A capacidade de escrever cartas de recusa é uma das habilidades mais importantes de um funcionário de uma empresa responsável pelas relações externas e pela correspondência comercial da organização. O conteúdo e a apresentação de tal carta não falam apenas da educação e cultura de seu originador, mas também formam a imagem e a reputação da empresa no ambiente de negócios.

Quais são os motivos da correspondência comercial?

Toda empresa que opera ativamente recebe regularmente cartas com diversas ofertas. Pode ser uma oferta de cooperação (comercial), de participação num evento (conferência, seminário, celebração), etc. Cartas de solicitação, reclamações, lembretes, etc. também são comuns em circulação entre organizações. Assim, a correspondência recebida de uma empresa pode chegar a dezenas, ou mesmo centenas de mensagens diferentes que requerem uma resposta.

Como emitir uma recusa

A revisão de uma carta não garante de forma alguma que o representante da organização que a recebeu concordará necessariamente com a proposta, solicitação ou reclamação nela contida. Pelo contrário, em muitos casos, os funcionários da empresa escrevem recusas.

Mas para recusar corretamente, você precisa de certas habilidades. É importante não ofender o remetente da carta com conteúdo negativo - isso é ditado não apenas pelas regras de educação empresarial básica, mas também pela possibilidade de no futuro ele se tornar cliente, cliente ou parceiro.

Informações gerais sobre cartas comerciais

Toda a correspondência oficial está sujeita a determinadas regras de redação. Em primeiro lugar, é preciso lembrar que, apesar de o conteúdo da carta poder ser absolutamente arbitrário, sua estrutura e composição devem obedecer aos padrões adotados na elaboração de documentos comerciais, ou seja, condicionalmente dividido em três partes: o início (recurso e título da carta), a seção principal e a conclusão (assinatura e data).

O estilo de escrita deve ser contido, conciso, sem frases excessivamente “carregadas” ou terminologia específica complexa. A recusa deve ser feita da forma mais correta possível; grosseria, palavrões e outras manifestações extremas são inaceitáveis; Ao formar uma carta, é necessário levar em consideração as normas da língua russa em termos de cultura da fala, vocabulário, gramática, ortografia e estilo.

A recusa pode ser desmotivada, mas é ainda melhor se o motivo estiver indicado na carta.

Se a resposta for detalhada e completa, você deve dividi-la em parágrafos ou pontos - isso facilitará muito a percepção do texto.

Se recusar, não há necessidade de cortar e “queimar pontes” é aconselhável deixar caminho para recuar, ou seja, agradecer a atenção demonstrada e manifestar esperança na possibilidade de uma maior cooperação; Para fazer isso, você pode especificar as condições que o destinatário deve cumprir para estabelecer uma relação comercial. Se houver oportunidade de aconselhar uma empresa que também aceite a cooperação ou outras propostas apresentadas na mensagem inicial, não a descure - isso deixará uma boa marca na memória do destinatário.

Para quem devo escrever?

A recusa deve ser escrita estritamente em nome da pessoa que assinou a carta original. Caso contrário, a recusa pode não chegar ao destinatário ou perder-se no fluxo de correspondência recebida. No entanto, se não houver assinatura de uma pessoa específica na carta de oferta, você poderá usar uma forma neutra de endereço (por exemplo, na forma de uma simples saudação “Boa tarde”).

Elaboração de uma carta de recusa

A carta pode ser escrita à mão (este formato indicará uma atitude especial e calorosa para com o destinatário) ou impressa em computador.

Neste caso, é aceitável utilizar uma simples folha de papel ou um formulário com os dados da empresa e o logotipo da empresa.

A carta de recusa é gerada em uma única via original e deve ser datada e numerada (de acordo com o fluxo documental do empreendimento). Neste caso, a informação sobre o mesmo deverá constar do diário de correspondência enviada, anotando a sua data, número e resumidamente o conteúdo. No futuro, esse log poderá se tornar uma evidência da criação e envio de uma mensagem.

Quem deve assinar

O ideal é que a carta tenha o autógrafo do diretor da organização, mas isso nem sempre é possível (e é quase totalmente excluído em empresas com grande número de funcionários e muitas divisões estruturais). Portanto, qualquer funcionário da empresa autorizado a criar esse tipo de documentação e autorizado a assinar correspondência pode assinar uma carta de recusa. Pode ser uma secretária, um advogado, um chefe ou um especialista de um departamento.

Como enviar uma carta

Uma carta pode ser enviada de diversas formas, mas o melhor é escolher aquela por meio da qual a mensagem original foi enviada. A forma mais aceitável é enviá-lo via Correio Russo, mas neste caso deverá levá-lo registrado com aviso de entrega também pode utilizar a entrega através de um representante ou courier (este método garante uma entrega mais rápida); Também é aceitável a utilização de fax, meios eletrônicos de comunicação e até redes sociais ou mensageiros instantâneos (mas apenas com a condição de que o próprio remetente da carta inicial utilize esse meio de comunicação).

Carta de recusa em cooperar

Se você precisar redigir uma carta de recusa de cooperação, consulte seu modelo e comentários.

1. No início da carta, escreva a quem se destina: indique o nome da organização, cargo e nome completo do seu representante, a cujo nome você está escrevendo a resposta. Use um tratamento educado, agradeça a atenção dispensada à sua empresa e depois passe para a essência da mensagem.
2. Certifique-se de consultar a carta em resposta à qual você está escrevendo uma recusa e indicar as circunstâncias que causaram a reação negativa. Se o seu oponente anexou quaisquer documentos adicionais à sua proposta, indique que você os leu.
3. Se possível, expresse na sua carta uma expressão de esperança de que a cooperação se concretize, sem deixar de incluir as condições que devem ser cumpridas para que isso aconteça.
4. Por fim, assine a carta e coloque a data.

Carta de recusa de participação no evento

Ao escrever uma carta de recusa em participar de um evento, use as diretrizes acima para uma carta de recusa em cooperar. Tudo na carta é padronizado, mas obrigatório: informação sobre o remetente e destinatário, depois o recurso, a própria recusa com menção à proposta recebida para participação no evento e indicação obrigatória das circunstâncias que motivaram o resposta negativa, seguida da assinatura e da data.

Carta de recusa de oferta de emprego

Não só a empresa pode receber uma carta de recusa. Em alguns casos, pode ser expressa por uma pessoa que nada tem a ver com a empresa: por exemplo, um candidato a um cargo. Se você for essa pessoa, formule a recusa também de acordo com as regras e regulamentos da documentação comercial. Use uma linguagem educada, indique o nome do emprego que lhe é oferecido, bem como o motivo pelo qual o está recusando (não se esqueça que o potencial empregador pode reconsiderar os termos do emprego que lhe é oferecido). No final, certifique-se de assinar e datar.

Querido cliente! A Southern TELECOM LLC agradece a você e sua empresa pela cooperação e informa que a partir de julho de 2018 é possível migrar para a troca eletrônica de documentos, incluindo:

conforme Acordo sobre o uso de documentos eletrônicos.

A movimentação de documentos eletrônicos, conforme exigido por lei, é organizada por meio do Operador de Fluxo de Documentos Eletrônicos credenciado pelo Serviço Fiscal Federal da Federação Russa - JSC PF SKB Kontur (http://www.diadoc.ru).

Utilização do sistema EDI para receber e processar documentos livre. Para funcionar, basta um computador com acesso à Internet e uma assinatura eletrônica válida. Para registro e posterior trabalho com documentos, você pode usar uma assinatura eletrônica existente para envio de relatórios eletrônicos qualquer operador de gerenciamento eletrônico de documentos credenciado pelo Serviço Fiscal Federal da Federação Russa.

A troca eletrônica de documentos estará disponível a partir de 01/08/2018.

Para informação: o significado jurídico dos documentos eletrónicos e a possibilidade da sua utilização na contabilidade e na contabilidade fiscal é estabelecido pelos seguintes regulamentos:

• Leis Federais nº 63-FZ de 06/04/2011 e nº 402-FZ de 06/12/2011;
• Código Tributário da Federação Russa (cláusula 1, artigo 169);
• Decreto Governamental nº 1.137, de 26 de dezembro de 2011;
• Despacho do Ministério das Finanças nº 50n de 25 de abril de 2011.

Caso não possua capacidade técnica ou se recuse a mudar para EDI, o fluxo de documentos será realizado nas mesmas condições.

Acordo sobre o uso de documentos eletrônicos

A Empresa de Responsabilidade Limitada "Yuzhny TELECOM" (doravante denominada "Yuzhny TELECOM" LLC) representada pelo Diretor Daron Igor Aleksandrovich, agindo com base na Carta, celebrará este acordo sobre o uso de documentos eletrônicos (doravante denominado como o "Acordo") nos seguintes termos com qualquer pessoa que tenha aderido a este Acordo, de acordo com o Artigo 428 do Código Civil da Federação Russa.

Para os fins deste Contrato, os seguintes termos são usados ​​com os seguintes significados:

1.1. A assinatura eletrônica (ES) é uma assinatura eletrônica qualificada aprimorada que atende aos requisitos da Lei Federal nº bZ-FZ de 6 de abril de 2011 “Sobre Assinaturas Eletrônicas” e à legislação atual da Federação Russa no campo de assinaturas eletrônicas.

1.2. A gestão eletrônica de documentos (ED) é o processo de troca entre as Partes no sistema ED de documentos compilados em formato eletrônico e assinados por assinatura eletrônica.

1.3. Operador ED é uma organização que garante a troca de informações abertas e confidenciais através de canais de telecomunicações no âmbito do fluxo eletrônico de documentos entre as Partes do sistema ED. O operador ED é ZAO PF SKB Kontur.

1.4. Parte Remetente - Parte que envia documento em formato eletrônico, assinado por assinatura eletrônica, no sistema ED, por meio de canais de telecomunicações, para a outra Parte.

1.5. Parte Receptora - a Parte que recebe da Parte Remetente documento em formato eletrônico, assinado por assinatura eletrônica, no sistema de assinatura eletrônica digital por meio de canais de telecomunicações.

1.6. O fluxo eletrônico de saída de documentos é o processo de envio de documentos pela Southern TELECOM LLC em formato eletrônico através do sistema ED por meio de canais de telecomunicações para a outra Parte.

1.7. O fluxo eletrônico de entrada de documentos é o processo de recebimento de documentos pela Southern TELECOM LLC em formato eletrônico por meio do sistema ED por meio de canais de telecomunicações da outra Parte.

1. Objeto do Contrato e obrigações gerais das Partes

2.1. A troca eletrônica de documentos é realizada pelas Partes de acordo com a legislação atual da Federação Russa, incluindo o Código Civil da Federação Russa, o Código Tributário da Federação Russa, Lei Federal de 6 de abril de 2011 No. “Sobre Assinaturas Eletrônicas”, Ordem do Ministério das Finanças da Federação Russa datada de 10 de novembro de 2015 nº 174n “Sobre a aprovação do Procedimento para emissão e recebimento de faturas em formato eletrônico por meio de canais de telecomunicações usando uma assinatura eletrônica qualificada aprimorada”.

A troca eletrónica de documentos é efetuada no âmbito da troca entre as Partes dos seguintes documentos contabilísticos primários, nomeadamente:

• Fatura (em formato XML, aprovada por Ordem do Serviço Fiscal Federal da Rússia datada de 24/03/2016 N ММВ-7-15/155@, datada de 13/04/2016 N ММВ-7-15/189@) “Em aprovação do formato da fatura e do formato de apresentação do documento de expedição de mercadorias (execução de obra), transmissão de direitos de propriedade (documento de prestação de serviços), incluindo fatura, em formato eletrónico”;
• Lei sobre a prestação de serviços (em formato XML, aprovado pela Ordem do Serviço Fiscal Federal da Rússia datada de 24 de março de 2016 No. ММВ-7-15/155@ “Na aprovação do formato da fatura e do formato para envio documento sobre remessa de mercadorias (execução de trabalho), transferência de direitos de propriedade (documento sobre prestação de serviços), incluindo fatura, em formato eletrônico" e aprovado por Despacho do Serviço Fiscal Federal da Rússia datado de 30 de novembro de 2015 N ММВ-7-10/552@ “Sobre aprovação do formato de apresentação de documento de transferência de resultados de trabalho (documento de prestação de serviços) em formato eletrónico”;
• Nota de remessa TORG 12 (em formato XML, aprovado pela Ordem do Serviço Fiscal Federal da Rússia datada de 24 de março de 2016 No. ММВ-7-15/155@ “Na aprovação do formato da fatura e do formato para apresentação de documento sobre o envio de mercadorias (execução de trabalho), transferência de direitos de propriedade (documento sobre a prestação de serviços), incluindo fatura em formato eletrônico" e aprovado por Despacho do Serviço Fiscal Federal da Rússia datado de 30 de novembro de 2015 N ММВ- 7-10/551@ "Sobre a aprovação do formato de apresentação de documento de transferência de mercadorias durante operações comerciais em formato eletrônico" ;
• Lei de Reconciliação;
• Uma fatura para pagamento;
• Acordo, anexo ao acordo, acordos adicionais ao acordo, anexos ao acordo.

2.2. Todos os outros documentos são trocados em papel:

• Ato de compensação;
• Ofícios e notificações;
• Outros documentos.

2.3. Este Acordo rege as relações das Partes na troca eletrônica de documentos por meio de canais de telecomunicações no sistema ED, assinados por assinatura eletrônica.

2.4. O recebimento de documentos em formato eletrônico e assinaturas eletrônicas assinadas na forma estabelecida neste Contrato equivale ao recebimento de documentos em papel e é condição necessária e suficiente para estabelecer que a assinatura eletrônica provém da Parte que a enviou.

2.5. As partes obrigam-se a informar-se mutuamente sobre a impossibilidade de troca eletrónica de documentos, assinados por assinatura eletrónica, em caso de falha técnica dos sistemas internos. Durante o período de tal falha, as Partes trocam documentos em papel com a assinatura manuscrita de uma pessoa autorizada e certificada pelo selo da organização.

2.6. Todos os documentos recebidos por permuta em formato eletrónico são compilados em formatos de acordo com os requisitos legais, bem como com base nos termos dos contratos celebrados.

1. Condições de validade de uma assinatura eletrónica qualificada

3.1. As partes utilizam uma assinatura eletrónica qualificada melhorada, que num documento eletrónico equivale a uma assinatura manuscrita num documento em papel, cumprindo simultaneamente as seguintes condições:

■ foi criado e emitido um certificado qualificado por um centro de certificação acreditado, cuja acreditação é válida no dia da emissão do certificado especificado;

■ um certificado qualificado é válido no momento da assinatura do documento eletrônico (se houver informações confiáveis ​​sobre o momento da assinatura do documento eletrônico) ou no dia da verificação da validade do certificado especificado, se for o momento da assinatura do documento eletrônico não está determinado;

■ verifica-se um resultado positivo da verificação de que o titular do certificado qualificado possui uma assinatura eletrónica qualificada com a qual o documento eletrónico foi assinado, e confirma-se que não existem alterações a este documento após a sua assinatura;

■ uma assinatura eletrônica qualificada é usada sujeita às restrições contidas no certificado qualificado da pessoa que assina o documento eletrônico e neste Contrato.

3.2. As Partes comprometem-se a informar-se mutuamente sobre as restrições da assinatura eletrônica qualificada no prazo de 2 (dois) dias úteis a partir do momento em que tais restrições forem estabelecidas, caso contrário, até que tal notificação seja recebida, a Parte terá o direito de considerar a assinatura eletrônica qualificada de a outra Parte não está sujeita a quaisquer restrições, sendo os documentos assinados com tal assinatura eletrónica qualificada - com pleno valor jurídico.

3.3. As Partes são obrigadas, se necessário, a atualizar previamente os certificados de chave eletrónica e, caso não cumpram esta obrigação, notificar imediatamente a outra Parte sobre a situação surgida.

1. O procedimento de interação entre as Partes na troca de documentos eletrônicos assinados por assinatura eletrônica

4.1. Para participar do ED, as Partes deverão:

a) obter certificados qualificados de chaves eletrônicas para verificação da assinatura eletrônica do gestor ou de outras pessoas autorizadas;

b) celebrar um acordo apropriado com a Operadora de acordo com os requisitos da Operadora relevante;

c) obter do Operador o ID de participante do ED, dados de acesso e demais dados necessários para conexão ao ED.

4.2. Ao trocar documentos em formato eletrônico, uma Parte gera o documento necessário em formato eletrônico, assina-o eletronicamente, envia um arquivo com o documento em formato eletrônico para a outra Parte por meio do Operador de Documento Eletrônico e salva o documento assinado em formato eletrônico.

4.3. As partes comprometem-se a trocar prontamente (o mais tardar no próximo dia útil 1 a contar da data de recepção do documento) notificações/confirmações em formato electrónico sobre a recepção e envio de documentos através dos canais de telecomunicações.

4.4. Caso o Remetente e/ou Receptor não tenha recebido nenhuma das confirmações exigidas do Operador de ED ou arquivo com documento no prazo prescrito, deverá comunicar esse fato ao Operador de ED.

4.5. Caso seja necessário fazer ajustes em um documento enviado via ED, a Parte Remetente elabora a carta informativa correspondente e envia o documento corrigido e a carta informativa à Parte Receptora na forma estabelecida pela Operadora ED.

4.6. Gerenciamento eletrônico de entrada de documentos.

4.6.1. O remetente compromete-se, para cada transferência de um pacote de documentos eletrónicos através do sistema de informação, à transmissão, recepção, armazenamento e processamento primário de informação em formato eletrónico através de canais de telecomunicações através de assinatura eletrónica, através de interfaces de integração de sistemas contabilísticos (1C, etc.), indicar no campo “Número do contrato” do bloco “InfPolFHZh” Número do contrato.

4.6.2. Os documentos contábeis primários eletrônicos listados na cláusula 2.1 são transmitidos em um único pacote para cada lote de mercadorias, etapa de obra/serviços.

4.7. Gerenciamento eletrônico de documentos de saída.

4.7.1. A data de emissão dos documentos à Parte Receptora em formato eletrônico por meio dos canais de telecomunicações é a data de recebimento do arquivo do documento pela Operadora ED da Southern TELECOM LLC, indicada na confirmação desta Operadora ED. Um documento em formato eletrônico é considerado emitido desde que a Southern TELECOM LLC, por meio da Operadora ED, tenha recebido uma notificação da Parte Receptora sobre o recebimento do arquivo do documento, assinado pela assinatura eletrônica da pessoa autorizada.

4.7.2. A data de recebimento pela Parte Receptora da fatura em formato eletrônico através dos canais de telecomunicações é a data de envio do documento eletrônico da fatura da Southern TELECOM LLC à Operadora, indicada na confirmação da Operadora de gerenciamento eletrônico de documentos. Uma fatura em formato eletrônico é considerada aceita pela Parte Receptora se esta tiver recebido a confirmação da Operadora ED sobre o recebimento da fatura da Yuzhny TELECOM LLC, e se houver uma notificação à Parte Receptora da aceitação da fatura de Yuzhny TELECOM LLC, assinado por assinatura eletrônica pessoa autorizada e confirmado pela Operadora ED.

4.7.3. A data de recebimento pela Parte Receptora de documentos (exceto faturas) em formato eletrônico é considerada o próximo dia útil após a data de recebimento dos arquivos de documentos pela Operadora ED da Southern TELECOM LLC, especificada na confirmação desta Operadora ED .

4.7.4. Os documentos contábeis primários eletrônicos listados na cláusula 2.1 são transmitidos em um único.

pacote para cada lote de mercadoria, etapa de obra/serviços.

1 Dias úteis significam dias que não sejam finais de semana e feriados de acordo com a legislação do local de atividade da Parte Receptora.

1. Teste a troca de documentos

5.1. Para verificar o desempenho e/ou compatibilidade dos meios técnicos das Partes e/ou Operadores de ED, as Partes acordam um período de teste, durante o qual a transferência de documentos em formato eletrónico é duplicada com cópias em papel. O período de teste é fixado em 3 meses a partir da data da primeira troca de documentos em meio eletrônico.

5.2. Um resultado positivo do teste de troca de documentos é o processo agilizado de transmissão eletrônica de documentos, a ausência de erros e comentários das Partes quanto ao processo de gestão eletrônica de documentos.

5.3. Se os meios técnicos das Partes e/ou do Operador ED forem operáveis ​​e compatíveis, as Partes deixarão de duplicar o fluxo de documentos eletrônicos com cópias em papel dos documentos.

6.1. Caso a Parte Remetente não tenha recebido notificação da Parte Receptora e/ou do Operador da Parte Receptora sobre o recebimento do documento eletrônico e desde que não haja notificação da Parte Receptora, a Parte Remetente elabora o documento correspondente em papel com assinatura manuscrita.

6.2. Na impossibilidade de continuar a troca de documentos eletronicamente (não recebimento de notificações sobre o recebimento de um documento eletrônico, falta de qualquer tipo de comunicação com a Parte Receptora, etc.), a Parte Remetente elabora documentos em papel por escrito e as Partes consideram eles originais.

6.3. Qualquer Parte tem o direito de recusar unilateralmente este acordo a qualquer momento, enviando à outra parte um aviso de recusa assinado por uma pessoa autorizada. Este contrato será considerado rescindido após o decurso de 30 (trinta) dias corridos a partir da data de entrega da notificação à Parte da recusa do contrato pela outra Parte. Durante os 30 (trinta) dias corridos especificados, a ED continua válida para as Partes.

A capacidade de formular uma recusa competente e correta é uma das competências mais importantes no domínio da correspondência comercial. A apresentação e o conteúdo dessa carta formam a reputação da empresa no ambiente de negócios. Ao mesmo tempo, quase todas as grandes organizações enfrentam regularmente a necessidade de responder a inúmeras ofertas comerciais, respostas de candidatos a vagas, solicitações e convites. Existem muitas situações de negócios, por isso surge frequentemente a questão de como recusar uma maior cooperação com um empreiteiro, participação num concurso ou evento, serviços adicionais, etc.

Possíveis dificuldades ao redigir uma recusa e como superá-las

Na elaboração de uma recusa surgem muitas vezes dificuldades, que podem estar associadas às seguintes nuances:

• a necessidade de manter a fidelização do destinatário, uma vez que se pretende interagir com ele no futuro como parceiro ou cliente;
• a importância de evitar ofensas associadas ao conteúdo negativo da carta;
• a impossibilidade de encontrar o destinatário a meio caminho por razões objetivas;
• dificuldades psicológicas (o autor acha desagradável recusar em princípio).

Para superar as dificuldades que surgiram, é necessário compreender que a recusa é uma prática normal de trabalho e um caso comum para qualquer negócio. Claro que é impossível responder a todas as ofertas comerciais e aceitar todos os convites. O principal é recusar da forma mais correta possível, e as habilidades de correspondência comercial podem ajudar a resolver esse problema.

Estrutura e conteúdo aproximado de uma carta de recusa

Pegando qualquer amostra de carta de recusa, você verá que, apesar de todas as diferenças de conteúdo, sua estrutura permanece aproximadamente a mesma. Inclui 3 partes principais:

• início (título e apelo);
• seção principal (informativa);
• conclusão (data e assinatura).

Esta é uma estrutura universal usada na preparação de correspondência comercial. É importante considerar que se na seção principal você pretende responder detalhadamente e detalhadamente ao destinatário, este bloco deve ser dividido em pontos ou parágrafos. Isso tornará o texto muito mais fácil de entender.

Vejamos os componentes importantes que farão com que a recusa que você escreve seja correta, competente, educada e justificada.

Apelo pessoal. A carta deve começar com um endereço pessoal ao destinatário. Em amostras de correspondência comercial padrão, é recomendado usar nomes e nomes do meio:

“Olá, querido Piotr Petrovich!”,

“Querida Irina Ivanovna!”

Porém, se você estiver respondendo a uma carta sem a assinatura de uma pessoa específica, é permitido usar uma forma neutra de saudação: “Boa tarde!”, “Olá!” .

Expressão de gratidão.É importante agradecer ao destinatário pelo interesse na empresa. Em amostras e exemplos de cartas de recusa você pode encontrar o seguinte texto:

“Obrigado por responder à nossa vaga”;

“Obrigado pelas informações prestadas sobre os termos de cooperação”;

“Obrigado pela oferta de participar do evento.”

Dados sobre a consideração do pedido do destinatário. Uma carta de recusa de cooperação deve indicar que você leu atentamente as informações fornecidas anteriormente e tomou uma decisão informada. Você pode consultar a carta à qual está redigindo a resposta ou mencionar a consideração dos documentos que acompanham a correspondência. Ao mesmo tempo, seria útil elogiar a oferta com a qual foi abordado. Como exemplo, você pode usar as seguintes frases:

“Revisamos seu projeto e nos familiarizamos com a documentação técnica...”;

“Estudamos cuidadosamente as informações sobre os serviços oferecidos pela sua empresa”;

“Sua experiência merece respeito”;

“Seu portfólio inclui muitos cases interessantes”;

“A opção proposta de cooperação nos interessou.”

Formulação de recusa. A carta deve indicar claramente que você está recusando a oferta e expor os motivos dessa decisão. É importante evitar linguagem ambígua. Como exemplo de recusa de uma oferta comercial, você pode usar as seguintes frases:

“Propuseram uma solução interessante, mas nesta fase o orçamento não nos permite implementar tal projeto”;

“Não podemos continuar a cooperar convosco, porque neste momento...”;

“Somos forçados a recusar porque...”

Indicação da possibilidade de maior cooperação. Se você recusar, é importante não romper completamente o relacionamento com um parceiro de negócios, cliente potencial ou candidato a uma vaga. A carta pode expressar esperança de um trabalho conjunto bem-sucedido. Nesse caso, a melhor opção é anotar em que condições você poderá interagir no futuro. Exemplos de tais formulações:

“Com certeza consideraremos sua candidatura quando houver vagas”;

“Estamos confiantes de que seremos capazes de cooperar no futuro no lançamento de novos projetos.”

Assinatura. Normalmente, uma carta de recusa de cooperação é assinada pelo chefe da organização ou por uma unidade estrutural específica. Nas grandes empresas, tais poderes podem ser delegados a alguns funcionários comuns que conduzem correspondência comercial com parceiros de negócios, clientes potenciais, etc.

Estilo de carta de recusa

Essa carta deve ser escrita em um estilo comercial lacônico e discreto. Se possível, evite frases sobrecarregadas de sinais de pontuação e difíceis de entender. Não é recomendado usar vocabulário profissional complexo. Uma exceção pode ser os casos em que você e o destinatário trabalham na mesma área e têm certeza absoluta de que o destinatário entende a terminologia. É preciso recusar qualquer coisa, seja um convite para cooperar ou para um evento, da forma mais correta possível. Palavras coloquiais e rudes são inaceitáveis, mesmo que você tenha uma atitude extremamente negativa em relação ao destinatário ou não esteja nem um pouco interessado nos serviços oferecidos. É importante escrever uma carta corretamente: leve em consideração as normas da língua russa em termos de gramática, estilo e ortografia. Lembre-se de que a cultura da escrita afeta a impressão geral que o destinatário terá da sua empresa.

Elaboração de uma carta de recusa

No papel. A carta pode ser impressa em folha de papel comum ou em papel timbrado com o logotipo e detalhes da organização. A recusa é redigida em uma única via, devendo ser datada e numerada se necessário. Em algumas empresas, as informações a respeito são registradas no diário de correspondência enviada. Neste caso, além da data e do número, também é indicado resumidamente o conteúdo da carta.

Eletrônico. Ao enviar um e-mail, é importante formular corretamente o assunto. Se você tem certeza de que a resposta será lida e deseja manter um relacionamento comercial com o destinatário no futuro, tente não usar linguagem negativa. Você não deve escrever a palavra “recusa” na linha de assunto da carta. Use uma linguagem mais neutra.

As autoridades russas estão se esforçando para dominar novas tecnologias que lhes permitirão otimizar os custos de organização de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS), mas também existem armadilhas nesse caminho.

Obrigado, boné

A agência mais ativa na implementação do EDS é o Serviço Fiscal Federal da Rússia, que há muito introduziu a prática de enviar relatórios em formato eletrônico. Existe até a exigência de que todas as empresas com pelo menos 50 funcionários sejam obrigadas a enviar relatórios apenas eletronicamente. Como resultado, 75% das empresas e 55% dos empresários privados já utilizam uma forma eletrónica de interação com o Estado. Natalya Khramtsovskaya, especialista líder em gerenciamento de documentos da empresa Electronic Office Systems, observa: “No momento, a maioria das empresas não pode mais evitar a interação eletrônica legalmente significativa com o estado - pelo menos em termos de envio de vários tipos de relatórios, participação em atividades governamentais aquisições, etc. p. Nossos tribunais, especialmente os tribunais de arbitragem, aceitam uma ampla gama de documentos eletrônicos como prova há vários anos, e eles próprios interagem voluntariamente com as partes em processos judiciais em formato eletrônico.” Assim, a comunicação electrónica com o governo já se tornou firmemente estabelecida na prática empresarial.

E há cerca de um ano, a Receita Federal permitiu a utilização da nota fiscal eletrônica, que permite às empresas transferir entre si documentos financeiros, que posteriormente serão reconhecidos pela administração fiscal. Com isso, durante o ano 38 empresas foram cadastradas como operadoras de EDS, porém, segundo a Receita Federal, cerca de 97% do tráfego de documentos eletrônicos é gerado por seis delas. São eles SKB Kontur, Taxcom, Tensor, Corus Consulting, Taxnet e Electronic Express. No total, 105,5 mil empresas das 4 milhões do país já estão cadastradas no sistema de troca eletrônica de notas fiscais. O seu número relativamente pequeno explica-se pelo facto de, segundo os especialistas, a transição da gestão documental em papel para a gestão eletrónica de documentos demorar entre três e oito meses.

Para que uma empresa entre neste sistema de manutenção de registros eletrônicos, certas regras devem ser seguidas. Como explicou Vladimir Chugunov, chefe do departamento de trabalho com clientes governamentais da Aladdin R.D., o conceito de força legal de um documento está consagrado no GOST R 51141-98 “Trabalho de escritório e arquivamento. Termos e definições". Significa a propriedade do documento oficial que lhe é conferido pela legislação em vigor, a competência do órgão que o emitiu e o procedimento estabelecido para a sua execução. Um documento juridicamente vinculativo pode ser usado como prova genuína dos factos, acontecimentos e ações nele refletidos.” Esta propriedade é testada em tribunal e usada como prova em diversos casos.

A ferramenta básica para dar força jurídica a um documento eletrônico é a assinatura eletrônica, que registra o conteúdo do documento e seus autores. Adotada na primavera de 2011, a Lei Federal nº 63 “Sobre Assinaturas Eletrônicas” legalizou o uso de uma série de esquemas de geração de documentos eletrônicos com valor legal. Para isso, pode-se utilizar a ferramenta existente de “assinatura eletrônica”, que existe desde 2002, e na nova lei é substituída por uma “assinatura eletrônica qualificada” - CEP. Contudo, a “assinatura electrónica não qualificada” (NES) e a “assinatura electrónica simples” (SES) também são aceitáveis. A antiga lei Federal nº 1 “Sobre Assinaturas Digitais Eletrônicas” será declarada inválida a partir de 1º de julho deste ano, e antes disso é necessário pelo menos alinhar a documentação do EDMS com a nova terminologia.

Na prática, o EPC é utilizado principalmente para dar força jurídica a documentos electrónicos trocados com agências governamentais; A NEP pode ser utilizada para comunicação entre empresas, para a qual basta que as contrapartes cheguem a acordo sobre algumas regras gerais para o intercâmbio eletrónico e implementem suporte para formatos de mensagens apropriados; O PEP, por ser a forma eletrônica de autenticação mais fácil de usar, pode ser usado no fluxo interno de documentos corporativos para registrar a autoria das edições de documentos. Isto pode ser necessário tanto para investigações internas como para apresentação de informações em tribunal.

Como estamos considerando a interação com o Estado e as contrapartes, não descreveremos detalhadamente o uso do PEP. “O quadro legislativo e regulamentar para muitos casos (geralmente quando se trata de interação com agências governamentais ou na interação interdepartamental) requer o uso de uma assinatura eletrónica qualificada ou, menos frequentemente, não qualificada”, explica Khramtsovskaya. “Mas também há muitas situações em que não são utilizadas assinaturas eletrónicas melhoradas – especialmente nas relações reguladas pelo Código Civil, onde as próprias partes podem acordar as formas de fluxo de documentos.”

Agora na Rússia já existem empresas que oferecem serviços de organização de interação eletrônica tanto com órgãos governamentais (são chamados de operadores de relatórios, pois estão envolvidos principalmente na transferência de documentos eletrônicos para órgãos governamentais) quanto com contrapartes (operadores EDS) usando um único plataforma. Estes operadores fornecem aos seus clientes soluções chave na mão que contêm um conjunto de documentação e meios técnicos necessários que lhes permitem organizar rapidamente o intercâmbio eletrónico entre os seus clientes e o Estado (ver “Como ligar-se a um operador EDMS”). Os operadores de gestão eletrónica de documentos conferem força jurídica aos documentos transmitidos nos seus sistemas e defendem os interesses dos clientes em juízo.

NEP no fluxo de documentos

“Muitas vezes, uma organização motiva sua relutância em mudar para um EDMS pelo fato de suas contrapartes não terem a capacidade de trabalhar com documentos eletrônicos”, observa com pesar Nikolai Drukman, gerente do projeto Diadoc da SKB Kontur. - Para desfazer este mito, atuamos em várias direções: por exemplo, ao trabalhar no Diadoc, um cliente pode baixar um arquivo com o TIN/KPP de suas contrapartes e ver instantaneamente quem já está trabalhando no sistema e quem só tem a capacidade técnica. Você pode enviar um convite às contrapartes para mudarem para a comunicação eletrônica ou pode perguntar à operadora sobre isso. A experiência mostra que, com os recursos da operadora, é bem possível transferir toda uma rede de concessionárias de uma grande montadora para a EDMS em três meses.”

Até agora, a força motriz no desenvolvimento da gestão electrónica de documentos são as grandes empresas que gastam muito papel e dinheiro para interagir com os seus parceiros e fornecedores. São eles que estão atualmente interessados ​​​​em mudar para a interação eletrônica e estão prontos para abandonar o fluxo de documentos em papel. Em particular, Alexander Gribanovsky, contador-chefe da rede de supermercados Billa, disse que sua empresa precisava manter uma pessoa especial que passava um mês inteiro imprimindo, assinando e enviando documentos aos fornecedores - em apenas um mês ele conseguiu enviar até para 15 mil conjuntos de documentos. Quando a empresa mudou para um EDMS, o envio de correspondências para 480 empresas começou a ser concluído em poucos minutos. Além disso, para a própria rede, os documentos enviados representam apenas 15% do fluxo de documentos - muito mais “papéis” são enviados a eles pelos fornecedores, e até agora apenas um deles, a Nestlé, concordou em mudar para um formato eletrônico de interação.

Outro exemplo é o fabricante japonês de equipamentos pesados ​​Komatsu, que há muito planeja mudar para o gerenciamento eletrônico de documentos, inclusive por razões ambientais. Estimou-se que a conversão para o formato eletrônico economizaria para a empresa até 5 milhões de rublos. As principais economias foram os salários dos funcionários e as despesas com envio de documentos em papel. A implementação da interação eletrónica foi feita com base num módulo do sistema 1C:Enterprise 8.2, que foi disponibilizado pelo próprio fabricante do software para integração com o EDMS. A Komatsu introduziu rapidamente notas fiscais, faturas e faturas eletrônicas entre seus parceiros e agora planeja converter outras formas de documentos em formato eletrônico.

Entre os obstáculos à implementação do EDS estão o desconhecimento da utilização de documentos eletrónicos, a falta de prática judicial convincente e a obrigatoriedade de cálculo do IVA no momento do envio e não no momento da entrega. “O principal problema é que poucas pessoas estão dispostas a aceitar documentos com assinatura eletrônica que não sejam acompanhados de um original em papel”, explicou Sergey Plaunov, chefe da prática de BPM e ECM da Croc. - A cultura do gerenciamento eletrônico de documentos na Rússia ainda não se desenvolveu tanto que as pessoas possam confiar em uma assinatura eletrônica da mesma forma que nas assinaturas em papel. A situação pode mudar com a adoção mais ampla da tecnologia de assinatura eletrônica biométrica manuscrita.” Em particular, a empresa está a preparar uma solução que permite utilizar um tablet para gerar uma assinatura para um documento eletrónico que cumpra as normas legais russas.

A assinatura qualificada, de acordo com a Lei Federal 63, só pode ser produzida por meio de meios certificados pelo Estado e por meio de certificados emitidos por centro de certificação credenciado. Isso aumenta o custo da solução em si e de sua manutenção adicional. Embora a NEP possa ser preparada utilizando quaisquer ferramentas que as partes no intercâmbio eletrónico tenham concordado em utilizar para gerar uma assinatura eletrónica, inclusive através de decisões internacionais. Neste caso, é necessário prever um procedimento de avaliação pericial da correcção da assinatura, que poderá ser exigido pelo tribunal. “Para uma interação eletrônica juridicamente significativa com outras empresas, você nem precisa adquirir uma assinatura eletrônica, basta indicar nos contratos a possibilidade de realizar correspondência comercial por meio, por exemplo, de e-mail”, explica Khramtsovskaya.

Portanto, em alguns casos, pode valer a pena comunicar com agências governamentais utilizando um produto dedicado, mais caro e menos funcional, e utilizando uma solução mais universal, escalável e padronizada para interagir com as contrapartes. “Por um lado, a utilização de uma assinatura eletrónica melhorada e não qualificada simplifica e reduz um pouco o custo da parte organizacional da sua implementação no fluxo documental, uma vez que elimina a necessidade de envolver um centro de certificação credenciado”, explicou Chugunov. “Ao mesmo tempo, tal solução requer a criação de serviços que desempenhem a função de um centro de certificação por conta própria.”

Os problemas permanecem

Apesar do uso bastante difundido do gerenciamento eletrônico de documentos entre as empresas russas e o Estado, nem todas as etapas do ciclo de vida do documento ainda podem ser implementadas em formato eletrônico. Em particular, muito em breve não será possível criar guias de transporte de carga apenas em formato eletrônico, uma vez que os policiais de trânsito poderão exigi-las. Começam agora a ser equipados com equipamentos móveis, mas dificilmente será possível dotar rapidamente a todos com dispositivos que permitam verificar a correcção dos documentos electrónicos no terreno.

Além disso, devido ao limite de tempo para os certificados emitidos, é difícil organizar o armazenamento de documentos a longo prazo. “Desses problemas que provavelmente não serão resolvidos num futuro próximo, observo a falta de regulamentação legislativa e regulamentar para o armazenamento a longo prazo de documentos eletrônicos”, explicou Khramtsovskaya, “e, em primeiro lugar, documentos assinados com um digital eletrônico assinatura/UES. Como resultado, produzir documentos apenas em formato eletrônico que estejam sujeitos a armazenamento permanente ou de longo prazo ainda é um negócio bastante arriscado.” Portanto, os documentos que legalmente exigem armazenamento de longo prazo devem ser convertidos para papel. No entanto, comunicações empresariais eficientes já não requerem a utilização de documentos em papel, o que reduz os custos de impressão, processamento e armazenamento para empresas e agências governamentais.

Como se conectar à operadora EDMS

Toda uma indústria de operadores de relatórios e interação eletrônica já está sendo criada na Rússia. Para se conectar a qualquer operadora, Nikolay Drukman, gerente do projeto Diadoc da SKB Kontur, recomenda seguir estas etapas.

1. Fazer alterações na política contábil: indicar que os documentos para determinadas transações comerciais e com determinadas contrapartes serão elaborados, assinados e transmitidos eletronicamente - para isso será necessário assinar um acordo correspondente com as contrapartes.
2. Selecione um operador relator ou EDMS, determine as condições de trabalho e celebre um contrato de licença com ele.
3. Adquira certificados de assinatura eletrônica para pessoas autorizadas. Se uma pessoa autorizada em uma organização atuar por procuração, é necessária a elaboração de uma procuração para assinatura de documentos eletrônicos com assinatura eletrônica. A procuração para transmissão do direito de assinatura é lavrada da mesma forma que os documentos em papel, mas é aconselhável indicar, além do nome da pessoa autorizada, o número do certificado da sua assinatura eletrónica.
4. Prepare estações de trabalho com acesso à Internet, compre uma licença para uma criptobiblioteca, como “Crypto-Pro”, ou outra de acordo com a necessidade da operadora, pense em como e onde os documentos eletrônicos serão armazenados.
5. Se uma organização pretende integrar um sistema externo a um sistema de fluxo de documentos intercorporativo, é necessário preparar documentação técnica e pensar em soluções.

Por que não o SED?

A empresa Taxcom conduziu um estudo sobre as razões do abandono do gerenciamento eletrônico de documentos na Rússia. O motivo mais comum é a relutância dos sócios e a falta de prática judicial estabelecida. Bem, “o hábito nos foi dado de cima”.

Razões para recusar a implementação de sistemas de gestão eletrónica de documentos

A capacidade de escrever cartas de recusa é uma das habilidades mais importantes de um funcionário de uma empresa responsável pelas relações externas e pela correspondência comercial da organização. O conteúdo e a apresentação de tal carta não falam apenas da educação e cultura de seu originador, mas também formam a imagem e a reputação da empresa no ambiente de negócios.

Quais são os motivos da correspondência comercial?

Toda empresa que opera ativamente recebe regularmente cartas com diversas ofertas. Pode ser uma oferta de cooperação (comercial), de participação num evento (conferência, seminário, celebração), etc. Cartas de solicitação, reclamações, lembretes, etc. também são comuns em circulação entre organizações. Assim, a correspondência recebida de uma empresa pode chegar a dezenas, ou mesmo centenas de mensagens diferentes que requerem uma resposta.

ARQUIVOS

Como emitir uma recusa

A revisão de uma carta não garante de forma alguma que o representante da organização que a recebeu concordará necessariamente com a proposta, solicitação ou reclamação nela contida. Pelo contrário, em muitos casos, os funcionários da empresa escrevem recusas.

Mas para recusar corretamente, você precisa de certas habilidades. É importante não ofender o remetente da carta com conteúdo negativo - isso é ditado não apenas pelas regras de educação empresarial básica, mas também pela possibilidade de no futuro ele se tornar cliente, cliente ou parceiro.

Informações gerais sobre cartas comerciais

Toda a correspondência oficial está sujeita a determinadas regras de redação. Em primeiro lugar, é preciso lembrar que, apesar de o conteúdo da carta poder ser absolutamente arbitrário, sua estrutura e composição devem obedecer aos padrões adotados na elaboração de documentos comerciais, ou seja, condicionalmente dividido em três partes: o início (recurso e título da carta), a seção principal e a conclusão (assinatura e data).

O estilo de escrita deve ser contido, conciso, sem frases excessivamente “carregadas” ou terminologia específica complexa. A recusa deve ser feita da forma mais correta possível; grosseria, palavrões e outras manifestações extremas são inaceitáveis; Ao formar uma carta, é necessário levar em consideração as normas da língua russa em termos de cultura da fala, vocabulário, gramática, ortografia e estilo.

A recusa pode ser desmotivada, mas é ainda melhor se o motivo estiver indicado na carta.

Se a resposta for detalhada e completa, você deve dividi-la em parágrafos ou pontos - isso facilitará muito a percepção do texto.

Se recusar, não há necessidade de cortar e “queimar pontes” é aconselhável deixar caminho para recuar, ou seja, agradecer a atenção demonstrada e manifestar esperança na possibilidade de uma maior cooperação; Para fazer isso, você pode especificar as condições que o destinatário deve cumprir para estabelecer uma relação comercial. Se houver oportunidade de aconselhar uma empresa que também aceite a cooperação ou outras propostas apresentadas na mensagem inicial, não a descure - isso deixará uma boa marca na memória do destinatário.

Para quem devo escrever?

A recusa deve ser escrita estritamente em nome da pessoa que assinou a carta original. Caso contrário, a recusa pode não chegar ao destinatário ou perder-se no fluxo de correspondência recebida. No entanto, se não houver assinatura de uma pessoa específica na carta de oferta, você poderá usar uma forma neutra de endereço (por exemplo, na forma de uma simples saudação “Boa tarde”).

Elaboração de uma carta de recusa

A carta pode ser escrita à mão (este formato indicará uma atitude especial e calorosa para com o destinatário) ou impressa em computador.

Neste caso, é aceitável utilizar uma simples folha de papel ou um formulário com os dados da empresa e o logotipo da empresa.

A carta de recusa é gerada em uma única via original e deve ser datada e numerada (de acordo com o fluxo documental do empreendimento). Neste caso, a informação sobre o mesmo deverá ser incluída no diário de correspondência enviada, anotando a sua data, número e resumidamente o seu conteúdo. No futuro, esse log poderá se tornar uma evidência da criação e envio de uma mensagem.

Quem deve assinar

O ideal é que a carta tenha o autógrafo do diretor da organização, mas isso nem sempre é possível (e é quase totalmente excluído em empresas com grande número de funcionários e muitas divisões estruturais). Portanto, qualquer funcionário da empresa autorizado a criar esse tipo de documentação e autorizado a assinar correspondência pode assinar uma carta de recusa. Pode ser uma secretária, um advogado, um chefe ou um especialista de um departamento.

Como enviar uma carta

Uma carta pode ser enviada de diversas formas, mas o melhor é escolher aquela por meio da qual a mensagem original foi enviada. A forma mais aceitável é enviá-lo via Correio Russo, mas neste caso deverá levá-lo registrado com aviso de entrega também pode utilizar a entrega através de um representante ou courier (este método garante uma entrega mais rápida); Também é aceitável a utilização de fax, meios eletrônicos de comunicação e até redes sociais ou mensageiros instantâneos (mas apenas com a condição de que o próprio remetente da carta inicial utilize esse meio de comunicação).

Carta de recusa em cooperar

Se você precisar redigir uma carta de recusa de cooperação, consulte seu modelo e comentários.

1. No início da carta, escreva a quem se destina: indique o nome da organização, cargo e nome completo do seu representante, a cujo nome você está escrevendo a resposta. Use um tratamento educado, agradeça a atenção dispensada à sua empresa e depois passe para a essência da mensagem.
2. Certifique-se de consultar a carta em resposta à qual você está escrevendo uma recusa e indicar as circunstâncias que causaram a reação negativa. Se o seu oponente anexou quaisquer documentos adicionais à sua proposta, indique que você os leu.
3. Se possível, expresse na sua carta uma expressão de esperança de que a cooperação se concretize, sem deixar de incluir as condições que devem ser cumpridas para que isso aconteça.
4. Por fim, assine a carta e coloque a data.

Carta de recusa de participação no evento

Ao escrever uma carta de recusa em participar de um evento, use as diretrizes acima para uma carta de recusa em cooperar. Tudo na carta é padronizado, mas obrigatório: informação sobre o remetente e destinatário, depois o recurso, a própria recusa com menção à proposta recebida para participação no evento e indicação obrigatória das circunstâncias que motivaram o resposta negativa, seguida da assinatura e da data.

Carta de recusa de oferta de emprego

Não só a empresa pode receber uma carta de recusa. Em alguns casos, pode ser expressa por uma pessoa que nada tem a ver com a empresa: por exemplo, um candidato a um cargo. Se você for essa pessoa, formule a recusa também de acordo com as regras e regulamentos da documentação comercial. Use uma linguagem educada, indique o nome do emprego que lhe é oferecido, bem como o motivo pelo qual o está recusando (não se esqueça que o potencial empregador pode reconsiderar os termos do emprego que lhe é oferecido). No final, certifique-se de assinar e datar.

A gestão eletrônica de documentos (EDF) é uma forma rápida de troca de informações baseada na utilização de documentos eletrônicos com assinaturas virtuais. Há muito que ganhou reconhecimento nos países desenvolvidos de todo o mundo como uma ferramenta eficaz para negócios operacionais.

A essência

O fluxo eletrônico de documentos entre organizações é um conjunto de processos de criação, processamento, envio, transferência, recebimento, armazenamento, uso e destruição de documentos. Todos estes processos são realizados após verificação da integridade e confirmação do recebimento dos documentos.

As regras para fluxo de documentos entre pessoas jurídicas são realizadas mediante acordo entre as partes. As informações são trocadas por meio de telecomunicações e os documentos são armazenados em meio eletrônico. O prazo de armazenamento das informações contábeis não deve ultrapassar o estabelecido em lei.

As organizações podem trocar documentos formais e informais entre si com as assinaturas dos participantes. No domínio da atividade empresarial, podem ser: faturas, contratos, faturas, encomendas, notificações, procurações, etc. As informações podem ser transmitidas na forma de arquivos de texto, tabelas e gráficos.

O objetivo da implementação do EDI

Os pré-requisitos para a implementação do EDI podem ser:

• redução do trabalho rotineiro;
• redução de perda de documentos;
• trabalho “transparente” com documentos;
• aumentando a disciplina de desempenho - fornecendo documentos dentro do prazo especificado, etc.

Algumas das metas quantitativas incluem:

• Reduzindo em 10 vezes o tempo de processamento de documentos.
• Corte os custos do escritório pela metade.

Fluxo eletrônico de documentos entre organizações: como funciona

De acordo com a legislação nacional, o fluxo eletrônico de documentos entre organizações é realizado por acordo entre as duas partes. Para a troca de dados é necessário que todos os participantes estejam conectados aos equipamentos de uma mesma operadora. Em seguida, o usuário precisa enviar uma solicitação para ser adicionado à lista de contrapartes. Após a confirmação da solicitação, os participantes do sistema podem trocar dados.

O módulo EDI deverá realizar as seguintes funções:

• Convide as contrapartes para trocar dados.
• Crie um catálogo de endereços.
• Integre-se com software de contabilidade, por exemplo, 1C.
• Assine e criptografe a documentação.
• Correspondência de estrutura.
• Rastreie status de e-mail.

O fluxo eletrônico de documentos entre organizações é realizado por meio de certificados. A ligação ao servidor e a autenticação são realizadas através de um certificado digital pessoal. Para cada usuário do sistema é emitida uma assinatura digital eletrônica, armazenada no meio eletrônico Token e protegida por um código PIN. O usuário deve inserir seu login e senha de sua conta pessoal. Só depois disso ele terá acesso aos seus documentos.

Qualquer funcionário da organização conectado ao sistema pode iniciar o processo de troca. Antes de enviar um documento a uma contraparte, ele deve ser assinado com assinatura eletrônica. Esta operação é realizada através do programa Cryptopro. O documento é enviado via EDF. O funcionário da contraparte recebe uma notificação sobre o recebimento de um novo documento. Se ele aceitar, ele também coloca uma assinatura eletrônica. Caso seja necessário fazer alterações no documento, é criada uma nova versão eletrônica. Após a conclusão da edição, você precisa salvar todas as alterações usando uma assinatura digital. Em seguida, o documento com o troco é enviado à contraparte. Se necessário, é realizada a coordenação eletrônica das informações.

Caso seja necessário fazer alterações novamente, todo o procedimento é repetido novamente. Se não houver reclamações sobre a nova versão, o documento será respeitado. A amostra final é considerada assinada com duas assinaturas digitais. Todas as versões do documento são armazenadas no servidor e estão disponíveis para visualização. Uma vez atribuído o status de válida à amostra, não será possível fazer alterações no documento. Os contratos cancelados recebem o status “Cancelado”. É assim que é realizado o fluxo eletrônico de documentos entre as organizações.

Equipamento

O que é necessário para o fluxo eletrônico de documentos entre organizações? Primeiro você precisa selecionar uma operadora de telecomunicações e instalar um software especial para troca de informações. Em segundo lugar, com cada contraparte com quem a organização pretende manter correspondência eletrónica, é necessário celebrar um “Acordo sobre troca de documentos eletrónicos”.

Também é necessário instalar um servidor EDF no qual todos os documentos serão armazenados. Pode ser equipamento do cliente ou armazenamento em nuvem. O acesso externo aos dados do sistema é realizado através de um aplicativo que é instalado nos equipamentos dos funcionários da organização. A interação dos computadores com o servidor é realizada através do protocolo HTTP com criptografia adicional SSL 128. O acesso aos documentos é realizado somente através da interface do aplicativo e após autenticação.

Projeto EDI

Um projeto de automação de processos pode durar de vários meses a vários anos. O período depende diretamente da quantidade de processos que precisam ser automatizados, dos recursos e da capacidade financeira da organização. Um breve esquema para implementação de EDI é o seguinte:

• Criação de um grupo de trabalho.
• Formação de metas, prazos e orçamento do projeto.
• Pesquisa de processos existentes.
• Desenvolva tarefas.
• Projeto do sistema EDI.
• Assinatura de acordo para implantação de EDMS.
• Aprovação de regulamentos de trabalho.
• Preenchendo diretórios do sistema.
• Treinamento.
• Realização de testes preliminares.
• Emissão de ordem de implementação de EDS.
• Melhoria de software e procedimentos operacionais.
• Lançamento de um projeto piloto.
• Transição em grande escala para o fluxo eletrônico de documentos.

Erros na implementação de EDI

Durante o processo, atenção especial deve ser dada aos processos onde o papel é exigido por lei. Você não pode duplicar um documento em papel por um eletrônico. Isso retarda significativamente o processo de trabalho e provoca uma atitude negativa em relação ao processo de automação como um todo. Ninguém paga a mais por fazer trabalho duplo.

Durante o processo de implementação, é necessário desenvolver novos regulamentos para trabalhar com documentos, treinar funcionários e só então iniciar a implementação completa. Isto só pode ser alcançado se os funcionários estiverem conscientes dos benefícios da utilização de novas tecnologias.

Outro erro comum é o mau desenvolvimento dos requisitos para o EDMS. Se os usuários tiverem que trabalhar em um sistema não configurado, o processo EDI será diferente do aceito na organização.

Fluxo eletrônico de documentos entre organizações: prós e contras

Vantagens:

• Reduzindo o custo de envio de documentos originais pelo correio.
• Economizando espaço para armazenar documentação. Tudo é salvo eletronicamente.
• Fácil de usar. O documento é enviado de uma estação de trabalho. A busca rápida de um documento é realizada por status (enviado, recebido, aceito, etc.).
• Entrega instantânea. Todas as informações enviadas chegam ao destinatário em poucos segundos.
• Um documento não pode ser perdido antes de expirar o seu período de armazenamento no sistema.

Imperfeições:

• Para usar o equipamento é preciso adquirir uma licença, que custa muito dinheiro.
• Na maioria das vezes, os dados só podem ser trocados entre participantes do mesmo sistema.
• O fluxo eletrônico de documentos entre organizações em 1C ou usando qualquer outro software difere do esquema usado anteriormente. Com a introdução do novo algoritmo, todos os colaboradores terão dúvidas sobre como conduzir o seu trabalho.
• Equipamento técnico. Antes de implementar o EDI, uma organização precisa adquirir equipamentos e preparar funcionários para gerenciar o novo sistema.
• O EDI é realizado por meio de assinatura eletrônica com validade de 1 ano. Os certificados devem ser monitorados e atualizados imediatamente. Também é necessário controlar os prazos de validade dos certificados de contraparte para evitar problemas com o fisco.

Regulamentação legal

Que regulamentos regulam o fluxo de documentos eletrônicos entre organizações? A legislação da Federação Russa inclui a Lei Federal nº 63 “Sobre Assinaturas Eletrônicas”, as regras para envio de documentos ao Serviço de Impostos Federais são prescritas na Portaria do Ministério das Finanças nº MMV-7-2/168. O EDI entre organizações é realizado com base no Despacho n.º 50n do Ministério das Finanças. As regras para troca de documentos contábeis primários em meio eletrônico estão previstas no despacho da Receita Federal nº ММВ-7-6/36@. Todos os operadores do EDF em processo de atividade devem orientar-se pelo despacho da Receita Federal nº ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

O fluxo eletrônico de documentos entre organizações SBIS oferece aos clientes as seguintes vantagens:

• Você pode enviar documentos para qualquer organização registrada na Federação Russa. Caso a contraparte não seja participante do sistema SBIS, basta um funcionário da empresa entrar em contato com um representante da organização e enviar convites para participação no sistema para seu e-mail. Imediatamente após a confirmação da solicitação, a troca de informações entre os participantes será realizada sem intermediários.
• Não há necessidade de instalar software no seu computador. Tudo que você precisa é de um navegador atualizado e acesso à Internet.
• Você não precisa de um programa especial para trabalhar com dados. Se o relatório for inicialmente preparado em software de terceiros, por exemplo, 1C, você poderá configurar a integração de dados com o sistema SLSIS.
• A forma padrão do documento não foi estabelecida. Você pode enviar texto, arquivos de planilhas, imagens, etc.

SKB "Kontur"

Um dos primeiros desenvolvedores de software na Rússia também está envolvido no fornecimento de equipamentos com a ajuda dos quais é realizado o fluxo eletrônico de documentos entre organizações. A Kontur desenvolveu o sistema Diadoc, que permite a troca de documentos eletrônicos. Uma característica especial do sistema é que o acesso aos dados pode ser obtido no exterior. A empresa desenvolveu tarifas de roaming especificamente para este fim. Se desejar, você pode acessar os dados por meio da API.

O que você precisa?

Para conectar o EDI, uma organização precisa adquirir:

• software licenciado;
• servidor;
• atualizar equipamentos;
• treinar pessoal;
• configurar e integrar o EDMS para trabalhar com aplicações internas.

Tais investimentos precisam ser feitos para conectar o fluxo eletrônico de documentos entre as organizações? Incluir consultas de suporte técnico, EDMS e atualizações de software nas despesas é a segunda etapa do investimento. Esses custos deverão ser pagos mensalmente.

Conclusão

O fluxo de documentos em papel está sendo substituído pelo eletrônico. Não só reduz os custos da organização para manutenção de processos, mas também aumenta a eficiência do negócio como um todo. Para que o EDI funcione com sucesso, é necessário formular claramente os objetivos de implementação do sistema e configurar adequadamente o equipamento.

O fluxo eletrônico de documentos entre a autoridade fiscal e o contribuinte foi introduzido na esfera legislativa em 2010 como parte da implementação do disposto no art. 1.1 e art. 10 da Lei nº 229-FZ. Em relação à inovação, surgiram muitas dúvidas quanto ao procedimento de envio de documentos eletronicamente e ao acompanhamento da sua verificação e aceitação pelo serviço fiscal.

Em 2011, a Receita Federal, em seu despacho nº ММВ-7-6-169@, especificou uma série de regras para envio de documentação eletrônica e garantiu o direito de fornecer neste formulário uma série de documentos exigidos ao contribuinte para verificação e cálculo do valor dos impostos.

Queridos leitores! O artigo fala sobre formas típicas de resolver questões jurídicas, mas cada caso é individual. Se você quiser saber como resolva exatamente o seu problema- entre em contato com um consultor:

INSCRIÇÕES E CHAMADAS SÃO ACEITAS 24 horas por dia, 7 dias por semana e 7 dias por semana.

É rápido e DE GRAÇA!

Estes documentos incluíam notificações de citações, decisões de retomada/suspensão da fiscalização, ações judiciais, recusa de reembolso/reembolso do IVA declarado.

Em 2009, despacho próprio da Receita Federal nº MM-7-6/85 aprovou o formulário de notificação de recusa de aceitação de documento eletrônico com justificativa dos motivos.

Novo procedimento de rotatividade

Em 2019, a autoridade fiscal procedeu a alterações ao procedimento de envio de documentação eletrónica destinada a regular as competências dos funcionários da fiscalização fiscal em relação aos contribuintes de impostos e taxas.

O disposto no Despacho n.º ММВ-7-2/149@ indica quais os documentos que podem ser enviados eletronicamente à repartição de finanças. De acordo com o parágrafo 5.1 do artigo 23 da legislação tributária, a partir de 2019, ao apresentar relatórios eletronicamente, o contribuinte é obrigado a apresentar recibo de aceitação dos relatórios no prazo de 6 dias a partir da data de envio das notificações pelos funcionários da Receita Federal.

Nuances gerais de troca

Na interação eletrônica, é obrigatória a averbação de EDS (assinatura digital eletrônica) emitida por centros certificadores, cuja lista se encontra no portal oficial da Receita Federal na Internet.

Pelo novo procedimento, o fiscal deverá gerar um documento em papel e enviá-lo ao contribuinte em formato eletrônico. Após a recepção do documento, o destinatário compromete-se a enviar um documento de resposta confirmando o facto da aceitação (recepção ou notificação de recusa).

Qualquer uma das opções de resposta requer uma assinatura eletrónica que confirme que a informação foi entregue ao destinatário. A recusa de aceitação de documento do fisco poderá ser enviada caso seja identificada alguma discrepância (erro) no documento.

Se as autoridades fiscais receberem um recibo confirmando a aceitação, a versão em papel não será enviada. Dado que o documento é considerado recebido pelo destinatário decorridos 6 dias a contar da data do envio, recomenda-se ao contribuinte que guarde os formulários da repartição de finanças, bem como todos os recibos de recebimento ou recusa de recebimento.

No âmbito da interação eletrónica, o contribuinte tem o direito de enviar ao fisco um aviso de recusa se se verificar que a documentação foi enviada por engano a um destinatário especificado incorretamente, ou se houver discrepância no formato do documento, falta de assinatura digital ou assinatura que não corresponda à versão eletrônica.

Após receber a notificação de recusa de aceitação de documento eletrônico, o fisco toma medidas para eliminar erros e adequar o formato. Para eliminar as consequências de uma falha técnica durante o envio, a fiscalização, sem receber a confirmação atempada, deverá enviar um documento em papel pelo correio.

De acordo com o procedimento estabelecido, toda empresa ou empresário verifica regularmente a correspondência comercial, pelo que a razão para a falta de feedback do contribuinte não pode ser o facto de a correspondência raramente ser verificada.

A lei estabelece os seguintes tipos de documentos que podem ser apresentados à repartição de finanças eletronicamente. Documentos eletrônicos formalizados incluem: e faturas no formato TORG-12.

Caso os documentos tenham sido elaborados apenas em papel, é permitido desviar-se do formato aceito de documentos xml e fornecer cópia digitalizada nos formatos tif, jpg, pdf, png, utilizados para envio de documentos não formalizados.

Se o contribuinte receber uma solicitação da administração fiscal através de um canal de telecomunicações, deverá ser gerado um recibo confirmando o recebimento no prazo de um dia útil. Em alguns casos, é possível transmitir uma notificação de recusa de aceitação de documentos. Se a recusa vier da administração fiscal, o devedor fica obrigado a proceder às correcções nos prazos previstos na lei e a reenviar o documento com os erros corrigidos.

Principais notas nas regras

O que ameaça o pagador em caso de violação?

Em caso de ausência nos prazos estabelecidos na lei, o inspector fiscal tem o direito de suspender as operações de entrada e saída da conta do contribuinte após o decurso de 10 dias a contar da data designada. Por exemplo, se o prazo para entrega da declaração de imposto de renda for 28 de outubro, a sanção de bloqueio de conta poderá ser aplicada a partir de 13 de novembro, ou seja. 10 dias úteis após a data marcada.

Desde 2019, a Receita Federal estabelece prazo para bloqueio de conta após o prazo de 10 dias. Agora o fiscal tem o direito de bloquear as contas do contribuinte a qualquer momento durante o próximo triênio (Carta da Receita Federal nº ED-4-15/1071 de 27 de janeiro de 2015). A sanção diz respeito não apenas à suspensão de transações em contas, mas também às transferências eletrônicas de fundos.

A base para o levantamento das sanções será a transferência de recibo confirmando o recebimento dos documentos ou o fornecimento dos documentos ou explicações exigidas. As operações da conta serão retomadas no dia seguinte ao recebimento da resposta do contribuinte.

Qual é o risco de multa

Ao apresentar uma declaração de acordo com o formato aprovado com certificação de assinatura digital eletrónica, o documento considera-se transferido no dia do registo do documento pelo operador especial. A confirmação do recebimento de um documento em papel é feita por meio de carimbo especial colocado no inventário ou envelope. Futuramente, caso a repartição de finanças tenha alguma reclamação sobre erros no relatório, o pagador poderá confirmar que a declaração foi apresentada dentro do prazo.

Esta regra é consistente com o Código Tributário, bem como com os parágrafos 204, 216 dos Regulamentos Administrativos aprovados pelo Ministério das Finanças da Federação Russa. Assim, se o relatório foi entregue dentro do prazo, mas com erros, não poderá ser aplicada multa por entrega tardia.

A legislação tributária (artigo 119 do Código Tributário da Federação Russa) prevê punição apenas pelo descumprimento dos prazos de apresentação das declarações, independentemente do fato de aceitação/não aceitação do relatório fiscal.

Circuitos de controle

O controle do envio e recebimento de relatórios é realizado de acordo com as Recomendações Metodológicas aprovadas pela Receita Federal pelo despacho nº ММВ-7-6-398 de 31 de julho de 2014) em três etapas:

Após a verificação, o relatório é inserido no banco de dados e verificado quanto a erros lógicos e factuais. O prazo para entrada no banco de dados está limitado ao próximo dia útil.

Indicação dos fundamentos da notificação de recusa de aceitação de documento eletrónico

Durante o processo de verificação da documentação, o inspetor poderá recusar a admissão pelos seguintes motivos:

• o documento foi enviado ao pagador por engano;
• o arquivo enviado não corresponde ao formato;
• o relatório foi apresentado com assinatura eletrônica incorreta ou sem assinatura eletrônica.

O prazo para recepção da resposta do contribuinte está limitado a seis dias a contar da data de transmissão da notificação pela administração fiscal. Dentro do prazo determinado, o contribuinte deverá encaminhar à Receita Federal o aviso de recusa ou recibo de aceitação do documento.

Procedimento para envio de documento