Surat permintaan- salah satu opsi paling umum untuk korespondensi bisnis. Di kalangan pengusaha, surat-surat seperti itu digunakan ketika perwakilan dari satu organisasi beralih ke organisasi lain dengan permintaan layanan. Pesan tersebut dapat digunakan dalam situasi yang sangat berbeda, misalnya, ketika Anda perlu mendapatkan informasi tentang produk, melihat sampel produk, bertemu dengan pelancong bisnis, menyetujui beberapa tindakan, dll.

Aturan penulisan surat permintaan

Kami meminta perhatian Anda untuk mengunduh templat umum untuk dokumen semacam itu:

FILE

Surat permintaan, karena alasan yang jelas, tidak mempunyai bentuk yang baku, namun meskipun demikian merupakan bentuk dokumen resmi. Oleh karena itu, dalam menyusunnya harus berpegang pada norma-norma tertentu yang ditetapkan oleh aturan kerja kantor dan etika bisnis. Sebelum melanjutkan langsung ke aturan dasar penyusunannya, perlu dicatat bahwa ini dapat ditujukan baik kepada sekelompok orang (misalnya, manajer, karyawan departemen akuntansi, pengacara, dll.) dan kepada penerima tertentu.

Seperti dokumen lainnya, surat ini harus memuat bagian pengantar, yaitu:

• informasi tentang perusahaan pengirim yang mengajukan permintaan dan perusahaan yang dituju;
• alasan banding (“karena keterlambatan”, “sehubungan dengan penerimaan”, “berdasarkan hasil”, dll.);
• referensi ke dasar (“berdasarkan kesepakatan lisan”, “berdasarkan negosiasi”, “berdasarkan percakapan telepon”, dll.);
• tujuan banding (“untuk menyelesaikan masalah”, “untuk menghindari konflik”, “untuk menghilangkan pelanggaran”, dll.).

Diikuti oleh bagian utama berhubungan langsung dengan permintaan tersebut. Itu harus diungkapkan dengan menggunakan bentuk turunan apa pun dari kata kerja "bertanya" ("kami meminta Anda", "kami membuat permintaan", dll.), dan karena pesan tersebut, bagaimanapun juga, merupakan petisi untuk beberapa jenis layanan, itu harus ditulis dengan cara yang hormat. Ada baiknya jika permintaan tersebut diawali dengan pujian (“mengetahui peluang besar Anda”, “mengagumi bakat organisasi Anda”, dll.).

Apabila surat itu memuat beberapa permintaan sekaligus, maka harus dicantumkan dalam alinea atau alinea tersendiri.

Aturan korespondensi antar organisasi yang tidak terucapkan menyatakan bahwa tanggapan terhadap permintaan multi-tahap juga dapat dikirim dalam satu pesan, dengan komentar terpisah pada setiap item. Perlu dicatat bahwa jenis korespondensi ini mengurangi jumlah alur kerja dan, oleh karena itu, mengurangi waktu untuk membaca dan memproses surat-surat tersebut.

Jika surat itu bermaksud menerima tanggapan dalam jangka waktu tertentu, maka hal itu harus dicantumkan sebenar-benarnya dalam teks pesan.

Biasanya, sekretaris organisasi mengirim dan menerima surat (di perusahaan besar, seluruh departemen melakukan hal ini). Setelah disusun atau dibaca, mereka meneruskannya kepada pimpinan perusahaan untuk ditinjau. Pengecualian adalah pesan yang ditandai "rahasia" atau "di tangan secara pribadi" - surat tersebut dikirim langsung ke penerima.

Petunjuk untuk menulis surat permintaan

Karena pesan ini merupakan bagian dari korespondensi perusahaan, maka penulisnya harus disebutkan terlebih dahulu, yaitu: nama perusahaan pengirim, alamat sebenarnya dan nomor telepon untuk komunikasi. Maka Anda perlu memasukkan data tentang penerima: juga nama perusahaan dan penerima spesifik. Lebih jauh di tengah baris, Anda dapat langsung menunjukkan bahwa ini adalah surat permintaan (tetapi ini tidak perlu).

Bagian selanjutnya dari surat ini berhubungan langsung dengan permintaan tersebut. Sebelumnya, diinginkan untuk membuktikannya dan baru kemudian mengungkapkan inti dari permintaan tersebut. Pada bagian akhir surat harus ditandatangani (sebaiknya dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau orang yang berwenang dan dipercaya), serta tanggal pembuatan dokumen tersebut.

Cara mengirim surat

Surat itu dapat dikirim melalui email atau faks - cepat dan nyaman, tetapi pengiriman konservatif melalui Russian Post akan memungkinkan Anda meresmikan surat itu dengan cara yang solid dan menarik. Misalnya, Anda dapat membuat permintaan secara tertulis dengan tulisan tangan kaligrafi yang indah atau mencetak teks di atas kertas yang bagus dan mahal.

Perhatian terhadap hal-hal sepele seperti itu akan memperjelas kepada lawan bicara betapa hormatnya lawan terhadapnya, dan sekali lagi akan menekankan pentingnya permintaan tersebut. Satu-satunya hal yang perlu diingat adalah surat melalui pos biasa memakan waktu lama, sehingga pesan harus dikirim terlebih dahulu agar dokumen sampai ke penerima tepat waktu.

Setelah mengirim surat

Pesan ini, seperti dokumen lainnya, harus didaftarkan dalam jurnal dokumentasi keluar. Demikian pula penerima surat mencatat kedatangan surat menyurat. Jika terjadi kesalahpahaman dalam hubungan bisnis, memperbaiki fakta pengiriman dan penerimaan surat akan membantu menyelesaikan situasi dengan cepat.

Contoh pembuatan surat permintaan beserta penjelasannya

Jadi, kita tahu bahwa surat permintaan adalah surat yang berisi permintaan kepada penerimanya. Tujuan dari teks tersebut adalah untuk mendorong penerima agar melakukan suatu tindakan yang bermanfaat bagi pengirim. Surat itu harus berisi permintaan yang dirumuskan, alasannya. Sebaiknya rumusan permintaan sedemikian rupa sehingga dapat memberikan alasan mengapa akan bermanfaat bagi penerima untuk memenuhi permintaan tersebut. Pengirim tidak hanya harus mengetahui aturan penyusunan teks, tetapi juga memperhatikan nuansa psikologis. Selanjutnya, pertimbangkan contoh templat tertentu, tergantung pada situasinya.

Surat permintaan alokasi dana

Surat itu dibuat dalam hal diperlukan alokasi dana dari negara, sponsor, perseorangan.

Dari LSM "Bantuan untuk Pensiunan"
Anggota Dewan Legislatif
Ivanov I.I.

Halo Ivan Ivanovich. Saya adalah perwakilan dari organisasi nirlaba "Bantuan untuk Pensiunan". Kami terlibat dalam membantu pensiunan lajang: kami membawakan makanan, membantu pembersihan dan perbaikan.

Organisasi kami telah berdiri selama 5 tahun. Sebelumnya, pendanaan kegiatan kami tanggung sendiri, namun karena berkembangnya LSM, dana mulai berkurang. Kami membutuhkan uang untuk menyewa tempat, membayar gaji karyawan, dan membeli peralatan.

Pada pertemuan Pemerintah baru-baru ini, presiden menyebutkan situasi sulit yang dihadapi para pensiunan dan menyatakan bahwa situasi tersebut perlu segera diubah. Dalam hal ini, saya meminta 200.000 rubel untuk kebutuhan Bantuan LSM untuk Pensiunan.

Hormat kami, Petrova A.A.

Penjelasan:

Teks di atas ditulis sesuai aturan. Dia punya:

• Nama NPO dan penjelasan kegiatannya.
• Permintaan uang, penjelasan kebutuhannya (uang diperlukan untuk sewa dan gaji).
• Sebutan Presiden. Penting untuk membenarkan manfaat sponsorship bagi pejabat tersebut. Apa yang membuat anggota parlemen tertarik? Dalam pertumbuhan karir. Bantuan organisasi akan membantu mencapai tujuan ini.

Jumlah dana spesifik yang dibutuhkan organisasi komersial juga ditunjukkan.

Surat permintaan penyediaan barang

Surat tersebut biasanya dikirimkan kepada rekanan perusahaan. Dalam teks tersebut, diinginkan untuk membenarkan keuntungan bersama bagi kedua perusahaan.

Ketua AAA
Ivanov I.I.
Dari pimpinan perusahaan BBB
Petrova B.B.

Halo Ivan Ivanovich. Kami ingin memesan satu set produk dari perusahaan Anda (sebutkan). Kami tertarik dengan produk Anda di pameran regional.

Jika Anda setuju, harap beri tahu kami ketentuan pengiriman dan ketentuan yang sesuai bagi Anda. Kami menjamin pembayaran tepat waktu. Kami berharap ini menjadi awal kerja sama yang saling menguntungkan.

Kontak kami: (sebutkan).

Hormat kami, Boris Borisovich.

Surat permintaan diskon

Biasanya, teks seperti itu dikirim ke pemasok perusahaan. Misalnya, sebuah organisasi menyelenggarakan pameran. Dia memiliki pemasok - percetakan yang memasok brosur, stand, buklet, dan lainnya. Biaya layanan cukup tinggi. Krisis datang dan menjadi sulit bagi perusahaan untuk membayar barang-barang percetakan. Ini mungkin menjadi alasan untuk meminta diskon.

Kepala perusahaan "Vostok"
Ivanov I.I.
Dari pimpinan perusahaan "Barat"
Petrova B.B.

Halo Ivan Ivanov. Organisasi kami terkena dampak krisis keuangan. Jumlah kontrak yang diselesaikan dengan kami menurun sebesar 20%. Sayangnya, krisis ini tidak hanya berdampak pada kami, namun juga pelanggan kami. Orang tidak dapat membayar layanan kami dengan jumlah yang sama seperti sebelumnya. Oleh karena itu, kami memberikan diskon tiket sebesar 25%.

Karena situasi keuangan yang sulit, perusahaan kami meminta diskon 15% kepada Anda untuk sisa enam bulan kerja sama berdasarkan kontrak.

Kami telah mengirimkan surat meminta diskon kepada semua pemasok kami. Jika 20% mitra kami memberi kami kondisi yang menguntungkan, perusahaan kami akan bertahan di masa-masa sulit dan tidak akan tutup. Kami sudah diberi diskon oleh tuan tanah dan perusahaan telepon.

Hormat kami, Boris Petrov.

Penjelasan:

Surat tersebut memuat poin-poin penting sebagai berikut:

• Penjelasan perlunya diskon.
• Indikasi jumlah pasti diskon, ketentuan.
• Indikasi tidak langsung bahwa jika printer tidak memberikan diskon maka perusahaan akan mengakhiri kontrak.

Teks harus ditulis sedemikian rupa sehingga surat dapat dibaca sampai akhir dan menyetujui syarat-syarat yang diajukan.

Surat permintaan pengurangan sewa

Sewa "memakan" anggaran sebagian besar organisasi. Pengurangannya memungkinkan perusahaan untuk tetap bertahan di masa-masa sulit. Surat itu harus dikirim ke pemiliknya.

Ketua Ditambah
Ivanov P.P.
Dari pimpinan perusahaan "Minus"
Petrova I.I.

Halo, Pyotr Petrovich. Perusahaan kami terkena dampak krisis keuangan. Daya beli konsumen menurun, pendapatan dunia usaha menurun. Dalam hal ini, kami meminta Anda untuk mengurangi sewa sebesar 10%.

Selama kerjasama kami, kami tidak pernah menunda pembayaran. Kami berharap Anda memberikan kelonggaran kepada kami, dan kami akan menjaga hubungan bisnis kami. Kami menjamin pembayaran sewa tepat waktu, meskipun kondisi keuangan sulit.

Hormat kami, Ivan Ivanovich.

Penjelasan:

Dalam surat tersebut, penting untuk disebutkan bahwa perusahaan sebelumnya telah memenuhi kewajibannya secara penuh. Pemilik rumah harus yakin bahwa pemilik rumah akan terus melakukan pembayaran. Penerima juga harus memahami bahwa jika dia tidak menyetujui persyaratan yang diusulkan, penyewa akan menolak jasanya.

Surat permintaan pembayaran utang

Hutang sangat sering muncul dalam interaksi antar perusahaan. Jika organisasi bermaksud untuk melanjutkan kerjasama dengan pihak lawan yang mempunyai utang, surat permintaan dikirimkan.

Ivanov I.I.

Sidorova P.P.

Ivan Ivanovich yang terhormat, kami meminta Anda melunasi hutang kepada perusahaan kami sebesar 200.000 rubel. Selama ini kami terus menjalin kerjasama dengan Anda, berharap dapat melanjutkan hubungan bisnis. Namun, kami kini terpaksa menghentikan sementara penyediaan layanan karena kurangnya pembayaran.

Jumlah utang Anda adalah 200.000 rubel. Silakan membayar paling lambat tanggal 1 Maret 2017. Jika utangnya tidak dilunasi, kami terpaksa menyelesaikan masalah tersebut di pengadilan.

Hormat kami, Pyotr Petrovich.

Penjelasan:

Surat itu harus mencakup hal-hal berikut:

• Jumlah persisnya yang terutang.
• Tanggal dimana hutang harus dibayar.
• Tindakan yang akan diambil perusahaan jika pembayaran tidak diterima.

Teks tersebut dapat menyebutkan keberhasilan kerjasama jangka panjang dengan organisasi. Itu harusnya sebuah permintaan, bukan tuntutan. Permintaan dibuat menurut template yang berbeda.

Surat permintaan penundaan pembayaran kepada pemasok

Organisasi tersebut memasok sejumlah produk kepada perusahaan, tetapi tidak membayarnya. Hutang telah terbentuk, tetapi debitur tidak mempunyai dana untuk membayarnya. Dalam hal ini, masuk akal untuk menulis surat permintaan penundaan.

Pimpinan perusahaan "Di mana uangnya"
Sidorov P.P.
Dari pimpinan perusahaan "Uang akan segera tiba"
Ivanova I.I.

Petr Petrovich yang terhormat, kami belum membayar hutang sebesar 200.000 rubel. Kami tidak menghindar dari hutang kami, namun saat ini kami tidak dapat melakukan pembayaran penuh karena kondisi keuangan yang sulit.

Selama 2 tahun kami telah menjaga hubungan bisnis yang sukses dengan Anda, kami tidak melewatkan tenggat waktu pembayaran. Hari ini kami meminta pembayaran cicilan. Perusahaan kami siap membayar utang dalam dua tahap:

• Kami akan menyetor 100.000 rubel paling lambat 1 Maret 2017.
• 100.000 rubel akan dibayarkan sebelum 1 April 2017.

Kami menjanjikan pembayaran tepat waktu kepada Anda. Terima kasih atas pengertian.

Hormat kami, Ivan Ivanovich.

Surat yang meminta pembayaran untuk organisasi lain

Hutang perusahaan dapat dibayar oleh organisasi lain. Tentu saja suatu badan hukum tidak akan membayar saham begitu saja. Biasanya surat permintaan dikirimkan kepada debitur perusahaan atau orang lain yang mempunyai kewajiban terhadap perusahaan.

Kepada pimpinan perusahaan "Uang akan segera tiba"
Ivanov I.I.
Dari pimpinan perusahaan "Di mana uangnya"
Sidorova P.P.

Ivan Ivanovich yang terhormat, Anda memiliki hutang kepada perusahaan kami sebesar 300.000 rubel. Organisasi kami juga memiliki hutang kepada perusahaan lain sebesar 200.000 rubel. Kami meminta Anda membayar hutang kami kepada kreditur sebesar 200.000 rubel. Sebagai imbalannya, kami akan memberikan Anda rencana cicilan untuk sisa hutang yang Anda minta sebelumnya. Terima kasih atas pengertian.

Hormat kami, Pyotr Petrovich.

Surat permintaan bantuan dalam menyelesaikan masalah tersebut

Perusahaan mana pun dapat menghadapi masalah kompleks yang tidak dapat diselesaikan tanpa bantuan dari luar. Surat permintaan bantuan dapat dikirimkan jika diperlukan, misalnya mengadakan acara. Aplikasi dikirim ke organisasi komersial, lembaga pemerintah.

Direktur AAA
Petrov B.B.
Dari organisasi publik
"Kami memberi yang baik"

Boris Borisovich yang terhormat, Saya adalah perwakilan dari organisasi publik "Memberi Kebaikan". Kami terlibat dalam mengatur dan mengadakan liburan untuk anak-anak panti asuhan.

Kami mohon bantuannya dalam mengatur perbekalan makanan untuk hari raya. Tentunya di acara tersebut kami akan menyebut Anda dan perusahaan Anda. Perayaan tersebut akan dihadiri oleh perwakilan DPR dan masyarakat.

Anda dapat menghubungi kami melalui telepon XXX

Hormat kami, Ivan Ivanovich.

Meringkas

Mari kita gabungkan semua aturan untuk menulis surat permintaan. Pertama, Anda perlu memperkenalkan diri, menceritakan tentang aktivitas Anda. Namun bagian pendahuluannya tidak boleh diperpanjang. Tujuan kami adalah mendorong penerima untuk membaca surat itu. Jika teksnya terlalu panjang, kemungkinan besar penerima tidak akan membacanya sampai akhir. Maka Anda harus mulai menyampaikan permintaan Anda. Diperlukan akurasi: indikasi syarat, jumlah dana. Penting untuk dipahami bahwa penerima harus merasakan manfaatnya. Oleh karena itu, surat tersebut harus menunjukkan mengapa akan bermanfaat bagi organisasi untuk memenuhi permintaan tersebut. Pada akhirnya, Anda perlu mengucapkan selamat tinggal dengan sopan dan tanpa menjilat.

Setiap pengusaha mungkin menghadapi situasi ketika ia tidak memiliki cukup uang untuk melunasi hutang kepada pemasok atas barang yang dikirim tepat waktu. Tidak diinginkan untuk merusak hubungan dengan pihak lawan, oleh karena itu lebih baik setuju dengannya untuk menunda pembayaran utang di kemudian hari daripada yang ditentukan dalam kontrak. Anda dapat memperingatkan pemasok tentang penundaan transfer uang yang akan datang dengan mengirimkan kepadanya surat penundaan pembayaran, contohnya dapat ditemukan di akhir artikel ini.

Apa fungsi surat

Surat penundaan pembayaran dikirimkan ke pemasok:

Itu merupakan pengakuan akan adanya hutang kepadanya.

Mengonfirmasi bahwa pembeli tidak mempunyai niat untuk menyembunyikan atau mencoba mempermasalahkan keberadaan pasokan produk yang belum dibayar.

Mengonfirmasi jumlah jumlah yang akan ditransfer ke pemasok.

Mengonfirmasi fakta telah dibuatnya kesepakatan antara organisasi atau pengusaha perorangan.

Ciri-ciri surat penundaan pembayaran

Surat penangguhan pembayaran dibuat untuk menyelesaikan permasalahan yang timbul jika suatu entitas ekonomi tidak mampu membayar kembali kewajibannya kepada pihak lawan. Dalam teks surat tersebut, subjek yang penyerahan barangnya belum dibayar memberitahukan kepada pasangannya bahwa ia akan melunasi kewajibannya yang ada dalam jangka waktu tertentu.

Peraturan perundang-undangan tidak menetapkan bentuk standar dokumen ini. Kami hanya dapat memberikan rekomendasi mengenai struktur surat dan pokok-pokok yang harus dicantumkan di dalamnya agar surat tersebut mempunyai kekuatan hukum. Setiap organisasi dapat secara mandiri mengembangkan bentuk penulisan standarnya sendiri untuk digunakan. Disarankan untuk membuat dokumen dengan kop surat perusahaan.

Surat tersebut dapat dikirimkan baik atas inisiatif debitur sendiri maupun sebagai tanggapan atas tuntutan yang diterima dari pemasok. Teks tersebut harus menunjukkan apakah debitur siap membayar kembali kewajiban dan bunga yang masih harus dibayar dalam jangka waktu yang ditentukan oleh mitra usaha. Jika karena alasan tertentu hal ini tidak memungkinkan, maka perlu ditunjukkan permintaan untuk menunda batas waktu transfer dana.

Pos apa saja yang harus memuat surat penangguhan pembayaran:

Nama organisasi pengirim (atau pengusaha perorangan).

Rincian pengirim (NPWP, KPP, alamat resmi, dll).

Nama perusahaan (nama lengkap pengusaha) yang menerima surat tersebut.

Hakikat jaminan yang diberikan atas pembayaran utang-utang yang ada.

Rincian kontrak yang menjadi dasar pengiriman produk dilakukan.

Pernyataan adanya hutang yang harus dibayar (jumlahnya harus disebutkan dengan kata-kata). Jika pihak lawan menuntut pembayaran denda, tunjukkan persetujuan atau ketidaksetujuannya dengan hal ini.

Perkiraan jatuh tempo kewajiban.

Surat penangguhan pembayaran harus memuat tanda tangan pimpinan badan hukum, sebaiknya tanda tangan kepala akuntan. Stempel dipasang jika tersedia.

Struktur surat pembayaran yang ditangguhkan

Di pojok kanan atas tunjukkan informasi tentang pengirim dan penerima, tanggal kompilasi, nomor keluar.

Bagian pengantar. Di sini Anda harus menuliskan alasan banding (biasanya diawali dengan kalimat “Karena ketidakmungkinan memenuhi kewajiban tepat waktu karena ...”, dll), tujuan banding (“Untuk menghindari konflik” , “Untuk mengatasi masalah”, dll.).

Bagian utama. Di sini pengirim mengajukan permintaan penundaan pembayaran. Anda dapat menggunakan frasa "Kami meminta Anda", "Kami mengajukan permintaan". Penting untuk menyapa mitra bisnis dengan cara yang penuh hormat. Jika surat itu memuat beberapa permintaan kepada pihak lawan, maka hal itu disebutkan dalam alinea atau alinea tersendiri. Jika pengirim mengharapkan untuk menerima tanggapan dalam jangka waktu tertentu, ia harus menunjukkan hal ini dengan benar dalam teks dokumen.

Bagian akhir harus memuat tanda tangan pimpinan organisasi dengan transkrip.

Gaya penulisannya adalah bisnis.

Permintaan atau persyaratan tersebut harus dinyatakan sejelas dan sedapat mungkin dapat dipahami. Ekspresi slang tidak diperbolehkan.

Kalimat harus sederhana dan mudah dimengerti, tanpa frase partisipatif dan adverbial yang rumit. Frasa yang tidak jelas dan argumen yang panjang tidak dapat diterima.

Saat menentukan perkiraan jatuh tempo kewajiban, penting untuk menilai kemampuan keuangan Anda secara realistis. Lebih baik menentukan periode ini dengan margin.

Perjanjian Pembayaran yang Ditangguhkan

Perjanjian tambahan tentang penundaan pembayaran adalah suatu jenis perjanjian antar pihak yang menetapkan penundaan pembayaran utang sampai pada tanggal yang lebih lambat dari yang ditentukan dalam perjanjian yang telah dibuat sebelumnya. Kebutuhan untuk menyusun dokumen semacam itu jika terjadi penundaan dapat secara langsung diatur dalam ketentuan kontrak utama. Karena pembayaran yang ditangguhkan, dari sudut pandang peraturan perundang-undangan, merupakan salah satu jenis kredit, maka berlaku pula norma perundang-undangan yang sama.

Struktur perjanjian pembayaran yang ditangguhkan mirip dengan kontrak. Bagian pendahuluan menunjukkan nama-nama organisasi yang telah menandatangani perjanjian, serta nomor kontrak utama. Kemudian mereka mencantumkan syarat-syarat untuk mengubah syarat-syarat pembayaran, yang harus dipenuhi oleh para pihak. Perjanjian tersebut dibuat dalam rangkap dua, satu untuk masing-masing pihak.

Permohonan pembayaran yang ditangguhkan

Di antara dokumen-dokumen yang memungkinkan untuk menunda pemenuhan kewajiban debitur, juga harus disebutkan permohonan penundaan pembayaran kepada otoritas pajak, yang dalam kondisi tertentu memungkinkan wajib pajak untuk melunasi utangnya ke anggaran lebih lambat dari tanggal jatuh tempo. batas waktu tanpa adanya sanksi dari fiskus. Tata cara penangguhan pajak dan syarat-syarat ketentuannya diatur dalam Art. 64 dari Kode Pajak Federasi Rusia. Baca lebih lanjut tentang persiapan aplikasi ke IFTS di artikel ini.