Ao que parece, por que grampear documentos quando você pode grampear, colocá-los em um arquivo ou até mesmo colá-los, sem falar na transferência de papéis eletronicamente? No entanto, há muitos locais onde terá de levar as folhas cosidas com linha: à repartição de finanças, aos arquivos, aos tribunais, etc. Isso é necessário para aumentar o nível de segurança: afinal, é impossível substituir silenciosamente uma folha por documentos corretamente encadernados. Você pode verificar isso facilmente simplesmente olhando os documentos encadernados.

Parece que tudo é bem simples: costure os lençóis e certifique-os. Mas há uma dificuldade que muitas vezes confunde os funcionários: a falta de uma regra de costura unificada. Ao mesmo tempo, a repartição de finanças ou arquivo tem o direito de devolver documentos anexados incorretamente, o que pode atrasar significativamente os procedimentos já lentos. Porém, não se desespere: existem vários GOSTs segundo os quais esse processo deve ser realizado.

Quais GOSTs e padrões precisam ser levados em consideração

A foto mostra como costurar documentação em 3 furos

Como já foi observado, a principal dificuldade é a falta de um padrão uniforme. No entanto, existem regras gerais de certificação que se aplicam na maioria dos casos a documentos A4. Você pode conhecê-los nas Recomendações metodológicas para o desenvolvimento de instruções para trabalhos de escritório no poder executivo federal, aprovadas pela Portaria do Arquivo Federal de 23 de dezembro de 2009 nº 76 e GOST R 51141-98 “Trabalho de escritório e arquivamento. ”

Caso necessite registrar uma LLC, fique à vontade para estudar os “Requisitos para preparação de documentos utilizados para registro estadual de pessoas jurídicas, bem como de pessoas físicas como empreendedores individuais” de 26/02/2004 N-110 e “Explicações metodológicas sobre o procedimento de preenchimento dos formulários documentais utilizados para o registro estadual de pessoa jurídica” (artigo 1º, parágrafo 3º). Vale a pena notar que a maioria das recomendações é dada para documentos armazenados por mais de dez anos.

Porém, se você tiver dúvidas sobre a veracidade das informações acima, é melhor esclarecer todos os detalhes com antecedência no local. Às vezes é necessário certificar cada folha ou numerar as folhas ou páginas. Também vale lembrar que Todos os documentos compostos por mais de uma folha estão sujeitos a firmware.

Design da capa

A capa é necessária para melhor preservação do documento. Ele vem em dois tipos: armazenamento regular e de longo prazo. O primeiro é de papelão fino, o segundo é de papelão mais denso e duro. Ao mesmo tempo, para documentos apresentados para armazenamento estatal, apenas papelão sem ácido deve ser usado como capa.

Para encadernar um documento composto por folhas A4, utiliza-se uma capa de 22,9 x 32,4 cm, ou seja, ligeiramente maior que a própria folha.

Se as folhas costuradas na caixa forem de tamanho não padronizado, a capa deverá ter as dimensões adequadas, sem folgas nas laterais. Para maior resistência, além dela, são costuradas tiras finas de papelão na frente e atrás, por onde deve passar a corda. Ao mesmo tempo, existem regulamentações especiais até para cola: sem pastas, apenas opções de papelaria ou silicato.

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Paginação

Para evitar que as folhas se confundam ou se percam, o documento é numerado. Esta é uma parte importante da costura, que possui características e regras próprias:

• Antes de começar a somar números, é necessário retirar todas as folhas em branco do arquivo e deixar o inventário de lado - ele não aparece na numeração. Em seguida, classifique os anexos por data ou outros critérios, como país ou alfabeto. As licitações são uma exceção: para elas, as próprias empresas especificam a localização.
• Em seguida, você precisará de um lápis simples. Nas planilhas simples, a numeração é colocada no canto superior direito; em mapas incorporados, fotografias, desenhos, etc. - pelo contrário, no canto superior esquerdo do verso. As folhas de grande formato são colocadas na parte superior direita da frente. Mesmo que o mapa consista em várias folhas coladas em uma, trata-se de uma folha no documento. No verso está escrito o número de folhas: “Folha nº xxx – diagrama de colagem de folhas xxx”. Isto também se aplica a fotografias, diagramas e recortes firmemente colados na folha: “Na folha nº xxx, xxx recortes e xxx fotografias são colados de acordo com o inventário no verso.” Se essas inserções forem coladas apenas em um canto, elas serão folhas separadas e numeradas separadamente.
• Vale a pena observar imediatamente as características do firmware de grande formato: enrole a folha no formato desejado, anexe aos documentos e veja para onde vai o fio. É aqui que você deve fazer o flash e em nenhum outro lugar.
• Se dentro da caixa houver um documento com numeração própria (folhetos, revistas, jornais), então ele só poderá permanecer inalterado se os números coincidirem com os gerais. Caso contrário, o documento estará sujeito a renumeração e inclusão na lista geral. Se na caixa for incluído um envelope contendo materiais, os materiais deverão ser numerados separadamente, o número necessário deverá ser colocado no envelope e deverá ser elaborado um inventário separado do conteúdo. Os volumes ou partes de uma caixa são numerados separadamente.
• Se você cometer um erro ao numerar, será necessário riscar cuidadosamente os números com uma barra e colocar o número correto ao lado. Paralelamente, é elaborada uma nova inscrição de certificação. Se houver muitos erros, o caso é renumerado, a certificação antiga é riscada e uma nova é elaborada. Caso novas planilhas sejam adicionadas ao arquivo, o documento deverá ser totalmente renumerado. Em casos excepcionais, é possível utilizar letras em vez de números: 1, 2, 2a, 2b, 3.

Após inserir os números, é feita uma inscrição de certificação. Ele contém informações sobre todas as folhas costuradas no arquivo: o número total, o que exatamente foi costurado (mapas, fotografias, recortes), em que condições estão (rasgadas, muitas manchas), quais números de folhas estão faltando, em que data o a numeração começou. Deve ser colocado assinatura, transcrição, posição, data, formato da folha.

Inventário de documentos

O inventário é necessário para uma comparação de controle das planilhas disponíveis, sua localização e configuração. Não é numerado e é aplicado antes da primeira folha. Deve conter as seguintes informações: empresa, cidade, data, cargo e nome completo da certificadora. O inventário propriamente dito pode ser apresentado em forma de tabela, que indica a data de elaboração do documento anexo, seu nome, quais folhas são capturadas e seu número total.

Um inventário geral deve sempre acompanhar o documento. Além disso, poderá haver um inventário dentro do arquivo, compilado em folhas separadas ou em envelope anexo.

Certificação do documento

A certificação coroa todo o processo de ajuizamento de um processo, a menos que seja necessário certificar cada folha separadamente. A certificação é a assinatura de uma pessoa autorizada que será responsável pela transferência de todos os documentos vinculados para a repartição de finanças, arquivos ou outras autoridades. É colocado no verso da última folha.

Como o firmware acontece? Você vai precisar furador, linha, adesivo de certificação, bem como linha áspera, fita, linha simples ou algo semelhante. É melhor usar a primeira opção - é forte o suficiente e não rasga. O adesivo de certificação é um pedaço fino de papel com o seguinte texto impresso:

“Costurado, numerado, assinado

e carimbo _______ (_____) folha ___

CEO

OOO "______"

NOME COMPLETO"

O procedimento em si é assim:

1. Pegando as folhas, coloque-as em um furador e faça dois ou mais furos em um só lugar. Se a quantidade de folhas for pequena, pode-se furar com agulha ou furador, mas é preciso agir com cuidado para não rasgar o papel. Puxe a linha por ambos os orifícios de modo que o centro fique para fora e as pontas fiquem para trás. Você precisa enfiar o fio duas vezes para maior resistência.
2. Dê um nó nas pontas, corte o excesso de linha (o comprimento das pontas não deve ultrapassar seis centímetros) e cole um pedaço de papel preparado por cima para cobrir o nó, mas não o esconda completamente. Se o documento for guardado por mais de dez anos, o adesivo é feito de papel papiro.
3. Após a secagem da cola, o carimbo e a assinatura da pessoa indicada são colocados no adesivo, mas não devem ultrapassar as bordas do papel. Às vezes, pode ser necessário proteger adicionalmente as informações com cola. Algumas autoridades pedem que cada folha seja certificada. Neste caso, a assinatura da pessoa autorizada indicada no verso é colocada abaixo.

Costura de 3 e 4 furos

Todo o processo de costura foi brevemente descrito acima. Ao mesmo tempo, existem várias opções de fixação: três e quatro furos. O princípio geral permanece o mesmo, apenas os detalhes diferem:

• Para costurar uma caixa com três furos, é necessário furar as folhas três vezes e esticar a linha corretamente. A distância entre os furos não deve ultrapassar três centímetros. Vire a caixa e passe a linha pelo orifício do meio (a ponta deve sobressair da primeira folha). Em seguida, passe a linha pelo orifício superior, depois pelo orifício inferior e, finalmente, pelo orifício do meio. Ambas as pontas da linha ficarão para fora da caixa e você poderá facilmente dar um nó e colar o pedaço de papel.
• Costurar em quatro furos é quase igual, a distância entre eles é de cerca de um centímetro e meio. Vire o documento e insira a linha no segundo orifício de cima para baixo e depois no orifício de baixo. Em seguida, faça uma cobra: o segundo buraco de baixo - o buraco de cima da primeira folha - o segundo buraco de cima, de onde tudo começou. Dê um nó em um fio, cole um pedaço de papel manteiga e assine ao enviar os documentos.

Em alguns casos, é possível fazer cinco furos, mas o princípio não muda em nada.

Este processo é explicado passo a passo no vídeo a seguir:

Por que você precisa vincular a documentação?

Todos podem precisar da capacidade de grampear documentos: os documentos são grampeados para apresentar um pedido de abertura de empresa, para participar de uma licitação, ao enviar documentos a um arquivo ou tribunal, transferir relatórios contábeis ou documentos pessoais. Nesse caso, é necessário grampear não só os originais, mas também cópias de documentos importantes que não podem ser transferidos para o local da solicitação.

Na maioria das vezes, os documentos de caixa e contábeis, bem como muitos documentos de trabalho de escritório, precisam ser grampeados: livros de negócios, documentos de construção e fiscais, arquivos notariais. Alguns deles possuem requisitos especiais de firmware, que são mais bem conhecidos com antecedência. Os documentos contábeis são grampeados em cinco furos, os documentos fiscais e de arquivo são grampeados em três furos e os documentos de caixa geralmente são grampeados no canto superior esquerdo.

Apesar das regras gerais, algumas autoridades possuem características próprias, que convém esclarecer com antecedência para não ter que corrigir tudo posteriormente. E lembre-se de um fato importante: somente o funcionário dotado desses direitos pode grampear documentos.

Para registrar uma pequena empresa, é muito importante saber grampear corretamente os documentos. Às vezes, violações e erros no firmware dos papéis podem causar recusa de registro e atrasar todo o processo por tempo ilimitado. E isso não é um capricho dos funcionários: o grampeamento garante a máxima proteção de documentos com várias folhas contra possíveis falsificações ou perdas. Portanto, é melhor fazer tudo de acordo com os requisitos existentes na primeira vez.

Não existe um conjunto claro de regras sobre como grampear documentos, mas existem padrões segundo os quais é necessário arquivar todos os papéis de escritório em quantidades superiores a uma folha.

Métodos para grampear documentos

A colagem com cola de escritório, fita adesiva, conexão com clipes de papel ou grampeador está totalmente excluída. Todos os documentos contábeis, de caixa, legais e fiscais importantes precisam ser costurados com linha. A costura de documentos com linha pode ser feita manualmente ou usando um dispositivo especial.

É praticada a encadernação de documentos ou sua encadernação.

Onde posso costurar documentos?

Se não tem a certeza de que consegue cumprir todos os requisitos sozinho, faz sentido confiar a encadernação de documentos a profissionais.

Você pode entrar em contato com o arquivo ou gráfica mais próximo - via de regra, eles contam com funcionários que prestam esses serviços com alta qualidade e baixo custo. Ou para uma empresa privada especializada que exerça atividades semelhantes. Você terá que pagar pelo trabalho de um especialista, mas tudo será feito com cuidado, rapidez e de acordo com as normas.

Como costurar documentos corretamente com linha?

Se você decidir fazer o flash dos documentos sozinho, precisará preparar:

• os documentos reais;
• fios pretos ásperos ou barbante;
• uma agulha;
• furador;
• uma folha de papel de seda medindo aproximadamente 4 por 6 cm, que você colará no livro de documentos encadernado acabado para escrever nele todos os dados necessários;
• cola de escritório;
• se necessário, imprima.

Então, como costurar documentos corretamente com linha?

1. Prepare seus documentos primeiro. Dobre todas as folhas em uma pilha uniforme e faça dois ou três furos verticalmente, estritamente simetricamente. O mais confiável é costurar documentos especialmente importantes em cinco furos. A distância entre os furos deve ser idealmente de 3 cm, se você tiver apenas 2 a 3 folhas faça-as com uma agulha grossa, mas com mais cuidado - com um furador. Para uma pilha grossa de papéis, use um furador ou, como último recurso, um martelo e pregos. Agora coloque todos os documentos em ordem e numere-os.

2. Costure documentos com linha ou barbante. Às vezes usam fita fina para costurar documentos, mas é mais seguro usar linhas fortes para não refazer. É preciso costurar os documentos duas vezes, trazer as pontas da linha para o lado avesso e amarrá-los com um nó forte. O nó e as restantes caudas devem ser tais que neles possa ser colado um pedaço de papel com assinatura e selos.

3. Certificar os documentos arquivados. Para isso, é necessário criar uma tabela no MS Word, preenchê-la, imprimi-la, recortá-la e colá-la no verso da pasta costurada de papéis onde estão fixados os fios. O exemplo é algo assim:

Costurado, numerado, assinado
e carimbo ___ (_______________________) folha___

CEO
JSC "ZAO"

I A. Petrov

Não se esqueça, o papel deve ser de seda para que o nó fique bem visível. As pontas dos fios devem permanecer livres - isso é muito importante. É permitido usar apenas cola de escritório. Após a secagem completa, são afixados o carimbo e a assinatura de uma pessoa autorizada. Observe que nem o selo nem a assinatura podem ultrapassar as bordas do lenço de papel, caso contrário a certificação não será considerada válida.

Por fim, a assinatura e o selo são preenchidos com cola, mas nem sempre isso é obrigatório, dependendo da importância dos documentos. Por favor, esclareça esta questão. Desta forma você pode costurar uma pilha de documentos de até 10 cm de espessura.

Regras para grampear documentos

Conforme mencionado acima, não existem regras claras para grampear trabalhos de escritório, cartório e outros papéis, e não há pessoas especialmente treinadas para isso. É importante saber não apenas como fazer isso corretamente, mas também quando fazer o flash dos documentos. Se você precisar arquivar ou arquivar cópias de documentos importantes em vez dos originais, certifique-se de esclarecer exatamente como eles devem ser certificados. Às vezes, a certificação em um livro de encadernação geral não é suficiente; cada cópia deve ser certificada separadamente.

Saiba sempre com antecedência o que exatamente é exigido de você para não perder tempo, esforço e dinheiro em vão.

Como costurar documentos em um canto?

Alguns documentos - por exemplo, caixas registradoras - podem ser grampeados no canto esquerdo. Todas as etapas do trabalho são aproximadamente iguais às da amarração padrão de documentos. Apenas dois furos simétricos são feitos no canto superior esquerdo da pilha de documentos, por onde passa a linha. Também é colada uma folha de papel de seda para que o nó fique visível e as pontas do fio fiquem livres, após o que são colocados um selo e uma assinatura.

Máquina de costura de documentos - o que é?

O que fazer se você não sabe costurar documentos com linhas corretamente ou não tem tempo para concluir esta tarefa? Para facilitar o trabalho de costura ou encadernação de uma grande quantidade de documentos, foi desenvolvido um dispositivo especial, que é um híbrido de furadeira e máquina de costura. Não estamos falando de uma máquina de produção, mas de uma máquina compacta que pode costurar até 500 folhas em 5 minutos. Via de regra, são dispositivos elétricos ou semiautomáticos. Os documentos são colocados na tela e, em seguida, é feito um furo com uma agulha ou broca por onde a máquina passa a linha.

Estas máquinas não devem ser confundidas com ligantes. O fichário funciona de maneira semelhante, mas faz furos em todo o comprimento das folhas de uma só vez e as fixa não com linha, mas com mola. Um dispositivo comum para costurar documentos com linha pode ser adquirido por uma média de 3.500 a 5.000 rublos, dependendo do modelo.

Vídeo: como costurar documentos com linha usando uma máquina

Cada autoridade tem seus próprios requisitos para as regras de vinculação de documentos. Às vezes você só precisa numerar as folhas, às vezes você precisa numerar cada página. Em alguns casos, é aceitável que o contorno da impressão se estenda além da folha de adesivos, mas em outros é inaceitável. Então, se você não sabe como grampear documentos para a administração fiscal, então você precisa se lembrar que a administração fiscal muitas vezes insiste em ter um inventário de documentos em uma folha separada; muitas vezes os documentos encadernados precisam ser colocados adicionalmente em uma folha separada. pasta.

Para evitar atrasos irritantes e estresse desnecessário, verifique sempre as normas para cada caso individual.

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Olá a todos! Hoje vamos ensinar como arquivar documentos de maneira correta e sem problemas. Qualquer empresa ou sua divisão estrutural, independentemente do seu tamanho, pelo menos uma vez encontrou a necessidade de arquivar documentos.
Esta necessidade surge se estiverem a ser preparados documentos para arquivamento ou para a realização de diversos tipos de procedimentos legais. Existem várias maneiras de arquivar documentos, que consideraremos neste artigo.

Arquivamento de documentos na empresa

Em qualquer empresa, ao longo do ano é gerado um volume variável de documentos, alguns dos quais, ao expirar o prazo de armazenamento, devem ser transferidos para o arquivo. Esta categoria inclui documentação já executada ou papéis relacionados diretamente aos funcionários da organização. De acordo com o procedimento estabelecido, os documentos devem ser apresentados ao arquivo decorrido um ano a partir da data de conclusão da sua circulação nos trabalhos de escritório.

As responsabilidades, que incluem a preparação de documentos e a sua submissão direta ao arquivo, podem ser atribuídas aos funcionários da empresa que são os responsáveis ​​​​pelo fluxo documental. Em alguns casos, tais responsabilidades podem ser atribuídas a um secretário, contador ou qualquer outra pessoa responsável. Em qualquer uma das opções descritas, tal obrigação deverá ser fixada por despacho.

Além disso, o secretariado de uma unidade separada pode estar envolvido na preparação da documentação para submissão ao arquivo. Em qualquer caso, a transferência da documentação só poderá ser efectuada após a sua execução final e completa e nada mais.

Etapas de arquivamento de documentos

Este procedimento pode ser dividido em várias etapas:
A documentação deverá passar por uma verificação obrigatória para garantir que está corretamente distribuída nos devidos grupos de documentos;
É necessário começar a arquivar os documentos corretamente;
Verificação da numeração das páginas do documento;
É necessário formatar corretamente a inscrição que o acompanha;
É necessário fazer um inventário interno de todos os documentos;
Correção de detalhes indicados na encadernação (se necessário). Estamos aqui a falar do facto de poderem ter ocorrido alterações na denominação da empresa, no seu índice de registo, alterações de prazos ou subposições. Em todos estes casos, as alterações deverão ser registadas na encadernação;
Realização de um inventário de documentos que estão sendo processados.

Parece possível arquivar parcialmente os documentos se o seu período de armazenamento não exceder dez anos.

Além disso, é permitido:
Não sistematize a documentação;
Não numere toda a documentação;
Recusar-se a usar a inscrição de certificação;
Recuse-se a atualizar a documentação do firmware.

Regulamentação legislativa das operações de arquivamento de documentação

O fluxo de documentos e o trabalho de escritório relacionado são processos muito complexos. Muitas vezes há situações em que documentos já preparados e depositados no arquivo podem ser devolvidos por execução incorreta. Isto leva a uma questão lógica: como arquivar documentos corretamente? Esta operação é regulada por Recomendações Metodológicas no domínio do trabalho de escritório. Essas recomendações estão legalmente consagradas em despacho do Arquivo Federal, que entrou em vigor em 23 de dezembro de 2009.

É este ato legislativo que fixa recomendações sobre o procedimento de apresentação de documentos. Devem ser seguidas para evitar a devolução de documentos executados incorretamente e a recusa do arquivo em aceitá-los para armazenamento.

O arquivo interno de cada organização pode armazenar documentos por um determinado período de tempo, após o qual a documentação deve ser transferida para armazenamento em arquivos estaduais, ou descartada se a lei permitir.

Períodos de armazenamento de arquivo para documentação

A lei regula estritamente os períodos durante os quais os documentos devem ser armazenados. Esses prazos dependem diretamente do tipo de documentação:
Livros comerciais, registros notariais e documentação relativa ao pessoal devem ser conservados por 75 anos;
Todos os documentos relativos ao processo de privatização (transferência de bens habitacionais do Estado para a propriedade de um particular) são conservados durante 75 anos;
A documentação de patentes de invenções é armazenada por 20 anos;
A documentação relacionada à construção de capital é monitorada há 20 anos;
A documentação relacionada às atividades de design está arquivada há 20 anos;
Diversos tipos de trabalhos científicos e pesquisas devem ser armazenados por 15 anos;
Toda a documentação arquivística de uma organização cujas atividades estejam relacionadas à agricultura permanece armazenada por 5 anos;
Diversos tipos de documentação relacionada às atividades cinematográficas e fotográficas são mantidas em armazenamento por 5 anos;
3 anos – documentação fotográfica e vídeo.

Em caso de liquidação ou reorganização de uma empresa, toda a documentação que não tenha prazo de armazenamento deverá ser transferida para armazenamento nos arquivos do Estado. Os documentos relativos ao pessoal da empresa também estão sujeitos a transferência.

Se a organização não for governamental, neste caso a legislação prevê regulamentações especiais sobre relacionamentos. Mais especificamente, aplica-se o seguinte princípio: a lei impõe a exigência de celebração de um acordo com o Serviço de Arquivo Federal, mas se tal acordo for concluído tardiamente (por qualquer motivo), o arquivo é obrigado a aceitar apenas o pacote de documentos que está diretamente relacionado às organizações de pessoal. Mas o destino dos restantes documentos e o posterior local de armazenamento devem ser decididos pelo presidente da comissão de liquidação da empresa.

Documentos a serem flasheados :
De acordo com a lei, toda documentação composta por duas ou mais páginas está sujeita a firmware. Esta regra também se aplica a documentos legais. É importante que os documentos que não estão sujeitos a transferência para armazenamento no arquivo, é claro, não possam ser costurados.

Por que você pode precisar atualizar documentos?

O principal fator que influencia a necessidade de flashear a documentação é que desta forma se tenta proteger os documentos de uma possível remoção ou substituição de folhas individuais. É por isso que os documentos devem ser costurados com linhas e numerados. A documentação é então selada.

A lista de documentos sujeitos a firmware inclui documentos contábeis e pessoais, bem como os livros de lucros da organização e outros acordos particularmente importantes.

A lista adicional de documentos sujeitos a firmware pode incluir cópias e traduções autenticadas.
Os documentos preparados desta forma são muito mais fáceis de armazenar e ocupam muito menos espaço. Além disso, a encadernação com fios e posterior vedação permite ter certeza de que a documentação tem uma aparência holística. No momento, nenhum método alternativo que cumpra a lei foi inventado.

Como arquivar documentos corretamente e enviá-los aos arquivos

Após o registro completo de toda a documentação necessária a ser submetida ao arquivo, a etapa final é o arquivamento. Para iniciar o arquivamento de documentos, é necessário retirar completamente todos os objetos metálicos, como alfinetes, clipes e grampos. Depois disso, os documentos são retirados da pasta.

Se os documentos já estiverem devidamente preenchidos, é-lhes acrescentada uma folha em branco, na qual é feita uma inscrição de acompanhamento. Além disso, você também pode adicionar folhas ao início da pilha de documentos que serão utilizadas para a elaboração de um inventário interno. Uma alternativa podem ser formulários de inventário especialmente preparados.

Quantas folhas podem ser arquivadas em uma pasta?

A lei estabelece um número máximo de folhas que podem ser costuradas e constituir um único arquivo. Assim, os arquivos devem ser preenchidos de forma que o número total de páginas não ultrapasse 250 peças. É provável que ao longo do ano a empresa tenha recolhido um grande número de papéis que devem ser arquivados. Neste caso, são divididos em volumes separados contendo até 250 folhas. No procedimento padrão, o firmware é realizado em capa dura.

Se as folhas tiverem formatos diferentes, o firmware desse volume deverá ser feito por meio de quatro pontos de punção. Isso permite unir folhas de diferentes formatos de maneira mais confiável.

Na costura de documentação com longa vida útil, é permitido costurar as folhas junto com a capa, ou seja, através delas.

No caso de documentação que tenha prazo de validade padrão, o firmware é realizado da seguinte forma: o firmware inicia-se pela folha seguinte após a encadernação. Depois disso, um espaçador de papelão é colocado em cima da primeira folha, após o qual tudo é costurado. O espaçador de papelão é usado para proteger os fios do desgaste rápido.

Vale lembrar que a documentação pode ser armazenada para sempre, portanto você deve controlar os limites do firmware. Ou seja, os tópicos não devem interferir no texto, e ele deve ser facilmente legível mesmo após o procedimento de firmware.

É possível armazenar documentos diretamente em uma pasta. Mas somente se o período de armazenamento desta documentação não exceder 10 anos.
Algumas empresas usam uma máquina especial - um criador de livretos. No entanto, este método de vinculação de documentos é aceitável apenas para armazenamento interno e é inaceitável para arquivamento.

A próxima etapa na preparação dos documentos é a sua numeração. A numeração é realizada por conveniência ao trabalhar com documentação. Isso é feito com um lápis preto ou um numerador especial. Os números das páginas são colocados no canto superior direito do documento exclusivamente na frente. Na numeração, é importante lembrar que a numeração das páginas não deve se sobrepor ao texto principal e a numeração não deve ser feita com lápis de cor ou tinta.

Para facilitar a encadernação de documentos, você pode usar pastas de arquivo, uma furadeira ou uma encadernadora.

Um padrão separado se aplica ao exibir documentos relacionados a transações bancárias em dinheiro. Nesse caso, a espessura da pasta de documentos já costurada pode chegar a 10 centímetros.

Trabalho preparatório para flashear documentos

Antes de começar a costurar, você precisa alinhar toda a pilha de papéis. Se os papéis forem de formatos diferentes, eles precisam ser dispostos de forma que seja conveniente perfurar.

Após a conclusão da instalação, é necessário fazer furos ou furos com uma máquina especial ou uma furadeira comum, para que posteriormente você possa arquivar facilmente os documentos. O número de furos pode ser de 2 a 5. Algumas máquinas especializadas também podem enfiar imediatamente a linha nos furos preparados. Se a perfuração for feita com uma broca convencional, certifique-se de que os furos não se movam.

Rosqueamento manual

Ao costurar documentos manualmente com linha, você precisará de agulha e linha. O firmware é instalado através de dois orifícios. Após a costura, as pontas da linha devem ser amarradas, no verso do documento, e a seguir uma pequena tira de papel é colada no nó resultante.

Depois disso, é necessária a elaboração de uma nota de certificação contendo informações sobre a quantidade de folhas arquivadas e quem certificou o arquivo. Este procedimento é realizado de forma que o selo e a inscrição se projetem além dos limites da tira de papel colada.

Então as páginas devem ser numeradas. Como mostra a prática, arquivar documentos manualmente não é tão difícil, porém, se mais de 5 folhas forem costuradas, é bastante problemático furá-las com uma agulha. Neste caso, você pode usar um furador.

Laço com furador

Como mencionamos anteriormente, é bastante problemático furar mais de 5 folhas juntas, então você pode usar furadores ou furadores elétricos. Com esse firmware, é necessário fazer o seguinte: fazer 4 furos no campo dos documentos que estão sendo costurados, certificando-se de que o texto permaneça legível, e a seguir realizar o laço.

Estão sujeitos a laçamento documentos autenticados em cartório, contratos, livros caixa, documentos bancários, bem como diários de registro e arquivos pessoais.

Acompanhamento de inscrições no arquivamento de documentos

Após a conclusão do procedimento de costura e numeração dos documentos, é necessária a lavratura de inscrição de certificação. Via de regra, a certificação deve conter informações sobre a quantidade de páginas encadernadas e as características dos documentos incluídos no firmware, e posteriormente anexadas no verso da caixa.

A certificação deve ser assinada pelo chefe da organização.

Ressalta-se ainda que a inscrição anexa deverá conter a assinatura do responsável e sua transcrição. Em seguida, também é colado na caixa, prendendo um nó de fios do firmware e certificado com um selo, que é colocado na borda do adesivo e na própria folha da caixa.

Esperamos que você tenha entendido corretamente como arquivar documentos em uma empresa.

Qualquer organização deve garantir a sistematização, integridade, segurança dos documentos e acesso conveniente aos mesmos. Para fazer isso, os documentos são costurados. Esta atividade requer precisão e atenção. Diremos como grampear documentos e o que você precisa para isso em nosso artigo.

Regras básicas que regem o processo de grampeamento de documentos:

• Recomendações metodológicas aprovadas pela Portaria do Arquivo Federal de 23 de dezembro de 2009 nº 76;
• GOST R 51141 - 98 “Gestão e arquivo de escritório”;
• Requisitos de manutenção de registros desenvolvidos pelos departamentos da indústria.

Documentos sujeitos a firmware

Você deve costurar documentos e cópias de documentos que consistam em duas ou mais folhas:

• cronograma de pessoal;
• ordens de pessoal pessoal e geral;
• faturas;
• faturas;
• atos de trabalho concluído;
• livro caixa;
• relatório de despesas;
• guias de transporte;
• declarações salariais;
• outros documentos.

O procedimento de grampeamento deve ser abordado com responsabilidade: documentos que não estejam bem arquivados podem não ser aceitos no momento da entrega e parceiros em potencial podem se recusar a cooperar com você. Firmware e armazenamento inadequados podem até levar à substituição de papéis.

Procedimento de registro

Os documentos a serem encadernados são primeiro ordenados por data, cada folha é numerada com algarismos arábicos no canto superior direito, começando com um. O inventário não é numerado. Para a capa, costumam levar uma pasta de papel especial “Case”. Para grampear documentos padrão, use um fichário de formato A4. Se a documentação contiver envelopes, eles também são numerados, e isso acontece primeiro, e depois o conteúdo é numerado. Se um documento tiver folhas anexadas, este documento é numerado como um, após o que um inventário dos acréscimos anexados é colocado no verso desta folha.

Se houver erro na numeração, ele é cuidadosamente riscado com uma linha fina e corrigido. Ao lado está escrito “Acredite no Corrigido”, certificado pela assinatura do responsável e carimbado.

Um volume de documentação muito grande (mais de 250 folhas) deve ser dividido em volumes. Cada um deles tem sua própria numeração separada. Antes do processo de bainha, todos os grampos e clipes de papel do grampeador devem ser removidos.

Métodos de costura e ferramentas necessárias

Existem as seguintes maneiras de grampear documentos:

• método clássico - usando agulha e linha, muitas vezes ao costurar um pequeno volume de material em duas, três ou cinco punções;
• usando chave de fenda e corda elástica - geralmente para um grande volume de documentação;
• usando um furador - semelhante ao método clássico, apenas um furador é usado em vez de uma agulha;
• usando uma máquina de encadernação - usada na impressão.

Para arquivar a documentação você precisará das seguintes ferramentas:

• agulha (furador, furador, furadeira) - depende do volume de documentos a serem costurados;
• fios densos (cordel, cordão, fita);
• tampa da caixa 229×324 mm - ao criar um arquivo de arquivo;
• adesivo de papel 4x8 cm - folha de papel branca - testemunha;
• cola de escritório;
• tesoura.

Como grampear documentos corretamente

O arquivamento da documentação pode ser feito em dois, três, quatro ou cinco furos. No lado esquerdo da folha, a uma distância de 1 a 2 cm da borda, são feitos furos na quantidade necessária. Em seguida, um fio é passado por eles de acordo com o esquema (abaixo estão diagramas para todos os métodos de costura de documentos). Na última página, as pontas do fio são amarradas com um nó.

Depois de costurar os documentos com linhas, cole o papel lacre nas pontas para que as pontas da linha apareçam por baixo. O papel está marcado como “Costurado e numerado” indicando o número de páginas. Depois disso, são afixados uma data, uma assinatura oficial e um selo. Em todos os métodos, apenas o padrão de costura será alterado. O procedimento em si é o mesmo.

Características de envio de documentos para o arquivo

A preparação da documentação consiste em:

• sistematização de documentos;
• numeração;
• grampear documentação em uma pasta;
• preenchimento do inventário;
• design de capa de documento.

Este procedimento de arquivamento de documentação é considerado normal e prevê seu armazenamento por no mínimo 25 anos. Caso os papéis fiquem armazenados por mais de 25 anos, será colocada uma capa de papelão no conjunto de documentos para proteger o arquivo. A capa indica: nome da organização, nome do caso (pedidos, faturas, atos), unidade estrutural, prazo de validade. Caso uma organização tenha mudado de nome por qualquer motivo, ambos os nomes deverão constar na capa do documento, sendo o anterior indicado entre colchetes.

Ao unir arquivos de arquivo, certifique-se de que o texto esteja legível. Os casos são numerados a lápis no canto superior direito. A folha A3 é numerada como uma, costurada à esquerda e dobrada. Se uma folha tiver bainha no meio, ela será numerada como 2 folhas. Imagens, fotografias, diagramas, mapas são numerados no verso, na parte superior, no canto esquerdo.

Certificação de documentos

A responsabilidade pela certificação dos documentos cabe ao chefe da organização ou ao empresário individual. Recomenda-se colocar o selo e a assinatura de forma que ultrapassem o adesivo de papel - a testemunha. Ao assinar conjuntos de documentos, o gestor fica automaticamente responsável pelo seu conteúdo.

Períodos de armazenamento de documentos no arquivo

Os períodos de armazenamento da documentação são regulamentados pela legislação da Federação Russa; dependem do tipo de documentos:

• 75 anos - período de armazenamento de livros comerciais, registros notariais, documentos relativos a pessoal ou privatização;
• 20 anos é o prazo de validade da documentação de patentes para invenções, documentos sobre construção de capital e atividades de design;
• 15 anos - prazo de validade de trabalhos científicos e pesquisas;
• 5 anos é o período de armazenamento da documentação arquivística de uma organização agrícola;
• 5 anos - período de armazenamento de documentos relacionados com atividades cinematográficas e fotográficas;
• 3 anos é o período de armazenamento dos documentos fotográficos e de vídeo.

À primeira vista, o procedimento de costura de documentos parece complicado, mas depois de estudar todas as regras, o processo não parecerá mais difícil.

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Para organizar os documentos, é necessário formatá-los corretamente. O principal requisito resume-se à comodidade de armazenamento e garantia da segurança da documentação, o que se consegue através da fixação com roscas.

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Como fazer flash de documentos em 2019? Antes de submeter documentos a diversas autoridades ou transferi-los para armazenamento em arquivo, é necessário fixar adequadamente as folhas.

Para isso, os papéis são costurados com linha. Neste formulário, os documentos ficam protegidos contra perda e substituição. Mas como costurar corretamente a documentação com threads?

O que você precisa saber

Armazenar, processar e enviar documentos a diversas autoridades exige a encadernação de papéis.

Na maioria das vezes, a necessidade de firmware surge ao enviar documentação às autoridades de registro ou reguladoras.

O grampeamento é parte integrante do processo de preparação de documentos, além da verificação da veracidade das informações e da observação da ordem de preenchimento.

O grampeamento é a forma mais confiável de evitar a perda de alguns documentos. Documentos devidamente encadernados não podem ser falsificados ou substituídos.

Mas um processo tão simples como o arquivamento de documentos em relação à documentação oficial é um processo estritamente regulamentado.

Ou seja, você não pode simplesmente fixar as folhas com fios, é preciso seguir certas regras de projeto.

Definições

A encadernação de documentos significa que os documentos são unidos na sequência correta.

O grampeamento incorreto pode causar desorganização dos documentos com posterior perda ou substituição de folhas.

Nessa situação, é praticamente impossível comprovar a regularidade dos documentos. Dependendo da importância dos documentos, as consequências podem ser um verdadeiro desastre.

Um grampeador, equipamento especial ou linha são usados ​​para grampear documentos. Mas a fixação com rosca continua a ser a mais confiável, pois neste caso não será possível substituir as folhas individuais.

Mas ao atualizar documentos, você precisa fazer isso corretamente. Documentação encadernada incorretamente não será aceita por agências governamentais.

Algumas empresas se especializam em oferecer documentos de firmware de acordo com todas as regras.

Mas, em essência, esta não é uma questão difícil. Se você souber costurar lençóis corretamente, poderá fazer esse trabalho sozinho.

Com que propósito isso é feito?

O próprio significado do procedimento de firmware é proteger os papéis com segurança. Os documentos são protegidos contra perda acidental e é impossível remover discretamente uma única folha de uma pilha de papéis numerados.

A vantagem do firmware é a facilidade de salvar. As caixas costuradas são bastante compactas, ocupam pouco espaço e são mais fáceis de organizar.

Alguns documentos têm um período de arquivo muito longo. Os papéis grampeados são mantidos em bom estado e, se necessário, você encontra facilmente a documentação necessária.

Preservar a documentação é importante não apenas para agências governamentais, mas também para empresários privados. Embora neste caso, os problemas de registro de uma empresa possam ser resolvidos dentro da organização.

Quanto ao envio de documentos a órgãos governamentais, muitas vezes é a encadernação incorreta dos papéis que se torna o motivo da recusa em aceitá-los.

Regulamentação legal

O firmware de documentos não é regulamentado por nenhuma norma especial. Mas isso não significa que você possa grampear documentos ao acaso.

O processo é realizado de acordo com os requisitos existentes relativos ao processamento de documentação importante.

As instruções necessárias estão contidas nas seguintes disposições:

Como costurar documentos corretamente com linha

Antes de começar a costurar documentos, você precisa prepará-los. Para fazer isso, todos os papéis são classificados por data. A seguir, seguindo a sequência, os documentos são dobrados e cada folha individual é numerada.

Números arábicos são usados ​​para numeração. O número está indicado no lado direito da folha. Neste caso, a numeração começa com o número 1, mas os documentos encadernados não são considerados.

Para proteger os documentos de influências externas, é utilizada uma capa especial de papelão “Delo”, que vem em diversos tamanhos e qualidades.

Ao grampear documentos padrão, é usado um fichário de formato A4 padrão. Os envelopes também estão sujeitos a numeração na documentação.

Neste caso, primeiro o número é afixado no envelope e só depois são numeradas as fotografias e papéis nele guardados.

Se ocorreu um erro durante o processo de numeração, o valor incorreto é riscado com uma linha e a numeração continua.

Uma folha com erro riscado é certificada pela inscrição “Acredito corrigido”, assinatura e selo.

De quais exatamente você precisa?

Vários tipos de documentos estão sujeitos a firmware - contábeis, fiscais, estatutários, relatórios, etc.

O procedimento geral de costura é padrão, embora possam ser usados ​​diferentes métodos de costura. Mas para certos tipos de documentação existem algumas peculiaridades.

Os documentos contábeis são costurados como documentos normais. Mas há uma ressalva - ao piscar, são feitos cinco furos, já que as caixas acabam sendo bastante volumosas.

Além disso, apenas um funcionário autorizado, principalmente um contador responsável pelo negócio, tem o direito de costurar documentos.

A numeração da documentação contábil é escrita a lápis. Deve ser compilado um inventário de todos os documentos presentes no caso.

Ao preparar documentos para submissão aos arquivos, é necessário o seguinte:

1. Sistematização de todos os documentos.
2. Numeração.
3. Arquivar todos os papéis em uma pasta comum dependendo da sua finalidade.
4. Criando um inventário.
5. Desenho da capa de uma pasta costurada.

Este procedimento está previsto para o arquivamento de documentação com prazo de armazenamento igual ou superior a 25 anos.

Papéis com prazo de validade de até 10 anos não podem ser numerados no arquivo e armazenados em fichário, mas a fixação com linha é ainda mais confiável.

Para documentos de arquivo, é importante projetar a capa corretamente. A capa de papelão afirma:

• nome da instituição;
• subdivisão;
• Período de armazenamento;
• nome e tema do caso.

Também existem sutilezas na preparação de documentos para a administração fiscal. Assim, os papéis para registro de empresário individual ou pessoa jurídica, para alteração de dados fiscais, os documentos são costurados na presença de cartório.

Isso garante que, após a certificação da assinatura, nenhuma correção tenha ocorrido nos documentos.

Desde julho de 2013, as declarações fiscais podem ser apresentadas sem apresentação. Os empresários podem escolher entre grampear os papéis ou entregá-los grampeados.

Procedimento

Ao atualizar documentos, você deve seguir o procedimento padrão:

Em dois buracos

A opção mais simples é grampear documentos através de dois furos. O procedimento é o seguinte:

1. Remova grampos e clipes de papel dos documentos.
2. Coloque as folhas retas e verifique a numeração.
3. Usando um furador ou furador e afastando-se da borda, faça dois furos.
4. Passe o fio pelos dois furos e amarre as pontas na parte de trás.
5. Amarre as pontas dos fios.
6. Cole um retângulo de papel branco grosso ou papel papiro (se armazenado por mais de 10 anos) em parte do nó.

Foto: costurando documentos em dois furos

Três buracos

O firmware de três furos começa com a preparação padrão de documentos. A seguir está o plano de ação:

• em seguida, passe a linha pelo orifício inferior na parte de trás dos documentos.

• retorne a agulha e a linha para o furo central pela parte frontal.

• os fios ficarão no verso, mas se um feixe volumoso estiver sendo costurado, o processo pode ser repetido.
• amarre as pontas do fio, a ponta restante deve ter cerca de 7 a 8 cm de comprimento.

• cole um retângulo de papel no nó indicando os dados básicos.

• Coloque um carimbo e uma assinatura no retângulo colado.

Quatro buracos

A costura de quatro furos é a mais confiável. Geralmente é assim que os documentos armazenados em grandes volumes são lacrados.

O algoritmo de ações é o seguinte:

1. Faça quatro furos seguindo os requisitos padrão.
2. Comece a costurar a partir do segundo furo superior.
3. A linha é inserida no furo superior.
4. Em seguida, a linha é passada pelo segundo furo e depois pelo terceiro.
5. A linha é direcionada através do quarto furo para a parte de trás do feixe a ser bainhado.
6. Finalmente, a agulha é inserida na terceira punção pela parte frontal.

A aparência de costurar documentos em quatro furos na prática pode ser vista nas fotos abaixo.

Concluindo o firmware

O processo de firmware é concluído com a selagem da unidade e a certificação. Para isso, use um retângulo de papel papiro (papel branco comum para documentos com prazo de validade curto).

Vídeo: como costurar documentos corretamente usando linha e agulha

A folha é colada de forma que parte do nó fique bem visível e as pontas dos fios fiquem penduradas livremente. Depois que a cola secar bem, é feita uma inscrição de certificação no pedaço de papel colado (pode-se colar uma folha com a inscrição finalizada).

A inscrição fica assim:

“Folha costurada, numerada, assinada e lacrada ___ (________) ___”

Exemplo de carta de certificação