Empresários e funcionários de escritório no trabalho enfrentam a necessidade de preparar corretamente documentos de várias páginas. As autoridades de controle e organizações superiores, como você sabe, são exigentes quanto à execução de documentos comerciais e, portanto, às vezes surgem dificuldades. Vamos descobrir como costurar e numerar corretamente os documentos para que não surjam dúvidas desnecessárias ao enviá-los.

Quem cuida da papelada?

Parece que não há nada complicado em costurar papéis. Mas na realidade não é tão simples. Existem certas regras pelas quais isso é feito. Se você deseja criar um arquivo de jornais ou revistas para uso dentro da organização, isso é uma coisa. Mas se você se depara com a tarefa de preparar documentos para o arquivo ou para a repartição de finanças, ou para outro lugar, então você precisa abordar o trabalho com total responsabilidade, caso contrário corre o risco de receber os papéis de volta. O motivo da recusa pode ser o registro incorreto.

Existem muitos casos assim. E tudo porque não sabemos costurar e numerar corretamente os documentos. É improvável que um modelo de formulário seja fornecido na repartição de finanças ou nos arquivos.

Hoje em dia existe um número suficiente de empresas envolvidas na flashing de documentos. Você pode recorrer aos seus serviços. Eles certamente têm muita experiência. Eles oferecerão uma ampla gama de capas. Mas isto nem sempre é conveniente. O fato é que as gráficas estão lotadas de pedidos. E digamos que você precise fazer esse trabalho com urgência. Como então? Resta apenas lidar com esse problema sozinho.

Além disso, em condições de economia, a gestão nem sempre está disposta a arcar com despesas extras e, portanto, esse tipo de trabalho recai sobre os ombros de secretárias e contadores. Isso significa que é melhor descobrir você mesmo uma vez, para que não haja problemas no futuro. Esse conhecimento pode ser útil.

Para ajudar iniciantes

Gostaríamos de observar que não existem padrões uniformes sobre como fazer flash de documentos. Aliás, os órgãos governamentais também não dão explicações sobre o assunto. Isso significa que você tem que descobrir tudo sozinho. As recomendações metodológicas para o trabalho de escritório nos ajudarão nisso (despacho do Arquivo Federal da Rússia de 23 de dezembro de 2009).

O que é necessário para atualizar documentos?

Antes de iniciar o trabalho em si, você precisa se preparar. Você precisará dos seguintes materiais:

1. Os próprios documentos.
2. Cola.
3. Papel.
4. Agulha.
5. Furador.
6. Furador.
7. Tópicos especiais.
8. Selo da empresa.

Em geral, todo o processo pode ser dividido em três etapas. A primeira é a preparação, a segunda é o próprio firmware, a terceira é a certificação do documento finalizado.

Qual capa escolher?

Ao falar sobre como fazer flash em documentos, você precisa se lembrar de uma nuance como o design da capa. Claro que a gráfica vai te oferecer lindas opções, mas nem sempre são necessárias se não se trata de uma tese.

Para um arquivo pequeno, uma capa de papel será suficiente. Se for esperado o uso prolongado do fichário (por exemplo, armazenamento em um arquivo por mais de 25 anos), então será usado papelão grosso.

A capa pode ser de tamanho padrão (formato A4) ou não padronizada. Isso já depende do formato das planilhas que estão sendo arquivadas. A capa deve corresponder ao tamanho do documento.

Paginação

Ao preparar papéis para costura, é necessário numerar as páginas. A presença de numeração é requisito obrigatório para registro. "Para que serve?" - você pergunta. Para que não seja possível arrancá-lo despercebido, retire algumas folhas. Este ponto é muito importante. Então vamos falar sobre como costurar e numerar documentos. Existem algumas nuances aqui.

Ao registrar a numeração, você precisa se lembrar das regras:

1. As folhas são numeradas e não as páginas.
2. Somente algarismos arábicos são usados.
3. A lista de documentos em si não possui número.
4. Se você precisar numerar uma carta, primeiro atribua um número de série ao envelope e só depois a cada pedaço de papel.
5. Se o Caso for muito grande (em regra, esses casos são arquivados), então pode ser constituído por volumes, cada um com a sua numeração própria.
6. Se houver papéis dentro do fichário que já contenham números, eles deverão ser numerados novamente em um formato único.
7. Se houver folhas grandes (A3) aninhadas, elas devem ser desdobradas e colocado um número no canto superior direito. Em seguida, dobre novamente. Será bainhado apenas em uma das bordas.
8. Acontece que pequenos documentos (cheques, certidões, etc.) são colados nas folhas. Nesse caso, a folha recebe um número, mas na parte inferior há uma lista de papéis colados.
9. Quando documentos pequenos são colados apenas nos cantos, você pode dar a cada um deles seu próprio número.
10. Desenhos, diagramas, fotografias, plantas também são numerados.

Para entender como costurar e numerar documentos corretamente (um exemplo é fornecido no artigo), você precisa considerar a sequência de ações passo a passo.

O que fazer se houver erros na numeração?

Antes de fazer isso, você deve certificar-se de que o arquivamento está correto. Observe com especial atenção os números das páginas. Se descobrir que alguns deles estão faltando, você pode inserir uma numeração de letras adicional. Todas as folhas de papel ficarão com seus números, e nas que faltarem deverá escrever o número da folha anterior e a letra.

Em caso de erros graves, faz sentido riscar cuidadosamente o que foi escrito e fazer o lançamento correto ao lado. Todas as alterações feitas devem ser refletidas na nota de certificação.

Descrição do documento

Antes de costurar documentos com linha, é melhor verificar a exatidão de todo o caso. Afinal, eu não gostaria de bordar depois. Via de regra, dentro dele existem vários pacotes de papéis. Absolutamente toda a lista deve ser listada no inventário. É elaborado pelo responsável, com indicação da data. O inventário não é numerado.

Como costurar documentos com linha em três furos?

Se todos os documentos estiverem preparados, você poderá começar a costurar. Para fazer isso, você precisará de fios especiais ou poderá usar barbante. Claro que não faz sentido costurar várias folhas com linha áspera, pode-se pegar uma normal, dobrada ao meio.

Então, vamos direto à questão de como costurar documentos com linhas. Fotos com descrições detalhadas servirão como complemento visual ao algoritmo de ações. Comecemos pelo fato de que você precisa fixar as folhas para que possa ler facilmente as informações nelas apresentadas. Para isso, são feitos furos na borda esquerda, aproximadamente a uma distância de um centímetro e meio. Deve haver três buracos. Eles estão localizados um em cima do outro. Os furos podem ser feitos com furador quando a pilha de folhas for pequena. Para volumes grossos, você precisará de um furador. Prepare o fio, mas não o deixe muito comprido, setenta centímetros serão suficientes.

Como fazer flash de documentos corretamente? Uma amostra do trabalho é fornecida abaixo. Para facilitar a explicação, atribuiremos números aos buracos: superior - 1, central - 2, inferior - 3.

Você precisa começar a costurar pela parte de trás da caixa, passando a agulha pelo orifício 2 para a frente. Nesse caso, uma extremidade do fio permanecerá para trás. Então, através de 1 furo, a agulha é novamente trazida para o verso. No momento em que a agulha e a ponta livre da linha ficam atrás do documento, é necessário passar novamente para a frente e depois novamente para trás.

Praticamente descobrimos como fazer flash em documentos. Só falta um pouco para fazer. Depois que todas as folhas estiverem presas, você pode amarrar os fios com segurança em um nó na parte de trás da caixa.

Deve ser bem apertado para que posteriormente possa ser lacrado com uma nota de garantia. As pontas dos fios devem ficar penduradas livremente sob o adesivo.

Como os documentos são certificados?

Bem, como você pode ver, não há nada difícil em resolver a questão de como costurar documentos com fios. As fotos apresentadas ao seu conhecimento são uma confirmação direta disso. Basta certificar as fichas preenchidas.

Isso é chamado de “assinatura de certificação”. Para fazer isso, é preciso pegar um pequeno pedaço de papel medindo 5 x 6 centímetros e colar no verso para cobrir o nó. As pontas do fio devem sair por baixo e ficar penduradas livremente.

Nesta nota você precisa indicar quantas páginas foram encadernadas. Em seguida, são colocados nele a assinatura do diretor, a data e o selo da organização. Em geral, a assinatura da certificação é feita pelo diretor da empresa ou por um dos suplentes. O selo em si é colocado de forma que uma parte caia na última folha da embalagem e a outra na nota.

Por que os documentos são costurados?

Já mencionamos que os documentos arquivados são entregues ao arquivo para armazenamento, além disso, no dia a dia de uma empresa, muitas vezes há necessidade de grampear pilhas de folhas. Podem ser contratos e relatórios para as autoridades fiscais ou outras autoridades reguladoras. A propósito, a repartição de finanças geralmente impõe requisitos muito rígidos a esse respeito. Não é permitido o uso de grampeador. Isto é considerado uma violação grave.

Em geral, o Ministério das Finanças dá até as suas próprias recomendações sobre como fazer flash de documentos. Portanto, o arquivamento não pode ser muito volumoso. O tamanho ideal é de até cinquenta páginas. Se houver muitos documentos, é melhor dividi-los em vários Casos. Deve haver numeração contínua em algarismos arábicos. As folhas são costuradas com linha grossa, que deve ser amarrada no verso do documento finalizado. O topo do nó é selado com uma nota de garantia, que deve ser elaborada de acordo com todas as normas. Não se esqueça que nele está indicado o número de folhas da Caixa. Para as autoridades reguladoras, a assinatura na nota de certificação é muito importante. Somente o diretor ou outra pessoa autorizada a fazê-lo tem o direito de colocá-lo. Tudo isso é certificado por um selo. Sua impressão deve ficar de forma a capturar parte da folha e da nota. Na verdade, todas estas recomendações repetem as informações que apresentamos acima. Consideramos necessário fornecê-los para que você possa ter certeza de que está fazendo tudo corretamente, de acordo com as instruções das autoridades superiores.

A repartição de finanças impõe uma exigência inequívoca à integridade e segurança não apenas dos próprios documentos, mas também das cópias. Além disso, as fotocópias também são arquivadas em um pacote separado.

Em vez de um posfácio

Falamos no artigo sobre como costurar corretamente documentos com fios para envio ao arquivo e às autoridades reguladoras. Às vezes surgem disputas quanto ao desenho dos arquivos, pois não existe nenhum documento que dê explicações precisas sobre o assunto, e até mesmo com comentários. Portanto, é preciso focar nos padrões adotados no trabalho de escritório. É preciso lembrar que os órgãos governamentais para os quais você está enviando os documentos podem ter requisitos próprios para sua execução. Portanto, é sempre melhor esclarecer tais informações com antecedência para evitar erros e devolução de documentação para revisão. Afinal, todos os lugares podem ter suas próprias nuances.

Para registrar uma pequena empresa, é muito importante saber grampear corretamente os documentos. Às vezes, violações e erros no firmware dos papéis podem causar recusa de registro e atrasar todo o processo por tempo ilimitado. E isso não é um capricho dos funcionários: o grampeamento garante a máxima proteção de documentos com várias folhas contra possíveis falsificações ou perdas. Portanto, é melhor fazer tudo de acordo com os requisitos existentes na primeira vez.

Não existe um conjunto claro de regras sobre como grampear documentos, mas existem padrões segundo os quais é necessário arquivar todos os papéis de escritório em quantidades superiores a uma folha.

Métodos para grampear documentos

A colagem com cola de escritório, fita adesiva, conexão com clipes de papel ou grampeador está totalmente excluída. Todos os documentos contábeis, de caixa, legais e fiscais importantes precisam ser costurados com linha. A costura de documentos com linha pode ser feita manualmente ou usando um dispositivo especial.

É praticada a encadernação de documentos ou sua encadernação.

Onde posso costurar documentos?

Se não tem a certeza de que consegue cumprir todos os requisitos sozinho, faz sentido confiar a encadernação de documentos a profissionais.

Você pode entrar em contato com o arquivo ou gráfica mais próximo - via de regra, eles contam com funcionários que prestam esses serviços com alta qualidade e baixo custo. Ou para uma empresa privada especializada que exerça atividades semelhantes. Você terá que pagar pelo trabalho de um especialista, mas tudo será feito com cuidado, rapidez e de acordo com as normas.

Como costurar documentos corretamente com linha?

Se você decidir fazer o flash dos documentos sozinho, precisará preparar:

• os documentos reais;
• fios pretos ásperos ou barbante;
• uma agulha;
• furador;
• uma folha de papel de seda medindo aproximadamente 4 por 6 cm, que você colará no livro de documentos encadernado acabado para escrever nele todos os dados necessários;
• cola de escritório;
• se necessário, imprima.

Então, como costurar documentos corretamente com linha?

1. Prepare seus documentos primeiro. Dobre todas as folhas em uma pilha uniforme e faça dois ou três furos verticalmente, estritamente simetricamente. O mais confiável é costurar documentos especialmente importantes em cinco furos. A distância entre os furos deve ser idealmente de 3 cm, se você tiver apenas 2 a 3 folhas faça-as com uma agulha grossa, mas com mais cuidado - com um furador. Para uma pilha grossa de papéis, use um furador ou, como último recurso, um martelo e pregos. Agora coloque todos os documentos em ordem e numere-os.

2. Costure documentos com linha ou barbante. Às vezes usam fita fina para costurar documentos, mas é mais seguro usar linhas fortes para não refazer. É preciso costurar os documentos duas vezes, trazer as pontas da linha para o lado avesso e amarrá-los com um nó forte. O nó e as restantes caudas devem ser tais que neles possa ser colado um pedaço de papel com assinatura e selos.

3. Certificar os documentos arquivados. Para isso, é necessário criar uma tabela no MS Word, preenchê-la, imprimi-la, recortá-la e colá-la no verso da pasta costurada de papéis onde estão fixados os fios. O exemplo é algo assim:

Costurado, numerado, assinado
e carimbo ___ (_______________________) folha___

CEO
JSC "ZAO"

I A. Petrov

Não se esqueça, o papel deve ser de seda para que o nó fique bem visível. As pontas dos fios devem permanecer livres - isso é muito importante. É permitido usar apenas cola de escritório. Após a secagem completa, são afixados o carimbo e a assinatura de uma pessoa autorizada. Observe que nem o selo nem a assinatura podem ultrapassar as bordas do lenço de papel, caso contrário a certificação não será considerada válida.

Por fim, a assinatura e o selo são preenchidos com cola, mas nem sempre isso é obrigatório, dependendo da importância dos documentos. Por favor, esclareça esta questão. Desta forma você pode costurar uma pilha de documentos de até 10 cm de espessura.

Regras para grampear documentos

Conforme mencionado acima, não existem regras claras para grampear trabalhos de escritório, cartório e outros papéis, e não há pessoas especialmente treinadas para isso. É importante saber não apenas como fazer isso corretamente, mas também quando fazer o flash dos documentos. Se você precisar arquivar ou arquivar cópias de documentos importantes em vez dos originais, certifique-se de esclarecer exatamente como eles devem ser certificados. Às vezes, a certificação em um livro de encadernação geral não é suficiente; cada cópia deve ser certificada separadamente.

Saiba sempre com antecedência o que exatamente é exigido de você para não perder tempo, esforço e dinheiro em vão.

Como costurar documentos em um canto?

Alguns documentos - por exemplo, caixas registradoras - podem ser grampeados no canto esquerdo. Todas as etapas do trabalho são aproximadamente iguais às da amarração padrão de documentos. Apenas dois furos simétricos são feitos no canto superior esquerdo da pilha de documentos, por onde passa a linha. Também é colada uma folha de papel de seda para que o nó fique visível e as pontas do fio fiquem livres, após o que são colocados um selo e uma assinatura.

Máquina de costura de documentos - o que é?

O que fazer se você não sabe costurar documentos com linhas corretamente ou não tem tempo para concluir esta tarefa? Para facilitar o trabalho de costura ou costura grande quantidade documentos, foi desenvolvido um dispositivo especial, que é um híbrido de furadeira e máquina de costura. Não estamos falando de uma máquina de produção, mas de uma máquina compacta que pode costurar até 500 folhas em 5 minutos. Via de regra, são dispositivos elétricos ou semiautomáticos. Os documentos são colocados na tela e, em seguida, é feito um furo com uma agulha ou broca por onde a máquina passa a linha.

Estas máquinas não devem ser confundidas com ligantes. O fichário funciona de maneira semelhante, mas faz furos em todo o comprimento das folhas de uma só vez e as fixa não com linha, mas com mola. Um dispositivo comum para costurar documentos com linha pode ser adquirido por uma média de 3.500 a 5.000 rublos, dependendo do modelo.

Vídeo: como costurar documentos com linha usando uma máquina

Cada autoridade tem seus próprios requisitos para as regras de vinculação de documentos. Às vezes você só precisa numerar as folhas, às vezes você precisa numerar cada página. Em alguns casos, é aceitável que o contorno da impressão se estenda além da folha de adesivos, mas em outros é inaceitável. Então, se você não sabe como grampear documentos para a administração fiscal, então você precisa se lembrar que a administração fiscal muitas vezes insiste em ter um inventário de documentos em uma folha separada; muitas vezes os documentos encadernados precisam ser colocados adicionalmente em uma folha separada. pasta.

Para evitar atrasos irritantes e estresse desnecessário, verifique sempre as normas para cada caso individual.

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Olá a todos! Hoje vamos ensinar como arquivar documentos de maneira correta e sem problemas. Qualquer empresa ou sua divisão estrutural, independentemente do seu tamanho, pelo menos uma vez encontrou a necessidade de arquivar documentos.
Esta necessidade surge se estiverem a ser preparados documentos para arquivamento ou para a realização de diversos tipos de procedimentos legais. Existem várias maneiras de arquivar documentos, que consideraremos neste artigo.

Arquivamento de documentos na empresa

Em qualquer empresa, ao longo do ano é gerado um volume variável de documentos, alguns dos quais, ao expirar o prazo de armazenamento, devem ser transferidos para o arquivo. Esta categoria inclui documentação já executada ou papéis relacionados diretamente aos funcionários da organização. De acordo com o procedimento estabelecido, os documentos devem ser apresentados ao arquivo decorrido um ano a partir da data de conclusão da sua circulação nos trabalhos de escritório.

As responsabilidades, que incluem a preparação de documentos e a sua submissão direta ao arquivo, podem ser atribuídas aos funcionários da empresa que são os responsáveis ​​​​pelo fluxo documental. Em alguns casos, tais responsabilidades podem ser atribuídas a um secretário, contador ou qualquer outra pessoa responsável. Em qualquer uma das opções descritas, tal obrigação deverá ser fixada por despacho.

Além disso, o secretariado de uma unidade separada pode estar envolvido na preparação da documentação para submissão ao arquivo. Em qualquer caso, a transferência da documentação só poderá ser efectuada após a sua execução final e completa e nada mais.

Etapas de arquivamento de documentos

Este procedimento pode ser dividido em várias etapas:
A documentação deverá passar por uma verificação obrigatória para garantir que está corretamente distribuída nos devidos grupos de documentos;
É necessário começar a arquivar os documentos corretamente;
Verificação da numeração das páginas do documento;
É necessário formatar corretamente a inscrição que o acompanha;
É necessário fazer um inventário interno de todos os documentos;
Correção de detalhes indicados na encadernação (se necessário). Estamos aqui a falar do facto de poderem ter ocorrido alterações na denominação da empresa, no seu índice de registo, alterações de prazos ou subposições. Em todos estes casos, as alterações deverão ser registadas na encadernação;
Realização de um inventário de documentos que estão sendo processados.

Parece possível arquivar parcialmente os documentos se o seu período de armazenamento não exceder dez anos.

Além disso, é permitido:
Não sistematize a documentação;
Não numere toda a documentação;
Recusar-se a usar a inscrição de certificação;
Recuse-se a atualizar a documentação do firmware.

Regulamentação legislativa das operações de arquivamento de documentação

O fluxo de documentos e o trabalho de escritório relacionado são processos muito complexos. Muitas vezes há situações em que documentos já preparados e depositados no arquivo podem ser devolvidos por execução incorreta. Isto leva a uma questão lógica: como arquivar documentos corretamente? Esta operação é regulada por Recomendações Metodológicas no domínio do trabalho de escritório. Essas recomendações estão legalmente consagradas em despacho do Arquivo Federal, que entrou em vigor em 23 de dezembro de 2009.

É este ato legislativo que fixa recomendações sobre o procedimento de apresentação de documentos. Devem ser seguidas para evitar a devolução de documentos executados incorretamente e a recusa do arquivo em aceitá-los para armazenamento.

O arquivo interno de cada organização pode armazenar documentos por um determinado período de tempo, após o qual a documentação deve ser transferida para armazenamento em arquivos estaduais, ou descartada se a lei permitir.

Períodos de armazenamento de arquivo para documentação

A lei regula estritamente os períodos durante os quais os documentos devem ser armazenados. Esses prazos dependem diretamente do tipo de documentação:
Livros comerciais, registros notariais e documentação relativa ao pessoal devem ser conservados por 75 anos;
Todos os documentos relativos ao processo de privatização (transferência de bens habitacionais do Estado para a propriedade de um particular) são conservados durante 75 anos;
A documentação de patentes de invenções é armazenada por 20 anos;
A documentação relacionada à construção de capital é monitorada há 20 anos;
A documentação relacionada às atividades de design está arquivada há 20 anos;
Diversos tipos de trabalhos científicos e pesquisas devem ser armazenados por 15 anos;
Toda a documentação arquivística de uma organização cujas atividades estejam relacionadas à agricultura permanece armazenada por 5 anos;
Diversos tipos de documentação relacionada às atividades cinematográficas e fotográficas são mantidas em armazenamento por 5 anos;
3 anos – documentação fotográfica e vídeo.

Em caso de liquidação ou reorganização de uma empresa, toda a documentação que não tenha prazo de armazenamento deverá ser transferida para armazenamento nos arquivos do Estado. Os documentos relativos ao pessoal da empresa também estão sujeitos a transferência.

Se a organização for não governamental, então nesse caso A legislação prevê regulamentações especiais sobre relacionamentos. Mais especificamente, aplica-se o seguinte princípio: a lei impõe a exigência de celebração de um acordo com o Serviço de Arquivo Federal, mas se tal acordo for concluído tardiamente (por qualquer motivo), o arquivo é obrigado a aceitar apenas o pacote de documentos que está diretamente relacionado às organizações de pessoal. Mas o destino dos restantes documentos e o posterior local de armazenamento devem ser decididos pelo presidente da comissão de liquidação da empresa.

Documentos a serem flasheados :
De acordo com a lei, toda documentação composta por duas ou mais páginas está sujeita a firmware. Esta regra também se aplica a documentos legais. É importante que os documentos que não estão sujeitos a transferência para armazenamento no arquivo, é claro, não possam ser costurados.

Por que você pode precisar atualizar documentos?

O principal fator que influencia a necessidade de flashear a documentação é que desta forma se tenta proteger os documentos de uma possível remoção ou substituição de folhas individuais. É por isso que os documentos devem ser costurados com linhas e numerados. A documentação é então selada.

A lista de documentos sujeitos a firmware inclui documentos contábeis e pessoais, bem como os livros de lucros da organização e outros acordos particularmente importantes.

A lista adicional de documentos sujeitos a firmware pode incluir cópias e traduções autenticadas.
Os documentos preparados desta forma são muito mais fáceis de armazenar e ocupam muito menos espaço. Além disso, a encadernação com fios e posterior vedação permite ter certeza de que a documentação tem uma aparência holística. No momento, nenhum método alternativo que cumpra a lei foi inventado.

Como arquivar documentos corretamente e enviá-los aos arquivos

Após o registro completo de toda a documentação necessária a ser submetida ao arquivo, a etapa final é o arquivamento. Para iniciar o arquivamento de documentos, é necessário retirar completamente todos os objetos metálicos, como alfinetes, clipes e grampos. Depois disso, os documentos são retirados da pasta.

Se os documentos já estiverem devidamente preenchidos, é-lhes acrescentada uma folha em branco, na qual é feita uma inscrição de acompanhamento. Além disso, você também pode adicionar folhas ao início da pilha de documentos que serão utilizadas para a elaboração de um inventário interno. Uma alternativa podem ser formulários de inventário especialmente preparados.

Quantas folhas podem ser arquivadas em uma pasta?

A lei estabelece um número máximo de folhas que podem ser costuradas e constituir um único arquivo. Assim, os arquivos devem ser preenchidos de forma que o número total de páginas não ultrapasse 250 peças. É provável que ao longo do ano a empresa tenha recolhido um grande número de papéis que devem ser arquivados. Neste caso, são divididos em volumes separados contendo até 250 folhas. No procedimento padrão, o firmware é realizado em capa dura.

Se as folhas tiverem formatos diferentes, o firmware desse volume deverá ser feito por meio de quatro pontos de punção. Isso permite unir folhas de diferentes formatos de maneira mais confiável.

Na costura de documentação com longa vida útil, é permitido costurar as folhas junto com a capa, ou seja, através delas.

No caso de documentação que tenha prazo de validade padrão, o firmware é realizado da seguinte forma: o firmware inicia-se pela folha seguinte após a encadernação. Depois disso, um espaçador de papelão é colocado em cima da primeira folha, após o qual tudo é costurado. O espaçador de papelão é usado para proteger os fios do desgaste rápido.

Vale lembrar que a documentação pode ser armazenada para sempre, portanto você deve controlar os limites do firmware. Ou seja, os tópicos não devem interferir no texto, e ele deve ser facilmente legível mesmo após o procedimento de firmware.

É possível armazenar documentos diretamente em uma pasta. Mas somente se o período de armazenamento desta documentação não exceder 10 anos.
Algumas empresas usam uma máquina especial - um criador de livretos. No entanto, este método de vinculação de documentos é aceitável apenas para armazenamento interno e é inaceitável para arquivamento.

A próxima etapa na preparação dos documentos é a sua numeração. A numeração é realizada por conveniência ao trabalhar com documentação. Isso é feito com um lápis preto ou um numerador especial. Os números das páginas são colocados no canto superior direito do documento exclusivamente na frente. Na numeração, é importante lembrar que a numeração das páginas não deve se sobrepor ao texto principal e a numeração não deve ser feita com lápis de cor ou tinta.

Para facilitar a encadernação de documentos, você pode usar pastas de arquivo, uma furadeira ou uma encadernadora.

Um padrão separado se aplica ao exibir documentos relacionados a transações bancárias em dinheiro. Nesse caso, a espessura da pasta de documentos já costurada pode chegar a 10 centímetros.

Trabalho preparatório para flashear documentos

Antes de começar a costurar, você precisa alinhar toda a pilha de papéis. Se os papéis forem de formatos diferentes, eles precisam ser dispostos de forma que seja conveniente perfurar.

Após a conclusão da instalação, é necessário fazer furos ou furos com uma máquina especial ou uma furadeira comum, para que posteriormente você possa arquivar facilmente os documentos. O número de furos pode ser de 2 a 5. Algumas máquinas especializadas também podem enfiar imediatamente a linha nos furos preparados. Se a perfuração for feita com uma broca convencional, certifique-se de que os furos não se movam.

Rosqueamento manual

Ao costurar documentos manualmente com linha, você precisará de agulha e linha. O firmware é instalado através de dois orifícios. Após a costura, as pontas da linha devem ser amarradas, no verso do documento, e a seguir uma pequena tira de papel é colada no nó resultante.

Depois disso, é necessária a elaboração de uma nota de certificação contendo informações sobre a quantidade de folhas arquivadas e quem certificou o arquivo. Este procedimento é realizado de forma que o selo e a inscrição se projetem além dos limites da tira de papel colada.

Então as páginas devem ser numeradas. Como mostra a prática, arquivar documentos manualmente não é tão difícil, porém, se mais de 5 folhas forem costuradas, é bastante problemático furá-las com uma agulha. Neste caso, você pode usar um furador.

Laço com furador

Como mencionamos anteriormente, é bastante problemático furar mais de 5 folhas juntas, então você pode usar furadores ou furadores elétricos. Com esse firmware, é necessário fazer o seguinte: fazer 4 furos no campo dos documentos que estão sendo costurados, certificando-se de que o texto permaneça legível, e a seguir realizar o laço.

Estão sujeitos a laçamento documentos autenticados em cartório, contratos, livros caixa, documentos bancários, bem como diários de registro e arquivos pessoais.

Acompanhamento de inscrições no arquivamento de documentos

Após a conclusão do procedimento de costura e numeração dos documentos, é necessária a lavratura de inscrição de certificação. Via de regra, a certificação deve conter informações sobre a quantidade de páginas encadernadas e as características dos documentos incluídos no firmware, e posteriormente anexadas no verso da caixa.

A certificação deve ser assinada pelo chefe da organização.

Ressalta-se ainda que a inscrição anexa deverá conter a assinatura do responsável e sua transcrição. Em seguida, também é colado na caixa, prendendo um nó de fios do firmware e certificado com um selo, que é colocado na borda do adesivo e na própria folha da caixa.

Esperamos que você tenha entendido corretamente como arquivar documentos em uma empresa.

Pela regra estabelecida, qualquer documento composto por mais de uma folha deverá ser arquivado. Acredita-se que isso seja necessário por dois motivos: para que os documentos não sejam perdidos e não sejam parcialmente confiscados ou substituídos.

Ao mesmo tempo, em alguns casos, por exemplo, registro de empresas privadas ou pessoas jurídicas em órgãos governamentais, apresentação de pedido de participação em licitação, envio ao arquivo de materiais exigidos por lei, o procedimento para arquivamento de documentos é previsto por certas instruções fornecidas pelas autoridades federais.

Perspectiva Legislativa

Ressalta-se que não existe um procedimento único aprovado que regule o procedimento de arquivamento de documentos. Existem várias instruções departamentais que regulamentam o trabalho com documentos em um determinado setor.

Assim, o procedimento de arquivamento de documentos em instituições arquivísticas é regulamentado por Recomendações metodológicas para elaboração de instruções para trabalhos de escritório no poder executivo federal, aprovadas . No setor financeiro - Instrução do Banco Central da Rússia, no Ministério dos Impostos - Explicações metodológicas sobre o procedimento de preenchimento de formulários individuais de documentos aprovados, existe também uma que aprova instruções padrão para trabalhos de escritório.

Todos eles regulamentam, em geral, um procedimento uniforme para costura de materiais. Com ele você evitará muitos atrasos e economizará seu tempo.

Em alguns casos, por exemplo, quando um empresário privado apresenta documentos para registro estadual, os documentos arquivados incorretamente serão devolvidos a você para corrigir as deficiências.

Ferramentas e conceitos

Ao atualizar documentos, você precisará das seguintes ferramentas e materiais:

• Agulha (furador, furador) ou furadeira - depende da quantidade de folhas a serem costuradas;
• Fios LSh-21 ou fio bancário;
• Capa de caixa 229×324 mm para caixas de arquivo;
• Adesivo de papel 4x8 cm – folha de certificação;
• Cola;
• Tesoura.

Guia passo a passo para atualizar o firmware

Em regra, a organização e encadernação dos documentos é efectuada por um trabalhador a quem esta incumbe por ordem do patrão ou consagrada nas instruções oficiais.

Ao atualizar documentos, a seguinte sequência é observada:

• Os documentos estão dobrados de acordo com datas ou numeração, na ordem correta e com o lado correto.
• Todos os clipes e grampos os que constam dos documentos são retirados para não interferir.
• Agora você precisa dobrá-lo uniformemente uma pilha de documentos, se forem poucos, não é difícil. No caso de grande volume, é utilizado um dispositivo especial.
• O próximo passo é fazer furos. Depois de grampear o documento, ele deverá estar legível. Para isso, são feitos furos a uma distância de até 1,5 cm da borda. Deve haver pelo menos 3 deles, se os documentos forem importantes - 5.

Primeiro, marque os pontos nos locais de punção. O furo central deve ficar no meio da folha, os outros dois a uma distância de 3 cm dela para cima e para baixo, se forem cinco, os próximos também ficam a uma distância de 3 cm, respectivamente.

• Se houver até 5 folhas- o furo é feito com agulha ou furador, nos casos mais grossos - com furador. Nos documentos que são transferidos para o arquivo, são permitidas até 250 folhas, onde são feitos furos com furadeira elétrica ou utilizado dispositivo especial.
• Agora você precisa enfiar linha ou barbante nos buracos.. Para maior resistência, são costurados duas vezes, de forma que as pontas da linha fiquem na parte de trás. O comprimento das pontas é de 6 a 7 cm, elas são amarradas com um nó, bem apertado, o mais próximo possível da folha externa.
• Um adesivo de papel é colocado em cima do nó e da linha.(folha de certificado) medindo 4x8 cm, mas de forma que as pontas do fio fiquem visíveis e o nó nele fique bem visível. Toda a folha é preenchida com cola e colada cuidadosamente, o que é necessário para preservar a caixa e os materiais nela contidos e para comprovar a sua autenticidade. Você pode preparar uma versão impressa da folha digitando o texto no Word e depois recortando uma tira do tamanho adequado. O texto é:

O arquivo é atado, numerado e selado com ___(_______) folhas

Assinatura _________________ (cargo, sobrenome e iniciais)

• Agora você precisa numerar os documentos. O local dos números é o canto superior direito, numerado a lápis preto. Não é permitido escrever a tinta. Os números não devem cobrir o texto.

A numeração é estritamente regulamentada:

• Apenas as folhas e em nenhum caso as páginas são numeradas;
• o inventário do arquivo não está sujeito a numeração;
• cartas com envelopes são numeradas assim: Os envelopes são numerados primeiro e depois as folhas restantes;
• materiais que já estão numerados, eles ainda numeram novamente;
• folhas maiores são dobradas e numeradas com um número;
• documentos com materiais acompanhantes firmemente anexados(formulários de viagem, faturas, fotos) são designados por um número. Isso é feito da seguinte forma: no verso da folha principal é feito à mão um inventário dos documentos anexados, apenas o documento principal é numerado, a quantidade de materiais anexados é indicada em nota de inventário, ou no folha de certificação observa-se: “na folha nº tantas folhas estão incluídas de acordo com o inventário de giro”;
• em documentos na forma de fotografias, desenhos e desenhos são numerados no verso;
• os dígitos dos números são colocados em formato de algarismos arábicos e em ordem crescente;
• nos casos de vários volumes, as páginas de cada volume são numeradas separadamente.
• quando a cola seca, O número de folhas é inscrito na testemunha em algarismos arábicos e por extenso entre parênteses, é assinado pelo responsável pela lavratura do processo, e os documentos legais são assinados pelo diretor e carimbados.

Observe que a assinatura e o selo devem ser colocados de forma que parte fique localizada na folha de certificação e parte diretamente no documento a ser certificado. De acordo com o procedimento estabelecido, isto é considerado uma garantia de autenticidade e integridade.

Todos os conjuntos de documentos encadernados são acompanhados de uma folha de inventário, que indica:

• Nome da organização;
• Título do documento;
• Data de preparação;
• índice (anotação do propósito de preparação) contendo uma pequena lista de materiais incluídos4
• número de folhas;
• validade;

e o compilador (cargo, sobrenome) e sua assinatura são indicados (obrigatório).

• Pelas regras, não há número no inventário.
• A caixa preparada para submissão ao arquivo é fornecida com capa de 229×324 cm (obrigatória); quando se incluem materiais não padronizados, a capa corresponde aos parâmetros reais.

Instruções fotográficas

Ao trabalhar com documentos comerciais, muitas vezes você precisa arquivar planilhas em diários únicos. Se a pasta estiver organizada desta forma e certificada com selo, isso protege os formulários nela incluídos contra substituição ou perda. A sistematização dos documentos é realizada de acordo com as regras do trabalho de escritório. Eles prescrevem a ordem de numeração das folhas e seu arquivamento no diário. Para fixar a costura, deve-se colar uma etiqueta especial. No final do artigo você pode baixar exemplos de palavras “costuradas e numeradas”.

Depois que todas as folhas da revista forem numeradas e costuradas, um adesivo é colado no nó da linha. É um pequeno retângulo de papel com dimensões aproximadas de 4x6 cm, recomenda-se preparar e imprimir várias cópias com antecedência para que estejam sempre à mão.

O adesivo de amostra inclui os seguintes campos para preencher:

1. O número de folhas atadas, numeradas e lacradas. É indicado primeiro em números e depois em palavras entre parênteses.
2. Cargo de funcionário autorizado.
3. Assinatura com transcrição.

O texto pode diferir em diferentes amostras. Via de regra, o adesivo reflete apenas informações sobre a quantidade de folhas e o cargo do funcionário responsável pela revista. No final está sua assinatura.

Importante! O adesivo pode ser complementado com a data de constituição da revista e a impressão do selo da organização (se houver).

Ao fixar, certifique-se de que o nó da linha esteja no centro do adesivo. As pontas vão além da linha do papel.

Preparando documentos para firmware

O primeiro passo é a numeração. Antes de começar a atualizar os documentos, você deve colocar os números no canto superior direito. Esse arranjo de números é ditado pelas regras do trabalho de escritório.

Em seguida, são preparados os furos para os pontos. Os documentos comerciais têm margens bastante amplas. Antes de costurar, são feitos três furos aproximadamente no meio desses campos. Eles correm estritamente verticalmente ao longo do centro vertical das folhas. O degrau é de pelo menos 3 cm.

Todas as folhas devem ser perfuradas no mesmo nível. Para fazer furos use:

• furador;
• furador;
• iglu

Graças à manutenção da distância dos limites do campo após piscar, não há inconvenientes na leitura do texto. Também não é difícil encontrar a página desejada.

Como o firmware é instalado

A próxima pergunta é como costurar corretamente documentos com furos prontos? Uma agulha de costura é usada como ferramenta.

Para uma costura durável, você precisará do seguinte material:

• fio bancário;
• linhas de costura LSh-210.

Se não houver materiais especializados para unir páginas, você poderá substituí-los por qualquer linha forte. Por exemplo, o náilon serve. Você também pode pegar uma linha de costura simples e dobrá-la várias vezes.

Para fazer uma costura forte e durável, recomenda-se repetir os pontos duas vezes. No entanto, você não precisa apertar muito a linha. Uma costura apertada dificultará folhear a revista e encontrar o formato desejado.

Terminada a costura, as pontas são liberadas pelo orifício central da última folha. Para prender, o fio é amarrado com um nó. Neste caso, devem sobrar aproximadamente 5 cm das pontas. Para garantir a integridade dos documentos, um adesivo é colado no nó, confirmando que a revista foi amarrada.

A etapa final é colar o adesivo

É importante proteger os documentos coletados na pasta contra apreensão ou perda. Por isso, utilizam o adesivo “Costurado e Numerado”. A cola é aplicada na superfície posterior da folha. Em seguida, o papel é fixado de forma que o centro do retângulo caia diretamente sobre o nó. Alguns dos tópicos ficarão escondidos sob o adesivo. As pontas devem ficar penduradas livremente.

Em seguida, você precisa esperar a cola secar. A linha prevista para isso indica a quantidade de documentos incluídos neste diário. O formulário preenchido é certificado pelo chefe da organização ou por um funcionário autorizado. O adesivo reflete a posição do funcionário, sua assinatura e a data da certificação. Se disponível, o selo da empresa é afixado.

A principal função do adesivo é confirmar a integridade do diário e dos documentos nele incluídos. Para o mesmo fim, o nó é preenchido com cola. O selo da organização está afixado tanto na própria etiqueta quanto nos documentos.

1. A presença de uma assinatura distinta e facilmente distinguível.
2. A presença do mesmo selo impresso nos documentos da organização.
3. Colocação da etiqueta diretamente no nó do fio para garantir a integridade dos documentos.

Para costurar todas as folhas uniformemente, você deve remover todos os objetos estranhos. Se a pilha for grande, recomenda-se levar os papéis em pequenos lotes. Quando você precisa organizar vários documentos diferentes em um só diário, eles são organizados de acordo com a data de assinatura.

Em que casos são necessários documentos encadernados?

Na maioria dos casos, o firmware é necessário para os relatórios apresentados à repartição de finanças. Nesse caso, apenas o chefe da organização assina, e seu selo é colocado no adesivo. Este é um requisito obrigatório do serviço fiscal.

Já para os empreendedores individuais, para eles ter o selo é uma questão de escolha. A assinatura pessoal do empresário será suficiente para a fiscalização. Concluída a verificação, o selo oficial é aposto nos formulários.

Importante! Para certificar uma cópia de um documento de várias páginas, um carimbo “Cópia correta” é colocado em cada folha.

Conforme já mencionado, a assinatura e o selo devem ser legíveis. O desenho do selo depende da forma jurídica. As empresas estatais podem usar selos com o brasão. Para LLCs e empreendedores individuais, a lei prevê outros requisitos.

Resumir. O adesivo “Costurado e Numerado” é feito em forma de retângulo de papel. É colado na montagem da costura após o acabamento da costura. Os fios são cobertos com cola e uma etiqueta é aplicada por cima. Quando a cola seca, são feitas as anotações necessárias na folha.

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Primeiramente é indicado o número de folhas arquivadas no diário. A seguir vem a assinatura do gestor, seu nome completo e assinatura. Em alguns casos, isso pode ser atribuído a outro funcionário responsável. O carimbo da organização também é colocado no adesivo. Ao enviar documentos à repartição de finanças, este é um requisito obrigatório para LLCs. No caso de empresários individuais, basta uma assinatura pessoal. A seguir, você pode baixar um adesivo de amostra grátis.