya pemberitahuan kepada Pihak mengenai penolakan perjanjian oleh Pihak lainnya. Selama 30 (Tiga Puluh) hari kalender yang ditentukan, ULN tetap berlaku bagi Para Pihak.

Kemampuan merumuskan penolakan yang kompeten dan benar merupakan salah satu keterampilan terpenting dalam bidang korespondensi bisnis. Penyajian dan isi surat tersebut membentuk reputasi perusahaan di lingkungan bisnis. Pada saat yang sama, hampir semua organisasi besar secara teratur menghadapi kebutuhan untuk menanggapi berbagai tawaran komersial, tanggapan dari pelamar untuk posisi yang kosong, permintaan dan undangan. Ada banyak situasi bisnis, sehingga pertanyaan yang sering muncul adalah bagaimana menolak kerjasama lebih lanjut dengan kontraktor, partisipasi dalam tender atau acara, layanan tambahan, dll.

Kemungkinan kesulitan saat menulis penolakan dan cara mengatasinya

Saat menyusun penolakan, kesulitan sering muncul, yang mungkin disebabkan oleh nuansa berikut:

• kebutuhan untuk menjaga loyalitas penerima, karena di masa depan direncanakan untuk berinteraksi dengannya sebagai mitra atau klien;
• pentingnya menghindari ketersinggungan terkait dengan isi surat yang negatif;
• ketidakmampuan untuk menemui penerima di tengah jalan karena alasan obyektif;
• kesulitan psikologis (pada prinsipnya penulis merasa tidak menyenangkan untuk menolak).

Untuk mengatasi kesulitan yang timbul, Anda perlu memahami bahwa penolakan adalah praktik kerja yang normal dan hal biasa dalam bisnis apa pun. Tentu saja, tidak mungkin menanggapi semua tawaran komersial dan menerima semua undangan. Hal utama adalah menolak dengan benar, dan keterampilan korespondensi bisnis dapat membantu memecahkan masalah ini.

Struktur dan perkiraan isi surat penolakan

Dengan mengambil contoh surat penolakan apa pun, Anda akan melihat bahwa meskipun ada perbedaan konten, strukturnya kurang lebih sama. Ini mencakup 3 bagian utama:

• awal (judul dan banding);
• bagian utama (informatif);
• kesimpulan (tanggal dan tanda tangan).

Ini adalah struktur universal yang digunakan dalam persiapan korespondensi bisnis. Penting untuk diingat bahwa jika di bagian utama Anda berencana untuk menjawab penerima secara rinci dan rinci, blok ini harus dibagi menjadi poin atau paragraf. Ini akan membuat teks lebih mudah dipahami.

Mari kita lihat komponen-komponen penting yang akan membuat penolakan yang Anda tulis benar, kompeten, sopan dan dapat dibenarkan.

Daya tarik pribadi. Surat itu harus diawali dengan alamat pribadi penerimanya. Dalam contoh korespondensi bisnis standar, disarankan untuk menggunakan nama depan dan tengah:

“Halo, Pyotr Petrovich sayang!”,

“Irina Ivanovna sayang!”

Namun, jika Anda membalas surat tanpa tanda tangan orang tertentu, diperbolehkan menggunakan sapaan netral: “Selamat siang!”, “Halo!” .

Ekspresi rasa terima kasih. Penting untuk berterima kasih kepada penerima atas ketertarikannya pada perusahaan. Dalam contoh dan contoh surat penolakan, Anda dapat menemukan susunan kata berikut:

“Terima kasih telah menanggapi lowongan kami”;

“Terima kasih atas informasi yang diberikan tentang syarat kerjasama”;

“Terima kasih atas tawaran untuk berpartisipasi dalam acara tersebut.”

Data tentang pertimbangan permintaan penerima. Surat penolakan untuk bekerja sama harus menunjukkan bahwa Anda telah membaca dengan cermat informasi yang diberikan sebelumnya dan membuat keputusan yang tepat. Anda dapat merujuk pada surat yang Anda tulis tanggapannya, atau menyebutkan pertimbangan dokumen-dokumen yang menyertainya yang dilampirkan pada korespondensi. Pada saat yang sama, akan berguna untuk memberikan pujian tentang tawaran yang Anda terima. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan frasa berikut:

“Kami telah meninjau proyek Anda dan membiasakan diri dengan dokumentasi teknis…”;

“Kami telah mempelajari dengan cermat informasi tentang layanan yang ditawarkan oleh perusahaan Anda”;

“Pengalaman Anda patut dihormati”;

“Portofolio Anda mencakup banyak kasus menarik”;

“Opsi kerja sama yang diusulkan menarik minat kami.”

Perumusan penolakan. Surat tersebut harus dengan jelas menyatakan bahwa Anda menolak tawaran tersebut dan menyebutkan alasan keputusan tersebut. Penting untuk menghindari bahasa yang ambigu. Sebagai contoh penolakan tawaran komersial, Anda dapat menggunakan frasa berikut:

“Anda mengusulkan solusi yang menarik, tetapi pada tahap ini anggaran tidak memungkinkan kami untuk melaksanakan proyek semacam itu”;

“Kami tidak dapat melanjutkan kerja sama dengan Anda, karena saat ini…”;

“Kami terpaksa menolak karena…”

Indikasi kemungkinan kerjasama lebih lanjut. Jika Anda menolak, penting untuk tidak memutuskan hubungan sepenuhnya dengan mitra bisnis, calon klien, atau pelamar untuk posisi yang kosong. Surat tersebut dapat mengungkapkan harapan untuk keberhasilan kerja sama lebih lanjut. Dalam hal ini, pilihan terbaik adalah menuliskan dalam kondisi apa Anda dapat berinteraksi di masa depan. Contoh formulasi tersebut:

“Kami pasti akan mempertimbangkan pencalonan Anda ketika lowongan terbuka”;

“Kami yakin bahwa kami akan dapat bekerja sama di masa depan ketika meluncurkan proyek-proyek baru.”

Tanda tangan. Biasanya surat penolakan kerjasama ditandatangani oleh pimpinan organisasi atau unit struktural tertentu. Di perusahaan besar, wewenang tersebut dapat didelegasikan kepada beberapa karyawan biasa yang melakukan korespondensi bisnis dengan mitra bisnis, klien potensial, dll.

Gaya surat penolakan

Surat seperti itu harus ditulis dengan gaya bisnis yang singkat dan bijaksana. Jika memungkinkan, sebaiknya hindari kalimat yang dipenuhi tanda baca dan sulit dipahami. Tidak disarankan menggunakan kosakata profesional yang rumit. Pengecualian mungkin terjadi ketika Anda dan penerima bekerja di bidang yang sama dan benar-benar yakin bahwa penerima memahami terminologi tersebut. Segala sesuatu, baik itu ajakan kerjasama atau ke suatu acara, harus ditolak dengan seakurat mungkin. Kata-kata sehari-hari dan kasar tidak dapat diterima, meskipun Anda memiliki sikap yang sangat negatif terhadap penerima atau sama sekali tidak tertarik dengan layanan yang ditawarkan. Penting untuk menulis surat dengan benar: pastikan untuk mempertimbangkan norma-norma bahasa Rusia dalam hal tata bahasa, gaya, dan ejaan. Ingatlah bahwa budaya menulis memengaruhi kesan keseluruhan yang dimiliki penerima tentang perusahaan Anda.

Menyusun surat penolakan

Di kertas. Surat tersebut dapat dicetak pada selembar kertas biasa atau pada kop surat yang memuat logo dan rincian organisasi. Penolakan ditulis dalam satu rangkap, harus diberi tanggal, dan bila perlu diberi nomor. Di beberapa perusahaan, informasi tentang hal itu dicatat dalam jurnal korespondensi keluar. Dalam hal ini, selain tanggal dan nomor, isi surat juga dicantumkan secara singkat.

Elektronik. Saat mengirim email, penting untuk merumuskan baris subjek dengan benar. Jika Anda yakin jawabannya akan terbaca, dan Anda ingin menjaga hubungan bisnis dengan penerima di masa depan, usahakan untuk tidak menggunakan bahasa negatif. Anda tidak boleh menulis kata “penolakan” di baris subjek surat. Gunakan bahasa yang lebih netral.

Para pejabat Rusia berusaha keras untuk menguasai teknologi baru yang memungkinkan mereka mengoptimalkan biaya pengorganisasian sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS), namun ada kendala dalam prosesnya.

Terima kasih, Kap

Badan yang paling aktif dalam penerapan EDS adalah Layanan Pajak Federal Rusia, yang telah lama memperkenalkan praktik penyampaian laporan dalam bentuk elektronik. Bahkan ada persyaratan bahwa semua perusahaan yang memiliki minimal 50 karyawan wajib menyampaikan laporan hanya secara elektronik. Hasilnya, 75% perusahaan dan 55% pengusaha swasta sudah menggunakan bentuk interaksi elektronik dengan negara. Natalya Khramtsovskaya, pakar manajemen dokumen terkemuka di perusahaan Electronic Office Systems, mencatat: “Saat ini, sebagian besar perusahaan tidak dapat lagi menghindari interaksi elektronik yang signifikan secara hukum dengan negara - setidaknya dalam hal penyampaian berbagai jenis pelaporan, partisipasi dalam pemerintahan. pengadaan, dll. p. Pengadilan kami, khususnya pengadilan arbitrase, telah menerima berbagai macam dokumen elektronik sebagai bukti selama beberapa tahun, dan mereka sendiri bersedia berinteraksi dengan para pihak dalam proses hukum dalam bentuk elektronik.” Dengan demikian, komunikasi elektronik dengan pemerintah sudah menjadi bagian dari praktik bisnis.

Dan sekitar setahun yang lalu, Layanan Pajak Federal mengizinkan penggunaan faktur elektronik, yang memungkinkan perusahaan untuk mentransfer dokumen keuangan satu sama lain, yang nantinya akan diakui oleh kantor pajak. Hasilnya, sepanjang tahun 38 perusahaan terdaftar sebagai operator EDS, namun menurut Layanan Pajak Federal, sekitar 97% lalu lintas dokumen elektronik dihasilkan oleh enam di antaranya. Yaitu SKB Kontur, Taxcom, Tensor, Corus Consulting, Taxnet dan Electronic Express. Secara total, 105,5 ribu perusahaan dari 4 juta perusahaan di Tanah Air sudah terdaftar dalam sistem pertukaran faktur elektronik. Jumlah mereka yang relatif kecil dijelaskan oleh fakta bahwa, menurut para ahli, transisi dari pengelolaan dokumen kertas ke elektronik memakan waktu tiga hingga delapan bulan.

Agar suatu perusahaan dapat memasuki sistem pencatatan elektronik ini, aturan-aturan tertentu harus dipatuhi. Seperti yang dijelaskan oleh Vladimir Chugunov, kepala departemen untuk bekerja dengan pelanggan pemerintah di Aladdin R.D., konsep kekuatan hukum suatu dokumen diabadikan dalam GOST R 51141-98 “Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan Definisi". Ini berarti milik suatu dokumen resmi yang diberikan kepadanya oleh undang-undang yang berlaku, kompetensi badan yang menerbitkannya, dan prosedur pelaksanaan yang ditetapkan. Dokumen yang mengikat secara hukum dapat digunakan sebagai bukti asli atas fakta, peristiwa, dan tindakan yang tercermin di dalamnya.” Properti ini diuji di pengadilan dan digunakan sebagai bukti dalam berbagai kasus.

Alat dasar untuk memberikan kekuatan hukum pada suatu dokumen elektronik adalah tanda tangan elektronik, yang mencatat isi dokumen dan penulisnya. Diadopsi pada musim semi tahun 2011, Undang-Undang Federal No. 63 “Tentang Tanda Tangan Elektronik” melegalkan penggunaan sejumlah skema untuk menghasilkan dokumen elektronik yang mempunyai kekuatan hukum. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan alat “tanda tangan elektronik” yang sudah ada sejak tahun 2002, dan dalam undang-undang baru alat ini diganti dengan “tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat” - CEP. Namun, “tanda tangan elektronik yang tidak memenuhi syarat” (NES) dan “tanda tangan elektronik sederhana” (SES) juga dapat diterima. Undang-undang lama Undang-undang Federal No. 1 “Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik” akan dinyatakan tidak berlaku mulai 1 Juli tahun ini, dan sebelum waktu itu setidaknya dokumentasi EDMS harus disesuaikan dengan terminologi baru.

Dalam praktiknya, EPC terutama digunakan untuk memberikan kekuatan hukum terhadap dokumen elektronik yang dipertukarkan dengan instansi pemerintah; NEP dapat digunakan untuk komunikasi antar perusahaan, yang mana pihak lawan cukup menyepakati beberapa aturan umum untuk pertukaran elektronik dan menerapkan dukungan untuk format pesan yang sesuai; PEP, sebagai bentuk autentikasi elektronik yang paling mudah digunakan, dapat digunakan dalam alur dokumen internal perusahaan untuk mencatat kepenulisan pengeditan dokumen. Hal ini mungkin diperlukan baik untuk penyelidikan internal maupun untuk menyajikan informasi di pengadilan.

Karena kami sedang mempertimbangkan interaksi dengan negara dan pihak lawan, kami tidak akan menjelaskan secara rinci penggunaan PEP. “Kerangka legislatif dan peraturan dalam banyak kasus (biasanya dalam interaksi dengan lembaga pemerintah atau interaksi antardepartemen) memerlukan penggunaan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat atau, lebih jarang, tidak memenuhi syarat,” jelas Khramtsovskaya. “Tetapi ada juga banyak situasi di mana tanda tangan elektronik yang disempurnakan tidak digunakan – terutama dalam hubungan yang diatur oleh KUH Perdata, di mana para pihak sendiri dapat menyepakati bentuk alur dokumen.”

Sekarang di Rusia sudah ada perusahaan yang menawarkan layanan untuk mengatur interaksi elektronik baik dengan badan pemerintah (mereka disebut operator pelapor, karena mereka terutama terlibat dalam transfer dokumen elektronik ke badan pemerintah) dan dengan rekanan (operator EDS) menggunakan satu platform. Operator tersebut memberi klien mereka solusi siap pakai yang berisi serangkaian dokumentasi dan sarana teknis yang diperlukan yang memungkinkan mereka dengan cepat mengatur pertukaran elektronik antara klien mereka dan negara (lihat “Cara terhubung ke operator EDMS”). Operator pengelolaan dokumen elektronik memberikan kekuatan hukum pada dokumen yang dikirimkan dalam sistem mereka dan membela kepentingan klien di pengadilan.

NEP dalam aliran dokumen

“Seringkali sebuah organisasi memotivasi keengganannya untuk beralih ke EDMS karena fakta bahwa rekanannya tidak memiliki kemampuan untuk bekerja dengan dokumen elektronik,” kata Nikolai Drukman, manajer proyek Diadoc di SKB Kontur, dengan penyesalan. - Untuk menghilangkan mitos ini, kami bertindak dalam berbagai arah: misalnya, ketika bekerja di Diadoc, klien dapat mengunduh file dengan TIN/KPP rekanan Anda dan langsung melihat siapa yang sudah bekerja di sistem dan siapa yang hanya memiliki kemampuan teknisnya. Anda dapat mengirim undangan ke rekanan untuk beralih ke komunikasi elektronik, atau Anda dapat menanyakan hal ini kepada operator. Pengalaman menunjukkan bahwa, dengan menggunakan sumber daya operator, sangat mungkin untuk mentransfer seluruh jaringan dealer produsen mobil besar ke EDMS dalam tiga bulan.”

Selama ini penggerak perkembangan pengelolaan dokumen elektronik adalah perusahaan-perusahaan besar yang menghabiskan banyak uang dan kertas untuk berinteraksi dengan mitra dan pemasoknya. Merekalah yang saat ini tertarik untuk beralih ke interaksi elektronik dan siap meninggalkan aliran dokumen kertas. Secara khusus, Alexander Gribanovsky, kepala akuntan jaringan supermarket Billa, mengatakan bahwa perusahaannya harus mempekerjakan orang khusus yang harus menghabiskan waktu sebulan penuh untuk mencetak, menandatangani, dan mengirim dokumen ke pemasok - hanya dalam sebulan dia berhasil mengirimkannya. hingga 15 ribu set dokumen. Ketika perusahaan beralih ke EDMS, pengiriman surat ke 480 perusahaan mulai selesai dalam beberapa menit. Selain itu, bagi jaringan itu sendiri, dokumen keluar hanya menyumbang 15% dari aliran dokumen - lebih banyak “kertas” yang dikirimkan kepada mereka oleh pemasok, dan sejauh ini hanya satu dari mereka, Nestle, yang setuju untuk beralih ke bentuk elektronik. interaksi.

Contoh lainnya adalah produsen alat berat asal Jepang, Komatsu, yang sudah lama berencana beralih ke pengelolaan dokumen elektronik, termasuk karena alasan lingkungan. Diperkirakan konversi ke bentuk elektronik akan menghemat perusahaan hingga 5 juta rubel. Penghematan utama adalah gaji karyawan dan biaya pengiriman dokumen kertas. Implementasi interaksi elektronik didasarkan pada modul untuk sistem 1C:Enterprise 8.2, yang dirilis oleh produsen perangkat lunak itu sendiri untuk diintegrasikan dengan EDMS. Komatsu dengan cepat memperkenalkan faktur elektronik, faktur dan faktur di antara para mitranya dan sekarang berencana untuk mengubah bentuk dokumen lain menjadi bentuk elektronik.

Kendala penerapan EDS antara lain adalah belum terbiasanya penggunaan dokumen elektronik, kurang meyakinkannya praktik peradilan, dan keharusan menghitung PPN pada saat pengiriman, bukan pada saat penyerahan. “Masalah utamanya adalah hanya sedikit orang yang siap menerima dokumen dengan tanda tangan elektronik yang tidak disertai kertas asli,” jelas Sergey Plaunov, kepala praktik BPM dan ECM di Croc. - Budaya pengelolaan dokumen elektronik di Rusia belum berkembang sedemikian rupa sehingga masyarakat dapat mempercayai tanda tangan elektronik seperti halnya tanda tangan di atas kertas. Situasi ini dapat berubah dengan semakin meluasnya penerapan teknologi tanda tangan elektronik biometrik tulisan tangan.” Secara khusus, perusahaan sedang mempersiapkan solusi yang memungkinkan penggunaan komputer tablet untuk menghasilkan tanda tangan untuk dokumen elektronik yang sesuai dengan standar hukum Rusia.

Tanda tangan yang memenuhi syarat, sesuai dengan Undang-Undang Federal 63, hanya dapat dibuat dengan menggunakan cara yang disertifikasi negara dan menggunakan sertifikat yang dikeluarkan oleh pusat sertifikasi yang terakreditasi. Hal ini meningkatkan biaya solusi itu sendiri dan pemeliharaan lebih lanjut. Sedangkan NEP dapat disusun dengan menggunakan alat apa pun yang telah disepakati oleh para pihak dalam bursa elektronik untuk digunakan dalam menghasilkan tanda tangan elektronik, termasuk melalui keputusan internasional. Dalam hal ini, perlu disediakan prosedur penilaian ahli atas kebenaran tanda tangan, yang mungkin diperlukan oleh pengadilan. “Untuk interaksi elektronik yang signifikan secara hukum dengan perusahaan lain, Anda bahkan tidak perlu memperoleh tanda tangan elektronik; cukup untuk menunjukkan dalam kontrak kemungkinan melakukan korespondensi bisnis menggunakan, misalnya, email,” jelas Khramtsovskaya.

Oleh karena itu, dalam beberapa kasus, ada baiknya berkomunikasi dengan lembaga pemerintah menggunakan produk khusus, lebih mahal, dan kurang fungsional, serta menggunakan solusi yang lebih universal, terukur, dan terstandarisasi untuk berinteraksi dengan pihak rekanan. “Di satu sisi, penggunaan tanda tangan elektronik yang disempurnakan tanpa pengecualian menyederhanakan dan mengurangi biaya bagian organisasi penerapannya dalam aliran dokumen, karena menghilangkan kebutuhan untuk melibatkan pusat sertifikasi yang terakreditasi,” jelas Chugunov. “Pada saat yang sama, solusi seperti itu memerlukan penciptaan layanan yang menjalankan fungsi pusat sertifikasi kami sendiri.”

Masalah masih ada

Meskipun penggunaan manajemen dokumen elektronik cukup luas antara perusahaan Rusia dan negara, tidak semua tahapan siklus hidup dokumen masih dapat diimplementasikan dalam bentuk elektronik. Secara khusus, tidak mungkin untuk segera membuat waybill untuk kargo hanya dalam bentuk elektronik, karena petugas polisi lalu lintas mungkin memerlukannya. Mereka kini mulai dilengkapi dengan peralatan bergerak, namun kecil kemungkinannya untuk dapat dengan cepat membekali setiap orang dengan perangkat yang memungkinkan pemeriksaan kebenaran dokumen elektronik di lapangan.

Selain itu, karena keterbatasan waktu penerbitan sertifikat, sulit untuk mengatur penyimpanan dokumen dalam jangka panjang. “Dari masalah-masalah yang kemungkinan besar tidak akan terselesaikan dalam waktu dekat, saya akan mencatat kurangnya peraturan perundang-undangan tentang penyimpanan dokumen elektronik jangka panjang,” jelas Khramtsovskaya, “dan pertama-tama, dokumen yang ditandatangani dengan digital elektronik tanda tangan/UES. Oleh karena itu, pembuatan dokumen hanya dalam bentuk elektronik yang dapat disimpan dalam jangka panjang atau permanen masih merupakan bisnis yang cukup berisiko.” Oleh karena itu, dokumen yang secara hukum memerlukan penyimpanan jangka panjang harus diubah ke dalam bentuk kertas. Namun, komunikasi bisnis yang efisien tidak lagi memerlukan penggunaan dokumen kertas, sehingga mengurangi biaya pencetakan, pemrosesan, dan penyimpanan bagi perusahaan dan lembaga pemerintah.

Cara terhubung ke operator EDMS

Seluruh industri pelaporan dan operator interaksi elektronik telah diciptakan di Rusia. Untuk terhubung ke operator mana pun, Nikolay Drukman, manajer proyek Diadoc di SKB Kontur, merekomendasikan untuk mengikuti langkah-langkah berikut.

1. Buat perubahan pada kebijakan akuntansi: tunjukkan bahwa dokumen untuk transaksi bisnis tertentu dan dengan rekanan tertentu akan dibuat, ditandatangani, dan dikirimkan secara elektronik - untuk ini Anda harus menandatangani perjanjian terkait dengan rekanan.
2. Pilih operator pelapor atau EDMS, tentukan kondisi kerja dan buat perjanjian lisensi dengannya.
3. Beli sertifikat tanda tangan elektronik untuk orang yang berwenang. Apabila orang yang diberi kuasa dalam suatu organisasi bertindak berdasarkan surat kuasa, maka perlu dibuat surat kuasa untuk menandatangani dokumen elektronik dengan tanda tangan elektronik. Surat kuasa untuk mengalihkan hak menandatangani dibuat dengan cara yang sama seperti untuk dokumen kertas, tetapi disarankan untuk mencantumkan, selain nama orang yang diberi kuasa, nomor sertifikat tanda tangan elektroniknya.
4. Siapkan stasiun kerja dengan akses Internet, beli lisensi perpustakaan kripto, seperti “Crypto-Pro”, atau lainnya sesuai dengan kebutuhan operator, pikirkan bagaimana dan di mana dokumen elektronik akan disimpan.
5. Jika suatu organisasi bermaksud untuk mengintegrasikan sistem eksternal dengan sistem aliran dokumen antar perusahaan, maka perlu menyiapkan dokumentasi teknis dan memikirkan solusinya.

Mengapa bukan SED?

Perusahaan Taxcom melakukan studi tentang alasan ditinggalkannya pengelolaan dokumen elektronik di Rusia. Alasan paling umum adalah keengganan mitra dan kurangnya praktik peradilan yang mapan. Ya, “kebiasaan itu diberikan kepada kita dari atas.”

Alasan penolakan penerapan sistem pengelolaan dokumen elektronik

Kemampuan menulis surat penolakan adalah salah satu keterampilan terpenting dari karyawan perusahaan yang bertanggung jawab atas hubungan eksternal dan korespondensi bisnis organisasi. Isi dan penyajian surat tersebut tidak hanya berbicara tentang pendidikan dan budaya pencetusnya, tetapi juga membentuk citra dan reputasi perusahaan dalam lingkungan bisnis.

Apa alasan korespondensi bisnis?

Setiap perusahaan yang beroperasi secara aktif secara rutin menerima surat dengan berbagai penawaran. Bisa berupa tawaran kerjasama (komersial), partisipasi dalam suatu acara (konferensi, seminar, hajatan), dll. Surat permintaan, klaim, pengingat, dll juga umum beredar antar organisasi. Dengan demikian, korespondensi masuk suatu perusahaan dapat berjumlah puluhan, atau bahkan ratusan pesan berbeda yang memerlukan tanggapan.

FILE

Cara mengeluarkan penolakan

Peninjauan kembali suatu surat tidak menjamin bahwa wakil organisasi yang menerimanya akan serta merta menyetujui usulan, permintaan atau tuntutan yang terkandung di dalamnya. Sebaliknya, dalam banyak kasus, karyawan perusahaan menulis penolakan.

Namun untuk menolak dengan benar, diperlukan keterampilan tertentu. Penting untuk tidak menyinggung pengirim surat dengan konten negatif - hal ini tidak hanya ditentukan oleh aturan kesopanan bisnis dasar, tetapi juga oleh kemungkinan bahwa di masa depan ia dapat menjadi pelanggan, klien, atau mitra.

Informasi umum tentang surat bisnis

Semua korespondensi resmi tunduk pada aturan penyusunan tertentu. Pertama-tama, perlu diingat bahwa, meskipun isi surat bisa berubah-ubah, struktur dan komposisinya harus memenuhi standar yang diterapkan dalam penyusunan surat bisnis, yaitu. secara kondisional dibagi menjadi tiga bagian: awal (banding dan judul surat), bagian utama dan penutup (tanda tangan dan tanggal).

Gaya penulisannya harus terkendali, ringkas, tanpa kalimat yang terlalu “bermuatan” atau terminologi spesifik yang rumit. Penolakan harus dibuat seakurat mungkin; kata-kata kasar, kata-kata kotor, dan manifestasi ekstrem lainnya tidak dapat diterima. Saat membuat surat, perlu mempertimbangkan norma-norma bahasa Rusia dalam hal budaya bicara, kosa kata, tata bahasa, ejaan, dan gaya.

Penolakan tersebut mungkin tidak memiliki motivasi, namun akan lebih baik jika alasannya disebutkan dalam surat.

Jika jawabannya rinci dan menyeluruh, maka Anda harus membaginya menjadi paragraf atau poin - ini akan membuat persepsi teks lebih mudah.

Jika Anda menolak, tidak perlu mengurangi dan “membakar jembatan”; disarankan untuk meninggalkan jalan untuk mundur, yaitu mengucapkan terima kasih atas perhatian yang diberikan dan mengungkapkan harapan akan kemungkinan kerjasama lebih lanjut. Untuk melakukan ini, Anda dapat menentukan ketentuan yang harus dipenuhi penerima untuk menjalin hubungan bisnis. Jika ada kesempatan untuk menasihati perusahaan yang juga menyetujui kerja sama atau proposal lain yang dibuat dalam pesan awal, maka Anda tidak boleh mengabaikannya - ini akan meninggalkan kesan baik di ingatan penerima.

Kepada siapa saya harus menulis surat?

Penolakan tersebut harus ditulis secara tegas atas nama orang yang menandatangani surat aslinya. Jika tidak, penolakan mungkin tidak sampai ke penerima atau hilang dalam arus korespondensi yang masuk. Namun, jika tidak ada tanda tangan orang tertentu di bawah surat penawaran, maka Anda dapat menggunakan bentuk sapaan yang netral (misalnya dalam bentuk sapaan sederhana “Selamat siang”).

Menyusun surat penolakan

Surat dapat ditulis dengan tangan (format ini akan menunjukkan sikap khusus dan hangat terhadap penerima) atau dicetak di komputer.

Dalam hal ini, diperbolehkan menggunakan selembar kertas sederhana atau formulir dengan rincian perusahaan dan logo perusahaan.

Surat penolakan dibuat dalam satu salinan asli dan harus diberi tanggal dan nomor (sesuai dengan alur dokumen perusahaan). Dalam hal ini hendaknya keterangan mengenai hal itu dicantumkan dalam jurnal surat-menyurat keluar, dengan mencatat tanggal, nomor, dan ringkas isinya. Di masa depan, log ini dapat menjadi bukti pembuatan dan pengiriman sebuah pesan.

Siapa yang harus menandatangani

Idealnya, surat tersebut harus ditandatangani oleh direktur organisasi, tetapi hal ini tidak selalu memungkinkan (dan hampir sepenuhnya dikecualikan di perusahaan dengan banyak karyawan dan banyak divisi struktural). Oleh karena itu, setiap pegawai perusahaan yang berwenang membuat dokumentasi jenis ini dan berwenang menandatangani korespondensi dapat menandatangani surat penolakan. Ini bisa berupa sekretaris, pengacara, bos, atau spesialis di suatu departemen.

Cara mengirim surat

Surat dapat dikirim dengan berbagai cara, tetapi yang terbaik adalah memilih salah satu cara pengiriman pesan aslinya. Cara yang paling dapat diterima adalah mengirimkannya melalui Russian Post, tetapi dalam hal ini Anda harus mendaftarkannya dengan pengakuan pengiriman; Anda juga dapat menggunakan pengiriman melalui perwakilan atau kurir (metode ini menjamin pengiriman lebih cepat). Penggunaan faks, alat komunikasi elektronik, dan bahkan jejaring sosial atau pesan instan juga dapat diterima (tetapi hanya dengan syarat bahwa pengirim surat awal sendiri yang menggunakan metode komunikasi ini).

Surat penolakan untuk bekerja sama

Jika Anda perlu membuat surat penolakan bekerja sama, lihatlah contoh dan komentarnya.

1. Di awal surat, tuliskan untuk siapa: sebutkan nama organisasi, jabatan dan nama lengkap wakilnya, yang namanya Anda tulis tanggapannya. Gunakan sapaan yang sopan, ucapkan terima kasih atas perhatian yang diberikan kepada perusahaan Anda, lalu lanjutkan ke inti pesan.
2. Pastikan untuk merujuk pada surat tanggapan yang Anda tulis penolakannya, dan tunjukkan keadaan yang menyebabkan reaksi negatif tersebut. Jika lawan Anda melampirkan makalah tambahan pada proposalnya, tunjukkan bahwa Anda telah membacanya.
3. Jika memungkinkan, sampaikan dalam surat Anda ungkapan harapan agar kerjasama dapat terjalin, dengan tidak lupa mencantumkan syarat-syarat yang harus dipenuhi agar hal tersebut dapat terwujud.
4. Terakhir, tanda tangani surat itu dan beri tanggal.

Surat penolakan untuk mengikuti acara tersebut

Saat menulis surat penolakan untuk mengikuti suatu acara, gunakan pedoman di atas untuk surat penolakan untuk bekerja sama. Segala sesuatu dalam surat itu standar, tetapi wajib: informasi tentang pengirim dan penerima, kemudian banding, penolakan itu sendiri dengan menyebutkan proposal yang diterima untuk berpartisipasi dalam acara tersebut dan indikasi wajib tentang keadaan yang menjadi alasannya. tanggapan negatif, lalu tanda tangan dan tanggal.

Surat penolakan tawaran pekerjaan

Bukan hanya perusahaan saja yang bisa menerima surat penolakan. Dalam beberapa kasus, hal ini dapat diungkapkan oleh orang yang tidak ada hubungannya dengan perusahaan: misalnya, pelamar suatu posisi. Jika Anda termasuk orang seperti itu, rumuskan penolakannya juga sesuai dengan aturan dan ketentuan dokumentasi bisnis. Gunakan bahasa yang sopan, sebutkan nama pekerjaan yang ditawarkan kepada Anda, serta alasan mengapa Anda menolaknya (jangan lupa bahwa calon pemberi kerja dapat mempertimbangkan kembali persyaratan pekerjaan yang ditawarkan kepada Anda). Pastikan untuk menandatangani dan memberi tanggal pada bagian akhir.

Manajemen dokumen elektronik (EDF) adalah cara cepat untuk bertukar informasi berdasarkan penggunaan dokumen elektronik dengan tanda tangan virtual. Ini telah lama mendapat pengakuan di negara-negara maju di dunia sebagai alat yang efektif untuk operasional bisnis.

Intinya

Aliran dokumen elektronik antar organisasi adalah serangkaian proses untuk membuat, memproses, mengirim, mentransfer, menerima, menyimpan, menggunakan dan memusnahkan dokumen. Semua proses ini dilakukan setelah pemeriksaan integritas dan konfirmasi bahwa dokumen telah diterima.

Tata tertib peredaran dokumen antar badan hukum dilaksanakan atas kesepakatan para pihak. Pertukaran informasi dilakukan melalui telekomunikasi, dan dokumen disimpan di media elektronik. Jangka waktu penyimpanan informasi akuntansi tidak boleh melebihi jangka waktu yang ditetapkan oleh undang-undang.

Organisasi dapat bertukar dokumen formal dan informal satu sama lain dengan tanda tangan peserta. Dalam bidang kegiatan wirausaha dapat berupa: invoice, perjanjian, invoice, perintah, pemberitahuan, surat kuasa, dan lain-lain. Informasi dapat dikirimkan dalam bentuk teks, tabel, dan file grafik.

Tujuan penerapan EDI

Prasyarat untuk penerapan EDI dapat berupa:

• pengurangan pekerjaan rutin;
• pengurangan kehilangan dokumen;
• pekerjaan “transparan” dengan dokumen;
• meningkatkan disiplin kinerja - menyediakan dokumen dalam jangka waktu yang ditentukan, dll.

Beberapa tujuan kuantitatif meliputi:

• Mengurangi waktu pemrosesan dokumen sebanyak 10 kali lipat.
• Memotong biaya kantor hingga setengahnya.

Aliran dokumen elektronik antar organisasi: cara kerjanya

Sesuai dengan peraturan perundang-undangan domestik, aliran dokumen elektronik antar organisasi dilakukan atas kesepakatan kedua pihak. Untuk pertukaran data, semua peserta harus terhubung ke peralatan dari satu operator. Selanjutnya, pengguna perlu mengirimkan permintaan untuk ditambahkan ke daftar rekanan. Setelah mengkonfirmasi permintaan, peserta sistem dapat bertukar data.

Modul EDI harus menjalankan fungsi berikut:

• Undang rekanan untuk bertukar data.
• Buat buku alamat.
• Integrasikan dengan software akuntansi, misalnya 1C.
• Menandatangani dan mengenkripsi dokumentasi.
• Struktur korespondensi.
• Lacak status email.

Aliran dokumen elektronik antar organisasi dilakukan dengan menggunakan sertifikat. Koneksi ke server dan otentikasi dilakukan melalui sertifikat digital pribadi. Tanda tangan digital elektronik dikeluarkan untuk setiap pengguna sistem, disimpan pada media elektronik Token dan dilindungi oleh kode PIN. Pengguna harus memasukkan login dan kata sandi untuk akun pribadinya. Hanya setelah itu dia akan memiliki akses ke dokumennya.

Setiap karyawan organisasi yang terhubung ke sistem dapat memulai proses pertukaran. Sebelum mengirimkan dokumen ke rekanan, harus ditandatangani dengan tanda tangan digital elektronik. Operasi ini dilakukan menggunakan program Cryptopro. Dokumen dikirim melalui EDF. Karyawan rekanan menerima pemberitahuan tentang penerimaan dokumen baru. Jika dia menerimanya, maka dia juga membubuhkan tanda tangan elektronik. Jika perlu melakukan perubahan pada dokumen, versi elektronik baru dibuat. Setelah selesai mengedit, Anda perlu menyimpan semua perubahan menggunakan tanda tangan digital. Kemudian dokumen dengan perubahannya dikirim ke rekanan. Jika perlu, koordinasi informasi secara elektronik dilakukan.

Jika perlu dilakukan perubahan lagi, seluruh prosedur diulangi lagi. Jika tidak ada keluhan tentang versi baru, maka dokumen tersebut dihormati. Sampel akhir dianggap ditandatangani dengan dua tanda tangan digital. Semua versi dokumen disimpan di server dan tersedia untuk dilihat. Setelah sampel diberi status valid, amandemen terhadap dokumen tidak dapat dilakukan. Kontrak yang gagal diberi status “Dibatalkan”. Beginilah cara aliran dokumen elektronik antar organisasi dilakukan.

Peralatan

Apa yang diperlukan untuk aliran dokumen elektronik antar organisasi? Pertama, Anda perlu memilih operator telekomunikasi dan menginstal perangkat lunak khusus untuk bertukar informasi. Kedua, dengan masing-masing pihak yang ingin melakukan korespondensi elektronik dengan organisasi, perlu untuk membuat “Perjanjian tentang pertukaran dokumen elektronik”.

Anda juga perlu menginstal server EDF tempat semua dokumen akan disimpan. Ini bisa berupa peralatan klien atau penyimpanan cloud. Akses data sistem dari luar dilakukan melalui aplikasi yang diinstal pada peralatan pegawai organisasi. Interaksi komputer dengan server dilakukan melalui protokol HTTP dengan tambahan enkripsi SSL 128. Akses ke dokumen hanya dilakukan melalui antarmuka aplikasi dan setelah otentikasi.

proyek EDI

Proyek otomasi proses dapat berlangsung dari beberapa bulan hingga beberapa tahun. Jangka waktu secara langsung bergantung pada jumlah proses yang perlu diotomatisasi, sumber daya dan kemampuan keuangan organisasi. Skema singkat penerapan EDI adalah sebagai berikut:

• Pembentukan kelompok kerja.
• Pembentukan tujuan, tenggat waktu dan anggaran proyek.
• Penelitian proses yang ada.
• Kembangkan tugas.
• Desain sistem EDI.
• Penandatanganan perjanjian pelaksanaan EDMS.
• Persetujuan peraturan kerja.
• Mengisi direktori sistem.
• Pelatihan.
• Melakukan tes pendahuluan.
• Penerbitan perintah pelaksanaan EDS.
• Perbaikan perangkat lunak dan prosedur operasi.
• Peluncuran proyek percontohan.
• Transisi skala penuh ke aliran dokumen elektronik.

Kesalahan dalam implementasi EDI

Selama proses tersebut, perhatian khusus harus diberikan pada proses di mana kertas diwajibkan oleh hukum. Anda tidak dapat menggandakan dokumen kertas dengan dokumen elektronik. Hal ini secara signifikan memperlambat proses kerja dan menyebabkan sikap negatif terhadap proses otomasi secara keseluruhan. Tidak ada yang membayar ekstra untuk melakukan pekerjaan ganda.

Selama proses implementasi, perlu untuk mengembangkan peraturan baru untuk bekerja dengan dokumen, melatih staf, dan baru kemudian terlibat dalam implementasi penuh. Hal ini hanya dapat dicapai jika karyawan disadarkan akan manfaat penggunaan teknologi baru.

Kesalahan populer lainnya adalah pengembangan persyaratan EDMS yang buruk. Jika pengguna harus bekerja dalam sistem yang tidak dikonfigurasi, maka proses EDI berbeda dari yang diterima di organisasi.

Aliran dokumen elektronik antar organisasi: pro dan kontra

Keuntungan:

• Mengurangi biaya pengiriman dokumen asli melalui pos.
• Menghemat ruang untuk menyimpan dokumentasi. Semuanya disimpan secara elektronik.
• Kemudahan penggunaan. Dokumen dikirim dari satu workstation. Pencarian cepat untuk suatu dokumen dilakukan berdasarkan status (dikirim, diterima, diterima, dll.).
• Pengiriman instan. Semua informasi yang dikirim mencapai penerima dalam beberapa detik.
• Suatu dokumen tidak dapat hilang sebelum masa penyimpanannya di sistem habis.

Kekurangan:

• Untuk menggunakan peralatan tersebut, Anda perlu membeli lisensi, yang menghabiskan banyak uang.
• Data paling sering hanya dapat dipertukarkan antar peserta dalam sistem yang sama.
• Aliran dokumen elektronik antar organisasi menggunakan 1C atau menggunakan perangkat lunak lain berbeda dari skema yang digunakan sebelumnya. Dengan diperkenalkannya algoritma baru, semua karyawan akan memiliki pertanyaan tentang bagaimana melakukan pekerjaan mereka.
• Peralatan teknis. Sebelum menerapkan EDI, organisasi perlu membeli peralatan dan mempersiapkan karyawan untuk mengelola sistem baru.
• EDI dilakukan dengan menggunakan tanda tangan elektronik yang berlaku selama 1 tahun. Sertifikat harus dipantau dan diperbarui segera. Penting juga untuk mengontrol tanggal kedaluwarsa sertifikat rekanan untuk menghindari masalah dengan otoritas pajak.

Peraturan hukum

Peraturan apa yang mengatur aliran dokumen elektronik antar organisasi? Undang-undang Federasi Rusia mencakup Undang-Undang Federal No. 63 “Tentang Tanda Tangan Elektronik”, aturan untuk menyerahkan dokumen ke Layanan Pajak Federal ditentukan dalam Perintah Kementerian Keuangan No. MMV-7-2/168. EDI antar organisasi dilakukan berdasarkan Surat Perintah Menteri Keuangan No. 50n. Aturan untuk pertukaran dokumen akuntansi utama dalam bentuk elektronik ditentukan dalam perintah Layanan Pajak Federal No. -7-6/36@. Semua operator EDF dalam proses kegiatannya harus berpedoman pada perintah Layanan Pajak Federal No. -7-6/253@.

"VLSI"

Aliran dokumen elektronik antar organisasi SBIS memberi klien keuntungan sebagai berikut:

• Anda dapat mengirim dokumen ke organisasi mana pun yang terdaftar di Federasi Rusia. Jika pihak lawan bukan merupakan peserta sistem SBIS, maka pegawai perusahaan cukup menghubungi perwakilan organisasi dan mengirimkan undangan untuk berpartisipasi dalam sistem ke emailnya. Segera setelah permintaan dikonfirmasi, pertukaran informasi antar peserta akan dilakukan tanpa perantara.
• Tidak perlu menginstal perangkat lunak di komputer Anda. Yang Anda butuhkan hanyalah browser terkini dan akses Internet.
• Anda tidak memerlukan program khusus untuk bekerja dengan data. Jika laporan awalnya disiapkan dalam perangkat lunak pihak ketiga, misalnya 1C, maka Anda dapat mengonfigurasi integrasi data dengan sistem SLSIS.
• Bentuk standar dokumen tersebut belum ditetapkan. Anda dapat mengirim teks, file spreadsheet, gambar, dll.

SKB "Kontur"

Salah satu pengembang perangkat lunak pertama di Rusia juga terlibat dalam penyediaan peralatan yang dengannya aliran dokumen elektronik antar organisasi dilakukan. Kontur telah mengembangkan sistem Diadoc yang digunakan untuk pertukaran dokumen elektronik. Fitur khusus dari sistem ini adalah akses data dapat diperoleh saat berada di luar negeri. Perusahaan telah mengembangkan tarif roaming khusus untuk tujuan ini. Jika diinginkan, Anda dapat mengakses data melalui API.

Apa yang kamu butuhkan?

Untuk menghubungkan EDI, organisasi perlu membeli:

• perangkat lunak berlisensi;
• pelayan;
• perbarui peralatan;
• staf kereta;
• mengkonfigurasi dan mengintegrasikan EDMS untuk bekerja dengan aplikasi internal.

Investasi seperti itu perlu dilakukan untuk menghubungkan aliran dokumen elektronik antar organisasi? Memasukkan konsultasi dukungan teknis, EDMS, dan pembaruan perangkat lunak ke dalam pengeluaran adalah investasi tahap kedua. Biaya-biaya ini harus dibayar setiap bulan.

Kesimpulan

Aliran dokumen kertas digantikan oleh aliran elektronik. Hal ini tidak hanya mengurangi biaya organisasi untuk memelihara proses, namun juga meningkatkan efisiensi bisnis secara keseluruhan. Agar EDI berfungsi dengan sukses, Anda perlu merumuskan dengan jelas tujuan penerapan sistem dan mengkonfigurasi peralatan dengan benar.

Aliran dokumen elektronik antara otoritas fiskal dan wajib pajak diperkenalkan di tingkat legislatif pada tahun 2010 sebagai bagian dari implementasi ketentuan Art. 1.1 dan Seni. 10 UU Nomor 229-FZ. Sehubungan dengan inovasi tersebut, banyak pertanyaan yang muncul mengenai tata cara penyampaian dokumen secara elektronik serta pemantauan verifikasi dan penerimaannya oleh dinas pajak.

Pada tahun 2011, Layanan Pajak Federal, dalam pesanannya No. ММВ-7-6-169@, menetapkan sejumlah aturan untuk penyerahan dokumentasi elektronik dan mendapatkan hak untuk menyediakan dalam formulir ini sejumlah dokumen yang diperlukan dari wajib pajak untuk verifikasi. dan menghitung besarnya pajak.

Pembaca yang budiman! Artikel tersebut membahas tentang cara-cara umum untuk menyelesaikan masalah hukum, tetapi setiap kasus bersifat individual. Jika Anda ingin tahu caranya selesaikan masalah Anda dengan tepat- hubungi konsultan:

APLIKASI DAN PANGGILAN DITERIMA 24/7 dan 7 hari seminggu.

Ini cepat dan GRATIS!

Dokumen-dokumen tersebut antara lain pemberitahuan pemanggilan, keputusan melanjutkan/menunda pemeriksaan, penuntutan, penolakan pengembalian/pengembalian PPN yang dinyatakan.

Pada tahun 2009, Perintah terpisah dari Layanan Pajak Federal No. MM-7-6/85 menyetujui bentuk pemberitahuan penolakan untuk menerima dokumen elektronik dengan alasan yang masuk akal.

Prosedur pergantian baru

Pada tahun 2019, otoritas fiskal melakukan perubahan tata cara pengiriman dokumentasi elektronik yang dirancang untuk mengatur kewenangan pegawai inspektorat pajak dalam kaitannya dengan pembayar pajak dan retribusi.

Ketentuan Surat Perintah No. ММВ-7-2/149@ menunjukkan dokumen mana yang dapat dikirim secara elektronik ke kantor pajak. Menurut ayat 5.1 Pasal 23 undang-undang perpajakan, mulai tahun 2019, ketika menyampaikan laporan secara elektronik, wajib pajak wajib menyerahkan tanda terima penerimaan laporan dalam waktu 6 hari sejak tanggal pengiriman pemberitahuan oleh pegawai Layanan Pajak Federal.

Nuansa umum pertukaran

Saat berinteraksi secara elektronik, wajib untuk mengesahkan EDS (tanda tangan digital elektronik) yang dikeluarkan oleh pusat sertifikasi, yang daftarnya disediakan di portal Internet resmi Layanan Pajak Federal.

Menurut prosedur baru, petugas inspeksi harus membuat dokumen kertas dan kemudian mengirimkannya kepada wajib pajak dalam bentuk versi elektronik. Setelah menerima dokumen, penerima menyanggupi untuk mengirimkan dokumen tanggapan yang mengkonfirmasi fakta penerimaan (penerimaan atau pemberitahuan penolakan).

Salah satu pilihan jawaban memerlukan tanda tangan elektronik yang mengonfirmasi fakta bahwa informasi telah dikirimkan ke penerima. Penolakan untuk menerima dokumen dari otoritas pajak dapat dikirim jika ada perbedaan (kesalahan) dalam dokumen tersebut.

Jika otoritas pajak menerima tanda terima yang mengonfirmasi penerimaan, versi kertas tidak akan dikirim. Karena dokumen dianggap diterima oleh penerima setelah 6 hari sejak tanggal pengiriman, wajib pajak disarankan untuk menyimpan formulir dari kantor pajak, serta semua tanda terima atau penolakan penerimaan.

Sebagai bagian dari interaksi elektronik, wajib pajak berhak mengirimkan pemberitahuan penolakan kepada otoritas pajak jika diketahui bahwa dokumentasi dikirim ke penerima yang salah karena kesalahan, atau jika ada perbedaan dalam format dokumen, kurangnya tanda tangan digital, atau tanda tangan yang tidak sesuai dengan versi elektronik.

Setelah menerima pemberitahuan penolakan untuk menerima dokumen elektronik, otoritas pajak mengambil tindakan untuk menghilangkan kesalahan dan menyesuaikan format. Untuk menghilangkan konsekuensi dari kegagalan teknis selama pengiriman, inspeksi, tanpa menerima konfirmasi tepat waktu, harus mengirimkan dokumen kertas melalui pos.

Menurut tata cara yang telah ditetapkan, setiap perusahaan atau pengusaha secara rutin melakukan pemeriksaan surat kerja, sehingga penyebab kurangnya tanggapan dari Wajib Pajak tidak mungkin karena surat jarang diperiksa.

Undang-undang menetapkan jenis dokumen berikut yang dapat diserahkan ke kantor pajak secara elektronik. Dokumen elektronik yang diformalkan meliputi: , dan , invoice dalam bentuk TORG-12.

Jika dokumen dibuat hanya dalam bentuk kertas, diperbolehkan menyimpang dari format dokumen xml yang diterima dan memberikan salinan pindaian dalam format tif, jpg, pdf, png, yang digunakan untuk mengirim dokumen tidak formal.

Apabila Wajib Pajak menerima permintaan dari kantor pajak melalui saluran telekomunikasi, maka tanda terima yang mengkonfirmasi penerimaan harus dibuat dalam hari kerja. Dalam beberapa kasus, dimungkinkan untuk mengirimkan pemberitahuan penolakan untuk menerima dokumen. Jika penolakan itu datang dari kantor pajak, maka pembayar wajib melakukan koreksi dalam jangka waktu yang ditentukan undang-undang dan menyerahkan kembali dokumen dengan kesalahan yang telah diperbaiki.

Catatan utama dalam peraturan

Apa yang mengancam pembayar jika terjadi pelanggaran?

Apabila tidak hadir dalam jangka waktu yang ditentukan undang-undang, pemeriksa pajak berhak menghentikan sementara transaksi masuk dan keluar rekening Wajib Pajak setelah lewat waktu 10 hari sejak tanggal yang ditentukan. Misalnya, jika batas waktu penyampaian SPT PPh adalah 28 Oktober, maka sanksi pemblokiran rekening bisa diterapkan mulai 13 November, yakni 13 November. 10 hari kerja setelah tanggal yang ditentukan.

Sejak 2019, Layanan Pajak Federal telah menetapkan kemungkinan pemblokiran akun setelah jangka waktu 10 hari. Kini pemeriksa pajak berhak memblokir rekening wajib pajak kapan saja selama periode tiga tahun berikutnya (Surat Layanan Pajak Federal No. ED-4-15/1071 tanggal 27 Januari 2015). Sanksi yang diberikan tidak hanya berupa penghentian sementara transaksi rekening, namun juga transfer dana elektronik.

Dasar pencabutan sanksi adalah penyerahan tanda terima penerimaan dokumen atau pemberian dokumen atau penjelasan yang diperlukan. Pengoperasian rekening akan dilanjutkan keesokan harinya setelah mendapat tanggapan dari Wajib Pajak.

Apa risiko denda

Apabila penyampaian pernyataan sesuai dengan format yang disetujui dengan sertifikasi tanda tangan elektronik, dokumen tersebut dianggap telah ditransfer pada hari dokumen tersebut dicatat oleh operator khusus. Konfirmasi penerimaan suatu dokumen kertas dilakukan dalam bentuk stempel khusus yang ditempelkan pada inventaris atau amplop. Kedepannya, jika KPP mempunyai tuntutan mengenai kesalahan laporan, pembayar dapat memastikan bahwa pernyataan telah disampaikan tepat waktu.

Aturan ini konsisten dengan Kode Pajak, serta paragraf 204, 216 Peraturan Administratif yang disetujui oleh Kementerian Keuangan Federasi Rusia. Dengan demikian, jika laporan disampaikan tepat waktu, namun terdapat kesalahan, maka denda keterlambatan penyampaian tidak dapat dinilai.

Undang-undang perpajakan (Pasal 119 Kode Pajak Federasi Rusia) memberikan hukuman hanya jika tidak mematuhi tenggat waktu penyampaian deklarasi, terlepas dari fakta penerimaan/tidak diterimanya laporan pajak.

Sirkuit kontrol

Pengendalian pengiriman dan penerimaan laporan dilakukan sesuai dengan Rekomendasi Metodologi yang disetujui oleh Layanan Pajak Federal berdasarkan perintah No. ММВ-7-6-398 tanggal 31 Juli 2014) dalam tiga tahap:

Setelah verifikasi, laporan dimasukkan ke dalam database dan diperiksa kesalahan logika dan faktualnya. Jangka waktu pemasukan ke database dibatasi pada hari kerja berikutnya.

Indikasi alasan dalam pemberitahuan penolakan penerimaan dokumen elektronik

Selama proses pemeriksaan dokumentasi, pemeriksa dapat menolak penerimaan berdasarkan alasan berikut:

• dokumen itu dikirim ke pembayar karena kesalahan;
• file yang dikirim tidak sesuai format;
• laporan disampaikan dengan tanda tangan elektronik yang salah atau tidak ada tanda tangan elektronik sama sekali.

Jangka waktu penerimaan tanggapan dari Wajib Pajak dibatasi paling lama enam hari terhitung sejak tanggal penyampaian pemberitahuan dari Kantor Pajak. Dalam jangka waktu yang ditentukan, wajib pajak harus mengirimkan pemberitahuan penolakan atau tanda terima kepada Layanan Pajak Federal untuk menerima dokumen tersebut.

Tata cara pengiriman dokumen