8.6. Planejando o horário de trabalho nas empresas

Numa empresa, o planeamento do tempo de trabalho resume-se à determinação dos recursos do tempo de trabalho e da sua distribuição; jornada de trabalho. Para o efeito, são desenvolvidos o balanço da empresa e o saldo do tempo de trabalho de um trabalhador (Tabela 14).
Os saldos de tempo de trabalho podem ser planejados ou relatados (reais). Com a ajuda deles, é possível identificar reservas para aumentar a produtividade do trabalho através de uma utilização mais racional do tempo de trabalho.
O saldo é calculado em dias úteis e, a seguir, para equilibrar recursos e custos de jornada de trabalho, os dias são recalculados (homem-hora).

No planejamento são consideradas apenas as ausências permitidas por lei (licenças normais e complementares, licença maternidade, licença para estudo, ausências por doença, relacionadas ao exercício de funções estatais e públicas). Outras ausências não são planejadas, mas são consideradas no saldo de jornada de trabalho reportado.
O cálculo do saldo do tempo de trabalho em dias corridos, fins de semana e feriados é simples e dispensa explicações, mas na determinação das restantes componentes do saldo surgem dificuldades metodológicas bem conhecidas.
As razões para a perda de tempo de trabalho podem ser “folgas” para evitar que os trabalhadores fiquem ociosos quando não há trabalho; inconsistência nos horários de funcionamento das empresas comerciais, domésticas e industriais; deficiências no sector dos serviços; desvio de trabalhadores durante o horário de trabalho para participação em esportes e outros eventos; absenteísmo e tempo de inatividade.
Refira-se que o número de horas de trabalho perdidas por absentismo ocupa actualmente um lugar insignificante na balança do tempo de trabalho - a maior parte do tempo de trabalho perdido é causado por tempos de inatividade devido a deficiências na organização da produção e do trabalho: falta de trabalho ; falta de materiais, matérias-primas, ferramentas; mau funcionamento do equipamento; esperando para levantar veículos, etc.
Além do tempo de inatividade, também podem existir custos improdutivos de tempo de trabalho: compras de materiais, matérias-primas e ferramentas; consertar o casamento; realizar trabalhos não previstos em tarefas e tecnologia.
Para eliminar estes fenómenos negativos, a gestão da empresa e de todas as suas unidades deve necessariamente identificar os montantes absolutos e relativos de tempo de trabalho perdido, as tendências da sua evolução, as causas e estrutura das perdas, e desenvolver um plano de acção contendo propostas destinadas a melhorar a utilização do tempo de trabalho.
A economia no número de trabalhadores devido à redução do tempo de trabalho perdido é calculada pela fórmula:

onde E r - economia no número de trabalhadores, %; Em b, Em p - perdas de tempo de trabalho nos períodos base e planejamento, %.
Se o tempo de trabalho anual de um trabalhador no período base (F b) foi, digamos, 228 dias, e no período de planejamento (F p) - 232 dias, então o aumento na produção anual no período de planejamento (P p) pode ser determinado pela fórmula.

Tenho certeza que cada um de vocês já percebeu muitas vezes: vocês parecem estar trabalhando pra caramba o dia todo, incrivelmente ocupados com alguma coisa, mas no final do dia, pensando no que conseguiram fazer hoje, percebem com grande surpresa que não há resultado significativo.

Como o russo médio passa o dia? Acordei, comi (se já tiver o que comer). Fui trabalhar pensando: “Hoje é um dia importante. Tudo precisa ser feito hoje! Cheguei, sentei na minha mesa e olhei para o monitor: Então, senhor, por onde melhor começar...?. Eu deveria verificar meu e-mail... e entrar em contato por um minuto no caminho... Duas horas se passaram. Lembrei-me que tinha que trabalhar. Eu tinha acabado de começar a trabalhar quando de repente os homens me chamaram para fumar, fui com eles e meia hora passou despercebida pela conversa. E aqui já é quase almoço, não adianta se estressar, porque depois do almoço dá bastante tempo, você vai ter tempo para fazer tudo. Depois do almoço, o chefe de repente me mandou para uma reunião com sócios. Você chega no escritório à noite, percebe que não teve tempo de fazer nada, fica até tarde no trabalho para terminar tudo. De repente você lembra que hoje é aniversário de algum ente querido, você liga para ele, dá os parabéns e diz que não vem, porque... Muito trabalho. Você chega do trabalho, sem humor, cansado como um cachorro, toma umas garrafas de cerveja para melhorar o humor. Não há vontade de brincar com os filhos e agora não é o melhor momento para ficar com a esposa (marido). Ele ligou a TV e logo desmaiou na cadeira sem nem terminar a cerveja. E assim, dia após dia...

Espero que você esteja aproveitando ao máximo o seu dia. No entanto, muitas pessoas vivem todos os dias assim. Naturalmente, o que dei como exemplo é uma pequena parte do que realmente acontece com as pessoas. Existem muitos outros efeitos colaterais. E tudo devido ao fato de uma pessoa viver o hoje e gastá-lo conforme as circunstâncias surgem. Assim, a produtividade, tanto no trabalho como em casa, é próxima de zero. Felizmente, há uma saída. O planejamento diário do seu dia o ajudará a aumentar sua produtividade.

Planejamento diário do seu tempoé parte integrante de qualquer pessoa de sucesso. Afinal, quando uma pessoa sempre sabe o que quer e o que precisa ser feito em determinado momento, ela consegue fazer muito mais do que alguém que passa o dia “como acontece”.

Darei dez regras básicas, a partir das quais você poderá criar o seu próprio rotina do dia de trabalho tão eficientemente quanto possível. Claro, isso não é uma panacéia, e todos podem editar seu diário de acordo com seus pontos fortes, quantidade de trabalho, velocidade de conclusão da tarefa, padrões de sono, descanso, etc.

PLANEJANDO SEU TEMPO. 10 REGRAS.

1. Tente seguir o princípio 70/30.
É impraticável planejar absolutamente todo o seu tempo, porque... neste caso, suas ações divergirão completamente de sua programação. E “aprisionar” completamente o seu tempo em um diário levará ao fato de que você estará dentro de limites muito rígidos e se sentirá constantemente como uma espécie de robô cuja vida inteira é planejada minuto a minuto.

A solução ótima é planejamento 70% do seu próprio tempo. Concordo, alguns eventos são difíceis de prever e quase todos os dias há um certo “efeito surpresa”, por isso você deve sempre deixar algum tempo livre. Ou, opcionalmente, faça uma certa reserva em cada período de tempo.

2. Faça um plano para o dia seguinte.
Planejar o dia seguinte no final do dia é louvável, mas para não esquecer de nada, anote tudo o que fizer. Separe as coisas por importância, dividindo seu caderno em duas colunas. Na primeira, anote o que precisa ser feito imediatamente. Na segunda - que é menos importante e em caso de força maior pode ser adiada para outro dia.

Risque as tarefas e coisas que você concluiu, uma por uma. Isso servirá como um incentivo adicional para você e adicionará novas forças para resolver as tarefas restantes. Quanto menos tarefas você tiver, mais confiança terá de poder realizá-las.

No final de cada dia, na parte inferior, você pode adicionar uma inscrição como: "Viva! Eu consegui”, “Estou ótimo! Mas isso é só o começo!”, “Consegui fazer tudo! Eu sou legal! Mas ainda há muito a fazer!”. Esta inscrição também irá estimulá-lo desde a manhã a atingir seus objetivos e ao mesmo tempo não relaxar.

3. Tente concluir a maioria dos seus planos antes do almoço.
Quando você percebe no meio do dia que a coisa mais importante do dia já foi feita e já ficou para trás, fica muito mais fácil concluir as tarefas restantes. Aproveite o horário de almoço para cuidar de assuntos pessoais (ligar para parentes, atender ligações perdidas, discutir questões de empréstimos com o banco, pagar contas, etc.). Deixe o mínimo para a noite (negociações com o desenvolvedor, idas ao salão, compras, exercícios na academia).

4. Inclua minutos de descanso em cada hora de trabalho.
Regra obrigatória para todos. Quanto mais você descansar, mais produtivas serão suas atividades. Cada um escolhe o esquema mais conveniente para si, mas dois esquemas funcionam especialmente bem: 50 minutos de trabalho / 10 minutos de descanso ou 45 minutos de trabalho / 15 minutos de descanso.

Durante o relaxamento, não é necessário fumar bambu e cuspir no teto enquanto está deitado no sofá. Afinal, esse tempo pode ser gasto de forma útil. Faça um aquecimento: faça flexões, flexões, fique de cabeça para baixo (se o espaço permitir), faça exercícios para pescoço e olhos. Coloque seu espaço de trabalho em ordem, limpe sua casa ou escritório, leia um livro, dê um passeio ao ar livre, faça ligações agendadas, ajude seus colegas (família, se você trabalha em casa) em alguma coisa, etc.

5. Tente criar um planejamento realista.
Não se sobrecarregue com tanto trabalho que você não consegue realizar. Não vá ao extremo do planejamento excessivo (como se você pudesse lidar com qualquer montanha) e planeje apenas o volume de tarefas que você pode realizar de forma realista.

Por favor, não confunda planejamento com metas. Seus objetivos podem ser supergrandiosos; em princípio, deveriam ser assim. Mas para atingir estes objectivos no menor tempo possível, deve haver um planeamento realista e competente das tarefas. Isso absolutamente não significa que você tenha que trabalhar duro todos os dias para atingir seu objetivo o mais rápido possível. É melhor fazer uma coisa em pequenas porções todos os dias do que fazer a mesma coisa do início ao fim do dia de forma caótica e apressada. Assim, você não ficará exausto e o alcance de seus objetivos ocorrerá sem problemas.

Além disso, no final de cada dia, adicione uma coluna “O plano é concluído em ____%” e insira aí a porcentagem de suas tarefas concluídas hoje. Isso servirá como um estímulo adicional para você e também lhe dará a oportunidade de comparar resultados e fazer os ajustes apropriados no futuro, ao planejar seu tempo.

Tente todos os dias superar o plano, pelo menos não muito. Aqueles. tente cobrir adicionalmente as tarefas que não foram indicadas no plano. Naturalmente, a sua solução só deverá ser realizada depois de todas as tarefas planeadas já terem sido concluídas. Concordo, é bom observar a sua superprodutividade, olhando os números 105%, 110%, 115% ao final de cada jornada de trabalho.

6. Conclua tarefas grandes em pequenas partes.
Essa tática também é chamada de tática de “cortar salame”. Einstein também observou que a maioria das pessoas gosta de cortar lenha porque a ação segue imediatamente o resultado. Divida seus objetivos e projetos em pequenos pedaços e conclua-os durante um período de tempo bastante longo, reservando cerca de duas horas por dia para esse trabalho. Ao atingir a primeira meta intermediária, surgirão certos resultados que estimularão a conclusão das demais tarefas.

Por exemplo, considerarei a criação de um produto: você pode inserir estupidamente a linha “Criar um curso em vídeo” em seu diário todos os dias e trabalhar neste curso. Mas neste caso há várias grandes desvantagens:

• você não pode prever com antecedência o prazo para conclusão do seu curso
• todos os dias você não sabe exatamente onde deve continuar trabalhando no curso
• você não se sente satisfeito com seu trabalho até concluir o curso completamente

Se você dividir a criação do curso em muitas pequenas porções e fechá-las gradualmente, todas as desvantagens listadas poderão ser facilmente evitadas.

Aquelas tarefas cujo desempenho lhe causa, para dizer o mínimo, insatisfação, ou nas quais você é incompetente, sinta-se à vontade para delegar a outros especialistas, que realizam essas tarefas por diversão. Você economizará muito tempo e o trabalho planejado será feito de forma mais profissional.

7. Fique em silêncio por um tempo.
Muitas vezes acontece que uma TV no cômodo ao lado, um rádio que fica ligado o dia todo, a voz de alguém, as pessoas que passam por você, um prédio em construção na rua ao lado acabam se tornando tão irritantes que é simplesmente impossível se concentrar adequadamente em fazer coisas importantes. Em vez de resolver problemas específicos, sua cabeça se enche de meia-calça de 574 rublos, que seu funcionário comprou hoje, ou do último super mega hit de Justin Bieber, atualmente tocando no rádio.

Para realizar tarefas extremamente importantes é necessário saber trabalhar com tranquilidade, sem qualquer interferência externa. É neste caso que você poderá, com a máxima concentração, alcançar a maior produtividade e eficácia.

8. Coloque os itens de volta assim que terminar de usá-los.
Isso economizará muito tempo no futuro e também o ajudará a evitar confusão. Não é à toa que dizem: “Se você quer saber mais sobre o seu futuro companheiro, dê uma olhada na mesa dele. A ordem que está na sua mesa é a mesma ordem nos seus negócios.”

Aconselho você a jogar fora completamente todas as suas coisas velhas e desnecessárias, livrar-se do lixo desnecessário para que apenas o essencial para o trabalho fique sobre a mesa.

Mantenha as coisas em locais claramente definidos. Por exemplo, coloque todos os documentos em uma pasta ou caixa separada, mantenha também os recibos fixados em local determinado, canetas e lápis no local mais conveniente para uso. Felizmente, agora você pode comprar facilmente conjuntos, caixas e estojos especiais para resolver esse problema.

Faça isso e sinta o efeito incrível!

9. Livre-se de coisas que você não precisa.
Todos os estoques de coisas velhas deixadas para o caso de “e se forem úteis” não lhe trarão nada além de poeira e desordem extras. Além disso, acredita-se que as coisas que mandamos “para sucata” no mezanino, nas malas, embaixo do sofá, na despensa, no conjunto da cozinha carregam energia negativa.

Isso, como você entende, se aplica não apenas à área de trabalho, mas também ao trabalho e ao espaço doméstico em geral. Portanto, livre-se impiedosamente daquelas “coisas muito necessárias que você odeia jogar fora”. Recolha todas as mercadorias em um caminhão, leve-as para um aterro sanitário e queime-as. Se for mesmo uma pena, coloque tudo perto da entrada, quem precisa vai desmontar rapidamente. Roupas e sapatos podem ser distribuídos para orfanatos e lares de idosos. Eles só ficarão gratos a você.

10. Leve um estilo de vida ativo e saudável.
Se você ainda não está muito familiarizado com esportes, ginástica, procedimentos aquáticos, alimentação adequada, etc., aconselho que acrescente alguns deles à sua rotina diária. Dou-lhe 100% de garantia de que ficará muito satisfeito com os resultados. O principal é que você não hesite e siga à risca o seu calendário esportivo. Você nem notará a rapidez com que sua saúde e condição física geral irão melhorar. Você também pode se livrar facilmente dos maus hábitos se definir uma meta e criar bons hábitos no lugar dos maus hábitos.

É preciso lembrar que o melhor sono é dormir antes da meia-noite, porque... Nesse período, seu corpo descansa e ganha força da melhor maneira possível. Em outras palavras, vá para a cama hoje, não amanhã.

Durma o suficiente, faça exercícios, alimente-se bem. Seu corpo agradecerá com boa saúde, alto nível de energia positiva e prontidão para atividades produtivas.

No final darei um exemplo da minha rotina para que vocês tenham algo para comparar. Não posso dizer que seja um polivalente perfeito. agendar para todos, mas pessoalmente estou completamente satisfeito com isso. Em comparação com a minha primeira rotina, houve ajustes mais de uma vez e no momento está assim...

PLANEJANDO PERFEITAMENTE SEU DIA DO MEU PONTO DE VISTA

Algumas notas sobre o plano:

• O rotina projetado para dias de semana (dias úteis) e não se aplica a finais de semana. No fim de semana deveria haver um plano, mas pensado especificamente para o descanso (tudo continua igual, grosso modo, apenas o Processo de Trabalho muda para Descanso), em casos extremos, alguns momentos de trabalho são transferidos para o fim de semana (caso algo não tenha sido feito no tempo ou algo mortalmente importante).
• Cada período de tempo é considerado com alguma margem. Desviar-se da rotina em 30 minutos é normal.
• A manhã de cada pessoa pode começar em um horário diferente. Acabei de mudar para um horário anterior para fazer mais e deu resultados positivos.
• O tempo que leva para sair de casa e voltar para o trabalho também pode ser diferente para cada pessoa. Eu escolhi o momento ideal para mim - quando os engarrafamentos na cidade já estavam diminuindo.
• Considero a leitura diária de literatura uma regra obrigatória para todos. Se o tempo não permitir ler no trabalho, leia no almoço, no ônibus, depois do trabalho, antes de dormir.
• Acontece que devido ao trabalho adicional você tem que ir para a cama muito mais tarde. Em qualquer caso, tente acordar de acordo com o seu horário, caso contrário sua rotina diária mudará constantemente, e isso não é bom.
• Nos fins de semana, você pode acordar mais tarde e ir para a cama mais tarde, mas também seguir um horário, acordar e ir para a cama no mesmo horário (por exemplo, uma ou duas horas mais tarde do que nos dias de semana).

Para planejar o seu tempo, você pode usar uma agenda, um bloco de notas, uma folha de papel comum, um caderno, diversos programas e aplicativos especiais. Pessoalmente, uso o Google Agenda, que é muito fácil de usar. Além de possuir diversas funções úteis, ele sincroniza com dispositivos móveis, o que significa que está sempre à mão, onde quer que você esteja. Em geral, o Google está fazendo grandes avanços na área de sincronização de aplicativos. Isso simplifica muito o trabalho quando todos os tipos de assistentes estão disponíveis em uma conta, que também estão sincronizados entre si. Não consigo mais imaginar trabalhar em um computador ou telefone sem Google Chrome, Agenda, YouTube, Drive, Tradutor, Google+, Maps, Analitics, Picasa e muitos outros serviços úteis. Também recomendo usar o super planner Wunderlist

Isso é tudo que eu queria contar para vocês hoje. Se você ainda não mantém um diário e não define metas para si mesmo, comece a fazê-lo imediatamente e continue fazendo isso constantemente! Espero que as 10 regras de ouro acima o ajudem a planejar seu tempo e que você comece a fazer muito mais.

O famoso especialista alemão em gestão L. Seiwert desenvolveu certas regras para planejar o tempo de trabalho:

1. Planeje sua jornada de trabalho em 60%, deixando 20% para solução de imprevistos e 20% para atividades criativas (por exemplo, desenvolvimento profissional).

Documente e controle cuidadosamente a utilização do tempo, o que permite ter uma compreensão clara do mesmo, determinando as necessidades futuras do mesmo e a sua correta distribuição.

3. Diferenciar as tarefas do próximo período em de longo, médio e curto prazo, definindo a prioridade das ações para resolvê-las.

4. Sempre termine o que começou de forma consistente.

5. Faça planos flexíveis.

6. Planeje o volume real de tarefas calculado de acordo com as capacidades da equipe.

7. Use formulários e cartões especiais para planejar o tempo.

8. Transfira automaticamente as tarefas não cumpridas para os planos do próximo período.

9. Reflita nos planos não apenas as ações em si, mas também os resultados esperados.

10. Estabeleça padrões de tempo exatos e forneça para esta ou aquela tarefa exatamente o tempo que ela realmente requer.

11. Implementar o princípio da autodisciplina, estabelecendo prazos exatos para a conclusão de todos os tipos de trabalhos.

12. Determine prioridades nos assuntos.

Como mostra a prática, os principais motivos da perda de tempo de trabalho são: 1) falta de clareza no estabelecimento de metas e na determinação de prioridades; 2) falta de planejamento do tempo de trabalho ou sua má organização; 3) baixo nível de disciplina dos subordinados; 4) liderança fraca, incapacidade de trabalhar com subordinados, parceiros e visitantes.

Planejar o tempo de trabalho é uma das principais tarefas de um gestor, assim como planejar as atividades da organização como um todo. Em nosso país, os gestores ainda não aprenderam a fazer isso e dedicam 4 vezes menos tempo a esse processo do que seus colegas americanos. Como observam os economistas ocidentais, o planeamento deve começar com uma declaração clara de objectivos. Para isso, é elaborada uma lista de tarefas e possíveis obstáculos que exigirão um tempo especial para serem superados. A análise desta lista no futuro permitirá ajustar o plano e eliminar pontos sem importância. Além disso, o planejamento do tempo permite que a gestão pense criticamente sobre suas próprias ideias e encontre formas eficazes de resolvê-las no prazo, criando uma certa reserva de tempo. O planejamento permite que o gestor se concentre no principal, levando em consideração os prazos e tempo para resolução dos principais problemas.

dacha Com o planejamento, a estrutura da jornada de trabalho melhora e surge a possibilidade de criação de um cronograma.

O plano prevê a solução dos problemas existentes de forma racional. Em primeiro lugar, planeja-se o trabalho com prazo fixo ou o trabalho mais trabalhoso e demorado. É indesejável adiar coisas desagradáveis, é melhor fazê-las antes dos outros. Em seguida, são planejados o trabalho de rotina e as tarefas diárias. Os últimos itens do plano são tarefas menores e ocasionais que não exigem muito tempo (ler a correspondência atual, passear pelos locais de trabalho). O principal é que durante o processo de planejamento seja definida uma data exata de conclusão.

Mas acontece que a próxima quantidade de trabalho planejada não pode ser concluída no prazo especificado e então é necessário adiá-la para uma data posterior.

A documentação cuidadosa do tempo e o monitoramento de seu uso são pré-requisitos para o planejamento. Existem vários tipos de planos de uso do tempo: longo prazo, médio prazo e curto prazo.

Com a ajuda de planos de longo prazo, é determinada a estrutura do tempo necessário para implementar os principais objetivos de vida, calculado ao longo de muitos anos, às vezes décadas.

Podem ser trabalhos relacionados com a obtenção de educação, progressão na carreira, etc. Os planos de médio prazo são anuais, nos quais é atribuído tempo para a resolução de grandes tarefas específicas de natureza produtiva.

Curto prazo - inclui um detalhamento do tempo para resolução de problemas que especifica planos de médio e longo prazo. Estes incluem: trimestralmente, mensalmente, de dez dias, semanalmente e diariamente. Começando pelos planos mensais, o tempo é calculado em horas. Entre os planos de curto prazo, o mais importante é o plano diário. Inclui não mais que uma dezena de problemas, entre os quais um terço são os principais, executados em primeiro lugar. Essas coisas, assim como as mais desagradáveis, costumam ser planejadas para a primeira metade do dia (pela manhã). Isso permite que eles sejam concluídos à noite. No plano diário, tarefas semelhantes são agrupadas em um bloco, o que economiza significativamente tempo e evita pular de uma tarefa para outra.

As pausas também são levadas em consideração no plano diário. São determinados com base no desempenho da pessoa e no tempo decorrido desde o início da jornada de trabalho. O cansaço aumenta com o aumento do tempo desde o início da jornada de trabalho, o que naturalmente reduz a produtividade de um gestor ou especialista.

No mundo moderno, ao desenvolver planos diários, são levadas em consideração as características dos biorritmos individuais. É necessário planejar a jornada de trabalho para que as horas mais difíceis caiam no “pico de desempenho”. Este “pico” para as “cotovias” ocorre nas primeiras horas da manhã, os “pombos” são mais activos a meio do dia de trabalho e as “corujas” são mais activas à noite.

O conhecimento de todas as técnicas e métodos de planejamento permite distribuir corretamente as tarefas em função de sua complexidade, dificuldade, responsabilidade, tensão na jornada de trabalho e alterná-las de maneira ideal.

A melhor opção para registrar um plano diário é apresentá-lo por escrito. Isso não permite que você ignore as tarefas nele incluídas, descarrega sua memória, disciplina e torna seu trabalho mais focado. Também é mais fácil analisar a implementação do plano através de registos.

O desenvolvimento (elaboração) do plano ocorre na noite anterior em várias etapas: são formuladas as tarefas (transferidas do plano mensal ou decenal, transferidas do plano do dia anterior, não resolvidas até o momento), as horas de trabalho necessárias para resolver eles são determinados, são deixadas “janelas” em caso de necessidade, resolver problemas urgentes, planejar intervalos de 5 a 10 minutos após cada hora de trabalho e destacar tarefas prioritárias.

O plano de trabalho do gestor é esclarecido pela manhã em conjunto com a secretária, levando em consideração novas circunstâncias que surjam repentinamente. Em geral, o plano diário deve ser flexível, ao mesmo tempo que deve respeitar claramente as normas relativas ao convite de pessoas (visitantes, realização de reuniões, etc.).

Breves conclusões sobre o capítulo

O tempo de trabalho é o fator de produção mais importante, cujo uso cuidadoso pode ter um efeito enorme. Mas esta atitude face ao tempo de trabalho baseia-se num estudo aprofundado da estrutura dos seus custos e na identificação das reservas não utilizadas.

A análise dos custos do tempo de trabalho é efectuada através de cronometragem e fotografias do tempo de trabalho, muitas vezes designadas por diagnóstico do tempo, o que permite identificar perdas significativas e identificar formas de melhorar a sua utilização.

Um grande papel na melhoria da utilização do tempo de trabalho é atribuído ao seu planeamento, que é uma das principais tarefas de um gestor. É o planejamento do tempo de trabalho que permite ao gestor se concentrar no principal, levando em consideração os prazos e o tempo de resolução das tarefas principais.

A padronização e o planejamento do tempo de trabalho dos executores e gestores aumentam significativamente a eficiência de sua utilização e têm melhor efeito nos resultados finais dos departamentos.

Para desempenhar adequadamente as suas funções e atingir os seus objetivos, de forma a delegar tarefas menos importantes, reduzir o seu número ou adiá-las, um gestor deve ter clareza sobre o seu orçamento de tempo e conjunto de tarefas. O planejamento é um projeto de processos de trabalho para o próximo período de tempo.

Regras básicas de planejamento de tempo:

1. Proporção (60:40).

A experiência mostra que é melhor traçar um plano apenas para uma determinada parte do tempo de trabalho (60%).

Eventos difíceis de prever, momentos de distração (“sumidouros” de tempo) não podem ser planejados totalmente sem reservas devido às especificidades do trabalho do gestor, que reside no fato de o gestor passar aproximadamente metade da jornada de trabalho longe do local de trabalho , porque o trabalho exige interação com as pessoas, troca de informações. Você deve sempre deixar uma certa porcentagem de tempo como reserva para visitantes inesperados, conversas telefônicas, crises ou caso subestime a duração de algumas tarefas, mas ao mesmo tempo tente reduzir o número de perdas de tempo.

2. Reunir tarefas – um plano de ação.

Para fazer um bom planejamento de tempo, é importante ter sempre uma ideia das próximas tarefas. É aconselhável dividi-las em tarefas de longo, médio e curto prazo, definir a sua prioridade e agir de acordo com ela.

3. Regularidade - sistematicidade - consistência.

Você precisa trabalhar em planos de tempo regular e sistematicamente, concluindo consistentemente o trabalho que iniciou.

4. Planejamento realista.

Aqueles. Você precisa planejar apenas um volume de tarefas que possa realizar de forma realista.

5. Reabastecimento de tempo perdido.

É melhor recuperar o tempo perdido o mais rápido possível, por exemplo, é melhor trabalhar mais à noite do que compensar o que foi perdido no dia anterior no dia seguinte.

6. Registrar resultados em vez de ações.

É preciso registrar resultados ou metas nos planos, e não apenas quaisquer ações, para que os esforços sejam inicialmente direcionados diretamente para o alcance da meta. Isso ajudará a evitar atividades não programadas.

7. Estabelecimento de padrões temporários.

A experiência mostra que, via de regra, dedica-se ao trabalho tanto tempo quanto o disponível. Portanto, é necessário definir padrões de tempo exatos, prever no plano exatamente tanto tempo para esta ou aquela tarefa quanto ela realmente requer.

8. Prazo.

Para evitar procrastinação e adiamento, você deve definir prazos precisos para todas as atividades.

9. Reprocessamento - nova verificação.

O plano deve ser constantemente reelaborado e verificado novamente do ponto de vista de se determinadas tarefas podem ser concluídas integralmente.

10. Coordenação de planos temporários.

Para implementar seus planos com mais sucesso, o gestor precisa coordená-los com os planos de outras pessoas (secretária, chefe, subordinados, colegas).

MA Lukashenko, Doutor em Economia, Professor, Vice-Presidente da Universidade Financeira e Industrial de Moscou "Sinergia", consultor especialista líder da empresa "Organização do Tempo"

Planeje efetivamente seu tempo de trabalho

Certa vez, conversando com um diretor geral extremamente ocupado, ouvi dele uma frase maravilhosa: “Não perco um minuto. Até almoço só com o contador-chefe para resolver todos os problemas acumulados.” Naquele momento, senti um sentimento misto de compaixão e admiração pelo contador-chefe. Afinal, durante o suado almoço, ele não consegue relaxar e fazer uma pausa.

É sabido que o trabalho do contador é muito difícil, responsável e estressante. E, via de regra, há muito disso. Portanto, a maioria dos contadores é filosófica sobre o fato de que muitas vezes precisam ficar até tarde ou trabalhar nos finais de semana para ter tempo de fazer tudo. Mas não existem milagres no mundo e, com o tempo, a sobrecarga constante se faz sentir pela fadiga crônica. E para uma pessoa cansada, mesmo o seu trabalho preferido não é uma alegria.

No entanto, existem ferramentas de gestão de tempo que podem tornar o seu trabalho muito mais fácil, previsível e gerenciável. Com a ajuda deles, você poderá realizar todas as tarefas planejadas e ainda assim voltar para casa na hora certa. Este artigo é dedicado a eles.

Como fazer uma lista de tarefas de trabalho

Você já ouviu o ditado “A memória mais nítida é mais burra que o lápis mais cego”? Caso contrário, leve isso em consideração, pois reflete o princípio fundamental da gestão do tempo - o princípio da materialização. Diz: “Não guarde nada na cabeça, escreva tudo e em um lugar conveniente, para encontrá-lo imediatamente, e na forma correta, para que depois de algum tempo você possa se entender.” Conseqüentemente, todas as ferramentas de planejamento baseiam-se não em tentar lembrar as tarefas necessárias, mas em anotá-las imediatamente.

Fazer listas de tarefas simples é a maneira mais confiável e eficaz de não esquecer de nada e realizar tudo. Você pega um pedaço de papel e anota tudo o que precisa fazer hoje. Ao mesmo tempo, você deve priorizar todas as tarefas – das mais importantes às menos importantes. E eles devem ser executados estritamente em ordem. Então, ao final do dia de trabalho, você terá a garantia de realizar as coisas mais importantes e poderá decidir se vale a pena ficar até tarde no trabalho nas tarefas restantes.

Formulamos corretamente o que precisa ser feito

Ao fazer uma lista de tarefas, é aconselhável usar um formulário de registro orientado a resultados. Imagine que durante a próxima semana você escreveu para si mesmo: “Ivanov, acordo”. Uma semana se passou, durante a qual muitos eventos diferentes aconteceram com você. E quando você vê esta entrada novamente, por toda a sua vida, você não consegue se lembrar do que quis dizer, de que tipo de acordo estamos falando e o que precisa ser feito com ele: pegar, redigir, assinar, rescindir... Portanto, em sua entrada você deve ter um verbo denotando a ação em si mais seu resultado. No nosso caso, você precisa anotar: “Enviar o contrato de empréstimo nº …” para Ivanov para aprovação.

Planejamos o futuro

Com a ajuda de listas de “negócios”, você pode organizar não apenas o planejamento de curto prazo, mas também de médio e até longo prazo. Para fazer isso, você precisa criar três listas diferentes de tarefas - para o dia, para a semana e para o mês (trimestre, semestral, etc.). Observe que estamos falando de tarefas que não estão vinculadas a um horário específico. Por exemplo, você pode coletar relatórios de viagem de negócios em qualquer dia da semana seguinte; isso não precisa ser feito estritamente na segunda-feira, às 12h.

O principal truque desta técnica é revisar regularmente as listas e mover tarefas de uma para outra. Ao mesmo tempo, você deve revisar diariamente a lista de tarefas da semana. Você move as tarefas que estão “maduras” para serem concluídas no dia seguinte para a lista de tarefas do dia. “Não maduro” - deixe-os onde estavam. E você olha a lista de tarefas de longo prazo uma vez por semana, por exemplo, na sexta-feira. Você move as coisas que precisam ser concluídas na próxima semana para a lista apropriada. Dessa forma, você não se esquecerá das tarefas que precisam ser concluídas não imediatamente, mas mais tarde.

Aliás, o movimento inverso também é verdadeiro. Afinal, um contador diligente geralmente tenta incluir mais coisas em sua lista diária. Ao mesmo tempo, tem consciência de que não conseguirá completar fisicamente todos, mas espera o melhor. Qual é o resultado? Uma pessoa sai do trabalho com assuntos inacabados, formando em si um complexo de perdedor. Mas você precisa fazer o oposto - planejar quantas tarefas puder realizar facilmente em um dia e voltar para casa com uma sensação de realização.

A melhor técnica de planejamento é implementada usando o MS Outlook. Usando o painel "Tarefas", você pode criar listas de tarefas atribuindo-lhes uma categoria específica - "Dia", "Semana" ou "Mês". E configure o agrupamento de tarefas de acordo com essas categorias (veja a ilustração abaixo). Então você pode facilmente transferir tarefas de uma lista para outra em um segundo, apenas alterando sua categoria. No entanto, esta técnica pode ser implementada perfeitamente em um diário e em quadros de planejamento.

Cada tarefa tem seu tempo

Agora me diga, já aconteceu com você que você acidentalmente conheceu a pessoa que você precisa, para quem você tem algumas perguntas importantes, mas no momento do encontro elas, por sorte, saíram da sua cabeça ? E provavelmente seus colegas costumam ligar para você dizendo: “Eu queria te contar uma coisa, mas esqueci... Ok, vou lembrar e te ligo de volta”.

Temos muitas tarefas que precisam ser realizadas não em um determinado horário, mas sob certas condições. Por exemplo, quando conseguimos pegar o diretor, precisamos assinar todos os documentos com ele, discutir o relatório, resolver questões de descomissionamento de equipamentos, etc. . Isso significa que não sabemos onde anotar tais tarefas, pois é impossível vinculá-las a um horário específico. Necessário aqui contextual técnica de planejamento. É quando se observa um conjunto de condições favoráveis ​​​​à execução de uma determinada tarefa.

Um dos nossos contextos é lugar. Por exemplo, quando estou na repartição de finanças, inscrevo-me para uma reconciliação. Quando viajo a negócios, passo na nossa filial ao mesmo tempo. Ou seja, as tarefas estão vinculadas a um determinado local.

Outro contexto é Pessoas. Todos nós periodicamente temos assuntos vinculados a certas pessoas. Por exemplo, quando encontro o cliente N, preciso discutir com ele uma nova tabela de preços e uma prorrogação do contrato. Outros contextos são circunstâncias, externo e interno. Exemplos de circunstâncias externas: quando o patrão está de bom humor, quando sai tal ou tal lei. As circunstâncias internas são, por exemplo, uma forte onda de inspiração ou, inversamente, uma relutância em trabalhar.

Planejamento contextual: várias técnicas

Aqui voltamos novamente às nossas listas de tarefas, só que agora as agrupamos por contexto. Por exemplo, criamos seções no diário para contextos típicos. Digamos que chamamos uma das seções de “Banco” e listamos todos os problemas que precisam ser resolvidos enquanto estivermos no banco. Ou, por exemplo, “Projeto XXX” – e havia uma lista de dúvidas que precisam ser esclarecidas sobre o projeto. O principal é não esquecer a tarefa na hora certa.

E existem muitos desses métodos de planejamento contextual. Por exemplo, você escreve em um post-it as perguntas que realmente precisa fazer em uma reunião e coloca esse pedaço de papel no estojo de óculos. Ao mesmo tempo, você sabe que a primeira coisa que faz em qualquer reunião é tirar e colocar os óculos. Assim, as questões para discussão serão lembradas.

Você pode preparar pastas de contexto para diferentes ocasiões. Por exemplo, você sabe que em um ano seu escritório será reformado com janelas de reposição. Crie uma pasta “Reparos” e coloque nela todos os artigos “contábeis”, cartas do Ministério da Fazenda e da Receita Federal sobre o assunto, etc. Acredite, na hora de levar em conta os custos de reparos, o conteúdo de a pasta será de grande ajuda para você e economizará muito tempo.

Ao agendar usando o MS Outlook, as categorias atribuídas às tarefas podem ser usadas como contextos. Por exemplo, você pode criar categorias “Chefe”, “Banco”, “Imposto”, “Projeto XXX”, etc. E quando surgirem determinadas tarefas, adicione-as imediatamente à categoria desejada. Quando seu chefe ligar para você, você pode abrir a categoria “dele”, ver todas as tarefas associadas a ela e resolvê-las rapidamente.

Contador, você está pronto para mudanças nas circunstâncias? Sempre pronto!

Na prática empresarial, a mudança repentina de tarefas é uma ocorrência comum e certamente deprimente. No entanto, podemos planejar as coisas de forma que as mudanças causem interrupção mínima ou nenhuma interrupção em nossos planos. Para fazer isso, é conveniente usar o algoritmo de planejamento rígido-flexível. Envolve dividir nossas tarefas diárias em três tipos.

Primeiro tipo- Esse tarefas difíceis cuja execução está vinculada a um horário específico. Seu planejamento é normal - simplesmente os anotamos na grade horária do diário. Por exemplo, às 10 horas - uma reunião, às 12 horas - ligue para a segurança social, às 17 horas - uma reunião.

Segundo tipo - tarefas flexíveis, não vinculado ao tempo. Por exemplo, você precisa escrever uma carta de apresentação para esclarecimentos. E não importa quando você faz isso: às 11 horas da manhã ou às 3 horas da tarde. O principal é hoje.

E finalmente, terceiro tipo- Esse tarefas orçamentadas, exigindo um orçamento de tempo. Por exemplo, faça um balanço de 9 meses. É claro que isso não é questão de um minuto, você precisará de pelo menos alguns dias.

O princípio de uma abordagem rígido-flexível para o planejamento diário é não incluir na programação do relógio aquelas tarefas que não estão estritamente vinculadas a um horário específico. Para fazer isso, dividimos a página do nosso diário ao meio verticalmente.

(1) Registramos apenas tarefas difíceis na grade do relógio. Também colocamos aqui as tarefas orçadas, alocando o orçamento de tempo necessário para elas.

(2) No lado direito do diário escrevemos uma lista de todas as tarefas flexíveis, classificando-as por prioridade.

Assim, temos diante dos nossos olhos toda a imagem do dia. Sabemos quais casos difíceis estão à nossa frente e em que momento. Entendemos quais tarefas demoradas precisam ser realizadas e temos tempo reservado para elas. Ao mesmo tempo, vemos claramente o tempo livre e lidamos com calma com tarefas flexíveis. Se surgirem novas tarefas, podemos simplesmente reconsiderar as prioridades e, se necessário, alterar a sequência das tarefas. Mas em geral o plano não muda.

Para resumir o planejamento do dia, vamos destacar as regras básicas.

1. No início da jornada de trabalho, reserve de 5 a 10 minutos para planejar tarefas. O ideal é que sejam planejados à noite. Mas nem sempre isso dá certo; além disso, no dia anterior podemos não saber de alguns assuntos urgentes. Portanto, à noite você pode traçar um plano aproximado para o dia e, quando chegar ao trabalho, verifique com calma se surgiu algum assunto urgente.

2. Incluímos apenas tarefas difíceis na grade de tempo.

3. Um plano diário elaborado de forma que todas as linhas da agenda sejam ocupadas já é cansativo e incômodo. Portanto, a quantidade de tempo planejado não deve ultrapassar 70% do tempo total de trabalho. Reservamos 30% para imprevistos. Procure ter mais “ar” no seu plano, ou seja, tempo de reserva. Quanto maior for, maior será a probabilidade de o plano ser concluído e ao mesmo tempo você permanecer com boa saúde e bom humor.