จดหมายร้องขอ– หนึ่งในประเภทจดหมายธุรกิจที่พบบ่อยที่สุด ในบรรดาผู้ประกอบการจดหมายดังกล่าวจะใช้เมื่อตัวแทนขององค์กรหนึ่งติดต่อกับอีกองค์กรหนึ่งเพื่อขอใช้บริการ ข้อความดังกล่าวสามารถใช้ได้ในสถานการณ์ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง เช่น เมื่อมีความจำเป็นต้องได้รับข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ดูตัวอย่างผลิตภัณฑ์ พบปะนักเดินทางเพื่อธุรกิจ ประสานงานการดำเนินการบางอย่าง เป็นต้น

หลักเกณฑ์การเขียนหนังสือร้องขอ

เราขอแจ้งให้คุณทราบถึงเทมเพลตทั่วไปของเอกสารดังกล่าวสำหรับการดาวน์โหลด:

ไฟล์

ด้วยเหตุผลที่ชัดเจน หนังสือร้องขอจึงไม่มีเทมเพลตมาตรฐาน แต่ถึงแม้จะเป็นเช่นนี้ มันก็เป็นรูปแบบหนึ่งของเอกสารราชการ นั่นคือเหตุผลที่เมื่อร่างขึ้นมาคุณควรปฏิบัติตามมาตรฐานบางอย่างที่กำหนดโดยกฎของงานในสำนักงานและจรรยาบรรณทางธุรกิจ ก่อนที่จะย้ายไปยังกฎพื้นฐานโดยตรงในการเตรียมการ ควรสังเกตว่าสามารถกล่าวถึงกลุ่มคนได้ (เช่น ผู้จัดการ พนักงานแผนกบัญชี ทนายความ ฯลฯ) หรือถึงผู้รับที่เฉพาะเจาะจง

เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ จดหมายนี้จะต้องมี ส่วนเบื้องต้นกล่าวคือ:

• ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทผู้ส่งที่ทำการร้องขอและบริษัทที่ที่อยู่นั้นอยู่
• เหตุผลในการร้องขอ (“เนื่องจากความล่าช้า”, “เนื่องจากได้รับ”, “ขึ้นอยู่กับผลลัพธ์” ฯลฯ );
• การอ้างอิงถึงพื้นฐาน ("ตามข้อตกลงด้วยวาจา", "ตามการเจรจา", "ตามการสนทนาทางโทรศัพท์" ฯลฯ );
• วัตถุประสงค์ของการอุทธรณ์ (“เพื่อแก้ไขปัญหา”, “เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง”, “เพื่อขจัดการละเมิด” ฯลฯ )

ติดตามโดย ส่วนสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับคำขอ จะต้องแสดงโดยใช้รูปแบบอนุพันธ์ของคำกริยา "ถาม" ("เราขอให้คุณ" "เราขอ" ฯลฯ ) และเนื่องจากข้อความดังกล่าวเป็นคำร้องบางประเภท การบริการก็ต้องเขียนด้วยความเคารพ เป็นการดีหากคำขอนำหน้าด้วยคำชม (“การรู้จักความสามารถอันยอดเยี่ยมของคุณ” “การชื่นชมพรสวรรค์ในองค์กรของคุณ” เป็นต้น)

หากจดหมายมีคำขอหลายรายการพร้อมกัน จะต้องระบุคำขอเหล่านั้นในย่อหน้าหรือย่อหน้าแยกกัน

กฎการติดต่อสื่อสารที่ไม่ได้กล่าวไว้ระหว่างองค์กรระบุว่าการตอบสนองต่อคำขอแบบหลายขั้นตอนสามารถส่งไปในข้อความเดียว โดยมีความคิดเห็นแยกกันในแต่ละรายการ ควรสังเกตว่าการติดต่อประเภทนี้จะช่วยลดปริมาณการหมุนเวียนเอกสารจึงช่วยลดเวลาในการอ่านและประมวลผลจดหมายดังกล่าว

หากจดหมายบอกเป็นนัยว่าได้รับการตอบกลับภายในระยะเวลาหนึ่ง จะต้องระบุสิ่งนี้ให้ถูกต้องที่สุดในข้อความ

ตามกฎแล้วเลขานุการขององค์กรจะส่งและรับจดหมาย (ในบริษัทขนาดใหญ่ทั้งแผนกทำเช่นนี้) หลังจากรวบรวมหรืออ่านแล้วพวกเขาก็ส่งต่อให้หัวหน้าองค์กรตรวจสอบ ข้อยกเว้นคือข้อความที่ทำเครื่องหมายว่า "เป็นความลับ" หรือ "การจัดส่งส่วนบุคคล" - จดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไปยังผู้รับโดยตรง

คำแนะนำในการเขียนหนังสือร้องขอ

เนื่องจากข้อความนี้เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายโต้ตอบขององค์กร จึงต้องระบุผู้เขียนก่อน ได้แก่ ชื่อบริษัทที่ส่ง ที่อยู่จริง และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ จากนั้นคุณจะต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับ: รวมถึงชื่อบริษัทและผู้รับเฉพาะด้วย นอกจากนี้ตรงกลางบรรทัด คุณสามารถระบุได้ทันทีว่านี่คือจดหมายร้องขอ (แต่ไม่จำเป็น)

ส่วนถัดไปของจดหมายเกี่ยวข้องกับคำขอนั้นเอง ขั้นแรกขอแนะนำให้ระบุเหตุผลแล้วจึงแสดงสาระสำคัญของคำขอเท่านั้น ในตอนท้ายจะต้องลงนามในจดหมาย (จะดีกว่าหากหัวหน้า บริษัท หรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตและเชื่อถือได้) และยังระบุวันที่สร้างเอกสารด้วย

วิธีการส่งจดหมาย

สามารถส่งจดหมายทางอีเมลหรือแฟกซ์ได้ - สะดวกและรวดเร็ว แต่การส่งจดหมายแบบอนุรักษ์นิยมผ่าน Russian Post จะทำให้สามารถนำเสนอจดหมายในลักษณะที่มั่นคงและน่าดึงดูด เช่น คุณสามารถขอเป็นลายลักษณ์อักษรด้วยมือด้วยลายมือเขียนอักษรวิจิตรสวยงาม หรือพิมพ์ข้อความลงบนกระดาษคุณภาพดีราคาแพงก็ได้

การใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ดังกล่าวจะทำให้ผู้รับเห็นได้ชัดเจนว่าฝ่ายตรงข้ามให้ความเคารพต่อเขาเพียงใด และจะเน้นย้ำถึงความสำคัญของคำขออีกครั้งด้วย สิ่งเดียวที่ต้องจำคือจดหมายทางไปรษณีย์ธรรมดาใช้เวลานานจึงต้องส่งข้อความล่วงหน้าเพื่อให้เอกสารส่งถึงผู้รับตรงเวลา

หลังจากส่งจดหมายแล้ว

ข้อความนี้เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ จะต้องลงทะเบียนในสมุดรายวันของเอกสารประกอบขาออก ในทำนองเดียวกันผู้รับจดหมายจะลงทะเบียนการมาถึงของจดหมาย ในกรณีที่เกิดความเข้าใจผิดในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ การบันทึกข้อเท็จจริงในการส่งและรับจดหมายจะช่วยให้เข้าใจสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างการเขียนจดหมายขอพร้อมคำอธิบาย

ดังนั้นเราจึงเข้าใจว่าจดหมายร้องขอคือจดหมายที่มีคำขอถึงผู้รับ วัตถุประสงค์ของข้อความคือเพื่อชักจูงให้ผู้รับดำเนินการที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ส่ง จดหมายจะต้องมีคำขอที่กำหนดไว้และเหตุผล ขอแนะนำให้กำหนดคำขอในลักษณะที่ให้เหตุผลว่าเหตุใดจึงควรเป็นประโยชน์สำหรับผู้รับในการปฏิบัติตามคำขอ ผู้ส่งไม่เพียงต้องรู้กฎในการเขียนข้อความเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงความแตกต่างทางจิตวิทยาด้วย ต่อไป เราจะพิจารณาเทมเพลตตัวอย่างเฉพาะเจาะจงโดยขึ้นอยู่กับสถานการณ์

หนังสือขอทุน

จดหมายจะถูกร่างขึ้นหากจำเป็นต้องได้รับการจัดสรรเงินทุนจากรัฐ ผู้ให้การสนับสนุน หรือบุคคลทั่วไป

จาก NGO “ช่วยเหลือผู้รับบำนาญ”
สมาชิกสภานิติบัญญัติ
อีวานอฟ ไอ.ไอ.

สวัสดีอีวานอิวาโนวิช ฉันเป็นตัวแทนขององค์กรไม่แสวงผลกำไร “Help for Pensioners” เราช่วยเหลือผู้รับบำนาญที่โดดเดี่ยว: เรานำอาหารมาช่วยทำความสะอาดและซ่อมแซม

องค์กรของเราดำรงอยู่มาเป็นเวลา 5 ปีแล้ว ก่อนหน้านี้ เราสามารถจัดหาเงินทุนให้กับกิจกรรมของเราเองได้ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการขยายตัวขององค์กรพัฒนาเอกชน เงินทุนจึงเริ่มหมดลง เราต้องการเงินเพื่อเช่าสถานที่ จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน และซื้ออุปกรณ์

ในการประชุมรัฐบาลเมื่อเร็วๆ นี้ ประธานาธิบดีกล่าวถึงสถานการณ์ที่ยากลำบากของผู้รับบำนาญ และตั้งข้อสังเกตว่าสถานการณ์จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วน ในเรื่องนี้ฉันขอเงิน 200,000 รูเบิลจากคุณสำหรับความต้องการของ NGO "ความช่วยเหลือสำหรับผู้รับบำนาญ"

ขอแสดงความนับถือ Petrova A. A.

คำอธิบาย:

ข้อความข้างต้นรวบรวมตามกฎทั้งหมด เขามี:

• ชื่อ NPO และคำอธิบายกิจกรรม
• การขอเงิน คำอธิบายถึงความจำเป็น (เงินจำเป็นสำหรับค่าเช่าและเงินเดือน)
• กล่าวถึงประธานาธิบดี จำเป็นต้องพิสูจน์ประโยชน์ของการอุปถัมภ์แก่เจ้าหน้าที่ รองฯสนใจอะไร? ในการเติบโตของอาชีพ การช่วยเหลือองค์กรจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้

ระบุจำนวนเงินเฉพาะที่องค์กรการค้าต้องการด้วย

หนังสือขอส่งสินค้า

โดยปกติจดหมายจะถูกส่งไปยังพันธมิตรของบริษัท ขอแนะนำให้ระบุผลประโยชน์ร่วมกันของทั้งสองบริษัทในข้อความ

ถึงหัวหน้าบริษัท "AAA"
อีวานอฟ ไอ.ไอ.
จากหัวหน้าบริษัทบีบีบี
เปโตรวา บี.บี.

สวัสดีอีวานอิวาโนวิช เราต้องการสั่งชุดผลิตภัณฑ์จากบริษัทของคุณ (ระบุ) เราเริ่มสนใจผลิตภัณฑ์ของคุณในนิทรรศการระดับภูมิภาค

หากคุณตกลง โปรดแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับเงื่อนไขการจัดส่งและเงื่อนไขที่สะดวกสำหรับคุณ เรารับประกันการชำระเงินทันเวลา เราหวังว่านี่จะเป็นจุดเริ่มต้นของความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน

ที่อยู่ติดต่อของเรา: (ระบุ)

ขอแสดงความนับถือ Boris Borisovich

หนังสือขอส่วนลด

โดยปกติแล้ว ข้อความดังกล่าวจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์ของบริษัท เช่น องค์กรจัดนิทรรศการ เธอมีซัพพลายเออร์ - โรงพิมพ์ที่จำหน่ายโบรชัวร์ ชั้นวาง หนังสือเล่มเล็ก ฯลฯ ค่าบริการค่อนข้างสูง วิกฤติเกิดขึ้น และกลายเป็นเรื่องยากสำหรับบริษัทในการชำระค่าผลิตภัณฑ์การพิมพ์ นี่อาจเป็นเหตุผลที่ต้องขอส่วนลด

ถึงหัวหน้าบริษัทวอสตอค
อีวานอฟ ไอ.ไอ.
จากหัวหน้าบริษัท “ศาปัด”
เปโตรวา บี.บี.

สวัสดีอีวานอีวานอฟ องค์กรของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤตการณ์ทางการเงิน จำนวนสัญญาที่ทำกับเราลดลง 20% น่าเสียดายที่วิกฤติดังกล่าวไม่เพียงส่งผลกระทบต่อเราเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าของเราด้วย ผู้คนไม่สามารถชำระค่าบริการของเราเท่าเดิมได้ ดังนั้นเราจึงได้มอบส่วนลดค่าตั๋ว 25%

เนื่องจากสถานการณ์ทางการเงินที่ยากลำบาก บริษัทของเราขอส่วนลด 15% จากคุณสำหรับความร่วมมือที่เหลืออีกหกเดือนภายใต้สัญญา

เราส่งจดหมายเพื่อขอส่วนลดไปยังซัพพลายเออร์ทั้งหมดของเรา หากพันธมิตรของเรา 20% มอบเงื่อนไขที่เอื้ออำนวย บริษัทของเราจะผ่านพ้นช่วงเวลาที่ยากลำบากและจะไม่ปิดตัวลง เราได้รับส่วนลดจากเจ้าของบ้านและบริษัทโทรศัพท์แล้ว

ขอแสดงความนับถือ บอริส เปตรอฟ

คำอธิบาย:

จดหมายประกอบด้วยประเด็นสำคัญดังต่อไปนี้:

• คำอธิบายความจำเป็นในการรับส่วนลด
• บ่งชี้จำนวนส่วนลดและเวลาที่แน่นอน
• ข้อบ่งชี้ทางอ้อมว่าหากโรงพิมพ์ไม่ให้ส่วนลดบริษัทจะยกเลิกสัญญา

ข้อความจะต้องเขียนในลักษณะที่อ่านจดหมายจนจบและเห็นด้วยกับเงื่อนไขที่เสนอ

หนังสือขอลดค่าเช่า

ค่าเช่ากินงบประมาณขององค์กรส่วนใหญ่ การลดลงทำให้บริษัทสามารถอยู่รอดได้ในช่วงเวลาที่ยากลำบาก ควรส่งจดหมายถึงเจ้าของบ้าน

หัวหน้าบริษัท "พลัส"
อีวานอฟ พี.พี.
จากหัวหน้าบริษัท "ลบ"
เปโตรวา ไอ.ไอ.

สวัสดี ปีเตอร์ เปโตรวิช บริษัทของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤติทางการเงิน กำลังซื้อของผู้บริโภคลดลงและรายได้ทางธุรกิจลดลง ทั้งนี้เราขอให้คุณลดค่าเช่าลง 10%

ตลอดความร่วมมือของเรา เราไม่เคยล่าช้าในการชำระเงิน เราหวังว่าคุณจะให้สัมปทานกับเราและเราจะรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจของเรา เรารับประกันการจ่ายค่าเช่าตรงเวลา แม้จะมีเงื่อนไขทางการเงินที่ยากลำบากก็ตาม

ขอแสดงความนับถืออีวานอิวาโนวิช

คำอธิบาย:

สิ่งสำคัญคือต้องกล่าวถึงในจดหมายว่าก่อนหน้านี้บริษัทได้ปฏิบัติตามภาระผูกพันครบถ้วนแล้ว เจ้าของบ้านต้องมั่นใจว่าเจ้าของบ้านจะชำระเงินต่อไป ผู้รับจะต้องเข้าใจด้วยว่าหากเขาไม่เห็นด้วยกับข้อกำหนดที่เสนอ ผู้เช่าจะปฏิเสธการบริการของเขา

หนังสือขอชำระหนี้

หนี้มักเกิดขึ้นจากการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบริษัทต่างๆ หากองค์กรมุ่งมั่นที่จะร่วมมือเพิ่มเติมกับคู่สัญญาที่เกิดหนี้จะมีการส่งจดหมายคำขอ

อีวานอฟ ไอ.ไอ.

ซิโดโรวา พี.พี.

เรียน Ivan Ivanovich เราขอให้คุณชำระหนี้ให้กับ บริษัท ของเราจำนวน 200,000 รูเบิล ตลอดเวลานี้ เรายังคงร่วมมือกับคุณต่อไป โดยหวังว่าจะสานต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจของเราต่อไป อย่างไรก็ตาม ขณะนี้เราถูกบังคับให้ระงับการให้บริการเนื่องจากไม่มีการชำระเงิน

จำนวนหนี้ของคุณคือ 200,000 รูเบิล เราขอให้คุณชำระเงินก่อนวันที่ 1 มีนาคม 2017 หากไม่ชำระหนี้ เราจะถูกบังคับให้แก้ไขปัญหาในศาล

ขอแสดงความนับถือ ปีเตอร์ เปโตรวิช

คำอธิบาย:

จดหมายจะต้องมีประเด็นต่อไปนี้:

• จำนวนหนี้ที่แน่นอน
• วันที่จะต้องชำระหนี้
• มาตรการที่บริษัทจะดำเนินการหากไม่ได้รับการชำระเงิน

ข้อความอาจกล่าวถึงความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จในระยะยาวกับองค์กร นี่ควรเป็นการร้องขอ ไม่ใช่การเรียกร้อง ข้อกำหนดถูกร่างขึ้นโดยใช้เทมเพลตอื่น

หนังสือขอเลื่อนการชำระเงินไปยังซัพพลายเออร์

องค์กรจัดหาผลิตภัณฑ์จำนวนหนึ่งให้กับบริษัทแต่ไม่ได้ชำระเงิน มีหนี้เกิดขึ้นแต่ลูกหนี้ไม่มีเงินจะจ่าย ในกรณีนี้ การเขียนจดหมายขอเลื่อนออกไปก็สมเหตุสมผล

ถึงหัวหน้าบริษัท “เงินอยู่ไหน”
ซิโดรอฟ พี.พี.
จากหัวหน้าบริษัท “เงินกำลังจะมา”
อิวาโนวา ไอ.ไอ.

เรียน Petr Petrovich เราไม่ได้จ่ายหนี้ 200,000 รูเบิล เราไม่อายที่จะเป็นหนี้ แต่ตอนนี้เราไม่สามารถชำระเงินเต็มจำนวนได้เนื่องจากสถานการณ์ทางการเงินที่ยากลำบากของเรา

เป็นเวลา 2 ปีแล้วที่เรารักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จกับคุณและไม่พลาดกำหนดเวลาการชำระเงิน วันนี้เราขอผ่อนชำระ บริษัทของเราพร้อมที่จะชำระหนี้เป็น 2 ขั้นตอน คือ

• เราจะฝากเงิน 100,000 รูเบิล ก่อนวันที่ 1 มีนาคม 2017
• จะมีการฝาก 100,000 รูเบิลก่อนวันที่ 1 เมษายน 2017

เราสัญญาว่าคุณจะชำระเงินตรงเวลา ขอบคุณสำหรับความเข้าใจ.

ขอแสดงความนับถืออีวานอิวาโนวิช

จดหมายขอชำระเงินให้กับองค์กรอื่น

หนี้ของบริษัทอาจได้รับการชำระโดยองค์กรอื่น แน่นอนว่านิติบุคคลจะไม่ชำระค่าหุ้นเช่นนั้น โดยทั่วไปหนังสือร้องขอจะถูกส่งไปยังลูกหนี้ของบริษัทหรือบุคคลอื่นที่มีภาระผูกพันต่อบริษัท

ถึงหัวหน้าบริษัท “เงินกำลังจะมา”
อีวานอฟ ไอ.ไอ.
จากหัวหน้าบริษัท “เงินอยู่ไหน”
ซิโดโรวา พี.พี.

เรียน Ivan Ivanovich คุณมีหนี้กับ บริษัท ของเราจำนวน 300,000 รูเบิล องค์กรของเรามีหนี้กับบริษัทอื่นจำนวน 200,000 รูเบิล เราขอให้คุณชำระหนี้ของเราให้กับเจ้าหนี้จำนวน 200,000 รูเบิล เพื่อเป็นการตอบแทน เราจะจัดเตรียมแผนการผ่อนชำระสำหรับยอดหนี้ที่คุณร้องขอไว้ก่อนหน้านี้ ขอบคุณสำหรับความเข้าใจ.

ขอแสดงความนับถือ ปีเตอร์ เปโตรวิช

หนังสือขอความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหา

ทุกบริษัทอาจประสบปัญหาที่ซับซ้อนซึ่งไม่สามารถแก้ไขได้หากไม่มีความช่วยเหลือจากภายนอก สามารถส่งหนังสือขอความช่วยเหลือได้หากจำเป็น เช่น สำหรับการจัดงาน โดยส่งคำร้องไปยังองค์กรการค้าและหน่วยงานของรัฐ

กรรมการบริษัท "เอเอเอ"
เปตรอฟ บี.บี.
จากองค์กรสาธารณะ
“เราให้สิ่งดีๆ”

เรียนคุณ Boris Borisovich ฉันเป็นตัวแทนขององค์กรสาธารณะ "Giving Good" เราจัดและจัดงานปาร์ตี้สำหรับเด็กจากสถานเลี้ยงเด็กกำพร้า

เราขอความช่วยเหลือจากคุณในการจัดเสบียงอาหารสำหรับวันหยุด แน่นอนว่าเราจะกล่าวถึงคุณและบริษัทของคุณในงานนี้ ผู้แทนสภานิติบัญญัติและประชาชนทั่วไปจะมาร่วมเฉลิมฉลอง

คุณสามารถติดต่อเราทางโทรศัพท์ XXX

ขอแสดงความนับถืออีวานอิวาโนวิช

สรุป

มารวมกฎทั้งหมดสำหรับการเขียนจดหมายร้องขอ ก่อนอื่นคุณต้องแนะนำตัวเองและพูดคุยเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณ แต่ไม่ควรดึงส่วนเกริ่นนำออกมา เป้าหมายของเราคือการสนับสนุนให้ผู้รับอ่านจดหมาย หากข้อความยาวเกินไป ผู้รับไม่น่าจะอ่านจนจบ จากนั้นคุณจะต้องเริ่มนำเสนอคำขอของคุณ จำเป็นต้องมีความถูกต้องแม่นยำ: การระบุกำหนดเวลา, จำนวนเงินทุน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าผู้รับจะต้องรู้สึกถึงผลประโยชน์ ดังนั้นจดหมายจะต้องระบุว่าเหตุใดจึงเป็นประโยชน์ต่อองค์กรในการปฏิบัติตามคำร้องขอ ท้ายที่สุดคุณต้องกล่าวคำอำลาอย่างสุภาพและไม่แสดงความไม่พอใจ

ผู้ประกอบการทุกรายอาจเผชิญกับสถานการณ์ที่เขาไม่มีเงินทุนเพียงพอที่จะชำระหนี้ให้กับซัพพลายเออร์สำหรับสินค้าที่จัดส่งได้ทันเวลา ไม่เป็นที่พึงปรารถนาที่จะทำลายความสัมพันธ์กับคู่สัญญาดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะตกลงกับเขาในการเลื่อนการชำระหนี้ไปช้ากว่าที่ระบุไว้ในข้อตกลง คุณสามารถเตือนซัพพลายเออร์เกี่ยวกับความล่าช้าที่จะเกิดขึ้นในการโอนเงินโดยส่งจดหมายเกี่ยวกับการชำระเงินรอการตัดบัญชีไปให้เขา ดูตัวอย่างได้ที่ท้ายบทความนี้

จดหมายทำหน้าที่อะไร?

จดหมายแจ้งการชำระเงินรอตัดบัญชีที่ส่งไปยังซัพพลายเออร์:

เป็นการรับทราบว่ามีหนี้เป็นหนี้อยู่

ยืนยันว่าผู้ซื้อไม่มีเจตนาที่จะซ่อนหรือพยายามโต้แย้งการมีอยู่ของการส่งมอบสินค้าที่ค้างชำระ

ยืนยันจำนวนเงินที่จะโอนไปยังซัพพลายเออร์

ยืนยันข้อเท็จจริงของการสรุปข้อตกลงระหว่างองค์กรหรือผู้ประกอบการรายบุคคล

คุณสมบัติของหนังสือเกี่ยวกับการชำระเงินรอการตัดบัญชี

มีการร่างจดหมายเกี่ยวกับการชำระเงินรอตัดบัญชีเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นเมื่อองค์กรทางเศรษฐกิจแห่งหนึ่งไม่สามารถชำระภาระผูกพันต่อคู่สัญญาได้ ในข้อความของจดหมาย ผู้ที่ต้องชำระค่าสินค้าค้างชำระจะแจ้งให้หุ้นส่วนของเขาทราบว่าภายในกรอบเวลาที่กำหนดเขาจะชำระภาระผูกพันที่มีอยู่ให้กับเขา

กฎหมายไม่ได้กำหนดแบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับเอกสารนี้ เราสามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับโครงสร้างของจดหมายและประเด็นหลักที่ต้องระบุไว้เท่านั้นเพื่อให้เอกสารมีผลบังคับทางกฎหมาย แต่ละองค์กรสามารถพัฒนาแบบฟอร์มจดหมายมาตรฐานของตนเองเพื่อใช้งานได้อย่างอิสระ ขอแนะนำให้จัดทำเอกสารด้วยหัวจดหมายของบริษัท

สามารถส่งจดหมายตามความคิดริเริ่มของลูกหนี้เองหรือเพื่อตอบสนองต่อข้อเรียกร้องที่ได้รับจากซัพพลายเออร์ ข้อความต้องระบุว่าลูกหนี้พร้อมที่จะชำระหนี้และดอกเบี้ยค้างจ่ายภายในกรอบเวลาที่คู่ค้ากำหนดหรือไม่ หากเป็นไปไม่ได้ด้วยเหตุผลบางประการ คุณต้องระบุคำขอเลื่อนกำหนดเวลาการโอนเงิน

จดหมายเกี่ยวกับการชำระเงินรอตัดบัญชีควรมีประเด็นใดบ้าง:

ชื่อขององค์กรที่ส่ง (หรือผู้ประกอบการรายบุคคล)

รายละเอียดผู้ส่ง (TIN, KPP, ที่อยู่ตามกฎหมาย ฯลฯ)

ชื่อบริษัท (ชื่อเต็มของผู้ประกอบการ) ที่ส่งจดหมายถึง

สาระสำคัญของการค้ำประกันที่ให้ไว้สำหรับการชำระหนี้ที่มีอยู่

รายละเอียดของสัญญาตามการส่งมอบผลิตภัณฑ์

คำชี้แจงข้อเท็จจริงว่ามีหนี้ที่ต้องชำระ (จำนวนต้องระบุเป็นคำพูด) หากคู่สัญญาต้องการจ่ายค่าปรับ ให้ระบุข้อตกลงหรือไม่เห็นด้วยกับสิ่งนี้

ภาระผูกพันที่คาดว่าจะครบกำหนด

จดหมายเกี่ยวกับการชำระเงินที่เลื่อนออกไปจะต้องมีลายเซ็นของหัวหน้านิติบุคคล โดยควรเป็นลายเซ็นของหัวหน้าฝ่ายบัญชี จะมีการติดแสตมป์หากมี

โครงสร้างของหนังสือเกี่ยวกับการเลื่อนการชำระเงิน

ที่มุมขวาบนระบุข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งและผู้รับ วันที่รวบรวม และหมายเลขขาออก

ส่วนเบื้องต้น. ที่นี่คุณควรระบุเหตุผลของการอุทธรณ์ (โดยปกติจะเริ่มต้นด้วยวลี "เนื่องจากเป็นไปไม่ได้ที่จะปฏิบัติตามภาระผูกพันตรงเวลาเนื่องจาก ... " ฯลฯ ) วัตถุประสงค์ของการอุทธรณ์ ("เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง" “เพื่อแก้ไขปัญหา” ฯลฯ)

ส่วนสำคัญ. ที่นี่ผู้ส่งจะร้องขอการชำระเงินเลื่อนออกไป คุณสามารถใช้วลี "เราขอให้คุณ", "เราทำคำขอ" คุณต้องพูดกับหุ้นส่วนธุรกิจของคุณด้วยความเคารพ หากจดหมายมีคำขอหลายรายการต่อคู่สัญญา จะมีการระบุไว้ในย่อหน้าหรือย่อหน้าแยกกัน หากผู้ส่งคาดว่าจะได้รับการตอบกลับภายในระยะเวลาหนึ่ง เขาควรระบุสิ่งนี้อย่างถูกต้องในข้อความของเอกสาร

ส่วนสุดท้ายจะต้องมีลายเซ็นของหัวหน้าองค์กรพร้อมใบรับรองผลการเรียน

สไตล์การเขียนเป็นแบบธุรกิจ

คำขอหรือข้อเรียกร้องจะต้องระบุอย่างชัดเจนและเข้าใจได้ ไม่อนุญาตให้ใช้สำนวนคำสแลง

ประโยคควรเรียบง่ายและเข้าใจได้ โดยไม่มีวลีมีส่วนร่วมและกริยาวิเศษณ์ที่ซับซ้อน วลีที่คลุมเครือและการสนทนาที่ยาวนานเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

เมื่อระบุระยะเวลาการชำระหนี้ที่คาดหวัง จำเป็นต้องประเมินความสามารถทางการเงินของคุณตามความเป็นจริง เป็นการดีกว่าที่จะระบุช่วงเวลานี้ด้วยการสำรอง

ข้อตกลงการชำระเงินรอการตัดบัญชี

ข้อตกลงเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรอการตัดบัญชีเป็นข้อตกลงประเภทหนึ่งระหว่างคู่สัญญาซึ่งกำหนดให้การเลื่อนการชำระหนี้ล่าช้ากว่าที่กำหนดไว้ในสัญญาที่ร่างขึ้นก่อนหน้านี้ ความจำเป็นในการจัดทำเอกสารดังกล่าวในกรณีที่เกิดความล่าช้าอาจมีการกำหนดไว้อย่างชัดแจ้งตามเงื่อนไขของข้อตกลงหลัก เนื่องจากการชำระเงินรอตัดบัญชีจากมุมมองทางกฎหมายถือเป็นสินเชื่อประเภทหนึ่ง จึงใช้บรรทัดฐานทางกฎหมายเดียวกัน

โครงสร้างของข้อตกลงการชำระเงินรอการตัดบัญชีมีความคล้ายคลึงกับสัญญา ส่วนเกริ่นนำระบุชื่อขององค์กรที่ทำข้อตกลงตลอดจนหมายเลขข้อตกลงหลัก จากนั้นจะมีการระบุเงื่อนไขในการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขการชำระเงินซึ่งคู่สัญญาทั้งสองฝ่ายต้องปฏิบัติตาม ข้อตกลงนี้จัดทำขึ้นเป็นสองชุด ชุดละชุดสำหรับแต่ละฝ่าย

คำขอเลื่อนการชำระเงิน

ในบรรดาเอกสารที่ทำให้สามารถเลื่อนการปฏิบัติตามภาระผูกพันของลูกหนี้ได้ควรกล่าวถึงคำขอเลื่อนการชำระเงินไปยังสำนักงานสรรพากรซึ่งภายใต้เงื่อนไขบางประการทำให้ผู้เสียภาษีสามารถชำระหนี้ตามงบประมาณได้ช้ากว่า วันครบกำหนดโดยไม่มีการลงโทษจากหน่วยงานภาษี ขั้นตอนการเลื่อนภาษีและเงื่อนไขสำหรับบทบัญญัติมีระบุไว้ในศิลปะ 64 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย เราได้พูดคุยรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการยื่นใบสมัครกับ Federal Tax Service ในบทความนี้