Ao viajar de negócios, qualquer funcionário de uma organização deve coletar determinados documentos para relatório. Os documentos de declaração para viajantes de negócios devem ser elaborados claramente de acordo com as regras para que possam ser aceitos. Este artigo ajudará você a entender esse problema.

Os relatórios são necessários em qualquer assunto relacionado ao trabalho. Principalmente se você estiver planejando uma viagem de negócios.

Documentos de relatório para viajantes de negócios são a primeira coisa com que um funcionário enviado em viagem de negócios deve se preocupar. Mas, para entender com precisão esse problema, você deve entender claramente o que é uma viagem de negócios. Portanto, significa a viagem de um funcionário sob orientação de seu empregador. É formalizado por encomenda e tem prazos claramente definidos. O objetivo de tal viagem é que o funcionário responsável execute uma determinada tarefa oficial. Além disso, uma viagem de negócios não implica redução, aumento de salário ou perda de emprego. Os documentos de relatório incluem documentos relacionados à viagem de negócios (seus diversos aspectos).

Dado que todo este empreendimento envolve determinados custos para as necessidades do trabalhador, para que estes sejam compensados ​​é necessária documentação comprovativa adequada. Esses documentos que comprovam as despesas do funcionário destacado são por ele recolhidos ao longo da viagem. Considera-se início da viagem de trabalho a hora e data de saída do colaborador. Por exemplo, este pode ser o horário de partida de um trem ou ônibus. Considera-se final a hora e data de chegada do funcionário.

O reembolso de despesas feitas por uma pessoa destacada é regulamentado pela legislação trabalhista da Federação Russa. O reembolso inclui as seguintes despesas:

• pagar viagens em veículos;
• alugar uma casa;
• quaisquer despesas adicionais que possam surgir relacionadas com a vida fora do seu local de residência permanente. Essas despesas podem ser chamadas de ajudas de custo diárias ou ajudas de campo;
• todas as despesas que foram feitas pelo empregado com a autorização de seu empregador.

O cumprimento das condições de remuneração, de acordo com o código do trabalho, só é realizado mediante fornecimento de determinada documentação de reporte. Além disso, sua amostra deve ser integralmente observada. Você pode descobrir quais documentos de relatório são necessários para confirmar a existência de despesas de um funcionário do departamento de contabilidade ou de seu empregador direto.

Vale lembrar que todas as condições de uma viagem de trabalho (quem pode viajar, duração e outros detalhes) devem ser estipuladas em acordo coletivo, outros acordos separados, bem como em algumas regulamentações locais.

Agora vamos descobrir quais documentos são considerados documentos de viagem. Esses documentos incluem a documentação segundo a qual o funcionário é enviado em viagem de negócios. Esses incluem:

Além disso, esta lista pode incluir um relatório de viagem de negócios, que é elaborado por um funcionário da empresa após seu retorno de viagem. Inclui também a atribuição de funções, que é elaborada pelo chefe do departamento.

De referir que a partir do final de 2014 (29 de dezembro), o governo aboliu a anteriormente relevante exigência de emissão de certificado de viagem, bem como de missão oficial. Agora eles não são obrigatórios e são emitidos à vontade. Ao mesmo tempo, o relatório prévio continuou a ser um documento obrigatório. Antes de preencher é preciso estudar cuidadosamente a amostra, pois... deve ser preenchido de maneira estritamente estabelecida. Toda a documentação que comprove que o funcionário incorreu em despesas específicas deve ser anexada ao relatório.

Se o relatório de despesas foi preenchido de forma incorreta ou inadequada, o reembolso das despesas não será possível. Além disso, este relatório não pode ser levado em consideração na preparação da documentação fiscal e não pode ser incluído na base tributável.

A documentação interna para uma viagem de negócios inclui uma atribuição de trabalho, um pedido e um relatório de viagem de negócios. Portanto, são considerados opcionais para o reconhecimento das despesas de viagem incorridas por uma pessoa.

Portanto, ao organizar uma viagem de negócios, o funcionário deve possuir os seguintes documentos de relatório retirados do local de trabalho:

• missão oficial. Deve conter informações sobre o funcionário. Nome completo, cargo e demais dados, bem como local da viagem de negócios, horário, motivos. Também deve ser anotado aqui o nome da empresa que cobre todas as despesas;
• certificado de viagem de negócios. As informações sobre o início e o fim de uma viagem de negócios são inseridas aqui. O certificado deve ser certificado pelo selo da organização. Com base nisso, são pagas as despesas diárias. Não é emitido caso você precise viajar ao exterior ou ao retornar de viagem de negócios no mesmo dia.

Ao retornar, o funcionário prepara e apresenta um relatório prévio. É preenchido em apenas uma via e enviado ao departamento de contabilidade.

Neste relatório, antes de fazer uma viagem de negócios, você deve indicar os valores aproximados que foram gastos com hospedagem e transporte. No retorno, o valor entregue ao empregado é comparado com o valor das despesas efetivamente incorridas por ele. Na situação em que o valor emitido antes da viagem não foi totalmente gasto, o funcionário devolve o restante ao caixa. Para fazer isso, você precisa de um pedido de recebimento de dinheiro, com base no qual o reembolso é feito.

Além disso, após o retorno, o funcionário compromete-se a apresentar não apenas um relatório prévio, mas também um certificado de viagem. Além disso, é necessário apresentar documentos que comprovem o valor das despesas incorridas pelo funcionário.

A documentação de relatório para uma viagem de negócios inclui:

• todos os bilhetes de viagem adquiridos para transporte;
• um documento autorizado para confirmar alojamento em hotel. Indica o número de dias que a pessoa passou no hotel, bem como o valor do pagamento da estadia;
• impressão de ligações feitas sobre assuntos da organização.

Todos os cheques que foram pagos pelo funcionário por determinados serviços incluídos na viagem de negócios deverão ser dobrados e anexados ao relatório de despesas no retorno. Não se esqueça que devem ter um aspecto normal e legível. Você não deve amassá-los e depois passá-los. Os recibos não devem conter manchas de comida ou áreas desgastadas. informações das quais será impossível ler. Tais cheques não serão aceitos pelo departamento de contabilidade e você não receberá a remuneração exigida por lei.

O pagamento das despesas diárias é realizado conforme certificado de viagem. O valor da diária é determinado com base na regulamentação local da empresa. Além disso, seu tamanho pode ser determinado por acordo coletivo. Ao mesmo tempo, os valores máximo e mínimo de pagamentos não são limitados, mas são determinados de forma independente pela própria organização. Assim, o valor da diária para uma viagem de negócios ao exterior será aproximadamente 3 vezes maior do que no país.

As diárias, definidas por lei como norma (700 rublos para viagens de negócios dentro do país e 2.500 rublos para viagens ao exterior), não estão sujeitas ao imposto de renda pessoal. Se uma organização definir o valor dos pagamentos acima do limite estabelecido por lei, ela estará sujeita ao imposto de renda pessoa física.

Se uma pessoa durante uma viagem de negócios puder regressar diariamente ao seu local de residência permanente, não terá direito ao subsídio diário.

É preciso lembrar que toda a documentação de declaração de viagem deve ser preenchida corretamente, pois o menor desvio da amostra estabelecida e unificada pode impossibilitar o recebimento do reembolso de suas despesas de viagem pelo funcionário.

Se um empregado retornar de uma viagem de negócios e não cumprir integralmente a tarefa de trabalho recebida, o empregador tem o direito de reduzir seu salário médio e não fornecer ao empregado diárias e outros pagamentos. Se a falha na conclusão da tarefa não se dever ao mau desempenho do empregado (por exemplo, devido a um caso de força maior por parte de outra organização), o empregador não aplica penalidades ao empregado.

Assim, para cumprir corretamente a tarefa oficial, bem como receber a indenização devida por lei pelas despesas relacionadas, é necessário saber claramente quais documentos de relatório de viagem devem ser elaborados. Lembre-se que o preenchimento correto e preciso da documentação permitirá que você recupere facilmente o dinheiro gasto em sua viagem de negócios.

Vídeo “Documentos de viagem”

Depois de assistir à gravação, você descobrirá quais são as especificidades existentes na preparação de documentos relacionados a uma viagem de negócios.

Muitas organizações precisam enviar seus funcionários em viagem de negócios; pode ser uma viagem de negócios dentro do país ou no exterior, longa ou curta. Independentemente do tipo de viagem de negócios, é necessário formalizá-la corretamente, preencher todos os documentos de viagem, fazer os lançamentos contábeis necessários e contabilizar corretamente as despesas de viagem para fins fiscais.

Descobriremos como organizar uma viagem de negócios e quais documentos precisam ser preenchidos.

Viagem de negócios- trata-se da saída de um funcionário da organização para cumprir uma missão fora da localidade em que a organização está localizada. A duração de uma viagem de negócios pode ser de um dia ou mais, depende da complexidade do trabalho, do seu volume e de outras características. A duração de uma viagem de negócios não é limitada por nenhum documento.

O primeiro dia de viagem de negócios é considerado o dia de saída do local de trabalho permanente (antes das 00h00 hora local), o último dia é o dia de chegada ao local de trabalho permanente.

O artigo 167 do Código do Trabalho da Federação Russa garante a um funcionário enviado em viagem de negócios:

• mantendo sua posição;
• pagamento ao funcionário de seu salário médio durante a viagem de negócios;
• reembolso ao funcionário de todas as despesas de viagem.

Documentos de viagem

1. - o envio de funcionário em viagem de negócios é formalizado por este despacho, existem formulários padronizados: formulário T9 para um funcionário, formulário T9a para um grupo de funcionários. Você pode baixar esses formulários aqui, onde também encontrará um exemplo de preenchimento de um pedido de viagem de negócios.
2. - este documento é entregue pelo funcionário na chegada de viagem de negócios e contém informações sobre os valores gastos (despesas de viagem) com documentos que comprovem o fato das despesas. O funcionário deve apresentar um relatório prévio no prazo de 3 dias a partir da data de retorno. Você pode baixar o formulário AO-1 no artigo: Exemplo de preenchimento do relatório prévio AO-1.
3. - também entregue no retorno de viagem de negócios junto com relatório prévio; com este documento o funcionário confirma o fato de estar no destino; contém as assinaturas e selos das organizações que o funcionário visitou. O certificado possui um formulário unificado T-10, você pode baixá-lo aqui.

Além disso, os documentos de viagem podem ser um relatório de viagem de negócios elaborado pelo funcionário no seu retorno, bem como uma tarefa oficial elaborada pelo chefe do departamento.

Mudanças 2015.: O Governo da Federação Russa, por sua Resolução de 29 de dezembro de 2014, aboliu a emissão obrigatória de certificado de viagem e missão oficial. Detalhes em.

O relatório prévio é um documento obrigatório no registo de uma viagem de negócios, estando também anexados os documentos comprovativos das despesas efectuadas. Se o relatório prévio for elaborado de forma incorreta e inadequada, os custos não podem ser considerados como despesas de viagem e, consequentemente, não podem ser posteriormente tidos em conta na determinação da base tributável.

Uma ordem de viagem de negócios, uma missão oficial ou um relatório de viagem de negócios são documentos internos e não são obrigados a reconhecer despesas de viagem incorridas.

Contabilidade fiscal de despesas de viagem

De acordo com o Código Tributário da Federação Russa, na contabilidade fiscal, as despesas de viagem são refletidas como parte de outras despesas (artigo 253 do Código Tributário da Federação Russa). Estas despesas são reconhecidas no período de reporte em que ocorreu a viagem de negócios. A data de confirmação das despesas de viagem é a data do relatório prévio.

A base tributária pode ser reduzida pelo valor das despesas de viagem.

Despesas que podem ser consideradas para efeitos fiscais (cláusula 12, cláusula 1, artigo 264 do Código Tributário da Federação Russa):

• custos de transporte para deslocamento de ida e volta ao local da viagem de negócios;
• despesas de subsistência (pagamento de hotel ou aluguel de instalações residenciais);
• diária;
• processar a emissão de vistos, passaportes e outros documentos similares;
• taxas consulares, aeroportuárias, taxas de direito de entrada, passagem, trânsito e outras taxas similares.

As despesas adicionais de hotelaria relacionadas com serviço de quartos (limpeza, limpeza a seco, serviço de portaria), refeições em restaurante, bar, visitas a instalações de saúde (piscina, ginásio, sauna) não são reconhecidas como despesas de viagem e a base tributável não é reduzida quando cálculo do imposto de renda.

Despesas de viagem e IVA

Para o envio é necessário que este IVA seja destacado em linha separada nos documentos comprovativos: nas faturas e nos documentos comprovativos do pagamento, e nos documentos de prestação de contas rigorosos.

O registro de funcionários em viagem de negócios começa com uma Ordem de envio do funcionário em viagem de negócios. Indica por quanto tempo o funcionário está em viagem de negócios, para que local e com que finalidade. O documento de acompanhamento é uma atribuição oficial, que indica mais detalhadamente o objetivo da viagem de negócios, as etapas de interação com contrapartes, clientes, potenciais compradores ou outras pessoas.

Após a conclusão do pedido e da atribuição oficial, é pago um adiantamento, destinado a ser gasto durante a viagem de negócios. O adiantamento cobre despesas diárias: hospedagem, alimentação e despesas correlatas (deslocação até o local).

Quando devo pagar o adiantamento - antes ou depois da viagem de negócios?

Quando um funcionário é enviado em viagem de negócios, ele recebe um adiantamento em dinheiro para pagar despesas de viagem e aluguel de acomodação e despesas adicionais associadas à residência fora de seu local de residência permanente (diárias).

Os pagamentos finais são efetuados no retorno do funcionário de uma viagem de negócios, após a elaboração de um relatório prévio e a transferência de todas as despesas incorridas. Se o adiantamento emitido antes da viagem não cobrir essas despesas, o valor restante será pago ao funcionário. Mas isso acontece após a aprovação do relatório prévio pelo diretor da organização ou por pessoa autorizada, pois muitas vezes há despesas que não se justificam do ponto de vista da atividade comercial. Digamos que durante uma viagem de negócios um funcionário almoçou por uma grande quantia em um restaurante e anexou um cheque ao relatório de despesas. O diretor pode considerar essas despesas desarrazoadas, portanto as despesas neste caso não serão reembolsadas ao funcionário.

Como emitir vale-transporte - no caixa da organização ou transferência para o cartão bancário do funcionário?

Neste caso, ambas as opções são possíveis.

Se o dinheiro for emitido na caixa registradora, é anotado que foi emitido para despesas de viagem. Além disso, é anexado ao pedido de pagamento um extrato do funcionário, no qual ele pede o pagamento em dinheiro. Esta exigência está em vigor desde 2012.

Ao transferir o subsídio de viagem para o cartão pessoal do funcionário, a finalidade do pagamento também indica que esse dinheiro é para uma viagem de negócios ou é um subsídio diário, dependendo de como o objetivo da viagem está formulado no certificado de viagem.

Preenchendo um certificado de viagem

Quando o dinheiro é recebido, todos os documentos são preenchidos, o funcionário recebe um certificado de viagem e, em seguida, no departamento de pessoal, no departamento de contabilidade ou na secretária, ele recebe um carimbo informando quando vai em viagem de negócios (a data é indicada) , de onde sai, e a assinatura da pessoa que comprova a saída do empregado do local de trabalho.

A data de preenchimento dos campos de saída do verso do certificado de viagem é considerada a data de envio do funcionário ao destino. Ao chegar ao local da viagem de negócios, ele marca a chegada ao departamento de contabilidade, à secretária ou a outra pessoa com o carimbo da organização.

Acontece que um funcionário destacado é enviado para um local, mas para resolver alguns problemas de trabalho tem que ir para outras organizações. Nestes casos, no verso do certificado de viagem é necessário refletir todos os pontos por onde o funcionário chega e de onde sai, para que não haja problemas na justificação das despesas de viagem.

A etapa final de preenchimento do verso ocorre quando o funcionário retorna à sua organização. Ele marca sua chegada à organização no departamento de pessoal, e neste momento o verso do certificado de viagem é considerado preenchido. No prazo de três dias úteis após o retorno de uma viagem de negócios, o funcionário deve relatar e apresentar um relatório prévio de todas as despesas incorridas.

Como preencher um relatório antecipado

Um relatório antecipado é um documento ao qual estão anexados todos os documentos primários que comprovam as despesas.

O seguinte deve ser escrito na página de título:

• Nome do empregado
• subdivisão
• data do relatório antecipado

No verso do relatório antecipado, o funcionário indica:

• nomes de documentos primários ou nomes de despesas
• o valor indicado no documento
• valor total para despesas concluídas
• assinatura

Após o preenchimento do verso, o relatório antecipado é encaminhado ao departamento de contabilidade. O serviço de contabilidade preenche um talão no final do relatório antecipado, que indica os seguintes dados: quem forneceu o relatório antecipado, o número do relatório antecipado, a data em que o aceitou. A lombada é arrancada e entregue ao funcionário como confirmação de que ele apresentou este relatório de despesas.

O que você deve prestar atenção em termos de custos?

1. Transporte

Deve-se ter em conta que as despesas de deslocação em transportes públicos (trólebus, autocarro, eléctrico) estão incluídas no subsídio diário, pelo que o empregador tem o direito de não as reembolsar. Isso não está previsto em lei. A viagem de metrô é reembolsada mediante apresentação de recibo e passagem.

O empregador é obrigado a reembolsar despesas com trens suburbanos e de longa distância. As viagens de microônibus de um município para outro também são reembolsadas. Neste caso, as viagens de microônibus dentro da cidade não são reembolsadas.

2. Aluguel de moradia

Até 2012, havia restrições ao custo da habitação. Atualmente não existem restrições legislativas ao arrendamento habitacional, tudo depende da forma como o trabalhador negocia com o empregador. Se o empregador permitir documentos internos para alugar alojamento em hotel cinco estrelas, o empregado poderá fazê-lo. O custo do valor total neste caso será incluído na despesa.

3. Despesas de entretenimento

Durante a viagem de negócios de uma delegação podem surgir diversas despesas adicionais, por exemplo, relacionadas com custos de restaurantes, etc. Nestes casos, entra em vigor uma restrição às despesas de entretenimento (não superior a 4% das despesas do contribuinte com salários para este reporte/ período fiscal). Caso esta limitação não seja superada, todas as despesas poderão ser consideradas no cálculo dos impostos (imposto sobre o rendimento ou imposto relativo à utilização do regime tributário simplificado).

O que fazer se as despesas ultrapassarem os limites aceitáveis? Nesses casos, o empregador pode reembolsar o empregado de todas as despesas, apesar de a norma ter sido ultrapassada, mas poderá levá-las em consideração no cálculo dos impostos apenas na parte que está prevista em lei, e amortizá-las. o resto como perdas.

Pagamento de diária

Valor da diária

Atualmente, a lei permite o pagamento de diárias, que não estão sujeitas ao imposto de renda pessoal, de até 700 rublos. por dia. Mas se, por exemplo, um diretor faz uma viagem de negócios, podemos presumir que serão 700 rublos. um dia não é suficiente para ele. Ele pode receber uma quantia maior, enquanto uma quantia superior a 700 rublos estará sujeita a um imposto de renda pessoal de 13%.

No caso de viagens de negócios ao exterior, o valor da diária varia de acordo com o país para onde o viajante é enviado. Isso também é regulamentado por lei.

Documentos que aprovam o valor da diária

O valor das diárias é aprovado por despacho do diretor, no qual é possível prescrever para quais categorias de empregados qual o valor das diárias estabelecido. Você pode definir qualquer critério (por departamentos, cargos, nomes, etc.), que pode ser interpretado de forma inequívoca e utilizado na indicação de diárias no pedido.

Cálculo de subsídios de viagem

As diárias são pagas por todos os dias em que o funcionário estiver em viagem de negócios. O subsídio de viagem é calculado em dias corridos com base no rendimento médio.

Exemplo

O salário do funcionário é de 20.000 rublos e ele é enviado em viagem de negócios. Mas no mês passado o funcionário recebeu um bônus anual de 100 mil rublos. No cálculo do pagamento dos dias de viagem será levado em consideração esse bônus pago no mês anterior. Isso influenciará o valor que é acumulado diariamente ao funcionário. Se ele tivesse trabalhado para a organização este mês e não tivesse feito uma viagem de negócios, teria recebido 20.000 rublos. Mas como ele fez uma viagem de negócios, o valor que receberá será calculado da seguinte forma:

Erros no cálculo das diárias

Às vezes, um contador calcula incorretamente o valor das ajudas de custo para viagens e o funcionário começa a descobrir como foi calculado seu salário médio. Acontece que não levaram em consideração alguns pagamentos ou não calcularam a viagem de negócios com base no rendimento médio, mas simplesmente calcularam o salário. O empregado tem o direito de exigir que o salário seja calculado com base no rendimento médio, o que aumentará significativamente seus pagamentos no mês corrente.

Há momentos em que acontece o contrário. Por exemplo, no mês passado um funcionário mudou de um cargo para outro e o salário médio era inferior ao seu salário. Nesse caso, o salário pelo tempo que você estiver em viagem de negócios será menor.

Pagamento de folgas e horas extras em viagem de negócios

Acontece que um funcionário não só tem que trabalhar em viagem de negócios em um dia de folga, mas também faz horas extras. Isso é exigido pelas circunstâncias comerciais. Nesse caso, o funcionário deverá comprovar que efetivamente realizou horas extras. A confirmação pode ser emitida diretamente na organização em que trabalhou. Por exemplo, o fato das horas extras pode ser confirmado pelo departamento de RH. Ao mesmo tempo, além da confirmação, também é importante ter uma atribuição do seu empregador indicando diretamente que a jornada de trabalho nestes dias durou duas horas a mais. Se o empregador não o indicou diretamente, ele tem o direito de não pagar ao empregado essas horas extras. Pode haver casos em que um funcionário sem escrúpulos conspira com a organização para a qual veio e elaboram para ele documentos que não correspondem à realidade. Qualquer hora extra é iniciada pelo empregador, não podendo o próprio empregado prolongar a jornada de trabalho.

O mesmo vale para trabalhar nos finais de semana. Se um empregado, em viagem de negócios, for trabalhar nos finais de semana, isso deverá ser acordado com o empregador, deverá ser emitida uma ordem e, em seguida, seu trabalho nos finais de semana será remunerado.

Se o empregador instruir o trabalhador a sair para trabalhar num fim-de-semana ou feriado, o pagamento é efectuado de acordo com o Código do Trabalho em dobro. Mas como o pagamento do empregado destacado é feito com base no salário médio, surge a pergunta: como ele pode calcular o trabalho no dia de folga: dobrando o rendimento médio ou o salário?

O trabalho nos finais de semana em viagem de negócios é pago em dobro, ou seja, não se calcula o rendimento médio, mas se considera a tarifa ou salário, dividido pelo número de dias úteis, e o valor resultante é multiplicado por 2.

Exemplo

A atuação de uma entidade económica não pode limitar-se a quaisquer fronteiras territoriais. De tempos em tempos, por instruções da administração, os funcionários da empresa realizam viagens de negócios em missão oficial. Uma vez que tal viagem está associada à execução de tarefas atribuídas e também requer determinado financiamento, é necessário saber como registar corretamente uma viagem de negócios.

Numa situação normal, a administração pode enviar funcionários de uma entidade empresarial sem pedir o seu consentimento, uma vez que uma viagem de negócios é o desempenho das suas funções profissionais.

É proibida a realização de viagens de negócios aos seguintes cidadãos:

• Mulheres com quem ele está preso e esperando um filho.
• Funcionários da empresa menores. No entanto, para estes colaboradores, se exercerem na empresa profissões criativas (atores, cantores, escritores, jornalistas) e praticarem desporto profissional, a restrição não se aplica.
• Colaboradores que trabalham na empresa em regime de aprendizagem.

Esses incluem:

• Mulheres com contrato de trabalho e com filhos pequenos. Os empregados que sejam pais únicos de uma criança menor de três anos também são tratados como tal.
• Trabalhadores solteiros que trabalham na empresa e cujos filhos têm menos de cinco anos.
• Pessoas que trabalham na empresa e que têm filhos deficientes.
• Funcionários da empresa que prestam assistência médica aos seus familiares.
• Para colaboradores com grupo de deficiência, caso a viagem de trabalho prevista interfira no seu programa de recuperação.

Importante! Os especialistas de RH precisam lembrar que antes de uma viagem de negócios para essas categorias de trabalhadores, durante o processo de registro da viagem de negócios, deve ser recebido um pedido de consentimento. Ao mesmo tempo, não basta obter o seu consentimento, o documento também deve conter informações que eles tenham conhecimento sobre o seu direito de recusar uma viagem de negócios.

Muitos problemas podem surgir quando se espera que um trabalhador interno a tempo parcial viaje em viagem de negócios. Afinal, não há proibição de mandá-lo em viagem de negócios. Surgem dúvidas sobre como o tempo de viagem de negócios deve se refletir em seu segundo emprego na empresa.

As disposições da lei proíbem a preparação de um salário anual para ele durante este período. Nestes casos, recomenda-se conceder a esse trabalhador férias remuneradas adicionais às anuais.

Duração das viagens de negócios

A duração da próxima viagem de negócios é definida pelo gestor, que coloca esse período à sua disposição. A decisão sobre o período que um funcionário necessita em viagem de negócios é determinada por ele de acordo com as metas de produção que são definidas para o funcionário e o tempo alocado para sua implementação.

Caso os regulamentos da empresa exijam a emissão de uma atribuição de trabalho, a duração da viagem de negócios também deverá ser incluída neste documento.

Como às vezes é impossível levar em conta todos os fatores com precisão, a duração de uma viagem de negócios pode ser prolongada ou reduzida. Esta situação é formalizada através da emissão de despacho próprio da administração da empresa.

Atos legais anteriores, que já perderam força, estipulavam que uma viagem de negócios era considerada uma viagem de mais de um dia e não poderia ser superior a quarenta dias. E se o prazo ultrapassasse esses limites estabelecidos, o serviço de pessoal deveria formalizar a transferência do funcionário.

Atualmente, as Resoluções Governamentais que entraram em vigor não estabelecem prazo mínimo nem máximo.

Muitas vezes a dúvida surge ao determinar uma viagem de negócios para funcionários cujo trabalho exige deslocamentos constantes para o desempenho de suas funções laborais.

Atenção! Neste caso, deve-se partir do próprio conceito de viagem de negócios, e não confundi-lo com trabalho, que, de acordo com o contrato de trabalho celebrado, tem caráter itinerante. Você também deve distinguir entre uma viagem de negócios e uma transferência para trabalhar em outra área.

Documentos de viagem de negócios

Obrigatório

Com a introdução de alterações no registo de viagens de negócios, atualmente apenas dois documentos têm estatuto de uso obrigatório:

• Ordem ou ordem do empregador- o formulário principal, que determina a direção, duração da viagem de negócios, etc. Normalmente, um pedido de viagem de negócios é emitido no formulário T-9 ou em papel timbrado da empresa. organizações.
• - documento com o qual o trabalhador comprova as despesas efectuadas durante a viagem com documentos comprovativos anexados. Compilado de acordo com o formulário AO-1.

Documentos adicionais

Para a elaboração desses documentos é necessário mencionar na legislação local da empresa:

• Certificado de viagem- contém carimbos de empresas receptoras. Você pode usar um único formulário, que incluirá um certificado, uma atribuição de trabalho e um relatório antecipado.
• Atribuição de serviço- contém informações sobre o trabalho que precisa ser feito durante a viagem. Pode ser emitido no formulário T-10a.
• Relatório de conclusão do trabalho- documento elaborado por funcionário no retorno de viagem. Inclui uma explicação do trabalho realizado durante a viagem.
• Diário de funcionários em viagem de negócios- serve para proteger os funcionários que viajam;
• Memorando de serviço- necessário para pagar despesas caso o funcionário utilize transporte pessoal.

Como organizar uma viagem de negócios para um funcionário em 2019: instruções para um contador

Passo 1. Crie um pedido de viagem de negócios

Para fazer um pedido de viagem de negócios, você pode usar os formulários padrão T-9, T-9a ou fazê-lo em papel timbrado da empresa em estilo livre.

Anteriormente, para a elaboração de um despacho, era utilizada uma missão oficial, que era indicada como base. Agora, nessa coluna, são registrados dados sobre o pedido do gerente, memorando ou este campo permanece vazio.

O funcionário para quem foi elaborado o pedido toma conhecimento do mesmo e o assina.

Atenção! Se utilizar transporte próprio para uma viagem de negócios, este deverá ser incluído no pedido existente ou deverá ser emitido um pedido adicional.

Etapa 2. Emitir dinheiro para relatórios

Ao viajar a negócios, o funcionário deve receber recursos do caixa para pagar passagens, aluguel de moradia e outras despesas, além de ajuda de custo diária para cada dia de viagem.

O valor do pagamento dessas despesas deve ser estabelecido em lei local.

A base para um funcionário receber fundos é uma ordem de viagem de negócios. Além disso, o próprio funcionário pode elaborar um memorando sobre o valor previsto das despesas, mas deve ser assinado pelo gestor.

Ao viajar dentro do país, os fundos em rublos podem ser emitidos na caixa registradora ou transferidos para um cartão bancário.

Atenção! Se for necessária uma viagem de negócios ao exterior, o subsídio diário para os dias em que o funcionário estará na Rússia será emitido em rublos e para os dias de permanência no território de um estado estrangeiro - em sua moeda.

Passo 3. Crie um documento de viagem (se necessário)

Se esta etapa estiver especificada nos regulamentos locais, quando a viagem de negócios for processada, você precisará elaborar. Dependendo do formulário utilizado na empresa, ele também pode incluir relatório do trabalho realizado, cálculo de diárias e atribuições de viagens do funcionário.

A necessidade de compilar um registo das pessoas que partem em viagem de negócios também foi abolida. As empresas podem continuar a usá-lo a seu critério. Mas primeiro eles precisam garantir o formato da revista.

Normalmente, o log inclui as seguintes informações:

• Informações pessoais sobre o funcionário;
• O nome da empresa para a qual está saindo;
• Nome da localidade;
• Datas de partida e chegada;
• Nota indicando o recebimento do relatório pelo departamento de contabilidade.

Atenção! O certificado de viagem possui espaço para aposição de carimbos do destinatário. Mas a sua presença agora não é obrigatória no documento, uma vez que o documento não é obrigatório.

Passo 4. Preencher e enviar um relatório antecipado

No prazo de três dias a partir do retorno da viagem, o funcionário deverá redigir e enviar ao departamento de contabilidade um relatório prévio no formulário AO-1. Se tal estiver indicado nos atos internos da empresa, juntamente com o relatório prévio também é necessário elaborar e apresentar um relatório sobre os trabalhos realizados.

É elaborado em qualquer formulário, em formulário criado na empresa, ou para o relatório, a coluna 12 é utilizada no formulário oficial de atribuição de viagem de negócios T-10a, se tiver sido criado no momento do processamento da viagem de negócios .

Ao adiantamento são anexados documentos com os quais o funcionário pode comprovar as despesas incorridas, entre eles:

• Documentos utilizados para alugar instalações para alojamento durante uma viagem - conta de hotel, recibo que indique o número de dias de estadia e o custo por dia, ou contrato de aluguer de casa ou apartamento privado.
• Documentos que podem ser usados ​​para confirmar viagens de e para uma viagem de negócios - passagens, cartões de embarque, cheques, recibos de recebimento de cama, etc.
• Documentos que comprovem a contratação de táxi - cheques, passagens, formulários.
• Nota oficial com detalhamento de despesas, caso o funcionário tenha utilizado transporte pessoal - guias de transporte, recibos de postos de gasolina, etc.
• Nota oficial quando o funcionário não puder fornecer documentos comprovativos de alojamento ou viagem;
• Documentos que comprovem outras despesas (por exemplo, recibo de serviços de comunicação).

Atenção! Ao enviar o relatório de despesas ao departamento de contabilidade, o contador faz uma marca na lombada destacável e entrega ao funcionário. Isso é necessário para confirmar que o funcionário transferiu os documentos para o departamento de contabilidade.

Etapa 5. Devolva os valores não utilizados ao caixa (se sobrar algum)

Se, ao retornar de uma viagem, o funcionário sobrar dinheiro, deverá devolvê-lo ao caixa no prazo de 3 dias a partir da data de elaboração do relatório antecipado. Para esta operação é fornecida.

De acordo com a lei, o empregador tem o direito de reter esse valor do salário do empregado, mas apenas se ainda não tiver decorrido um mês desde o final do período de retorno voluntário. Decorrido um mês, só é possível fazer a dedução mediante lavratura de decisão judicial.

O funcionário também pode concordar voluntariamente que a dívida seja deduzida de seu salário. Para fazer isso, ele precisa escrever uma declaração. Com base neste documento, é criada uma ordem de retenção. É importante lembrar que o valor dos recursos retidos não pode ultrapassar 20% do salário acumulado neste mês.

Etapa 6. Compensar gastos excessivos do funcionário (se necessário)

Pode surgir uma situação em que durante uma viagem um funcionário gastou mais dinheiro do que recebeu. Nesse caso, você deve primeiro verificar o relatório de despesas dele. Se as despesas forem justificadas, estão sujeitas a compensação através da emissão de fundos da caixa registadora conforme.

Para determinar a validade dos gastos excessivos, é necessário examinar:

• Se os custos foram incorridos por motivos urgentes;
• Existem documentos para esses custos e estão corretamente elaborados;
• Redação correta do relatório de despesas.

Atenção! Os valores excedentes devem ser emitidos no prazo de três dias a partir da data de apresentação do relatório. Caso contrário, o trabalhador tem o direito de recorrer à justiça para recuperar do empregador não só esses valores, mas também os juros pela sua utilização.

Caso a organização não consiga reembolsar a totalidade do valor, é aconselhável elaborar um cronograma de reembolso, que deverá ser assinado por ambas as partes.

É possível mandar um funcionário em dia de folga?

Às vezes, uma viagem significa que um funcionário deve começar a exercer suas funções em um novo local na segunda-feira. Para isso, ele precisa fazer uma viagem de negócios no dia de folga.

Este ponto deve ser acordado com o próprio funcionário - para realizar o cadastro será necessário emitir ordem de início da viagem de negócios no final de semana, devendo o funcionário dar consentimento por escrito para isso. Nesse pedido, é necessário indicar o horário de trabalho de um determinado dia - etapa necessária para eliminar disputas sobre o pagamento desses dias.

Por exemplo, se o comboio parte várias horas antes da meia-noite, o pedido deve indicar que apenas essas horas estão sujeitas a pagamento. Caso contrário, o empregador terá de compensar o dia inteiro. E isso terá que ser feito em casal ou individual, mas com um dia adicional de descanso.

Posso estender ou remarcar minha viagem de negócios?

As leis não proíbem a prorrogação do período de uma viagem de negócios existente, ou o adiamento de uma futura, mas para a qual já tenham sido elaborados todos os documentos necessários. No entanto, ao mesmo tempo, nem um único ato regulamentar contém instruções sobre como exatamente isso pode ser feito de maneira correta.

Se você precisar estender uma viagem de negócios existente, é melhor emitir um pedido para isso. É elaborado sob qualquer forma, mas além dos dados obrigatórios, deve indicar o motivo da prorrogação da viagem, bem como a nova data de término.

Depois disso, são feitas correções em todos os documentos da viagem de negócios - a data antiga é riscada com uma linha para facilitar a leitura e a nova data é indicada no topo.

Em seguida, o empregador deve calcular as diárias e os recursos para custear a moradia do novo período, e repassar esse valor ao empregado no cartão, por vale postal ou de outra forma. É proibido obrigar um funcionário a utilizar fundos pessoais para esses fins, mesmo que sejam posteriormente reembolsados.

Atenção! O adiamento da data de uma viagem de negócios emitida também é emitido por despacho separado. Indica o motivo do adiamento e as novas datas de início e término.

Também é necessário fazer correções em todos os documentos preenchidos, riscando datas antigas e inserindo novas. Não há necessidade de recalcular os pagamentos - afinal, apenas mudam as datas da viagem, e não sua duração.

É possível combinar férias com viagem de negócios?

A lei define o que é o período durante o qual o trabalhador fica totalmente dispensado do exercício das suas funções. E se o empregador precisar processar uma viagem de negócios durante o período em que o empregado estiver de férias, ele deverá ser retirado das férias.

Ao realizar este procedimento, deve-se levar em consideração que de acordo com o Código do Trabalho existem tipos de funcionários que estão absolutamente proibidos de serem reconvocados. Além disso, o funcionário deve assinar um consentimento por escrito para o recall.

Caso seja necessário chamar de volta um funcionário para viajar, você deverá fazer o seguinte:

• Emitir ordem de retirada do funcionário das férias;
• No pedido, o funcionário deve dar consentimento por escrito, marcando as palavras “Não me oponho” na coluna.
• Emita um pedido para fazer uma viagem de negócios.
• Fornece ajudas de custo diárias e outros fundos para cobrir despesas.

Também é preciso levar em consideração que o recall das férias exige alterações obrigatórias no documento. Portanto, é importante discutir imediatamente com o funcionário a que horas ele aproveitará os dias restantes não utilizados. Se ele desejar gozar férias anuais imediatamente após retornar de uma viagem, isso deverá ser providenciado novamente.

Atenção! Outro ponto importante que não deve ser esquecido é o recálculo das férias. Pode ser omitido caso o funcionário queira gozar dias de descanso imediatamente após o retorno, e esses dias estão incluídos no mês corrente. Caso contrário, o valor excedente deverá ser devolvido ao caixa, ou descontado em diárias ou futuras férias.

Qualquer empresa pode, mais cedo ou mais tarde, precisar enviar um funcionário em viagem de negócios*.

*De acordo com o artigo 166.º do Código do Trabalho, viagem de negóciosé a deslocação de um trabalhador por ordem do empregador durante um determinado período de tempo para o desempenho de uma missão oficial fora do local de trabalho permanente.

Viagens de negócios de colaboradores cujo trabalho permanente seja realizado na estrada ou tenha caráter itinerante, viagens de negócios não são reconhecidos.

As especificidades do envio de funcionários em viagens de negócios são estabelecidas pelo Regulamento “Sobre as especificidades do envio de funcionários em viagens de negócios”, aprovado pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 13 de outubro de 2008. Nº 749.

Ao mesmo tempo, os contribuintes devem lembrar que as garantias e compensações previstas no Código do Trabalho da Federação Russa, incluindo as relacionadas com viagens de negócios, aplicam-se apenas aos funcionários que tenham celebrado um contrato de trabalho com a organização.

Os trabalhadores que trabalhem sob contrato GPC não estão sujeitos às normas da legislação laboral e demais atos que contenham normas do direito do trabalho nos termos do artigo 11.º do Código do Trabalho.

Regra semelhante está contida no parágrafo 2º da Resolução nº 749:

Os empregados que mantêm vínculo empregatício com o empregador são encaminhados em viagens de negócios.

Assim, se um funcionário trabalhar para uma empresa sob um acordo GPC, enviá-lo em viagem para fins oficiais não é uma viagem de negócios. Isso significa que a organização não tem obrigação de compensar esse funcionário pelas despesas de viagem.

Portanto, para não aumentar o preço do contrato GPC (valor da remuneração) pelo valor das despesas associadas à viagem de negócios, bem como não pagar impostos “extras”, a possibilidade de pagar valores de compensação ao executor do o a atribuição deve ser prevista no contrato GPC.

Tanto na área fiscal como na contabilidade, ao refletir as transações comerciais relacionadas com viagens de negócios, surge toda uma gama de tarefas e questões que a contabilidade deve resolver.

O envio de funcionários em viagens de negócios faz parte do vínculo empregatício entre os funcionários e a organização.

O Capítulo 24 do Código do Trabalho é dedicado a esta questão.

De acordo com este capítulo, é necessário aplicar um procedimento especial para cálculo de salários de funcionários itinerantes. Afinal, quando um funcionário é enviado em viagem de negócios, ele tem a garantia de reter:

• locais de trabalho (cargos),
• rendimento médio,

bem como o reembolso de despesas associadas a uma viagem de negócios, de acordo com as disposições do artigo 167 do Código do Trabalho da Federação Russa.

O artigo discutirá as normas da legislação vigente que regulamenta o procedimento de registro e contabilização das transações comerciais relacionadas ao envio de funcionários em viagens de negócios.

REQUISITOS DA LEGISLAÇÃO ATUAL PARA O PROCEDIMENTO DE Execução de viagens oficiais de negócios

De acordo com o disposto no artigo 168.º do Código do Trabalho, em caso de envio em viagem de negócios, o empregador é obrigado a indemnizar o trabalhador por:

• despesas de viagem de e para o seu destino;
• despesas com aluguel de imóveis residenciais;
• subsídio diário - despesas adicionais associadas à residência fora do local de residência permanente;
• outras despesas incorridas pelo empregado com a permissão ou conhecimento do empregador.

Além do acima mencionado, as despesas de viagem incluem:

• despesas de viagem ao aeroporto ou estação ferroviária nos locais de partida, destino ou transferências,
• custos de bagagem,
• despesas com serviços de comunicação,
• despesas para obtenção e registro de passaporte estrangeiro de serviço, vistos e outros documentos de viagem,
• taxas pelo direito de entrada ou trânsito de transporte motorizado,
• custos para obtenção de seguro de saúde obrigatório,
• despesas associadas à troca de dinheiro ou cheque bancário por dinheiro em moeda estrangeira,
• taxas de serviço aeroportuário, taxas de comissão,
• outros pagamentos e taxas obrigatórios.

O procedimento e o valor do reembolso das despesas relacionadas às viagens de negócios são determinados por acordo coletivo ou regulamentação local.

Assim, o Código do Trabalho não estabelece normas para pagamentos de indemnizações para reembolso de subsídios de viagem.

Os empregadores têm o direito de determinar de forma independente, em acordo coletivo ou regulamento local (por exemplo, regulamentos sobre viagens de negócios), o procedimento e o valor do reembolso das despesas associadas às viagens de negócios, incluindo o valor das diárias pagas.

Os funcionários são enviados em viagens de negócios por ordem do empregador por um determinado período de tempo para cumprir missão oficial fora do local de trabalho permanente (artigo 3º da Resolução nº 749).

De acordo com o parágrafo 6º da Resolução nº 749, o objetivo da viagem de negócios do funcionário é determinado pelo chefe da organização remetente e é indicado em missão oficial que é aprovado pelo empregador.

Com base na decisão do empregador, o empregado recebe certificado de viagem, confirmando a duração da sua estadia em viagem de negócios:

• data de chegada ao(s) ponto(s) de destino,
• data de saída dele (deles),

exceto nos seguintes casos:

Um funcionário é enviado em viagem de negócios fora da Federação Russa por ordem do empregador sem registro certificado de viagem, exceto nos casos de viagens de negócios aos estados membros da CEI com os quais foram celebrados acordos intergovernamentais, com base nos quais as autoridades fronteiriças não fazem anotações sobre a passagem da fronteira estadual nos documentos de entrada e saída (cláusula 15 da Resolução nº 749 ).

O certificado de viagem é emitido em uma via e assinado pelo empregador, entregue ao empregado e por ele guardado durante todo o período da viagem de negócios.

O período efetivo de permanência no local de atribuição é determinado pelas marcas na data de chegada ao local de atribuição e na data de saída do mesmo, que são feitas no certificado de viagem e certificadas pela assinatura de um funcionário autorizado e o selo da organização para a qual o funcionário está destacado.

Se um funcionário for enviado para organizações localizadas em localidades diferentes, as datas de chegada e saída serão anotadas no certificado de viagem em cada das organizações para as quais ele está destacado.

Atualmente, para documentar transações comerciais relacionadas a viagens de negócios, são utilizados formulários unificados, aprovados pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa de 5 de janeiro de 2004. Nº 1 “Sobre a aprovação de formas unificadas de documentação contábil primária do trabalho e seu pagamento”:

1. Nº T-9 “Ordem (instrução) para envio de funcionário em viagem de negócios”,

2. Nº T-9a “Ordem (instrução) sobre envio de trabalhadores em viagem de negócios”,

é emitido quando um funcionário (funcionários) é enviado em viagem de negócios. Preenchido com base em uma atribuição de trabalho (formulário T-10a).

O período de armazenamento desses documentos é 5 10 anos).

3. Nº T-10 “Certificado de viagem”,

serve para confirmar o tempo gasto em viagem de negócios. O certificado indica o horário de chegada do funcionário ao destino, bem como o horário de saída. Este documento é elaborado com base em um pedido de envio em viagem de negócios (formulário T-9) e é certificado pelo destinatário.

O período de armazenamento dos certificados é 5 anos (em viagens de negócios ao Extremo Norte e áreas equivalentes - 75 anos).

4. Nº T-10a “Atribuição oficial para envio em viagem de negócios e relatório sobre sua implementação,”

contém informações sobre o objetivo da viagem do funcionário e seus resultados finais. É a base para a emissão de um pedido no formulário T-9 e serve para confirmar a justificativa econômica das despesas de viagem de negócios.

O período de armazenamento para atribuições de serviço e relatórios é 5 anos (para viagens de negócios ao exterior de longo prazo - 10 anos).

DURAÇÃO DA VIAGEM DE NEGÓCIOS

De acordo com o parágrafo 4º da Resolução nº 749, a duração da viagem de negócios é determinada pelo empregador, levando em consideração o volume, a complexidade e outras características da missão oficial.

Neste caso, o dia de saída em viagem de negócios é considerado a data de saída:

• trens,
• avião,
• ônibus,
• outro veículo

do local de trabalho permanente do viajante de negócios, e no dia da chegada da viagem de negócios - a data de chegada do veículo especificado ao local de trabalho permanente.

Quando a viatura é enviada antes das 24 horas inclusive, considera-se como dia de partida para viagem de negócios o dia actual, e a partir das 00 horas - o dia seguinte.

Se uma estação, cais ou aeroporto estiver localizado fora de uma área povoada, será levado em consideração o tempo necessário para viajar até a estação, cais ou aeroporto.

O dia da chegada do empregado ao seu local de trabalho permanente é determinado de forma semelhante.

A questão da assiduidade do trabalhador ao trabalho no dia da saída em viagem de negócios e no dia da chegada da viagem de negócios é resolvida mediante acordo com o empregador.

Quando um funcionário viaja do território da Federação Russa, a data de travessia da fronteira estadual da Federação Russa está incluída nos dias em que as diárias são pagas em moeda estrangeira e, ao viajar para o território da Federação Russa, o a data de travessia da fronteira estadual da Federação Russa está incluída nos dias em que as diárias são pagas em rublos.

As datas de travessia da fronteira estadual da Federação Russa são determinadas pelas marcas das autoridades fronteiriças no passaporte.

PAGAMENTO DE DESPESAS ASSOCIADAS À VIAGEM DE ESCRITÓRIO DE UM FUNCIONÁRIO

De acordo com o parágrafo 10 da Resolução nº 749, quando um funcionário é enviado em viagem de negócios, ele recebe um adiantamento em dinheiro para pagar despesas:

• a caminho,
• alugar um espaço residencial,
• diária.

Paralelamente, as diárias são reembolsadas ao empregado por cada dia de viagem de negócios, inclusive (artigo 11 da Resolução nº 749):

• fins de semana e feriados não úteis,
• dias na estrada (inclusive durante uma escala forçada).

O pagamento das diárias, bem como o reembolso das despesas de viagem, podem ser efetuados pela organização tanto em dinheiro como em espécie.

No caso de emissão de numerário no caixa de uma empresa, o trabalhador em viagem de negócios, na qualidade de responsável, é obrigado a elaborar requerimento escrito sob qualquer forma para emissão de valores contabilísticos.

Este requerimento deve conter uma nota manuscrita do chefe da empresa sobre o valor do dinheiro e o período para o qual foi emitido.

O requerimento também deve ser datado e assinado pelo responsável da empresa.

Atualmente, as empresas utilizam cada vez mais meios não monetários para liquidações com responsáveis. E quando os funcionários estão em viagem de negócios, os pagamentos que não sejam em dinheiro tornam-se especialmente relevantes.

No entanto, ao transferir valores contábeis para cartões plásticos de “salário” dos funcionários, podem surgir certos riscos fiscais.

Estão associadas à requalificação dos fundos transferidos como responsáveis ​​pelos salários.

Ao realizar uma auditoria, as autoridades fiscais podem cobrar prêmios de seguros adicionais, imposto de renda pessoal, penalidades e multas por tais valores.

Para evitar conflitos com as autoridades fiscais e minimizar os riscos fiscais, as organizações podem proteger-se das seguintes formas:

1. Refletir nas políticas contabilísticas para efeitos de contabilidade e contabilidade fiscal das organizações a possibilidade de transferência de fundos não monetários para a emissão de valores contabilísticos utilizando quaisquer dados de funcionários.
2. Indique claramente a finalidade do pagamento como “transferência de fundos contábeis” e insista na sua posição caso o banco atendente tente alterar a finalidade do pagamento.
3. Manter registros de relatórios antecipados e documentos comprovativos anexados a eles de maneira oportuna e completa.

Quando um funcionário é enviado em viagem de negócios ao território de 2 ou mais estados estrangeiros, as diárias do dia de passagem da fronteira entre os estados são pagas em moeda estrangeira de acordo com os padrões estabelecidos para o estado para onde o funcionário é enviado ( cláusula 18 da Resolução nº 749).

Se um funcionário adoecer durante uma viagem de negócios, ele:

• as despesas com aluguel de alojamento são reembolsadas (exceto nos casos em que o empregado destacado esteja em regime de internamento),
• os subsídios diários são pagos durante todo o tempo até que ele não possa, por motivos de saúde, iniciar o exercício da missão oficial que lhe foi atribuída ou regressar ao seu local de residência permanente.

Durante o período de invalidez temporária, o funcionário recebe benefícios por invalidez temporária de acordo com a legislação da Federação Russa.

Nesse caso, a incapacidade temporária deve ser documentada na forma prescrita (artigo 25 da Resolução nº 749).

COMPROVAÇÃO DOCUMENTÁRIA DE DESPESAS DE VIAGEM

De acordo com o parágrafo 24 da Resolução nº 749, o reembolso de outras despesas relacionadas a viagens de negócios nos casos, procedimentos e valores determinados em acordo coletivo ou regulamentação local é realizado mediante apresentação documentos confirmando essas despesas.

Ao retornar de viagem de negócios, o empregado é obrigado a submeter-se ao empregador no prazo 3 dias úteis(cláusula 26 da Resolução nº 749):

um relatório antecipado dos valores gastos em relação à viagem de negócios, bem como efetuar o pagamento final do adiantamento em dinheiro para despesas de viagem que lhe foi emitido antes da partida para a viagem de negócios.

Os seguintes documentos, devidamente assinados, acompanham o relatório prévio:

• certificado de viagem,
• sobre o aluguel de instalações residenciais,
• confirmação de despesas de viagem (incluindo prêmio de seguro pessoal obrigatório de passageiros em transporte, pagamento de serviços de emissão de documentos de viagem e fornecimento de roupa de cama nos trens),
• sobre outras despesas relacionadas à viagem de negócios;
• relatório sobre o trabalho realizado em viagem de negócios, acordado por escrito com o chefe da unidade estrutural do empregador.

De acordo com o artigo 252.º do Código Tributário, as despesas da organização devem ser justificadas e documentadas. Este requisito também se aplica às despesas de viagem incorridas pela organização.

A seguir veremos algumas Cartas do Ministério das Finanças relativas a documentos comprovativos de despesas associadas a viagens de negócios.

1. Documentos comprovativos dos custos de pagamento de documentos de viagem (bilhetes) e serviços de hotelaria.

Em sua Carta datada de 10 de novembro de 2011. N.º 03-03-07/51, o Ministério das Finanças indicou uma lista de documentos necessários à comprovação dos custos de pagamento de documentos de viagem dos trabalhadores destacados.

“Ao enviar um funcionário em viagem de negócios, os documentos que comprovem suas despesas com pagamento de passagens e (ou) serviços de hotelaria são:

- verificação do equipamento da caixa registradora;

- boletos, cheques de terminais eletrônicos na realização de transações com cartão bancário, cujo titular seja o funcionário;

- confirmação da instituição de crédito onde o trabalhador tem conta bancária, que prevê operações com cartão bancário, e da operação de pagamento efetuada;

- ou outro documento comprovativo do pagamento efetuado, elaborado em formulário de notificação estrito aprovado.”

Observação:Os funcionários destacados não devem esquecer os documentos, confirmando o pagamento despesas incorridas (recibos e boletos de caixa).

2. Como confirmar despesas se forem emitidos documentos eletrônicos de viagem.

O procedimento de confirmação de despesas na emissão de bilhetes eletrónicos está divulgado no Ofício do Ministério das Finanças de 27 de fevereiro de 2012. Nº 03−03−07/6: “No caso de emissão de documentos de viagem com bilhetes eletrônicos de passageiros, é necessário levar em consideração que de acordo com a cláusula 2 da Ordem do Ministério dos Transportes da Rússia de 8 de novembro de 2006 nº 134 “Ao estabelecer o formulário de um bilhete eletrônico de passageiro e recibo de bagagem na aviação civil”, a rota/recebimento de bilhete eletrônico de passageiro e recibo de bagagem ( extrato do sistema automatizado de informações para registro de transporte aéreo) é um documento de relatórios rigorosos e é utilizado por organizações e empreendedores individuais efetuar pagamentos em dinheiro e (ou) pagamentos com cartões de pagamento sem utilização de caixa registradora.

Assim, se um bilhete aéreo foi adquirido em formato indocumentado (bilhete eletrónico), então os documentos comprovativos dos custos de aquisição do bilhete aéreo para efeitos fiscais são o percurso/recebimento do documento eletrónico (bilhete aéreo) gerado pelo sistema de informação automatizado para registro de transporte aéreo em papel, que indique o custo do voo, cartão de embarque confirmando o voo do responsável na rota especificada no bilhete eletrônico.”

3. Quais os documentos necessários para comprovar as despesas sob a forma de ajudas de custo emitidas a um trabalhador destacado.

As despesas sob a forma de ajudas de custo diárias podem ser comprovadas por meio de certificado de viagem. É precisamente este o ponto de vista que o Ministério das Finanças adere na sua Carta de 11 de Novembro de 2011. Nº 03-03-06/1/741.

“A Resolução do Governo da Federação Russa datada de 13 de outubro de 2008 N 749 aprovou o Regulamento sobre as especificidades do envio de funcionários em viagens de negócios (doravante denominado Regulamento).

De acordo com o n.º 11 do Regulamento, as despesas adicionais associadas à residência fora do local de residência (diárias) são reembolsadas ao trabalhador por cada dia de viagem de negócios, incluindo fins de semana e feriados não laborais, bem como por dias de viagem, incluindo durante uma paragem forçada no caminho, tendo em conta o disposto no n.º 18 do Regulamento.

De acordo com o n.º 7 do Regulamento, com base na decisão do empregador, é emitido ao trabalhador um certificado de viagem comprovativo do período da sua estadia em viagem de negócios (data de chegada ao(s) ponto(s) de destino e data de saída do mesmo (de eles)), exceto nos casos previstos no parágrafo 15 do Regulamento. Publicidades