Dopis s žádostí– jeden z nejběžnějších typů obchodní korespondence. Mezi podnikateli se takové dopisy používají, když zástupci jedné organizace kontaktují druhou s žádostí o službu. Takové zprávy lze použít ve zcela odlišných situacích, například když je potřeba získat informace o produktech, prohlédnout si vzorky produktů, setkat se s obchodním cestujícím, koordinovat některé akce atd.

Pravidla pro psaní žádosti

Upozorňujeme na obecnou šablonu takového dokumentu ke stažení:

SOUBORY

Žádost nemá ze zřejmých důvodů standardní vzor, ​​ale přesto se jedná o formu úředního dokumentu. Proto byste při jeho sestavování měli dodržovat určité standardy stanovené pravidly kancelářské práce a obchodní etiky. Než přejdeme přímo k základním pravidlům pro jeho přípravu, je třeba poznamenat, že může být adresován buď skupině osob (například manažerům, zaměstnancům účetního oddělení, právníkům apod.), nebo konkrétnímu adresátovi.

Jako každý jiný dokument musí i tento dopis obsahovat úvodní část, jmenovitě:

• informace o odesílající společnosti, která žádost podává, a společnosti, které je žádost určena;
• důvod žádosti („z důvodu zpoždění“, „z důvodu přijetí“, „na základě výsledků“ atd.);
• odkazy na základ („na základě ústní dohody“, „na základě jednání“, „na základě telefonického rozhovoru“ atd.);
• účel odvolání („vyřešit problém“, „zabránit konfliktu“, „odstranit porušení“ atd.).

Následován hlavní část přímo související s žádostí. Musí být vyjádřena pomocí jakékoli odvozené formy slovesa „zeptat se“ („žádáme vás“, „podáváme žádost“ atd.), a protože taková zpráva je v každém případě žádostí o nějaký druh služby, musí být napsán s respektem. Je dobré, když žádosti předchází kompliment („znáte své skvělé schopnosti“, „obdivujete své organizační talenty“ atd.).

Pokud dopis obsahuje několik žádostí najednou, musí být uvedeny v samostatných odstavcích nebo odstavcích.

Nevyslovená pravidla korespondence mezi organizacemi uvádějí, že odpověď na vícestupňový požadavek může být zaslána také v jedné zprávě se samostatným komentářem ke každé položce. Je třeba poznamenat, že tento typ korespondence snižuje objem oběhu dokumentů, a tím zkracuje čas na čtení a zpracování takových dopisů.

Pokud dopis předpokládá přijetí odpovědi v určitém časovém období, musí to být v textu zprávy uvedeno co nejpřesněji.

Dopisy zpravidla odesílají a přijímají tajemníci organizace (ve velkých společnostech to dělají celá oddělení). Po sestavení nebo přečtení je předají vedoucímu podniku k posouzení. Výjimkou jsou zprávy označené jako „důvěrné“ nebo „osobní doručení“ – takové dopisy jsou zasílány přímo adresátovi.

Pokyny k sepsání žádosti

Vzhledem k tomu, že tato zpráva je součástí firemní korespondence, musí být nejprve uveden její autor, a to: název odesílající společnosti, její skutečná adresa a kontaktní telefon. Poté je potřeba zadat údaje o adresátovi: také název firmy a konkrétního příjemce. Dále uprostřed řádku můžete okamžitě označit, že se jedná o žádost (ale není to nutné).

Další část dopisu se týká samotné žádosti. Nejprve je vhodné jej zdůvodnit a teprve poté vyjádřit podstatu požadavku. Na konci musí být dopis podepsán (je lepší, když tak činí vedoucí společnosti nebo pověřená, důvěryhodná osoba) a také uvést datum vytvoření dokumentu.

Jak poslat dopis

Dopis lze poslat e-mailem nebo faxem - to je rychlé a pohodlné, ale konzervativní zaslání prostřednictvím ruské pošty umožní, aby byl dopis prezentován solidním a atraktivním způsobem. Můžete například požádat písemně ručně krásným kaligrafickým rukopisem nebo vytisknout text na dobrý, drahý papír.

Pozornost na takové malé detaily dá adresátovi najevo, jak uctivý je vůči němu oponent, a také znovu zdůrazní význam požadavku. Jediné, co je třeba pamatovat, je, že dopisy běžnou poštou trvají dlouho, takže zprávu je třeba odeslat předem, aby byl dokument doručen příjemci včas.

Po odeslání dopisu

Tato zpráva, stejně jako jakýkoli jiný dokument, musí být zaregistrována v deníku odchozí dokumentace. Stejně tak příjemce dopisu eviduje příchod korespondence. V případě nedorozumění, ke kterým dochází v obchodních vztazích, pomůže záznam skutečnosti o odesílání a přijímání dopisů rychle pochopit situaci.

Příklady psaní žádankových dopisů s vysvětlením

Pochopili jsme tedy, že žádost je dopis, který obsahuje žádost adresovanou příjemci. Účelem textu je přimět příjemce, aby provedl akci, která je pro odesílatele výhodná. Dopis musí obsahovat formulovanou žádost a její zdůvodnění. Je vhodné žádost formulovat tak, aby bylo zdůvodněno, proč by pro příjemce mělo být prospěšné žádosti vyhovět. Odesílatel musí znát nejen pravidla pro skládání textu, ale brát v úvahu i psychologické nuance. Dále zvážíme konkrétní vzorové šablony v závislosti na situaci.

Žádost o finanční prostředky

Dopis se sepisuje, pokud je potřeba získat příděl finančních prostředků od státu, sponzorů nebo jednotlivců.

Od nevládní organizace „Pomoc důchodcům“
Člen zákonodárného sboru
Ivanov I. I.

Dobrý den, Ivane Ivanoviči. Jsem zástupcem neziskové organizace „Pomoc důchodcům“. Pomáháme osamělým důchodcům: dovezeme jídlo, pomůžeme s úklidem a opravami.

Naše organizace existuje 5 let. Dříve jsme si naši činnost dokázali financovat sami, ale vzhledem k rozmachu NNO začaly docházet finanční prostředky. Potřebujeme peníze na pronájem prostor, výplatu mezd zaměstnancům a nákup vybavení.

Prezident na nedávném jednání vlády zmínil složitou situaci důchodců a poznamenal, že situaci je naléhavě nutné změnit. V této souvislosti vás žádám o 200 000 rublů pro potřeby nevládní organizace „Pomoc důchodcům“.

S pozdravem Petrova A.A.

Vysvětlení:

Výše uvedený text je sestaven podle všech pravidel. On má:

• Název NPO a vysvětlení její činnosti.
• Žádost o peníze, vysvětlení jejich nutnosti (peníze jsou potřeba na nájem a platy).
• Zmínka o prezidentovi. Je třeba zdůvodnit výhody sponzorství pro úředníka. Co náměstka zajímá? V kariérním růstu. Pomoc organizaci pomůže dosáhnout tohoto cíle.

Je také uvedena konkrétní výše finančních prostředků, které obchodní organizace potřebuje.

Požadavek na dodání zboží

Dopis se obvykle zasílá společníkům společnosti. Vzájemný přínos pro obě společnosti je vhodné v textu zdůvodnit.

Vedoucímu společnosti "AAA"
Ivanov I. I.
Od šéfa společnosti BBB
Petrová B.B.

Dobrý den, Ivane Ivanoviči. Rádi bychom si u Vaší firmy objednali sadu produktů (bude upřesněno). Váš výrobek nás zaujal na krajské výstavě.

Pokud souhlasíte, informujte nás o dodacích podmínkách a podmínkách, které vám vyhovují. Garantujeme včasnou platbu. Doufáme, že to bude začátek oboustranně výhodné spolupráce.

Naše kontakty: (upřesněte).

S pozdravem Boris Borisovič.

Dopis s žádostí o slevu

Tyto texty se obvykle zasílají dodavatelům společnosti. Například organizace pořádá výstavy. Má dodavatele – tiskárnu, která dodává brožury, stojany, brožury atd. Náklady na služby jsou poměrně vysoké. Přišla krize a pro firmu bylo těžké zaplatit za tiskové produkty. To může být důvod, proč požádat o slevu.

Do čela firmy Vostok
Ivanov I. I.
Od šéfa společnosti "Zapad"
Petrová B.B.

Dobrý den, Ivane Ivanove. Naši organizaci zasáhla finanční krize. Počet smluv uzavřených u nás se snížil o 20 %. Bohužel krize nezasáhla jen nás, ale i naše klienty. Lidé nemohou za naše služby platit stejnou částku jako dříve. Proto jsme poskytli 25% slevu na vstupenky.

Vzhledem k tíživé finanční situaci Vás naše společnost žádá o 15% slevu na zbývajících šest měsíců spolupráce dle smlouvy.

Poslali jsme dopisy s žádostí o slevu všem našim dodavatelům. Pokud nám 20 % našich partnerů poskytne výhodné podmínky, naše společnost přežije těžké časy a neuzavře se. Naši pronajímatelé a telefonní společnost nám již poskytli slevu.

S pozdravem Boris Petrov.

Vysvětlení:

Dopis obsahuje následující důležité body:

• Vysvětlení nutnosti slevy.
• Uvedení přesné výše slevy a načasování.
• Nepřímý náznak toho, že pokud tiskárna neposkytne slevu, firma vypoví smlouvu.

Text musí být napsán tak, aby byl dopis přečten až do konce a souhlasil s navrženými podmínkami.

Žádost o snížení nájemného

Nájemné žere rozpočty většiny organizací. Jeho snížení umožňuje společnosti udržet se nad vodou v těžkých časech. Dopis by měl být zaslán pronajímateli.

Vedoucí společnosti "Plus"
Ivanov P.P.
Od šéfa společnosti "Minus"
Petrova I. I.

Dobrý den, Petr Petroviči. Naši společnost zasáhla finanční krize. Snížila se kupní síla spotřebitelů a snížily se příjmy z podnikání. V této souvislosti Vás žádáme o snížení nájemného o 10%.

Po celou dobu naší spolupráce jsme nikdy nezdrželi platby. Doufáme, že nám uděláte ústupky a udržíme naše obchodní vztahy. Garantujeme včasné zaplacení nájmu i přes složité finanční podmínky.

S pozdravem Ivan Ivanovič.

Vysvětlení:

V dopise je důležité zmínit, že společnost dříve plnila své závazky v plném rozsahu. Pronajímatel musí mít jistotu, že pronajímatel bude i nadále platit. Příjemce musí také pochopit, že pokud nebude souhlasit s navrženými podmínkami, nájemce jeho služby odmítne.

Výzva k zaplacení dluhu

Dluhy velmi často vznikají v interakcích mezi firmami. Pokud se organizace zaváže k další spolupráci s protistranou, která dluh vznikla, je zaslána žádost.

Ivanov I. I.

Sidorová P.P.

Vážený Ivane Ivanoviči, žádáme vás o splacení dluhu naší společnosti ve výši 200 000 rublů. Po celou tu dobu jsme s vámi nadále spolupracovali a doufali, že naše obchodní vztahy budou pokračovat. Nyní jsme však nuceni pozastavit poskytování služeb z důvodu nedostatku plateb.

Výše vašeho dluhu je 200 000 rublů. Prosíme o zaplacení do 1. března 2017. Pokud dluh nebude splacen, budeme nuceni problém řešit soudní cestou.

S pozdravem Petr Petrovič.

Vysvětlení:

Dopis musí obsahovat následující body:

• Přesná výše dluhu.
• Datum, do kterého musí být dluh uhrazen.
• Opatření, která společnost přijme, pokud nebudou přijaty platby.

V textu může být zmíněna dlouhodobá úspěšná spolupráce s organizací. Měla by to být žádost, nikoli žádost. Požadavek je vypracován pomocí jiné šablony.

Dopis s žádostí o odložení platby dodavateli

Organizace dodala společnosti šarži výrobků, ale nezaplatila za ni. Vznikl dluh, ale dlužník nemá prostředky na zaplacení. V tomto případě má smysl napsat dopis s žádostí o odklad.

Šéfovi společnosti „Kde jsou peníze“
Sidorov P.P.
Od šéfa společnosti „Peníze se chystají přijít“
Ivanova I. I.

Vážený Petre Petroviči, nezaplatili jsme dluh 200 000 rublů. Svým dluhům se nevyhýbáme, ale nyní nemůžeme kvůli naší obtížné finanční situaci splácet v plné výši.

Po dobu 2 let s vámi udržujeme úspěšné obchodní vztahy a nepromeškáme platební termíny. Dnes žádáme o platbu na splátky. Naše společnost je připravena zaplatit dluh ve dvou fázích:

• Do 1. března 2017 vložíme 100 000 rublů.
• 100 000 rublů bude uloženo do 1. dubna 2017.

Slibujeme vám, že budete platit včas. Děkujeme za pochopení.

S pozdravem Ivan Ivanovič.

Dopis požadující platbu pro jinou organizaci

Dluh společnosti může uhradit jiná organizace. Právnická osoba samozřejmě nezaplatí za akcie jen tak. Obvykle je žádost zaslána dlužníkovi společnosti nebo jiné osobě, která má vůči společnosti závazky.

Šéfovi společnosti „Peníze se chystají přijít“
Ivanov I. I.
Od šéfa společnosti „Kde jsou peníze“
Sidorová P.P.

Vážený Ivane Ivanoviči, máte vůči naší společnosti dluh ve výši 300 000 rublů. Naše organizace měla také dluh vůči jiné společnosti ve výši 200 000 rublů. Žádáme vás, abyste zaplatili náš dluh věřiteli ve výši 200 000 rublů. My Vám na oplátku poskytneme splátkový kalendář na zůstatek dluhu, o který jste dříve požádali. Děkujeme za pochopení.

S pozdravem Petr Petrovič.

Dopis s žádostí o pomoc při řešení problému

Všechny společnosti se mohou potýkat se složitými problémy, které nelze vyřešit bez vnější pomoci. V případě potřeby lze zaslat žádost o pomoc, například při pořádání akcí. Petice se zasílá komerčním organizacím a vládním agenturám.

Ředitel společnosti "AAA"
Petrov B.B.
Od veřejné organizace
"Dáváme dobře"

Vážený Borisi Borisoviči, jsem zástupcem veřejné organizace „Giving Good“. Pořádáme a pořádáme oslavy pro děti z dětského domova.

Žádáme o pomoc při organizování zásob jídla na dovolenou. Na akci se o vás a vaší firmě samozřejmě zmíníme. Slavnosti budou přítomni zástupci zákonodárného sboru a veřejnost.

Kontaktovat nás můžete telefonicky XXX

S pozdravem Ivan Ivanovič.

Shrnutí

Pojďme spojit všechna pravidla pro psaní žádosti. Nejprve se musíte představit a pohovořit o svých aktivitách. Úvodní část by se ale neměla natahovat. Naším cílem je povzbudit příjemce, aby si dopis přečetl. Pokud je text příliš dlouhý, příjemce jej pravděpodobně nedočte až do konce. Poté musíte začít prezentovat svůj požadavek. Vyžaduje se přesnost: uvedení termínů, výše finančních prostředků. Je důležité pochopit, že příjemce musí pocítit přínos. V dopise proto musí být uvedeno, proč by pro organizaci bylo přínosné požadavek splnit. Na konci se musíte rozloučit zdvořile a bez přízně.

Každý podnikatel se může setkat se situací, kdy nemá dostatek finančních prostředků na včasné splacení dluhu dodavateli za odeslané zboží. Je nežádoucí kazit vztahy s protistranou, proto je lepší se s ní dohodnout na odložení platby dluhu na pozdější termín, než je uvedeno ve smlouvě. Na blížící se zpoždění převodu peněz můžete dodavatele upozornit zasláním dopisu o odložené platbě, jehož vzor naleznete na konci tohoto článku.

Jaké funkce plní písmeno?

Dopis o odložené platbě zaslaný dodavateli:

Je to uznání skutečnosti, že vůči němu existuje dluh.

Potvrzuje, že kupující nemá v úmyslu skrývat nebo se pokoušet zpochybnit existenci nezaplacené dodávky produktů.

Potvrzuje výši částky, která má být převedena dodavateli.

Potvrzuje skutečnost uzavření dohody mezi organizacemi nebo jednotlivými podnikateli.

Vlastnosti dopisu o odložené platbě

Dopis o odložené platbě se sepisuje za účelem řešení problémů, které vznikly, když jeden ekonomický subjekt není schopen splácet své závazky vůči protistraně. V textu dopisu subjekt, který má nezaplacené dodávky zboží, oznamuje svému partnerovi, že v určité lhůtě vůči němu splatí stávající závazky.

Legislativa nestanoví standardní formulář pro tento dokument. Můžeme pouze doporučit strukturu dopisu a hlavní body, které v něm musí být uvedeny, aby dokument získal právní sílu. Každá organizace může samostatně vyvinout svůj vlastní standardní formulář dopisu pro použití. Doporučuje se vypracovat dokument na hlavičkovém papíře společnosti.

Dopis může být zaslán buď z vlastní iniciativy dlužníka, nebo v reakci na obdrženou reklamaci od dodavatele. V textu musí být uvedeno, zda je dlužník připraven splatit závazky a naběhlé úroky ve lhůtě stanovené obchodním partnerem. Pokud to z nějakého důvodu není možné, musíte uvést žádost o posunutí termínu pro převod prostředků.

Jaké body by měl obsahovat dopis o odložené platbě:

Název vysílající organizace (nebo jednotlivého podnikatele).

Údaje o odesílateli (DIČ, KPP, adresa sídla atd.).

Název firmy (celé jméno podnikatele), které je dopis zasílán.

Podstata záruky poskytnuté na zaplacení stávajícího dluhu.

Podrobnosti smlouvy, na základě které byly produkty dodány.

Prohlášení o skutečnosti, že existuje dluh k úhradě (částky musí být uvedeny slovy). Pokud protistrana požaduje zaplatit pokutu, uveďte svůj souhlas nebo nesouhlas s tím.

Předpokládaná splatnost závazků.

Dopis o odložené platbě musí obsahovat podpis vedoucího právnické osoby, nejlépe podpis hlavního účetního. Razítko je umístěno, pokud je k dispozici.

Struktura dopisu o odložené platbě

V pravém horním rohu uveďte informace o odesílateli a příjemci, datum sestavení a odchozí číslo.

Úvodní část. Zde byste měli uvést důvod odvolání (většinou začínají frázemi „Vzhledem k nemožnosti splnit povinnost včas z důvodu ...“ apod.), účel odvolání („Aby se předešlo konfliktu“, „Pro vyřešení problému“ atd.).

Hlavní část. Zde odesílatel požádá o odložení platby. Můžete použít fráze „Ptáme se vás“, „Podáváme žádost“. Svého obchodního partnera musíte oslovovat s respektem. Pokud dopis obsahuje více žádostí zaslaných protistraně, jsou uvedeny v samostatných odstavcích nebo odstavcích. Pokud odesílatel očekává, že obdrží odpověď do určité doby, měl by to správně uvést v textu dokumentu.

Závěrečná část musí obsahovat podpis vedoucího organizace s přepisem.

Styl psaní je věcný.

Požadavek nebo požadavek musí být uveden velmi jasně a srozumitelně. Slangové výrazy nejsou povoleny.

Věty by měly být jednoduché a srozumitelné, bez složitých participiálních a adverbiálních spojení. Vágní fráze a zdlouhavé diskuse jsou nepřijatelné.

Při uvádění předpokládaných dob splácení závazků je nutné reálně posoudit vaše finanční možnosti. Toto období je lepší uvádět s rezervou.

Dohoda o odložené platbě

Dodatečná dohoda o odkladu platby je druh dohody mezi protistranami, která zakládá odklad splácení dluhu na pozdější termín, než byl stanoven v dříve sepsané smlouvě. Potřeba vypracování takového dokumentu v případě prodlení může být výslovně stanovena podmínkami hlavní dohody. Vzhledem k tomu, že odložená splátka je z právního hlediska jedním z typů úvěrů, vztahují se na něj stejné právní normy.

Struktura dohody o odložené platbě je podobná smlouvě. V úvodní části jsou uvedeny názvy organizací, které smlouvu uzavřely, a také číslo hlavní smlouvy. Poté jsou uvedeny podmínky pro změnu platebních podmínek, které se strany zavazují splnit. Smlouva je vyhotovena ve dvou vyhotoveních, po jednom pro každou stranu.

Žádost o odklad platby

Mezi doklady, které umožňují odložit plnění závazků dlužníkem, je třeba zmínit žádost o odklad platby finančnímu úřadu, která poplatníkovi za určitých podmínek umožňuje splatit dluh do rozpočtu později než datum splatnosti bez jakýchkoli sankcí ze strany finančních úřadů. Postup při posečkání daně a podmínky jeho poskytnutí upravuje čl. 64 Daňový řád Ruské federace. V tomto článku jsme podrobněji hovořili o vypracování žádosti u Federální daňové služby.