Η ικανότητα σύνταξης επιστολών άρνησης είναι μία από τις πιο σημαντικές δεξιότητες ενός υπαλλήλου της επιχείρησης που είναι υπεύθυνος για τις εξωτερικές σχέσεις του οργανισμού και την επιχειρηματική αλληλογραφία. Το περιεχόμενο και η παρουσίαση μιας τέτοιας επιστολής όχι μόνο μιλά για την εκπαίδευση και την κουλτούρα του δημιουργού της, αλλά διαμορφώνει επίσης την εικόνα και τη φήμη της επιχείρησης στο επιχειρηματικό περιβάλλον.

Ποιοι είναι οι λόγοι της επαγγελματικής αλληλογραφίας;

Κάθε εταιρεία που λειτουργεί ενεργά λαμβάνει τακτικά επιστολές με διάφορες προσφορές. Αυτό θα μπορούσε να είναι μια προσφορά για συνεργασία (εμπορική), για συμμετοχή σε εκδήλωση (συνέδριο, σεμινάριο, γιορτή) κ.λπ. Επιστολές αιτήματος, αξιώσεις, υπενθυμίσεις κ.λπ. είναι επίσης κοινά σε κυκλοφορία μεταξύ των οργανισμών. Έτσι, η εισερχόμενη αλληλογραφία μιας επιχείρησης μπορεί να ανέρχεται σε δεκάδες, ή και εκατοντάδες διαφορετικά μηνύματα που απαιτούν απάντηση.

Πώς να εκδώσετε μια άρνηση

Η εξέταση μιας επιστολής δεν εγγυάται σε καμία περίπτωση ότι ο εκπρόσωπος του οργανισμού που την έλαβε θα συμφωνήσει απαραίτητα με την πρόταση, το αίτημα ή τον ισχυρισμό που περιέχεται σε αυτήν. Αντίθετα, σε πολλές περιπτώσεις, οι υπάλληλοι της εταιρείας γράφουν αρνήσεις.

Αλλά για να αρνηθείτε σωστά, χρειάζεστε ορισμένες δεξιότητες. Είναι σημαντικό να μην προσβάλλετε τον αποστολέα της επιστολής με αρνητικό περιεχόμενο - αυτό υπαγορεύεται όχι μόνο από τους κανόνες της βασικής επιχειρηματικής ευγένειας, αλλά και από την πιθανότητα στο μέλλον να γίνει πελάτης, πελάτης ή συνεργάτης.

Γενικές πληροφορίες για επαγγελματικές επιστολές

Όλη η επίσημη αλληλογραφία υπόκειται σε ορισμένους κανόνες σύνταξης. Πρώτα απ 'όλα, είναι απαραίτητο να θυμόμαστε ότι, παρά το γεγονός ότι το περιεχόμενο της επιστολής μπορεί να είναι απολύτως αυθαίρετο, η δομή και η σύνθεσή της πρέπει να συμμορφώνονται με τα πρότυπα που υιοθετούνται κατά την προετοιμασία των επαγγελματικών εγγράφων, δηλ. χωρίζεται υπό όρους σε τρία μέρη: την αρχή (έκκληση και τίτλος της επιστολής), το κύριο τμήμα και το συμπέρασμα (υπογραφή και ημερομηνία).

Το στυλ γραφής πρέπει να είναι συγκρατημένο, περιεκτικό, χωρίς υπερβολικά «φορτωμένες» προτάσεις ή πολύπλοκη συγκεκριμένη ορολογία. Η άρνηση θα πρέπει να γίνει όσο το δυνατόν πιο σωστή. Κατά το σχηματισμό ενός γράμματος, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη οι κανόνες της ρωσικής γλώσσας όσον αφορά την κουλτούρα του λόγου, το λεξιλόγιο, τη γραμματική, την ορθογραφία και το στυλ.

Η άρνηση μπορεί να είναι χωρίς κίνητρο, αλλά είναι ακόμα καλύτερα αν ο λόγος αναφέρεται στην επιστολή.

Εάν η απάντηση είναι λεπτομερής και εμπεριστατωμένη, τότε θα πρέπει να τη χωρίσετε σε παραγράφους ή σημεία - αυτό θα κάνει την αντίληψη του κειμένου πολύ πιο εύκολη.

Εάν αρνηθείτε, δεν χρειάζεται να κόψετε και να "κάψετε γέφυρες", καλό είναι να αφήσετε ένα μονοπάτι για υποχώρηση, δηλαδή να ευχαριστήσετε για την προσοχή που δείξατε και να εκφράσετε την ελπίδα για τη δυνατότητα περαιτέρω συνεργασίας. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να καθορίσετε τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληροί ο παραλήπτης για να δημιουργήσει μια επιχειρηματική σχέση. Εάν υπάρχει η ευκαιρία να συμβουλεύσετε μια εταιρεία που θα συμφωνούσε επίσης με τη συνεργασία ή άλλες προτάσεις που έγιναν στο αρχικό μήνυμα, τότε δεν πρέπει να το παραμελήσετε - αυτό θα αφήσει ένα καλό σημάδι στη μνήμη του παραλήπτη.

Σε ποιον να γράψω;

Η άρνηση πρέπει να γράφεται αυστηρά στο όνομα του ατόμου που υπέγραψε την πρωτότυπη επιστολή. Διαφορετικά, η άρνηση ενδέχεται να μην φτάσει στον παραλήπτη ή να χαθεί στη ροή της εισερχόμενης αλληλογραφίας. Ωστόσο, εάν δεν υπήρχε υπογραφή συγκεκριμένου ατόμου κάτω από την επιστολή προσφοράς, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ουδέτερη μορφή διεύθυνσης (για παράδειγμα, με τη μορφή ενός απλού χαιρετισμού "Καλημέρα").

Σύνταξη επιστολής άρνησης

Η επιστολή μπορεί να γραφτεί με το χέρι (αυτή η μορφή θα υποδηλώνει μια ιδιαίτερη, ζεστή στάση απέναντι στον παραλήπτη) ή να εκτυπωθεί σε υπολογιστή.

Σε αυτήν την περίπτωση, είναι αποδεκτό να χρησιμοποιήσετε ένα απλό φύλλο χαρτιού ή μια φόρμα με εταιρικά στοιχεία και λογότυπο εταιρείας.

Η επιστολή άρνησης δημιουργείται σε ένα πρωτότυπο αντίγραφο και πρέπει να έχει ημερομηνία και αρίθμηση (σύμφωνα με τη ροή εγγράφων της επιχείρησης). Σε αυτήν την περίπτωση, πληροφορίες σχετικά με αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνονται στο περιοδικό εξερχόμενης αλληλογραφίας, σημειώνοντας την ημερομηνία, τον αριθμό και συνοπτικά το περιεχόμενό του. Στο μέλλον, αυτό το αρχείο καταγραφής μπορεί να γίνει απόδειξη της δημιουργίας και της αποστολής ενός μηνύματος.

Ποιος πρέπει να υπογράψει

Στην ιδανική περίπτωση, η επιστολή θα πρέπει να έχει το αυτόγραφο του διευθυντή του οργανισμού, αλλά αυτό δεν είναι πάντα δυνατό (και αποκλείεται σχεδόν εντελώς σε επιχειρήσεις με μεγάλο αριθμό εργαζομένων και πολλά δομικά τμήματα). Επομένως, οποιοσδήποτε υπάλληλος της εταιρείας είναι εξουσιοδοτημένος να δημιουργήσει αυτό το είδος τεκμηρίωσης και εξουσιοδοτημένος να υπογράφει αλληλογραφία μπορεί να υπογράψει μια επιστολή άρνησης. Αυτός μπορεί να είναι γραμματέας, δικηγόρος, προϊστάμενος ή ειδικός σε ένα τμήμα.

Πώς να στείλετε μια επιστολή

Μια επιστολή μπορεί να σταλεί με διαφορετικούς τρόπους, αλλά είναι καλύτερο να επιλέξετε αυτόν μέσω του οποίου στάλθηκε το αρχικό μήνυμα. Ο πιο αποδεκτός τρόπος είναι να το στείλετε μέσω Russian Post, αλλά σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να το πάρετε εγγεγραμμένο με επιβεβαίωση παράδοσης, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την παράδοση μέσω αντιπροσώπου ή courier (αυτή η μέθοδος εγγυάται ταχύτερη παράδοση). Είναι επίσης αποδεκτή η χρήση φαξ, ηλεκτρονικών μέσων επικοινωνίας, ακόμη και κοινωνικών δικτύων ή άμεσων μηνυμάτων (αλλά μόνο υπό την προϋπόθεση ότι ο ίδιος ο αποστολέας της αρχικής επιστολής χρησιμοποιεί αυτή τη μέθοδο επικοινωνίας).

Επιστολή άρνησης συνεργασίας

Εάν χρειάζεται να δημιουργήσετε μια επιστολή άρνησης συνεργασίας, δείτε το δείγμα και τα σχόλιά της.

1. Στην αρχή της επιστολής, γράψτε για ποιον προορίζεται: αναφέρετε το όνομα του οργανισμού, τη θέση και το πλήρες όνομα του εκπροσώπου του, στο όνομα του οποίου γράφετε μια απάντηση. Χρησιμοποιήστε μια ευγενική μορφή απεύθυνσης, ευχαριστήστε για την προσοχή που δείχνετε στην εταιρεία σας και μετά προχωρήστε στην ουσία του μηνύματος.
2. Φροντίστε να ανατρέξετε στην επιστολή ως απάντηση στην οποία γράφετε μια άρνηση και να αναφέρετε τις συνθήκες που προκάλεσαν την αρνητική αντίδραση. Εάν ο αντίπαλός σας επισύναψε επιπλέον έγγραφα στην πρότασή του, υποδείξτε ότι τα έχετε διαβάσει.
3. Εάν είναι δυνατόν, εκφράστε στην επιστολή σας μια έκφραση ελπίδας ότι θα υπάρξει συνεργασία, χωρίς να παραλείψετε να συμπεριλάβετε τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούνται για να συμβεί αυτό.
4. Τέλος, υπογράψτε την επιστολή και ημερομηνία.

Επιστολή άρνησης συμμετοχής στην εκδήλωση

Όταν γράφετε μια επιστολή άρνησης συμμετοχής σε μια εκδήλωση, χρησιμοποιήστε τις παραπάνω οδηγίες για μια επιστολή άρνησης συνεργασίας. Τα πάντα στην επιστολή είναι τυπικά, αλλά υποχρεωτικά: πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα και τον παραλήπτη, στη συνέχεια η έφεση, η ίδια η άρνηση με αναφορά της ληφθείσας πρότασης για συμμετοχή στην εκδήλωση και μια υποχρεωτική ένδειξη των περιστάσεων που χρησίμευσαν ως αιτία αρνητική απάντηση, μετά την υπογραφή και την ημερομηνία.

Επιστολή άρνησης προσφοράς εργασίας

Όχι μόνο η εταιρεία μπορεί να λάβει επιστολή άρνησης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να εκφραστεί από ένα άτομο που δεν έχει καμία σχέση με την εταιρεία: για παράδειγμα, ένας υποψήφιος για μια θέση. Εάν είστε τέτοιο άτομο, διατυπώστε την άρνηση σύμφωνα με τους κανόνες και τους κανονισμούς της επιχειρηματικής τεκμηρίωσης. Χρησιμοποιήστε ευγενική γλώσσα, αναφέρετε το όνομα της εργασίας που σας προσφέρεται, καθώς και τον λόγο για τον οποίο την αρνείστε (μην ξεχνάτε ότι ο πιθανός εργοδότης μπορεί να επανεξετάσει τους όρους της εργασίας που σας προσφέρεται). Στο τέλος, βεβαιωθείτε ότι έχετε υπογράψει και ημερομηνία.

Αγαπητέ πελάτη!Η Southern TELECOM LLC ευχαριστεί εσάς και την εταιρεία σας για τη συνεργασία σας και σας γνωστοποιεί ότι από τον Ιούλιο του 2018 είναι δυνατή η μετάβαση στην ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων:

συμφωνώς προς Συμφωνία για τη χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων.

Η διακίνηση ηλεκτρονικών εγγράφων, όπως ορίζει ο νόμος, οργανώνεται μέσω του Διαχειριστή Ηλεκτρονικής Ροής Εγγράφων που είναι διαπιστευμένος από την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας - JSC PF SKB Kontur (http://www.diadoc.ru).

Χρήση του συστήματος EDI για λήψη και επεξεργασία εγγράφων Ελεύθερος. Για να εργαστείτε, χρειάζεστε μόνο έναν υπολογιστή με πρόσβαση στο Διαδίκτυο και μια έγκυρη ηλεκτρονική υπογραφή. Για εγγραφή και περαιτέρω εργασία με έγγραφα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα ηλεκτρονική υπογραφή για την υποβολή ηλεκτρονικών αναφορών όποιος χειριστής διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων διαπιστευμένος από την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Η ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων θα είναι διαθέσιμη από 01/08/2018.

Για πληροφορίες: η νομική σημασία των ηλεκτρονικών εγγράφων και η δυνατότητα χρήσης τους στη λογιστική και φορολογική λογιστική καθορίζεται από τους ακόλουθους κανονισμούς:

• Οι ομοσπονδιακοί νόμοι αριθ. 63-FZ της 04/06/2011 και αριθ. 402-FZ της 06/12/2011
• Φορολογικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (ρήτρα 1, άρθρο 169).
• Κυβερνητικό Διάταγμα αριθ. 1137 της 26ης Δεκεμβρίου 2011.
• 50ν από 25 Απριλίου 2011 Διάταξη του Υπουργείου Οικονομικών.

Εάν δεν έχετε τις τεχνικές δυνατότητες ή αρνηθείτε να μεταβείτε σε EDI, η ροή εγγράφων θα πραγματοποιηθεί υπό τις ίδιες συνθήκες.

Συμφωνία για τη χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων

Η Εταιρεία Περιορισμένης Ευθύνης "Yuzhny TELECOM" (εφεξής "Yuzhny TELECOM" LLC) εκπροσωπούμενη από τον Διευθυντή Daron Igor Aleksandrovich, ενεργώντας βάσει του Χάρτη, θα συνάψει αυτήν τη συμφωνία για τη χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων (εφεξής η "Συμφωνία") με τους ακόλουθους όρους με οποιοδήποτε πρόσωπο που έχει προσχωρήσει στην παρούσα Συμφωνία σύμφωνα με το άρθρο 428 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Για τους σκοπούς της παρούσας Συμφωνίας, οι ακόλουθοι όροι χρησιμοποιούνται με τις ακόλουθες έννοιες:

1.1. Η ηλεκτρονική υπογραφή (ES) είναι μια βελτιωμένη ειδική ηλεκτρονική υπογραφή που πληροί τις απαιτήσεις του ομοσπονδιακού νόμου της 6ης Απριλίου 2011 Αρ. bZ-FZ «Περί ηλεκτρονικών υπογραφών» και της ισχύουσας νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας στον τομέα των ηλεκτρονικών υπογραφών.

1.2. Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων (ED) είναι η διαδικασία ανταλλαγής μεταξύ των Μερών στο σύστημα ΕΔ εγγράφων που συντάσσονται σε ηλεκτρονική μορφή και υπογράφονται με ηλεκτρονική υπογραφή.

1.3. Ο χειριστής ED είναι ένας οργανισμός που διασφαλίζει την ανταλλαγή ανοιχτών και εμπιστευτικών πληροφοριών μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών στο πλαίσιο της ροής ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ των Μερών στο σύστημα ΕΔ. Ο χειριστής ED είναι ο ZAO PF SKB Kontur.

1.4. Συμβαλλόμενο μέρος αποστολής - Μέρος που αποστέλλει έγγραφο σε ηλεκτρονική μορφή, υπογεγραμμένο με ηλεκτρονική υπογραφή, στο σύστημα ΕΔ μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών στο άλλο μέρος.

1.5. Συμβαλλόμενο μέρος παραλαβής - το μέρος που λαμβάνει από το αποστέλλον μέρος έγγραφο σε ηλεκτρονική μορφή, υπογεγραμμένο με ηλεκτρονική υπογραφή, στο σύστημα ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών.

1.6. Η εξερχόμενη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων είναι η διαδικασία αποστολής εγγράφων από την Southern TELECOM LLC σε ηλεκτρονική μορφή μέσω του συστήματος ED μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών στο άλλο Μέρος.

1.7. Η ροή εισερχόμενων ηλεκτρονικών εγγράφων είναι η διαδικασία λήψης εγγράφων από την Southern TELECOM LLC σε ηλεκτρονική μορφή μέσω του συστήματος ED μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών από το άλλο Μέρος.

1. Αντικείμενο της συμφωνίας και γενικές υποχρεώσεις των μερών

2.1. Η ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων πραγματοποιείται από τα μέρη σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας, συμπεριλαμβανομένου του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, του ομοσπονδιακού νόμου της 6ης Απριλίου 2011 Αρ. bZ-FZ «Σχετικά με τις ηλεκτρονικές υπογραφές», Διάταγμα του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 10ης Νοεμβρίου 2015 αριθ.

Η ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων πραγματοποιείται στο πλαίσιο της ανταλλαγής των μερών, των ακόλουθων πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, και συγκεκριμένα:

• Τιμολόγιο (σε μορφή XML, εγκεκριμένο με Διάταγμα της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσίας με ημερομηνία 24/03/2016 N ММВ-7-15/155@, ημερομηνία 13/04/2016 N ММВ-7-15/189@) «Την έγκριση της μορφής τιμολογίου και του εγγράφου μορφής παρουσίασης για την αποστολή αγαθών (εκτέλεση εργασιών), τη μεταβίβαση δικαιωμάτων ιδιοκτησίας (έγγραφο για την παροχή υπηρεσιών), συμπεριλαμβανομένου τιμολογίου, σε ηλεκτρονική μορφή».
• Νόμος για την παροχή Υπηρεσιών (σε μορφή XML, εγκεκριμένος με Διάταγμα της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσίας της 24ης Μαρτίου 2016 Αρ. ММВ-7-15/155@ «Σχετικά με την έγκριση της μορφής του τιμολογίου και της μορφής υποβολής έγγραφο για την αποστολή αγαθών (εκτέλεση εργασιών), μεταβίβαση δικαιωμάτων ιδιοκτησίας (έγγραφο για την παροχή υπηρεσιών), συμπεριλαμβανομένου τιμολογίου, σε ηλεκτρονική μορφή" και εγκεκριμένο με Διάταγμα της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσίας της 30ης Νοεμβρίου 2015 N ММВ-7-10/552@ "Σχετικά με την έγκριση της μορφής υποβολής εγγράφου για τη μεταφορά των αποτελεσμάτων εργασίας (έγγραφο για την παροχή υπηρεσιών) σε ηλεκτρονική μορφή".
• Δελτίο αποστολής TORG 12 (σε μορφή XML, εγκεκριμένο με Διάταγμα της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσίας της 24ης Μαρτίου 2016 Αρ. ММВ-7-15/155@ «Σχετικά με την έγκριση της μορφής του τιμολογίου και της μορφής υποβολής εγγράφου σχετικά με την αποστολή αγαθών (εκτέλεση εργασιών), τη μεταβίβαση δικαιωμάτων ιδιοκτησίας (έγγραφο για την παροχή υπηρεσιών), συμπεριλαμβανομένου τιμολογίου σε ηλεκτρονική μορφή" και εγκρίθηκε με Διάταγμα της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας της Ρωσίας της 30ης Νοεμβρίου 2015 N ММВ- 7-10/551@ "Σχετικά με την έγκριση της μορφής υποβολής εγγράφου για τη μεταφορά αγαθών κατά τις εμπορικές πράξεις σε ηλεκτρονική μορφή" .
• Νόμος Συμφιλίωσης;
• Τιμολόγιο πληρωμής.
• Συμφωνία, παράρτημα της συμφωνίας, πρόσθετες συμφωνίες στη συμφωνία, αιτήσεις στη συμφωνία.

2.2. Όλα τα άλλα έγγραφα ανταλλάσσονται σε χαρτί:

• Πράξη συμψηφισμού.
• Επίσημες επιστολές και ανακοινώσεις.
• Άλλα έγγραφα.

2.3. Η παρούσα συμφωνία διέπει τις σχέσεις των μερών στην ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών στο σύστημα ED, που υπογράφονται με ηλεκτρονική υπογραφή.

2.4. Η παραλαβή εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή και υπογεγραμμένων ηλεκτρονικών υπογραφών με τον τρόπο που ορίζει η παρούσα συμφωνία ισοδυναμεί με τη λήψη εγγράφων σε χαρτί και αποτελεί απαραίτητη και επαρκή προϋπόθεση για να διαπιστωθεί ότι η ηλεκτρονική υπογραφή προέρχεται από το μέρος που την έστειλε.

2.5. Τα μέρη υποχρεούνται να αλληλοενημερώνονται για την αδυναμία ανταλλαγής εγγράφων ηλεκτρονικά, υπογεγραμμένα με ηλεκτρονική υπογραφή, σε περίπτωση τεχνικής βλάβης των εσωτερικών συστημάτων. Κατά την περίοδο μιας τέτοιας αποτυχίας, τα Μέρη ανταλλάσσουν έγγραφα σε χαρτί με χειρόγραφη υπογραφή εξουσιοδοτημένου προσώπου και επικυρωμένα με τη σφραγίδα του οργανισμού.

2.6. Όλα τα έγγραφα που λαμβάνονται με ανταλλαγή σε ηλεκτρονική μορφή συντάσσονται σε μορφές σύμφωνα με τις νομικές απαιτήσεις, καθώς και με βάση τους όρους των συμβάσεων που έχουν συναφθεί.

1. Προϋποθέσεις για την εγκυρότητα μιας εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής

3.1. Τα μέρη χρησιμοποιούν βελτιωμένη ειδική ηλεκτρονική υπογραφή, η οποία σε ηλεκτρονικό έγγραφο ισοδυναμεί με χειρόγραφη υπογραφή σε έντυπο έγγραφο, ενώ ταυτόχρονα πληρούν τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

■ δημιουργήθηκε και εκδόθηκε αναγνωρισμένο πιστοποιητικό από διαπιστευμένο κέντρο πιστοποίησης, του οποίου η διαπίστευση ισχύει την ημέρα έκδοσης του συγκεκριμένου πιστοποιητικού.

■ ένα αναγνωρισμένο πιστοποιητικό ισχύει κατά τη στιγμή της υπογραφής του ηλεκτρονικού εγγράφου (εάν υπάρχουν αξιόπιστες πληροφορίες για τη στιγμή της υπογραφής του ηλεκτρονικού εγγράφου) ή την ημέρα ελέγχου της εγκυρότητας του καθορισμένου πιστοποιητικού, εάν τη στιγμή της υπογραφής του ηλεκτρονικού εγγράφου δεν καθορίζεται?

■ υπάρχει θετικό αποτέλεσμα από τον έλεγχο ότι ο κάτοχος του πιστοποιητικού διαθέτει ειδική ηλεκτρονική υπογραφή με την οποία υπογράφηκε το ηλεκτρονικό έγγραφο και επιβεβαιώνεται ότι δεν έγιναν αλλαγές σε αυτό το έγγραφο μετά την υπογραφή του.

■ χρησιμοποιείται εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή με την επιφύλαξη των περιορισμών που περιέχονται στο αναγνωρισμένο πιστοποιητικό του προσώπου που υπογράφει το ηλεκτρονικό έγγραφο και στην παρούσα Συμφωνία.

3.2. Τα συμβαλλόμενα μέρη αναλαμβάνουν να ενημερώσουν το ένα το άλλο για τους περιορισμούς της ειδικής ηλεκτρονικής υπογραφής εντός 2 (δύο) εργάσιμων ημερών από τη στιγμή που θα θεσπιστούν τέτοιοι περιορισμοί, διαφορετικά, έως ότου ληφθεί η εν λόγω ειδοποίηση, το Μέρος έχει το δικαίωμα να εξετάσει την αναγνωρισμένη ηλεκτρονική υπογραφή του το άλλο μέρος δεν επιβαρύνεται με κανέναν περιορισμό και τα έγγραφα υπέγραψαν τέτοια ειδική ηλεκτρονική υπογραφή - με πλήρη νομική ισχύ.

3.3. Τα συμβαλλόμενα μέρη υποχρεούνται, εάν είναι απαραίτητο, να ενημερώσουν εκ των προτέρων τα πιστοποιητικά ηλεκτρονικών κλειδιών και εάν δεν εκπληρώσουν αυτήν την υποχρέωση, ειδοποιούν αμέσως το άλλο μέρος για την κατάσταση που έχει προκύψει.

1. Η διαδικασία για την αλληλεπίδραση μεταξύ των Μερών κατά την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων που υπογράφονται με ηλεκτρονική υπογραφή

4.1. Για να συμμετάσχουν στην ΕΔ, τα Μέρη πρέπει:

α) να αποκτήσει αναγνωρισμένα πιστοποιητικά ηλεκτρονικών κλειδιών για την επαλήθευση της ηλεκτρονικής υπογραφής του διαχειριστή ή άλλων εξουσιοδοτημένων προσώπων·

β) συνάπτει κατάλληλη συμφωνία με τον Διαχειριστή σύμφωνα με τις απαιτήσεις του σχετικού Διαχειριστή·

γ) λάβετε από τον Διαχειριστή το αναγνωριστικό συμμετεχόντων ED, τα στοιχεία πρόσβασης και άλλα δεδομένα που είναι απαραίτητα για τη σύνδεση στο ED.

4.2. Κατά την ανταλλαγή εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή, ένα μέρος δημιουργεί το απαραίτητο έγγραφο σε ηλεκτρονική μορφή, το υπογράφει ηλεκτρονικά, στέλνει ένα αρχείο με το έγγραφο σε ηλεκτρονική μορφή στο άλλο μέρος μέσω του Διαχειριστή Ηλεκτρονικών Εγγράφων και αποθηκεύει το υπογεγραμμένο έγγραφο σε ηλεκτρονική μορφή.

4.3. Τα μέρη αναλαμβάνουν να ανταλλάξουν άμεσα (το αργότερο την επόμενη εργάσιμη ημέρα 1 από την ημερομηνία παραλαβής του εγγράφου) ειδοποιήσεις/επιβεβαιώσεις σε ηλεκτρονική μορφή σχετικά με την παραλαβή και αποστολή εγγράφων μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών.

4.4. Εάν ο Αποστολέας ή/και ο Παραλήπτης δεν έχει λάβει καμία από τις απαιτούμενες επιβεβαιώσεις από τον Διαχειριστή των ΕΔ ή αρχείο με έγγραφο εντός της καθορισμένης προθεσμίας, θα αναφέρει αυτό το γεγονός στον Διαχειριστή του ΕΔ.

4.5. Εάν είναι απαραίτητο να γίνουν προσαρμογές σε ένα έγγραφο που αποστέλλεται μέσω ED, το Αποστέλλον Μέρος συντάσσει μια αντίστοιχη ενημερωτική επιστολή και αποστέλλει το διορθωμένο έγγραφο και την επιστολή πληροφοριών στο Μέρος Παραλαβής με τον τρόπο που καθορίζει ο Διαχειριστής του ΕΔ.

4.6. Διαχείριση εισερχόμενων ηλεκτρονικών εγγράφων.

4.6.1. Ο αποστέλλων αναλαμβάνει, για κάθε μεταφορά πακέτου ηλεκτρονικών εγγράφων μέσω του πληροφοριακού συστήματος για τη μετάδοση, λήψη, αποθήκευση και πρωτογενή επεξεργασία πληροφοριών σε ηλεκτρονική μορφή μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών με χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής, μέσω διεπαφών ολοκλήρωσης από λογιστικά συστήματα (1C, κ.λπ.), για να υποδείξετε στο πεδίο «Αριθμός σύμβασης» του μπλοκ «InfPolFHZh» Αριθμός σύμβασης.

4.6.2. Τα ηλεκτρονικά πρωτογενή λογιστικά έγγραφα που αναφέρονται στην ενότητα 2.1 διαβιβάζονται σε μια ενιαία συσκευασία για κάθε παρτίδα αγαθών, στάδιο εργασίας/υπηρεσίας.

4.7. Διαχείριση εξερχόμενων ηλεκτρονικών εγγράφων.

4.7.1. Η ημερομηνία έκδοσης των εγγράφων στο Μέρος Παραλαβής σε ηλεκτρονική μορφή μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών είναι η ημερομηνία παραλαβής του αρχείου εγγράφων από τον χειριστή ED από την Southern TELECOM LLC, που αναφέρεται στην επιβεβαίωση αυτού του χειριστή ED. Έγγραφο σε ηλεκτρονική μορφή θεωρείται ότι έχει εκδοθεί, υπό την προϋπόθεση ότι η Southern TELECOM LLC, μέσω του Χειριστή ΕΔ, έχει λάβει ειδοποίηση από τον Παραλήπτη για την παραλαβή του αρχείου εγγράφου, υπογεγραμμένη από την ηλεκτρονική υπογραφή του εξουσιοδοτημένου προσώπου.

4.7.2. Η ημερομηνία παραλαβής από τον Παραλήπτη του τιμολογίου σε ηλεκτρονική μορφή μέσω τηλεπικοινωνιακών καναλιών είναι η ημερομηνία αποστολής του τιμολογίου ηλεκτρονικού εγγράφου της Southern TELECOM LLC στον Διαχειριστή, που αναφέρεται στην επιβεβαίωση του Χειριστή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Ένα τιμολόγιο σε ηλεκτρονική μορφή θεωρείται αποδεκτό από το Συμβαλλόμενο Μέρος παραλαβής εάν ο τελευταίος έχει λάβει επιβεβαίωση από τον χειριστή ED σχετικά με την παραλαβή του τιμολογίου της Yuzhny TELECOM LLC και εάν υπάρχει ειδοποίηση προς το Μέρος Παραλαβής για την αποδοχή του τιμολογίου Yuzhny TELECOM LLC, υπογεγραμμένο από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο ηλεκτρονικής υπογραφής και επιβεβαιωμένο από τον χειριστή ED.

4.7.3. Η ημερομηνία παραλαβής από το Συμβαλλόμενο Μέρος παραλαβής εγγράφων (εκτός από τιμολόγια) σε ηλεκτρονική μορφή θεωρείται η επόμενη εργάσιμη ημέρα μετά την ημερομηνία παραλαβής των αρχείων εγγράφων από τον χειριστή ED από την Southern TELECOM LLC, που καθορίζεται στην επιβεβαίωση αυτού του χειριστή ED .

4.7.4. Τα ηλεκτρονικά πρωτογενή λογιστικά έγγραφα που αναφέρονται στην ενότητα 2.1 διαβιβάζονται ενιαία

πακέτο για κάθε παρτίδα αγαθών, στάδιο εργασίας/υπηρεσιών.

1 Εργάσιμες ημέρες σημαίνει ημέρες που δεν είναι Σαββατοκύριακα και αργίες σύμφωνα με τη νομοθεσία του τόπου εργασιών του Μέρους Παραλαβής.

1. Δοκιμαστική ανταλλαγή εγγράφων

5.1. Προκειμένου να ελεγχθεί η απόδοση ή/και η συμβατότητα των τεχνικών μέσων των Μερών ή/και των Χειριστών ΕΔ, τα μέρη συμφωνούν σε μια δοκιμαστική περίοδο, κατά την οποία η μεταφορά των εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή αντιγράφεται με αντίγραφα σε χαρτί. Η δοκιμαστική περίοδος ορίζεται για 3 μήνες από την ημερομηνία της πρώτης ανταλλαγής εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή.

5.2. Ένα θετικό αποτέλεσμα της δοκιμαστικής ανταλλαγής εγγράφων είναι η απλοποιημένη διαδικασία ηλεκτρονικής διαβίβασης εγγράφων, η απουσία σφαλμάτων και σχολίων από τα μέρη σχετικά με τη διαδικασία ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.

5.3. Εάν τα τεχνικά μέσα των Μερών ή/και του Διαχειριστή ΕΔ είναι λειτουργικά και συμβατά, τα Μέρη θα σταματήσουν να αντιγράφουν τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων με έντυπα αντίγραφα εγγράφων.

6.1. Εάν το Μέρος Παραλαβής δεν έχει λάβει ειδοποίηση από το Μέρος Παραλαβής ή/και τον Χειριστή του Μέρους Παραλαβής σχετικά με την παραλαβή του ηλεκτρονικού εγγράφου και υπό την προϋπόθεση ότι δεν υπάρχει ειδοποίηση από το Μέρος Παραλαβής, το Μέρος Αποστολής συντάσσει το αντίστοιχο έγγραφο σε χαρτί με χειρόγραφη υπογραφή.

6.2. Εάν είναι αδύνατη η συνέχιση της ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων (αδυναμία λήψης ειδοποιήσεων σχετικά με την παραλαβή ηλεκτρονικού εγγράφου, έλλειψη οποιουδήποτε τύπου επικοινωνίας με το παραλαμβάνον μέρος κ.λπ.), το αποστέλλον μέρος συντάσσει γραπτά έγγραφα και τα μέρη εξετάζουν τα πρωτότυπα.

6.3. Οποιοδήποτε Μέρος έχει το δικαίωμα να αρνηθεί μονομερώς την παρούσα συμφωνία ανά πάσα στιγμή αποστέλλοντας στο άλλο μέρος ειδοποίηση άρνησης υπογεγραμμένη από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο. Η παρούσα συμφωνία θα θεωρείται ότι έχει λυθεί μετά την πάροδο 30 (τριάντα) ημερολογιακών ημερών από την ημερομηνία παράδοσης ειδοποίησης στο Μέρος για την άρνηση της συμφωνίας από το άλλο Μέρος. Κατά τη διάρκεια των καθορισμένων 30 (τριάντα) ημερολογιακών ημερών, η ΕΔ εξακολουθεί να ισχύει για τα Μέρη.

Η ικανότητα διατύπωσης ικανής και σωστής άρνησης είναι μια από τις πιο σημαντικές δεξιότητες στον τομέα της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Η παρουσίαση και το περιεχόμενο μιας τέτοιας επιστολής διαμορφώνουν τη φήμη της εταιρείας στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Ταυτόχρονα, σχεδόν κάθε μεγάλος οργανισμός αντιμετωπίζει τακτικά την ανάγκη να ανταποκριθεί σε πολυάριθμες εμπορικές προσφορές, απαντήσεις από αιτούντες για κενές θέσεις, αιτήματα και προσκλήσεις. Υπάρχουν πολλές επιχειρηματικές καταστάσεις, επομένως τίθεται συχνά το ερώτημα πώς να αρνηθείτε περαιτέρω συνεργασία με έναν ανάδοχο, συμμετοχή σε διαγωνισμό ή εκδήλωση, πρόσθετες υπηρεσίες κ.λπ.

Πιθανές δυσκολίες κατά τη σύνταξη μιας άρνησης και πώς να τις ξεπεράσετε

Κατά τη σύνταξη μιας άρνησης, συχνά προκύπτουν δυσκολίες, οι οποίες μπορεί να σχετίζονται με τις ακόλουθες αποχρώσεις:

• την ανάγκη διατήρησης της πίστης του παραλήπτη, δεδομένου ότι σχεδιάζεται να αλληλεπιδρά μαζί του στο μέλλον ως συνεργάτης ή πελάτης·
• τη σημασία της αποφυγής προσβολής που σχετίζεται με το αρνητικό περιεχόμενο της επιστολής·
• η αδυναμία να συναντηθεί ο παραλήπτης στα μισά του δρόμου για αντικειμενικούς λόγους.
• ψυχολογικές δυσκολίες (ο συγγραφέας θεωρεί δυσάρεστο να αρνηθεί κατ' αρχήν).

Για να ξεπεράσετε τις δυσκολίες που έχουν προκύψει, πρέπει να καταλάβετε ότι η άρνηση είναι μια συνήθης πρακτική εργασίας και μια συνηθισμένη περίπτωση για κάθε επιχείρηση. Φυσικά, είναι αδύνατο να απαντήσετε σε όλες τις εμπορικές προσφορές και να αποδεχτείτε όλες τις προσκλήσεις. Το κύριο πράγμα είναι να αρνηθείτε όσο το δυνατόν σωστά και οι δεξιότητες επαγγελματικής αλληλογραφίας μπορούν να βοηθήσουν στην επίλυση αυτού του προβλήματος.

Δομή και κατά προσέγγιση περιεχόμενο μιας επιστολής άρνησης

Λαμβάνοντας οποιοδήποτε δείγμα μιας επιστολής άρνησης, θα δείτε ότι, παρά όλες τις διαφορές στο περιεχόμενο, η δομή της παραμένει περίπου η ίδια. Περιλαμβάνει 3 βασικά μέρη:

• αρχή (τίτλος και διεύθυνση)·
• κύρια (ενημερωτική) ενότητα.
• συμπέρασμα (ημερομηνία και υπογραφή).

Αυτή είναι μια καθολική δομή που χρησιμοποιείται κατά την προετοιμασία της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη ότι εάν στην κύρια ενότητα σκοπεύετε να απαντήσετε στον παραλήπτη λεπτομερώς και λεπτομερώς, αυτό το μπλοκ θα πρέπει να χωριστεί σε σημεία ή παραγράφους. Αυτό θα κάνει το κείμενο πολύ πιο κατανοητό.

Ας δούμε τα σημαντικά στοιχεία που θα κάνουν την άρνηση που θα γράψετε σωστή, ικανή, ευγενική και δικαιολογημένη.

Προσωπική έκκληση.Η επιστολή πρέπει να ξεκινά με μια προσωπική διεύθυνση προς τον παραλήπτη. Σε τυπικά δείγματα εταιρικής αλληλογραφίας, συνιστάται η χρήση ονομάτων και μεσαίων ονομάτων:

«Γεια σου, αγαπητέ Πιότρ Πέτροβιτς!»,

«Αγαπητή Irina Ivanovna!»

Ωστόσο, εάν απαντάτε σε μια επιστολή χωρίς την υπογραφή συγκεκριμένου ατόμου, επιτρέπεται να χρησιμοποιήσετε μια ουδέτερη μορφή χαιρετισμού: "Καλημέρα!", "Γεια!" .

Έκφραση ευγνωμοσύνης.Είναι σημαντικό να ευχαριστήσουμε τον παραλήπτη για το ενδιαφέρον του για την εταιρεία. Σε δείγματα και παραδείγματα επιστολών άρνησης μπορείτε να βρείτε την ακόλουθη διατύπωση:

"Ευχαριστούμε που ανταποκριθήκατε στην κενή θέση μας"

«Ευχαριστούμε για τις πληροφορίες που παρέχονται σχετικά με τους όρους συνεργασίας»·

«Σας ευχαριστούμε για την προσφορά συμμετοχής στην εκδήλωση.»

Στοιχεία σχετικά με την εξέταση του αιτήματος του παραλήπτη.Μια επιστολή άρνησης συνεργασίας θα πρέπει να υποδεικνύει ότι έχετε διαβάσει προσεκτικά τις προηγούμενες πληροφορίες και έχετε λάβει τεκμηριωμένη απόφαση. Μπορείτε να ανατρέξετε στην επιστολή στην οποία γράφετε μια απάντηση ή να αναφέρετε την εξέταση των συνοδευτικών εγγράφων που επισυνάπτονται στην αλληλογραφία. Ταυτόχρονα, θα ήταν χρήσιμο να κάνετε ένα κομπλιμέντο για την προσφορά με την οποία σας προσέγγισαν. Ως παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες φράσεις:

"Εξετάσαμε το έργο σας και εξοικειωθήκαμε με την τεχνική τεκμηρίωση...";

«Έχουμε μελετήσει προσεκτικά τις πληροφορίες σχετικά με τις υπηρεσίες που προσφέρει η εταιρεία σας».

"Η εμπειρία σας αξίζει σεβασμό"

"Το χαρτοφυλάκιό σας περιλαμβάνει πολλές ενδιαφέρουσες περιπτώσεις"

«Η προτεινόμενη επιλογή συνεργασίας μας ενδιέφερε».

Διατύπωση άρνησης.Η επιστολή πρέπει να αναφέρει σαφώς ότι αρνείστε την προσφορά και να αναφέρει τους λόγους αυτής της απόφασης. Είναι σημαντικό να αποφεύγετε τη διφορούμενη γλώσσα. Ως δείγμα άρνησης μιας εμπορικής προσφοράς, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες φράσεις:

«Προτείσατε μια ενδιαφέρουσα λύση, αλλά σε αυτό το στάδιο ο προϋπολογισμός δεν μας επιτρέπει να υλοποιήσουμε ένα τέτοιο έργο».

"Δεν μπορούμε να συνεχίσουμε τη συνεργασία μαζί σας, γιατί αυτή τη στιγμή...";

«Είμαστε αναγκασμένοι να αρνηθούμε γιατί...»

Ένδειξη της δυνατότητας περαιτέρω συνεργασίας. Εάν αρνηθείτε, είναι σημαντικό να μην διακόψετε εντελώς τις σχέσεις με έναν επιχειρηματικό συνεργάτη, έναν πιθανό πελάτη ή έναν υποψήφιο για μια κενή θέση. Η επιστολή μπορεί να εκφράσει την ελπίδα για περαιτέρω επιτυχημένη κοινή εργασία. Σε αυτή την περίπτωση, η καλύτερη επιλογή είναι να γράψετε κάτω από ποιες συνθήκες θα μπορείτε να αλληλεπιδράσετε στο μέλλον. Παραδείγματα τέτοιων σκευασμάτων:

«Σίγουρα θα εξετάσουμε την υποψηφιότητά σας όταν ανοίξουν οι κενές θέσεις».

«Είμαστε βέβαιοι ότι θα μπορέσουμε να συνεργαστούμε στο μέλλον κατά την έναρξη νέων έργων».

Υπογραφή.Συνήθως, μια επιστολή άρνησης συνεργασίας υπογράφεται από τον επικεφαλής του οργανισμού ή μια συγκεκριμένη δομική μονάδα. Σε μεγάλες εταιρείες, τέτοιες εξουσίες μπορούν να ανατεθούν σε ορισμένους απλούς υπαλλήλους που διεξάγουν επιχειρηματική αλληλογραφία με επιχειρηματικούς εταίρους, πιθανούς πελάτες κ.λπ.

Στυλ επιστολής άρνησης

Μια τέτοια επιστολή θα πρέπει να είναι γραμμένη με λακωνικό και διακριτικό επιχειρηματικό στυλ. Εάν είναι δυνατόν, θα πρέπει να αποφύγετε προτάσεις που είναι υπερφορτωμένες με σημεία στίξης και δυσνόητες. Δεν συνιστάται η χρήση σύνθετου επαγγελματικού λεξιλογίου. Εξαίρεση μπορεί να είναι οι περιπτώσεις που εσείς και ο παραλήπτης εργάζεστε στον ίδιο τομέα και είστε απολύτως βέβαιοι ότι ο παραλήπτης κατανοεί την ορολογία. Είναι απαραίτητο να αρνηθείτε οτιδήποτε, είτε είναι πρόσκληση για συνεργασία είτε σε μια εκδήλωση, όσο πιο σωστά γίνεται. Οι καθομιλουμένες και αγενείς λέξεις είναι απαράδεκτες, ακόμα κι αν έχετε εξαιρετικά αρνητική στάση απέναντι στον αποδέκτη ή δεν ενδιαφέρεστε καθόλου για τις προσφερόμενες υπηρεσίες. Είναι σημαντικό να γράψετε σωστά μια επιστολή: φροντίστε να λάβετε υπόψη τους κανόνες της ρωσικής γλώσσας όσον αφορά τη γραμματική, το στυλ και την ορθογραφία. Να θυμάστε ότι η κουλτούρα της γραφής επηρεάζει τη συνολική εντύπωση που θα έχει ο παραλήπτης για την εταιρεία σας.

Σύνταξη επιστολής άρνησης

Σε χαρτί.Το γράμμα μπορεί να τυπωθεί σε απλό φύλλο χαρτιού ή σε επιστολόχαρτο με το λογότυπο και τα στοιχεία του οργανισμού. Η άρνηση είναι γραμμένη σε ένα μόνο αντίγραφο, πρέπει να έχει ημερομηνία και αρίθμηση εάν χρειάζεται. Σε ορισμένες εταιρείες, οι πληροφορίες σχετικά με αυτό καταγράφονται στο περιοδικό της εξερχόμενης αλληλογραφίας. Στην περίπτωση αυτή, εκτός από την ημερομηνία και τον αριθμό, αναγράφεται συνοπτικά και το περιεχόμενο της επιστολής.

Ηλεκτρονικός.Όταν στέλνετε ένα email, είναι σημαντικό να διαμορφώνετε σωστά το θέμα. Εάν είστε βέβαιοι ότι η απάντηση θα διαβαστεί και θέλετε να διατηρήσετε μια επιχειρηματική σχέση με τον παραλήπτη στο μέλλον, προσπαθήστε να μην χρησιμοποιείτε αρνητική γλώσσα. Δεν πρέπει να γράψετε τη λέξη «άρνηση» στη γραμμή θέματος της επιστολής. Χρησιμοποιήστε πιο ουδέτερη γλώσσα.

Οι Ρώσοι αξιωματούχοι προσπαθούν να κατακτήσουν νέες τεχνολογίες που θα τους επιτρέψουν να βελτιστοποιήσουν το κόστος της οργάνωσης ενός συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (EDMS), αλλά υπάρχουν επίσης παγίδες σε αυτό το μονοπάτι.

Ευχαριστώ, Cap

Η πιο ενεργή υπηρεσία όσον αφορά την εφαρμογή του EDS είναι η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία της Ρωσίας, η οποία έχει από καιρό εισαγάγει την πρακτική της υποβολής αναφορών σε ηλεκτρονική μορφή. Υπάρχει μάλιστα απαίτηση όλες οι εταιρείες με τουλάχιστον 50 υπαλλήλους να υποχρεούνται να υποβάλλουν αναφορές μόνο ηλεκτρονικά. Ως αποτέλεσμα, ήδη το 75% των επιχειρήσεων και το 55% των ιδιωτών επιχειρηματιών χρησιμοποιούν ηλεκτρονική μορφή αλληλεπίδρασης με το κράτος. Η Natalya Khramtsovskaya, κορυφαία εμπειρογνώμονας διαχείρισης εγγράφων στην εταιρεία Electronic Office Systems, σημειώνει: «Προς το παρόν, οι περισσότερες εταιρείες δεν μπορούν πλέον να αποφύγουν νομικά σημαντική ηλεκτρονική αλληλεπίδραση με το κράτος - τουλάχιστον όσον αφορά την υποβολή διαφόρων τύπων αναφορών, τη συμμετοχή στην κυβέρνηση προμήθειες, κ.λπ. σελ. Τα δικαστήρια μας, ειδικά τα διαιτητικά δικαστήρια, δέχονται ένα ευρύ φάσμα ηλεκτρονικών εγγράφων ως αποδεικτικά στοιχεία για πολλά χρόνια, και τα ίδια αλληλεπιδρούν πρόθυμα με τους διαδίκους σε ηλεκτρονική μορφή. Έτσι, η ηλεκτρονική επικοινωνία με την κυβέρνηση έχει ήδη καθιερωθεί σταθερά στην επιχειρηματική πρακτική.

Και πριν από περίπου ένα χρόνο, η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία επέτρεψε τη χρήση ενός ηλεκτρονικού τιμολογίου, το οποίο επιτρέπει στις εταιρείες να μεταφέρουν χρηματοοικονομικά έγγραφα μεταξύ τους, τα οποία αργότερα θα αναγνωριστούν από την εφορία. Ως αποτέλεσμα, κατά τη διάρκεια του έτους 38 εταιρείες εγγράφηκαν ως χειριστές EDS, ωστόσο, σύμφωνα με την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία, περίπου το 97% της κίνησης ηλεκτρονικών εγγράφων δημιουργείται από έξι από αυτές. Αυτές είναι οι SKB Kontur, Taxcom, Tensor, Corus Consulting, Taxnet και Electronic Express. Συνολικά, στο ηλεκτρονικό σύστημα ανταλλαγής τιμολογίων είναι ήδη εγγεγραμμένες 105,5 χιλιάδες επιχειρήσεις από τα 4 εκατομμύρια της χώρας. Ο σχετικά μικρός αριθμός τους εξηγείται από το γεγονός ότι, σύμφωνα με τους ειδικούς, η μετάβαση από την έντυπη στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων διαρκεί από τρεις έως οκτώ μήνες.

Για να μπει μια εταιρεία σε αυτό το ηλεκτρονικό σύστημα τήρησης αρχείων, πρέπει να τηρούνται ορισμένοι κανόνες. Όπως εξήγησε ο Vladimir Chugunov, επικεφαλής του τμήματος εργασίας με κυβερνητικούς πελάτες στο Aladdin R.D., η έννοια της νομικής ισχύος ενός εγγράφου κατοχυρώνεται στο GOST R 51141-98 «Εργασίες γραφείου και αρχειοθέτηση. Οροι και ορισμοί". Σημαίνει την ιδιότητα ενός επίσημου εγγράφου που του αποδίδεται από την κείμενη νομοθεσία, την αρμοδιότητα του οργάνου που το εξέδωσε και την καθιερωμένη διαδικασία εκτέλεσής του. Ένα νομικά δεσμευτικό έγγραφο μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως γνήσια απόδειξη των γεγονότων, γεγονότων και ενεργειών που αντικατοπτρίζονται σε αυτό.» Αυτή η ιδιοκτησία ελέγχεται στο δικαστήριο και χρησιμοποιείται ως αποδεικτικό στοιχείο σε διάφορες υποθέσεις.

Το βασικό εργαλείο για την παροχή νομικής ισχύος σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο είναι η ηλεκτρονική υπογραφή, η οποία καταγράφει το περιεχόμενο του εγγράφου και τους συντάκτες του. Υιοθετήθηκε την άνοιξη του 2011, ο ομοσπονδιακός νόμος αριθ. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το υπάρχον εργαλείο «ηλεκτρονικής υπογραφής», το οποίο υπάρχει από το 2002 και στο νέο νόμο αντικαθίσταται από μια «κατάλληλη ηλεκτρονική υπογραφή» - CEP. Ωστόσο, είναι επίσης αποδεκτή η «μη εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή» (NES) και η «απλή ηλεκτρονική υπογραφή» (SES). Ο παλιός νόμος Ομοσπονδιακός Νόμος αριθ. 1 «Σχετικά με τις Ηλεκτρονικές Ψηφιακές Υπογραφές» θα κηρυχθεί άκυρος από την 1η Ιουλίου του τρέχοντος έτους και πριν από αυτό είναι απαραίτητο τουλάχιστον να ευθυγραμμιστεί η τεκμηρίωση EDMS με τη νέα ορολογία.

Στην πράξη, το EPC χρησιμοποιείται κυρίως για να δώσει νομική ισχύ σε ηλεκτρονικά έγγραφα που ανταλλάσσονται με κρατικούς φορείς. Το NEP μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ενδοεταιρική επικοινωνία, για την οποία αρκεί οι αντισυμβαλλόμενοι να συμφωνήσουν σε ορισμένους γενικούς κανόνες για την ηλεκτρονική ανταλλαγή και να εφαρμόσουν υποστήριξη για κατάλληλες μορφές μηνυμάτων. Το PEP, ως η ευκολότερη στη χρήση ηλεκτρονική μορφή ελέγχου ταυτότητας, μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην εσωτερική ροή εταιρικών εγγράφων για την καταγραφή της πατρότητας των επεξεργασιών εγγράφων. Αυτό μπορεί να απαιτείται τόσο για εσωτερικές έρευνες όσο και για την παρουσίαση πληροφοριών στο δικαστήριο.

Δεδομένου ότι εξετάζουμε την αλληλεπίδραση με το κράτος και τους αντισυμβαλλομένους, δεν θα περιγράψουμε λεπτομερώς τη χρήση του PEP. «Το νομοθετικό και ρυθμιστικό πλαίσιο για πολλές περιπτώσεις (συνήθως όταν πρόκειται για αλληλεπίδραση με κυβερνητικούς φορείς ή διυπηρεσιακή αλληλεπίδραση) απαιτεί τη χρήση ειδικής ή, λιγότερο συχνά, μη ειδικής ηλεκτρονικής υπογραφής», εξηγεί η Khramtsovskaya. «Υπάρχουν όμως και πολλές περιπτώσεις όπου δεν χρησιμοποιούνται βελτιωμένες ηλεκτρονικές υπογραφές – ειδικά σε σχέσεις που ρυθμίζονται από τον Αστικό Κώδικα, όπου τα ίδια τα μέρη μπορούν να συμφωνήσουν για τις μορφές ροής εγγράφων».

Τώρα στη Ρωσία υπάρχουν ήδη εταιρείες που προσφέρουν υπηρεσίες οργάνωσης ηλεκτρονικής αλληλεπίδρασης τόσο με κυβερνητικούς φορείς (ονομάζονται χειριστές αναφοράς, καθώς ασχολούνται κυρίως με τη μεταφορά ηλεκτρονικών εγγράφων σε κυβερνητικούς φορείς) όσο και με αντισυμβαλλομένους (φορείς EDS) χρησιμοποιώντας ένα ενιαίο πλατφόρμα. Τέτοιοι πάροχοι παρέχουν στους πελάτες τους λύσεις με το κλειδί στο χέρι που περιέχουν ένα σύνολο απαραίτητης τεκμηρίωσης και τεχνικών μέσων που τους επιτρέπουν να οργανώνουν γρήγορα ηλεκτρονικές συναλλαγές μεταξύ των πελατών τους και του κράτους (βλ. «Πώς να συνδεθείτε σε έναν χειριστή EDMS»). Οι φορείς διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων παρέχουν νομική ισχύ σε έγγραφα που μεταδίδονται στα συστήματά τους και υπερασπίζονται τα συμφέροντα των πελατών στο δικαστήριο.

NEP στη ροή εγγράφων

«Συχνά, ένας οργανισμός παρακινεί την απροθυμία του να μεταβεί σε ένα EDMS από το γεγονός ότι οι αντισυμβαλλόμενοί του δεν έχουν τη δυνατότητα να εργαστούν με ηλεκτρονικά έγγραφα», σημειώνει με λύπη ο Nikolai Drukman, διευθυντής του έργου Diadoc στη SKB Kontur. - Για να καταρρίψουμε αυτόν τον μύθο, ενεργούμε προς διάφορες κατευθύνσεις: για παράδειγμα, όταν εργάζεστε στο Diadoc, ένας πελάτης μπορεί να κατεβάσει ένα αρχείο με το TIN/KPP των αντισυμβαλλομένων σας και να δει αμέσως ποιος εργάζεται ήδη στο σύστημα και ποιος έχει μόνο την τεχνική ικανότητα. Μπορείτε να στείλετε μια πρόσκληση σε αντισυμβαλλόμενους για μετάβαση στην ηλεκτρονική επικοινωνία ή μπορείτε να ρωτήσετε τον χειριστή σχετικά με αυτό. Η εμπειρία δείχνει ότι, χρησιμοποιώντας τους πόρους του χειριστή, είναι πολύ πιθανό να μεταφερθεί ένα ολόκληρο δίκτυο αντιπροσώπων μιας μεγάλης αυτοκινητοβιομηχανίας στην EDMS σε τρεις μήνες».

Μέχρι στιγμής, η κινητήρια δύναμη στην ανάπτυξη της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων είναι οι μεγάλες εταιρείες που ξοδεύουν πολύ χαρτί και χρήματα για να αλληλεπιδράσουν με τους συνεργάτες και τους προμηθευτές τους. Είναι αυτοί που ενδιαφέρονται επί του παρόντος να στραφούν στην ηλεκτρονική αλληλεπίδραση και είναι έτοιμοι να εγκαταλείψουν τη ροή εγγράφων σε χαρτί. Συγκεκριμένα, ο Alexander Gribanovsky, επικεφαλής λογιστής της αλυσίδας σούπερ μάρκετ Billa, είπε ότι η εταιρεία του έπρεπε να κρατήσει ένα ειδικό άτομο που έπρεπε να αφιερώσει έναν ολόκληρο μήνα εκτυπώνοντας, υπογράφοντας και στέλνοντας έγγραφα σε προμηθευτές - σε μόλις ένα μήνα κατάφερε να στείλει σε 15 χιλιάδες σετ εγγράφων. Όταν η εταιρεία άλλαξε σε ένα EDMS, η αποστολή αλληλογραφίας σε 480 εταιρείες άρχισε να ολοκληρώνεται σε λίγα λεπτά. Επιπλέον, για το ίδιο το δίκτυο, τα εξερχόμενα έγγραφα αποτελούν μόνο το 15% της ροής εγγράφων - πολύ περισσότερα «έγγραφα» αποστέλλονται σε αυτούς από προμηθευτές και μέχρι στιγμής μόνο ένας από αυτούς, η Nestle, έχει συμφωνήσει να μεταβεί σε ηλεκτρονική μορφή ΑΛΛΗΛΕΠΙΔΡΑΣΗ.

Ένα άλλο παράδειγμα είναι η ιαπωνική κατασκευάστρια εταιρεία βαρέως εξοπλισμού Komatsu, η οποία σχεδιάζει εδώ και καιρό να μεταβεί στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, μεταξύ άλλων για περιβαλλοντικούς λόγους. Υπολογίστηκε ότι η μετατροπή σε ηλεκτρονική μορφή θα εξοικονομούσε την εταιρεία έως και 5 εκατομμύρια ρούβλια. Η κύρια εξοικονόμηση ήταν οι μισθοί των εργαζομένων και τα έξοδα για ταχυδρομικά έντυπα έγγραφα. Η υλοποίηση της ηλεκτρονικής αλληλεπίδρασης έγινε με βάση μια ενότητα για το σύστημα 1C:Enterprise 8.2, το οποίο κυκλοφόρησε από τον ίδιο τον κατασκευαστή λογισμικού για ενσωμάτωση με το EDMS. Η Komatsu εισήγαγε πολύ γρήγορα ηλεκτρονικά τιμολόγια, λογαριασμούς και τιμολόγια μεταξύ των συνεργατών της και τώρα σχεδιάζει να μετατρέψει άλλες μορφές εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή.

Μεταξύ των εμποδίων στην εφαρμογή του EDS είναι η μη εξοικείωση με τη χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων, η έλλειψη πειστικής δικαστικής πρακτικής και η απαίτηση υπολογισμού του ΦΠΑ κατά τη στιγμή της αποστολής και όχι κατά την παράδοση. «Το κύριο πρόβλημα είναι ότι λίγοι άνθρωποι είναι έτοιμοι να δεχτούν έγγραφα με ηλεκτρονική υπογραφή που δεν συνοδεύονται από έντυπο πρωτότυπο», εξήγησε ο Sergey Plaunov, επικεφαλής του ιατρείου BPM και ECM στο Croc. - Η κουλτούρα της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων στη Ρωσία δεν έχει ακόμη αναπτυχθεί τόσο πολύ ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να εμπιστεύονται μια ηλεκτρονική υπογραφή με τον ίδιο τρόπο όπως οι υπογραφές σε χαρτί. Η κατάσταση μπορεί να αλλάξει με την ευρύτερη υιοθέτηση της χειρόγραφης βιομετρικής τεχνολογίας ηλεκτρονικών υπογραφών». Συγκεκριμένα, η εταιρεία προετοιμάζει μια λύση που επιτρέπει τη χρήση ενός υπολογιστή tablet για τη δημιουργία υπογραφής για ένα ηλεκτρονικό έγγραφο που θα συμμορφώνεται με τα ρωσικά νομικά πρότυπα.

Μια ειδική υπογραφή, σύμφωνα με τον Ομοσπονδιακό Νόμο 63, μπορεί να παραχθεί μόνο με μέσα πιστοποιημένα από το κράτος και με χρήση πιστοποιητικών που εκδίδονται από διαπιστευμένο κέντρο πιστοποίησης. Αυτό αυξάνει το κόστος τόσο της ίδιας της λύσης όσο και της περαιτέρω συντήρησής της. Ενώ το NEP μπορεί να προετοιμαστεί με τη χρήση οποιωνδήποτε εργαλείων που τα μέρη της ηλεκτρονικής ανταλλαγής έχουν συμφωνήσει να χρησιμοποιήσουν για τη δημιουργία ηλεκτρονικής υπογραφής, μεταξύ άλλων μέσω διεθνών αποφάσεων. Στην περίπτωση αυτή, είναι απαραίτητο να προβλεφθεί διαδικασία πραγματογνωμοσύνης για την ορθότητα της υπογραφής, η οποία μπορεί να απαιτηθεί από το δικαστήριο. «Για νομικά σημαντική ηλεκτρονική αλληλεπίδραση με άλλες εταιρείες, δεν χρειάζεται καν να αποκτήσετε ηλεκτρονική υπογραφή, αρκεί να αναφέρετε στα συμβόλαια τη δυνατότητα διεξαγωγής επιχειρηματικής αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας, για παράδειγμα, e-mail», εξηγεί η Khramtsovskaya.

Επομένως, σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως αξίζει να επικοινωνήσετε με κρατικούς φορείς χρησιμοποιώντας ένα αποκλειστικό, πιο ακριβό και λιγότερο λειτουργικό προϊόν και χρησιμοποιώντας μια πιο καθολική, επεκτάσιμη και τυποποιημένη λύση για την αλληλεπίδραση με τους αντισυμβαλλομένους. «Από τη μία πλευρά, η χρήση μιας ανεπιφύλακτης βελτιωμένης ηλεκτρονικής υπογραφής απλοποιεί και μειώνει κάπως το κόστος του οργανωτικού μέρους της υλοποίησής της στη ροή εγγράφων, καθώς εξαλείφει την ανάγκη συμμετοχής ενός διαπιστευμένου κέντρου πιστοποίησης», εξήγησε ο Chugunov. «Ταυτόχρονα, μια τέτοια λύση απαιτεί τη δημιουργία υπηρεσιών που εκτελούν τη λειτουργία ενός κέντρου πιστοποίησης μόνοι μας».

Τα προβλήματα παραμένουν

Παρά την αρκετά διαδεδομένη χρήση της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων μεταξύ των ρωσικών εταιρειών και του κράτους, δεν μπορούν ακόμη να υλοποιηθούν όλα τα στάδια του κύκλου ζωής των εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή. Συγκεκριμένα, πολύ σύντομα δεν θα είναι δυνατή η δημιουργία φορτωτικών φορτίων μόνο σε ηλεκτρονική μορφή, καθώς ενδέχεται να τα ζητήσουν οι αστυνομικοί της τροχαίας. Τώρα αρχίζουν να εξοπλίζονται με κινητό εξοπλισμό, αλλά είναι απίθανο να είναι δυνατός ο γρήγορος εξοπλισμός όλων με συσκευές που επιτρέπουν τον έλεγχο της ορθότητας των ηλεκτρονικών εγγράφων στο πεδίο.

Επιπλέον, λόγω του χρονικού ορίου για τα εκδοθέντα πιστοποιητικά, είναι δύσκολο να οργανωθεί μακροπρόθεσμη αποθήκευση εγγράφων. «Από εκείνα τα προβλήματα που είναι απίθανο να επιλυθούν στο εγγύς μέλλον, θα σημείωνα την έλλειψη νομοθετικής και ρυθμιστικής ρύθμισης για τη μακροπρόθεσμη αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων», εξήγησε η Khramtsovskaya, «και πρώτα απ 'όλα, έγγραφα υπογεγραμμένα με ηλεκτρονικό ψηφιακό υπογραφή/UES. Ως αποτέλεσμα, η παραγωγή εγγράφων μόνο σε ηλεκτρονική μορφή που υπόκεινται σε μακροπρόθεσμη ή μόνιμη αποθήκευση εξακολουθεί να είναι μια αρκετά επικίνδυνη επιχείρηση». Επομένως, τα έγγραφα που απαιτούν νομικά μακροχρόνια αποθήκευση πρέπει να μετατραπούν σε έντυπη μορφή. Ωστόσο, οι αποτελεσματικές επιχειρηματικές επικοινωνίες δεν απαιτούν πλέον τη χρήση εγγράφων σε χαρτί, γεγονός που μειώνει το κόστος εκτύπωσης, επεξεργασίας και αποθήκευσης για τις επιχειρήσεις και τους κρατικούς φορείς.

Πώς να συνδεθείτε στον χειριστή EDMS

Στη Ρωσία δημιουργείται ήδη ένας ολόκληρος κλάδος χειριστών αναφοράς και ηλεκτρονικής αλληλεπίδρασης. Για να συνδεθείτε με οποιονδήποτε χειριστή, ο Nikolay Drukman, διευθυντής του έργου Diadoc στην SKB Kontur, συνιστά να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα.

1. Κάντε αλλαγές στη λογιστική πολιτική: υποδείξτε ότι τα έγγραφα για ορισμένες επιχειρηματικές συναλλαγές και με ορισμένους αντισυμβαλλομένους θα συνταχθούν, υπογραφούν και διαβιβαστούν ηλεκτρονικά - για αυτό θα πρέπει να υπογράψετε μια αντίστοιχη συμφωνία με τους αντισυμβαλλομένους.
2. Επιλέξτε έναν χειριστή αναφοράς ή EDMS, καθορίστε τις συνθήκες εργασίας και συνάψτε μια συμφωνία άδειας χρήσης μαζί του.
3. Αγοράστε πιστοποιητικά ηλεκτρονικής υπογραφής για εξουσιοδοτημένα άτομα. Εάν ένα εξουσιοδοτημένο άτομο σε έναν οργανισμό ενεργεί με πληρεξούσιο, είναι απαραίτητο να προετοιμαστεί πληρεξούσιο για την υπογραφή ηλεκτρονικών εγγράφων με ηλεκτρονική υπογραφή. Το πληρεξούσιο για τη μεταβίβαση του δικαιώματος υπογραφής συντάσσεται με τον ίδιο τρόπο όπως και για τα έντυπα έγγραφα, αλλά θα ήταν σκόπιμο να αναφέρεται, εκτός από το όνομα του εξουσιοδοτημένου προσώπου, ο αριθμός του πιστοποιητικού της ηλεκτρονικής υπογραφής του.
4. Προετοιμάστε σταθμούς εργασίας με πρόσβαση στο Διαδίκτυο, αγοράστε μια άδεια για μια βιβλιοθήκη κρυπτογράφησης, όπως το "Crypto-Pro" ή άλλη σύμφωνα με τις απαιτήσεις του χειριστή, σκεφτείτε πώς και πού θα αποθηκευτούν τα ηλεκτρονικά έγγραφα.
5. Εάν ένας οργανισμός σκοπεύει να ενσωματώσει ένα εξωτερικό σύστημα με ένα ενδοεταιρικό σύστημα ροής εγγράφων, είναι απαραίτητο να προετοιμάσει την τεχνική τεκμηρίωση και να σκεφτεί λύσεις.

Γιατί όχι SED;

Η εταιρεία Taxcom διεξήγαγε μια μελέτη για τους λόγους της εγκατάλειψης της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων στη Ρωσία. Ο πιο συνηθισμένος λόγος είναι η απροθυμία των εταίρων και η έλλειψη καθιερωμένης δικαστικής πρακτικής. Λοιπόν, «η συνήθεια μας δόθηκε από ψηλά».

Λόγοι άρνησης εφαρμογής συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

Η ικανότητα σύνταξης επιστολών άρνησης είναι μία από τις πιο σημαντικές δεξιότητες ενός υπαλλήλου της επιχείρησης που είναι υπεύθυνος για τις εξωτερικές σχέσεις του οργανισμού και την επιχειρηματική αλληλογραφία. Το περιεχόμενο και η παρουσίαση μιας τέτοιας επιστολής όχι μόνο μιλά για την εκπαίδευση και την κουλτούρα του δημιουργού της, αλλά διαμορφώνει επίσης την εικόνα και τη φήμη της επιχείρησης στο επιχειρηματικό περιβάλλον.

Ποιοι είναι οι λόγοι της επαγγελματικής αλληλογραφίας;

Κάθε εταιρεία που λειτουργεί ενεργά λαμβάνει τακτικά επιστολές με διάφορες προσφορές. Αυτό θα μπορούσε να είναι μια προσφορά για συνεργασία (εμπορική), για συμμετοχή σε εκδήλωση (συνέδριο, σεμινάριο, γιορτή) κ.λπ. Επιστολές αιτήματος, αξιώσεις, υπενθυμίσεις κ.λπ. είναι επίσης κοινά σε κυκλοφορία μεταξύ των οργανισμών. Έτσι, η εισερχόμενη αλληλογραφία μιας επιχείρησης μπορεί να ανέρχεται σε δεκάδες, ή και εκατοντάδες διαφορετικά μηνύματα που απαιτούν απάντηση.

ΑΡΧΕΙΑ

Πώς να εκδώσετε μια άρνηση

Η εξέταση μιας επιστολής δεν εγγυάται σε καμία περίπτωση ότι ο εκπρόσωπος του οργανισμού που την έλαβε θα συμφωνήσει απαραίτητα με την πρόταση, το αίτημα ή τον ισχυρισμό που περιέχεται σε αυτήν. Αντίθετα, σε πολλές περιπτώσεις, οι υπάλληλοι της εταιρείας γράφουν αρνήσεις.

Αλλά για να αρνηθείτε σωστά, χρειάζεστε ορισμένες δεξιότητες. Είναι σημαντικό να μην προσβάλλετε τον αποστολέα της επιστολής με αρνητικό περιεχόμενο - αυτό υπαγορεύεται όχι μόνο από τους κανόνες της βασικής επιχειρηματικής ευγένειας, αλλά και από την πιθανότητα στο μέλλον να γίνει πελάτης, πελάτης ή συνεργάτης.

Γενικές πληροφορίες για επαγγελματικές επιστολές

Όλη η επίσημη αλληλογραφία υπόκειται σε ορισμένους κανόνες σύνταξης. Πρώτα απ 'όλα, είναι απαραίτητο να θυμόμαστε ότι, παρά το γεγονός ότι το περιεχόμενο της επιστολής μπορεί να είναι απολύτως αυθαίρετο, η δομή και η σύνθεσή της πρέπει να συμμορφώνονται με τα πρότυπα που υιοθετούνται κατά την προετοιμασία των επαγγελματικών εγγράφων, δηλ. χωρίζεται υπό όρους σε τρία μέρη: την αρχή (έκκληση και τίτλος της επιστολής), το κύριο τμήμα και το συμπέρασμα (υπογραφή και ημερομηνία).

Το στυλ γραφής πρέπει να είναι συγκρατημένο, περιεκτικό, χωρίς υπερβολικά «φορτωμένες» προτάσεις ή πολύπλοκη συγκεκριμένη ορολογία. Η άρνηση θα πρέπει να γίνει όσο το δυνατόν πιο σωστή. Κατά το σχηματισμό ενός γράμματος, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη οι κανόνες της ρωσικής γλώσσας όσον αφορά την κουλτούρα του λόγου, το λεξιλόγιο, τη γραμματική, την ορθογραφία και το στυλ.

Η άρνηση μπορεί να είναι χωρίς κίνητρο, αλλά είναι ακόμα καλύτερα αν ο λόγος αναφέρεται στην επιστολή.

Εάν η απάντηση είναι λεπτομερής και εμπεριστατωμένη, τότε θα πρέπει να τη χωρίσετε σε παραγράφους ή σημεία - αυτό θα κάνει την αντίληψη του κειμένου πολύ πιο εύκολη.

Εάν αρνηθείτε, δεν χρειάζεται να κόψετε και να "κάψετε γέφυρες", καλό είναι να αφήσετε ένα μονοπάτι για υποχώρηση, δηλαδή να ευχαριστήσετε για την προσοχή που δείξατε και να εκφράσετε την ελπίδα για τη δυνατότητα περαιτέρω συνεργασίας. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να καθορίσετε τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληροί ο παραλήπτης για να δημιουργήσει μια επιχειρηματική σχέση. Εάν υπάρχει η ευκαιρία να συμβουλεύσετε μια εταιρεία που θα συμφωνούσε επίσης με τη συνεργασία ή άλλες προτάσεις που έγιναν στο αρχικό μήνυμα, τότε δεν πρέπει να το παραμελήσετε - αυτό θα αφήσει ένα καλό σημάδι στη μνήμη του παραλήπτη.

Σε ποιον να γράψω;

Η άρνηση πρέπει να γράφεται αυστηρά στο όνομα του ατόμου που υπέγραψε την πρωτότυπη επιστολή. Διαφορετικά, η άρνηση ενδέχεται να μην φτάσει στον παραλήπτη ή να χαθεί στη ροή της εισερχόμενης αλληλογραφίας. Ωστόσο, εάν δεν υπήρχε υπογραφή συγκεκριμένου ατόμου κάτω από την επιστολή προσφοράς, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ουδέτερη μορφή διεύθυνσης (για παράδειγμα, με τη μορφή ενός απλού χαιρετισμού "Καλημέρα").

Σύνταξη επιστολής άρνησης

Η επιστολή μπορεί να γραφτεί με το χέρι (αυτή η μορφή θα υποδηλώνει μια ιδιαίτερη, ζεστή στάση απέναντι στον παραλήπτη) ή να εκτυπωθεί σε υπολογιστή.

Σε αυτήν την περίπτωση, είναι αποδεκτό να χρησιμοποιήσετε ένα απλό φύλλο χαρτιού ή μια φόρμα με εταιρικά στοιχεία και λογότυπο εταιρείας.

Η επιστολή άρνησης δημιουργείται σε ένα πρωτότυπο αντίγραφο και πρέπει να έχει ημερομηνία και αρίθμηση (σύμφωνα με τη ροή εγγράφων της επιχείρησης). Σε αυτή την περίπτωση, πληροφορίες σχετικά με αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνονται στο περιοδικό εξερχόμενης αλληλογραφίας, σημειώνοντας την ημερομηνία, τον αριθμό και συνοπτικά το περιεχόμενό του. Στο μέλλον, αυτό το αρχείο καταγραφής μπορεί να γίνει απόδειξη της δημιουργίας και της αποστολής ενός μηνύματος.

Ποιος πρέπει να υπογράψει

Στην ιδανική περίπτωση, η επιστολή θα πρέπει να έχει το αυτόγραφο του διευθυντή του οργανισμού, αλλά αυτό δεν είναι πάντα δυνατό (και αποκλείεται σχεδόν εντελώς σε επιχειρήσεις με μεγάλο αριθμό εργαζομένων και πολλά δομικά τμήματα). Επομένως, οποιοσδήποτε υπάλληλος της εταιρείας είναι εξουσιοδοτημένος να δημιουργήσει αυτό το είδος τεκμηρίωσης και εξουσιοδοτημένος να υπογράφει αλληλογραφία μπορεί να υπογράψει μια επιστολή άρνησης. Αυτός μπορεί να είναι γραμματέας, δικηγόρος, προϊστάμενος ή ειδικός σε ένα τμήμα.

Πώς να στείλετε μια επιστολή

Μια επιστολή μπορεί να σταλεί με διαφορετικούς τρόπους, αλλά είναι καλύτερο να επιλέξετε αυτόν μέσω του οποίου στάλθηκε το αρχικό μήνυμα. Ο πιο αποδεκτός τρόπος είναι να το στείλετε μέσω Russian Post, αλλά σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να το πάρετε εγγεγραμμένο με επιβεβαίωση παράδοσης, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την παράδοση μέσω αντιπροσώπου ή courier (αυτή η μέθοδος εγγυάται ταχύτερη παράδοση). Είναι επίσης αποδεκτή η χρήση φαξ, ηλεκτρονικών μέσων επικοινωνίας, ακόμη και κοινωνικών δικτύων ή άμεσων μηνυμάτων (αλλά μόνο υπό την προϋπόθεση ότι ο ίδιος ο αποστολέας της αρχικής επιστολής χρησιμοποιεί αυτή τη μέθοδο επικοινωνίας).

Επιστολή άρνησης συνεργασίας

Εάν χρειάζεται να δημιουργήσετε μια επιστολή άρνησης συνεργασίας, δείτε το δείγμα και τα σχόλιά της.

1. Στην αρχή της επιστολής, γράψτε για ποιον προορίζεται: αναφέρετε το όνομα του οργανισμού, τη θέση και το πλήρες όνομα του εκπροσώπου του, στο όνομα του οποίου γράφετε μια απάντηση. Χρησιμοποιήστε μια ευγενική μορφή απεύθυνσης, ευχαριστήστε για την προσοχή που δείχνετε στην εταιρεία σας και μετά προχωρήστε στην ουσία του μηνύματος.
2. Φροντίστε να ανατρέξετε στην επιστολή ως απάντηση στην οποία γράφετε μια άρνηση και να αναφέρετε τις συνθήκες που προκάλεσαν την αρνητική αντίδραση. Εάν ο αντίπαλός σας επισύναψε επιπλέον έγγραφα στην πρότασή του, υποδείξτε ότι τα έχετε διαβάσει.
3. Εάν είναι δυνατόν, εκφράστε στην επιστολή σας μια έκφραση ελπίδας ότι θα υπάρξει συνεργασία, χωρίς να παραλείψετε να συμπεριλάβετε τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούνται για να συμβεί αυτό.
4. Τέλος, υπογράψτε την επιστολή και ημερομηνία.

Επιστολή άρνησης συμμετοχής στην εκδήλωση

Όταν γράφετε μια επιστολή άρνησης συμμετοχής σε μια εκδήλωση, χρησιμοποιήστε τις παραπάνω οδηγίες για μια επιστολή άρνησης συνεργασίας. Τα πάντα στην επιστολή είναι τυπικά, αλλά υποχρεωτικά: πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα και τον παραλήπτη, στη συνέχεια η έφεση, η ίδια η άρνηση με αναφορά της ληφθείσας πρότασης για συμμετοχή στην εκδήλωση και μια υποχρεωτική ένδειξη των περιστάσεων που χρησίμευσαν ως αιτία αρνητική απάντηση, μετά την υπογραφή και την ημερομηνία.

Επιστολή άρνησης προσφοράς εργασίας

Όχι μόνο η εταιρεία μπορεί να λάβει επιστολή άρνησης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να εκφραστεί από ένα άτομο που δεν έχει καμία σχέση με την εταιρεία: για παράδειγμα, ένας υποψήφιος για μια θέση. Εάν είστε τέτοιο άτομο, διατυπώστε την άρνηση σύμφωνα με τους κανόνες και τους κανονισμούς της επιχειρηματικής τεκμηρίωσης. Χρησιμοποιήστε ευγενική γλώσσα, αναφέρετε το όνομα της εργασίας που σας προσφέρεται, καθώς και τον λόγο για τον οποίο την αρνείστε (μην ξεχνάτε ότι ο πιθανός εργοδότης μπορεί να επανεξετάσει τους όρους της εργασίας που σας προσφέρεται). Στο τέλος, βεβαιωθείτε ότι έχετε υπογράψει και ημερομηνία.

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων (EDF) είναι ένας γρήγορος τρόπος ανταλλαγής πληροφοριών που βασίζεται στη χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων με εικονικές υπογραφές. Έχει κερδίσει από καιρό την αναγνώριση στις ανεπτυγμένες χώρες του κόσμου ως αποτελεσματικό εργαλείο για επιχειρησιακές επιχειρήσεις.

Η ουσία

Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών είναι ένα σύνολο διαδικασιών για τη δημιουργία, επεξεργασία, αποστολή, μεταφορά, λήψη, αποθήκευση, χρήση και καταστροφή εγγράφων. Όλες αυτές οι διαδικασίες εκτελούνται αφού ελεγχθεί η ακεραιότητα και επιβεβαιωθεί ότι τα έγγραφα έχουν παραληφθεί.

Οι κανόνες για τη ροή εγγράφων μεταξύ νομικών προσώπων διενεργούνται με συμφωνία των μερών. Οι πληροφορίες ανταλλάσσονται μέσω τηλεπικοινωνιών και τα έγγραφα αποθηκεύονται σε ηλεκτρονικά μέσα. Η περίοδος αποθήκευσης των λογιστικών πληροφοριών δεν πρέπει να υπερβαίνει αυτή που ορίζει ο νόμος.

Οι οργανισμοί μπορούν να ανταλλάσσουν επίσημα και άτυπα έγγραφα μεταξύ τους με υπογραφές των συμμετεχόντων. Στον τομέα της επιχειρηματικής δραστηριότητας, αυτά μπορεί να είναι: τιμολόγια, συμφωνίες, τιμολόγια, παραγγελίες, γνωστοποιήσεις, πληρεξούσια κ.λπ. Οι πληροφορίες μπορούν να μεταδοθούν με τη μορφή κειμένου, πίνακα και αρχείων γραφικών.

Ο σκοπός της εφαρμογής EDI

Προϋποθέσεις για την εφαρμογή του EDI μπορεί να είναι:

• μείωση της συνήθους εργασίας·
• μείωση της απώλειας εγγράφων·
• "διαφανή" εργασία με έγγραφα.
• αύξηση της πειθαρχίας απόδοσης - παροχή εγγράφων εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου κ.λπ.

Μερικοί από τους ποσοτικούς στόχους περιλαμβάνουν:

• Μείωση του χρόνου επεξεργασίας εγγράφων κατά 10 φορές.
• Μειώστε τα έξοδα γραφείου στο μισό.

Ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ οργανισμών: πώς λειτουργεί

Σύμφωνα με την εσωτερική νομοθεσία, η ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ των οργανισμών πραγματοποιείται κατόπιν συμφωνίας των δύο μερών. Για την ανταλλαγή δεδομένων, είναι απαραίτητο όλοι οι συμμετέχοντες να είναι συνδεδεμένοι με τον εξοπλισμό ενός χειριστή. Στη συνέχεια, ο χρήστης πρέπει να στείλει ένα αίτημα για προσθήκη στη λίστα των αντισυμβαλλομένων. Μετά την επιβεβαίωση του αιτήματος, οι συμμετέχοντες στο σύστημα μπορούν να ανταλλάξουν δεδομένα.

Η μονάδα EDI θα πρέπει να εκτελεί τις ακόλουθες λειτουργίες:

• Προσκαλέστε τους αντισυμβαλλομένους να ανταλλάξουν δεδομένα.
• Δημιουργήστε ένα βιβλίο διευθύνσεων.
• Ενσωματώστε το λογιστικό λογισμικό, για παράδειγμα, 1C.
• Υπογράψτε και κρυπτογραφήστε την τεκμηρίωση.
• Αλληλογραφία δομής.
• Παρακολούθηση καταστάσεων email.

Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών πραγματοποιείται με τη χρήση πιστοποιητικών. Η σύνδεση με τον διακομιστή και ο έλεγχος ταυτότητας πραγματοποιείται μέσω προσωπικού ψηφιακού πιστοποιητικού. Εκδίδεται ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή σε κάθε χρήστη του συστήματος, που αποθηκεύεται στο ηλεκτρονικό μέσο Token και προστατεύεται από κωδικό PIN. Ο χρήστης πρέπει να εισάγει τα στοιχεία σύνδεσης και τον κωδικό πρόσβασης για τον προσωπικό του λογαριασμό. Μόνο μετά από αυτό θα έχει πρόσβαση στα έγγραφά του.

Οποιοσδήποτε υπάλληλος του οργανισμού που είναι συνδεδεμένος στο σύστημα μπορεί να ξεκινήσει τη διαδικασία ανταλλαγής. Πριν από την αποστολή ενός εγγράφου σε έναν αντισυμβαλλόμενο, πρέπει να υπογραφεί με ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή. Αυτή η λειτουργία εκτελείται χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα Cryptopro. Το έγγραφο αποστέλλεται μέσω EDF. Ο υπάλληλος του αντισυμβαλλομένου λαμβάνει ειδοποίηση σχετικά με τη λήψη νέου εγγράφου. Αν το δεχτεί, τότε βάζει και ηλεκτρονική υπογραφή. Εάν είναι απαραίτητο να γίνουν αλλαγές στο έγγραφο, δημιουργείται μια νέα ηλεκτρονική έκδοση. Μετά την ολοκλήρωση της επεξεργασίας, πρέπει να αποθηκεύσετε όλες τις αλλαγές χρησιμοποιώντας μια ψηφιακή υπογραφή. Στη συνέχεια, το έγγραφο με την αλλαγή αποστέλλεται στον αντισυμβαλλόμενο. Εφόσον είναι απαραίτητο, πραγματοποιείται ηλεκτρονικός συντονισμός των πληροφοριών.

Εάν χρειαστεί να κάνετε ξανά αλλαγές, ολόκληρη η διαδικασία επαναλαμβάνεται ξανά. Εάν δεν υπάρχουν παράπονα για τη νέα έκδοση, τότε το έγγραφο τηρείται. Το τελικό δείγμα θεωρείται ότι είναι υπογεγραμμένο με δύο ψηφιακές υπογραφές. Όλες οι εκδόσεις του εγγράφου αποθηκεύονται στον διακομιστή και είναι διαθέσιμες για προβολή. Όταν το δείγμα έχει εκχωρηθεί έγκυρη κατάσταση, δεν θα είναι δυνατή η πραγματοποίηση τροποποιήσεων στο έγγραφο. Στις ακυρωμένες συμβάσεις αποδίδεται η κατάσταση "Ακυρώθηκε". Έτσι πραγματοποιείται η ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ των οργανισμών.

Εξοπλισμός

Τι χρειάζεται για την ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ των οργανισμών; Πρώτα, πρέπει να επιλέξετε έναν τηλεπικοινωνιακό φορέα και να εγκαταστήσετε ειδικό λογισμικό για την ανταλλαγή πληροφοριών. Δεύτερον, με κάθε αντισυμβαλλόμενο με τον οποίο ο οργανισμός σκοπεύει να διεξάγει ηλεκτρονική αλληλογραφία, είναι απαραίτητο να συναφθεί μια «Συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων».

Είναι επίσης απαραίτητο να εγκαταστήσετε έναν διακομιστή EDF στον οποίο θα αποθηκεύονται όλα τα έγγραφα. Αυτό μπορεί να είναι είτε εξοπλισμός πελάτη είτε αποθήκευση cloud. Η πρόσβαση στα δεδομένα του συστήματος από το εξωτερικό πραγματοποιείται μέσω μιας εφαρμογής που είναι εγκατεστημένη στον εξοπλισμό των εργαζομένων του οργανισμού. Η αλληλεπίδραση των υπολογιστών με τον διακομιστή πραγματοποιείται μέσω του πρωτοκόλλου HTTP με πρόσθετη κρυπτογράφηση SSL 128 Η πρόσβαση στα έγγραφα πραγματοποιείται μόνο μέσω της διεπαφής της εφαρμογής και μετά από έλεγχο ταυτότητας.

Έργο EDI

Ένα έργο αυτοματισμού διεργασιών μπορεί να διαρκέσει από αρκετούς μήνες έως αρκετά χρόνια. Η περίοδος εξαρτάται άμεσα από τον αριθμό των διαδικασιών που πρέπει να αυτοματοποιηθούν, τους πόρους και τις οικονομικές δυνατότητες του οργανισμού. Ένα σύντομο σχήμα για την εφαρμογή του EDI είναι το ακόλουθο:

• Δημιουργία ομάδας εργασίας.
• Διαμόρφωση στόχων, προθεσμιών και προϋπολογισμού του έργου.
• Έρευνα υφιστάμενων διαδικασιών.
• Αναπτύξτε εργασίες.
• Σχεδιασμός συστήματος EDI.
• Υπογραφή συμφωνίας για την εφαρμογή του EDMS.
• Έγκριση κανονισμών εργασίας.
• Συμπλήρωση καταλόγων συστήματος.
• Εκπαίδευση.
• Διεξαγωγή προκαταρκτικών δοκιμών.
• Έκδοση διαταγής εφαρμογής ΕΔΣ.
• Βελτίωση λογισμικού και διαδικασιών λειτουργίας.
• Έναρξη πιλοτικού έργου.
• Μετάβαση σε πλήρη κλίμακα στην ηλεκτρονική ροή εγγράφων.

Σφάλματα στην υλοποίηση του EDI

Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή σε διαδικασίες όπου το χαρτί απαιτείται από τη νομοθεσία. Δεν μπορείτε να αντιγράψετε ένα έντυπο έγγραφο με ένα ηλεκτρονικό. Αυτό επιβραδύνει σημαντικά τη διαδικασία εργασίας και προκαλεί αρνητική στάση απέναντι στη διαδικασία αυτοματισμού στο σύνολό της. Κανείς δεν πληρώνει επιπλέον για να κάνει διπλή δουλειά.

Κατά τη διαδικασία υλοποίησης, είναι απαραίτητο να αναπτυχθούν νέοι κανονισμοί για την εργασία με έγγραφα, να εκπαιδεύσετε το προσωπικό και μόνο τότε να συμμετάσχετε στην πλήρη εφαρμογή. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί μόνο εάν οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τα οφέλη από τη χρήση των νέων τεχνολογιών.

Ένα άλλο δημοφιλές λάθος είναι η κακή ανάπτυξη των απαιτήσεων για το EDMS. Εάν οι χρήστες πρέπει να εργαστούν σε ένα μη διαμορφωμένο σύστημα, τότε η διαδικασία EDI διαφέρει από αυτή που είναι αποδεκτή στον οργανισμό.

Ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών: πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Πλεονεκτήματα:

• Μείωση του κόστους αποστολής πρωτότυπων εγγράφων μέσω ταχυδρομείου.
• Εξοικονόμηση χώρου για την αποθήκευση τεκμηρίωσης. Όλα αποθηκεύονται ηλεκτρονικά.
• Ευκολία στη χρήση. Το έγγραφο αποστέλλεται από έναν σταθμό εργασίας. Μια γρήγορη αναζήτηση για ένα έγγραφο πραγματοποιείται με βάση την κατάσταση (αποστολή, λήψη, αποδοχή κ.λπ.).
• Άμεση παράδοση. Όλες οι πληροφορίες που αποστέλλονται φτάνουν στον παραλήπτη μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.
• Ένα έγγραφο δεν μπορεί να χαθεί πριν λήξει η περίοδος αποθήκευσής του στο σύστημα.

Ελαττώματα:

• Για να χρησιμοποιήσετε τον εξοπλισμό, πρέπει να αγοράσετε μια άδεια, η οποία κοστίζει πολλά χρήματα.
• Τα δεδομένα μπορούν τις περισσότερες φορές να ανταλλάσσονται μόνο μεταξύ συμμετεχόντων στο ίδιο σύστημα.
• Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών στο 1C ή η χρήση οποιουδήποτε άλλου λογισμικού διαφέρει από το σχήμα που χρησιμοποιήθηκε στο παρελθόν. Με την εισαγωγή του νέου αλγορίθμου, όλοι οι εργαζόμενοι θα έχουν ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο διεξαγωγής της εργασίας τους.
• Τεχνικός εξοπλισμός. Πριν εφαρμόσει το EDI, ένας οργανισμός πρέπει να αγοράσει εξοπλισμό και να προετοιμάσει τους υπαλλήλους για τη διαχείριση του νέου συστήματος.
• Η EDI πραγματοποιείται με χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής, η οποία ισχύει για 1 έτος. Τα πιστοποιητικά πρέπει να παρακολουθούνται και να ενημερώνονται αμέσως. Επίσης, είναι απαραίτητος ο έλεγχος των ημερομηνιών λήξης των πιστοποιητικών αντισυμβαλλομένων, προκειμένου να αποφευχθούν προβλήματα με τις εφορίες.

Νομική ρύθμιση

Ποιοι κανονισμοί ρυθμίζουν τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ των οργανισμών; Η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας περιλαμβάνει τον Ομοσπονδιακό Νόμο αριθ. Η EDI μεταξύ οργανισμών διενεργείται με βάση την εντολή υπ' αριθμ. 50n του Υπουργείου Οικονομικών. Οι κανόνες για την ανταλλαγή πρωτογενών λογιστικών εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή προβλέπονται στο διάταγμα της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας Αρ. ММВ-7-6/36@. Όλοι οι χειριστές ΕΤΑ στη διαδικασία δραστηριότητας πρέπει να καθοδηγούνται από την εντολή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας Αρ. ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ των οργανισμών SBIS παρέχει στους πελάτες τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

• Μπορείτε να στείλετε έγγραφα σε οποιονδήποτε οργανισμό που είναι εγγεγραμμένος στη Ρωσική Ομοσπονδία. Εάν ο αντισυμβαλλόμενος δεν είναι συμμετέχων στο σύστημα SBIS, τότε ένας υπάλληλος της εταιρείας θα επικοινωνήσει απλώς με έναν εκπρόσωπο του οργανισμού και θα στείλει προσκλήσεις για συμμετοχή στο σύστημα στο e-mail του. Αμέσως μετά την επιβεβαίωση του αιτήματος, η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των συμμετεχόντων θα πραγματοποιηθεί χωρίς μεσάζοντες.
• Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε λογισμικό στον υπολογιστή σας. Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα ενημερωμένο πρόγραμμα περιήγησης και πρόσβαση στο Διαδίκτυο.
• Δεν χρειάζεστε ειδικό πρόγραμμα για να εργαστείτε με δεδομένα. Εάν η αναφορά προετοιμάζεται αρχικά σε λογισμικό τρίτων κατασκευαστών, για παράδειγμα, 1C, τότε μπορείτε να διαμορφώσετε την ενοποίηση δεδομένων με το σύστημα SLSIS.
• Η τυπική μορφή του εγγράφου δεν έχει καθοριστεί. Μπορείτε να στείλετε κείμενο, αρχεία υπολογιστικών φύλλων, εικόνες κ.λπ.

SKB "Kontur"

Ένας από τους πρώτους προγραμματιστές λογισμικού στη Ρωσία ασχολείται επίσης με την προμήθεια εξοπλισμού με τη βοήθεια του οποίου πραγματοποιείται η ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ των οργανισμών. Η Kontur έχει αναπτύξει το σύστημα Diadoc, το οποίο χρησιμοποιείται για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων. Ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό του συστήματος είναι ότι η πρόσβαση στα δεδομένα μπορεί να αποκτηθεί ενώ βρίσκεστε στο εξωτερικό. Η εταιρεία έχει αναπτύξει τιμολόγια περιαγωγής ειδικά για το σκοπό αυτό. Εάν θέλετε, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε δεδομένα μέσω του API.

Τι χρειάζεσαι?

Για να συνδέσετε το EDI, ένας οργανισμός πρέπει να αγοράσει:

• λογισμικό με άδεια χρήσης·
• υπηρέτης;
• ενημέρωση εξοπλισμού?
• Εκπαιδεύστε το προσωπικό.
• διαμορφώστε και ενσωματώστε το EDMS ώστε να λειτουργεί με εσωτερικές εφαρμογές.

Τέτοιες επενδύσεις πρέπει να γίνουν προκειμένου να συνδεθεί η ηλεκτρονική ροή εγγράφων μεταξύ του οργανισμού; Η συμπερίληψη διαβουλεύσεων τεχνικής υποστήριξης, ενημερώσεων EDMS και λογισμικού στα έξοδα είναι το δεύτερο στάδιο της επένδυσης. Οι δαπάνες αυτές θα πρέπει να καταβάλλονται μηνιαίως.

συμπέρασμα

Η ροή εγγράφων σε χαρτί αντικαθίσταται από ηλεκτρονική. Όχι μόνο μειώνει το κόστος του οργανισμού για τη διατήρηση των διαδικασιών, αλλά αυξάνει επίσης την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης στο σύνολό της. Για να λειτουργήσει επιτυχώς το EDI, πρέπει να διαμορφώσετε με σαφήνεια τους στόχους εφαρμογής του συστήματος και να διαμορφώσετε σωστά τον εξοπλισμό.

Η ροή ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ της φορολογικής αρχής και του φορολογούμενου εισήχθη σε νομοθετικό επίπεδο το 2010 ως μέρος της εφαρμογής των διατάξεων του άρθ. 1.1 και άρθ. 10 του νόμου αριθ. 229-FZ. Σε σχέση με την καινοτομία, έχουν προκύψει πολλά ερωτήματα σχετικά με τη διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής εγγράφων και παρακολούθησης της επαλήθευσης και αποδοχής τους από την εφορία.

Το 2011, η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία, με τη διαταγή της υπ' αριθ. και τον υπολογισμό του ποσού των φόρων.

Αγαπητοι αναγνωστες! Το άρθρο μιλά για τυπικούς τρόπους επίλυσης νομικών ζητημάτων, αλλά κάθε περίπτωση είναι ατομική. Αν θέλετε να μάθετε πώς λύσε ακριβώς το πρόβλημά σου- επικοινωνήστε με έναν σύμβουλο:

ΑΙΤΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΚΛΗΣΕΙΣ ΓΙΝΟΝΤΑΙ ΔΕΚΤΕΣ 24/7 και 7 ημέρες την εβδομάδα.

Είναι γρήγορο και ΔΩΡΕΑΝ!

Τα έγγραφα αυτά περιελάμβαναν κοινοποιήσεις κλήτευσης, αποφάσεις συνέχισης/αναστολής του ελέγχου, δίωξη, άρνηση επιστροφής/επιστροφής του δηλωθέντος ΦΠΑ.

Το 2009, ένα ξεχωριστό διάταγμα της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας Αρ. MM-7-6/85 ενέκρινε το έντυπο ειδοποίησης άρνησης αποδοχής ηλεκτρονικού εγγράφου με αιτιολόγηση των λόγων.

Νέα διαδικασία κύκλου εργασιών

Το 2019, η φορολογική αρχή προέβη σε αλλαγές στη διαδικασία αποστολής ηλεκτρονικών εγγράφων που αποσκοπούν στη ρύθμιση των εξουσιών των υπαλλήλων της φορολογικής επιθεώρησης σε σχέση με τους πληρωτές φόρων και τελών.

Οι διατάξεις της διαταγής αριθ. ММВ-7-2/149@ αναφέρουν ποια έγγραφα μπορούν να αποσταλούν ηλεκτρονικά στην εφορία. Σύμφωνα με την παράγραφο 5.1 του άρθρου 23 της φορολογικής νομοθεσίας, από το 2019, κατά την ηλεκτρονική υποβολή εκθέσεων, ο φορολογούμενος υποχρεούται να υποβάλλει απόδειξη αποδοχής εκθέσεων εντός 6 ημερών από την ημερομηνία αποστολής ειδοποιήσεων από υπαλλήλους της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας.

Γενικές αποχρώσεις ανταλλαγής

Όταν αλληλεπιδράτε ηλεκτρονικά, είναι υποχρεωτικό να εγκρίνετε ένα EDS (ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή) που εκδίδεται από κέντρα πιστοποίησης, ο κατάλογος του οποίου παρέχεται στην επίσημη πύλη Διαδικτύου της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας.

Σύμφωνα με τη νέα διαδικασία, ένας υπάλληλος επιθεώρησης πρέπει να δημιουργήσει ένα έντυπο έγγραφο και στη συνέχεια να το στείλει στον φορολογούμενο σε μορφή ηλεκτρονικής έκδοσης. Μετά την παραλαβή του εγγράφου, ο παραλήπτης αναλαμβάνει να στείλει έγγραφο απάντησης που να επιβεβαιώνει το γεγονός της αποδοχής (παραλαβή ή ειδοποίηση άρνησης).

Οποιαδήποτε από τις επιλογές απάντησης απαιτεί ηλεκτρονική υπογραφή που επιβεβαιώνει το γεγονός ότι οι πληροφορίες παραδόθηκαν στον παραλήπτη. Μπορεί να αποσταλεί άρνηση αποδοχής εγγράφου από τις φορολογικές αρχές εάν εντοπιστεί οποιαδήποτε ασυμφωνία (λάθος) στο έγγραφο.

Εάν οι φορολογικές αρχές λάβουν απόδειξη αποδοχής, δεν αποστέλλεται έντυπη έκδοση. Δεδομένου ότι το έγγραφο θεωρείται ότι ελήφθη από τον παραλήπτη μετά από 6 ημέρες από την ημερομηνία αποστολής, συνιστάται στον φορολογούμενο να διατηρεί έντυπα από την εφορία, καθώς και όλες τις αποδείξεις παραλαβής ή άρνησης παραλαβής.

Ως μέρος της ηλεκτρονικής αλληλεπίδρασης, ο φορολογούμενος έχει το δικαίωμα να αποστείλει στις φορολογικές αρχές ειδοποίηση άρνησης εάν διαπιστωθεί ότι η τεκμηρίωση στάλθηκε σε εσφαλμένα καθορισμένο παραλήπτη κατά λάθος ή εάν υπάρχει ασυμφωνία στη μορφή του εγγράφου, έλλειψη ψηφιακή υπογραφή ή υπογραφή που δεν ταιριάζει με την ηλεκτρονική έκδοση.

Μετά τη λήψη ειδοποίησης άρνησης αποδοχής ηλεκτρονικού παραστατικού, η φορολογική αρχή λαμβάνει μέτρα για την εξάλειψη σφαλμάτων και τη συμμόρφωση της μορφής. Για την εξάλειψη των συνεπειών μιας τεχνικής βλάβης κατά την αποστολή, η επιθεώρηση, χωρίς να λάβει έγκαιρη επιβεβαίωση, πρέπει να στείλει ένα έντυπο έγγραφο ταχυδρομικώς.

Σύμφωνα με την καθιερωμένη διαδικασία, κάθε επιχείρηση ή επιχειρηματίας ελέγχει τακτικά την αλληλογραφία εργασίας, επομένως ο λόγος για την έλλειψη σχολίων από τον φορολογούμενο δεν μπορεί να είναι το γεγονός ότι η αλληλογραφία ελέγχεται σπάνια.

Ο νόμος ορίζει τα ακόλουθα είδη εγγράφων που μπορούν να υποβληθούν στην εφορία ηλεκτρονικά. Τα επίσημα ηλεκτρονικά έγγραφα περιλαμβάνουν: , και , τιμολόγια στη φόρμα TORG-12.

Εάν τα έγγραφα συντάχθηκαν μόνο σε έντυπη μορφή, επιτρέπεται η απόκλιση από την αποδεκτή μορφή εγγράφων xml και η παροχή σαρωμένου αντιγράφου σε μορφές tif, jpg, pdf, png, που χρησιμοποιείται για την αποστολή μη τυπικών εγγράφων.

Εάν ένας φορολογούμενος λάβει αίτημα από την εφορία μέσω τηλεπικοινωνιακού καναλιού, πρέπει να δημιουργηθεί απόδειξη επιβεβαίωσης της απόδειξης εντός μιας εργάσιμης ημέρας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι δυνατή η μετάδοση ειδοποίησης άρνησης αποδοχής εγγράφων. Εάν η άρνηση αυτή προέρχεται από την εφορία, ο πληρωτής υποχρεούται να προβεί σε διορθώσεις εντός των προθεσμιών που ορίζει ο νόμος και να υποβάλει εκ νέου το έγγραφο με διορθωμένα τα λάθη.

Βασικές σημειώσεις στους κανόνες

Τι απειλεί τον πληρωτή σε περίπτωση παραβάσεων;

Σε περίπτωση απουσίας εντός των προθεσμιών που ορίζει ο νόμος, ο εφοριακός ελεγκτής έχει το δικαίωμα να αναστείλει τις εισερχόμενες και εξερχόμενες συναλλαγές στον λογαριασμό του φορολογούμενου μετά την πάροδο 10 ημερών από την καθορισμένη ημερομηνία. Για παράδειγμα, εάν η προθεσμία υποβολής δήλωσης φορολογίας εισοδήματος είναι η 28η Οκτωβρίου, η κύρωση δέσμευσης λογαριασμού μπορεί να εφαρμοστεί από τις 13 Νοεμβρίου, δηλ. 10 εργάσιμες ημέρες μετά την καθορισμένη ημερομηνία.

Από το 2019, η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία έχει ορίσει μια περίοδο για τον αποκλεισμό ενός λογαριασμού μετά από μια περίοδο 10 ημερών. Τώρα ο φορολογικός ελεγκτής έχει το δικαίωμα να δεσμεύσει τους λογαριασμούς του φορολογούμενου ανά πάσα στιγμή κατά την επόμενη τριετία (Επιστολή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας Αρ. ED-4-15/1071 της 27ης Ιανουαρίου 2015). Η κύρωση αφορά όχι μόνο την αναστολή συναλλαγών λογαριασμών, αλλά και τις ηλεκτρονικές μεταφορές κεφαλαίων.

Βάση για την άρση των κυρώσεων θα είναι η διαβίβαση απόδειξης που θα επιβεβαιώνει την παραλαβή των εγγράφων ή η παροχή των απαιτούμενων εγγράφων ή εξηγήσεων. Οι εργασίες του λογαριασμού θα επαναληφθούν την επόμενη ημέρα μετά τη λήψη απάντησης από τον φορολογούμενο.

Ποιος είναι ο κίνδυνος προστίμου

Κατά την υποβολή δήλωσης σύμφωνα με την εγκεκριμένη μορφή με πιστοποίηση ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής, το έγγραφο θεωρείται μεταβιβασμένο την ημέρα καταχώρισης του εγγράφου από τον ειδικό χειριστή. Η επιβεβαίωση παραλαβής ενός εγγράφου σε χαρτί γίνεται με τη μορφή ειδικής σφραγίδας που τοποθετείται στο απόθεμα ή στο φάκελο. Στο μέλλον, εάν η εφορία έχει αξιώσεις σχετικά με λάθη στην αναφορά, ο πληρωτής μπορεί να επιβεβαιώσει ότι η δήλωση υποβλήθηκε εμπρόθεσμα.

Αυτός ο κανόνας είναι συνεπής με τον φορολογικό κώδικα, καθώς και με τις παραγράφους 204, 216 των διοικητικών κανονισμών που εγκρίθηκαν από το Υπουργείο Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Έτσι, εάν η αναφορά υποβλήθηκε έγκαιρα, αλλά με λάθη, δεν μπορεί να εκτιμηθεί ποινή εκπρόθεσμης κατάθεσης.

Η φορολογική νομοθεσία (άρθρο 119 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας) προβλέπει τιμωρία μόνο για μη τήρηση των προθεσμιών για την υποβολή δηλώσεων, ανεξάρτητα από το γεγονός της αποδοχής/μη αποδοχής της φορολογικής έκθεσης.

Κυκλώματα ελέγχου

Ο έλεγχος της αποστολής και λήψης αναφορών πραγματοποιείται σύμφωνα με τις Μεθοδολογικές συστάσεις που εγκρίθηκαν από την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία με την υπ'αριθμ.

Μετά την επαλήθευση, η αναφορά εισάγεται στη βάση δεδομένων και ελέγχεται για λογικά και πραγματολογικά σφάλματα. Η περίοδος εισαγωγής στη βάση δεδομένων περιορίζεται στην επόμενη εργάσιμη ημέρα.

Αναφορά των λόγων στην κοινοποίηση άρνησης αποδοχής ηλεκτρονικού εγγράφου

Κατά τη διαδικασία επαλήθευσης τεκμηρίωσης, ο επιθεωρητής μπορεί να αρνηθεί την αποδοχή για τους ακόλουθους λόγους:

• το έγγραφο στάλθηκε στον πληρωτή κατά λάθος.
• το απεσταλμένο αρχείο δεν ταιριάζει με τη μορφή.
• η αναφορά υποβλήθηκε με λανθασμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή καθόλου ηλεκτρονική υπογραφή.

Η προθεσμία λήψης απάντησης από τον φορολογούμενο περιορίζεται σε έξι ημέρες από την ημερομηνία διαβίβασης της ειδοποίησης από την εφορία. Εντός της καθορισμένης περιόδου, ο φορολογούμενος πρέπει να στείλει στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία ειδοποίηση άρνησης ή απόδειξη αποδοχής του εγγράφου.

Διαδικασία αποστολής εγγράφου