หนังสือขอ- หนึ่งในตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุดสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ ในบรรดาผู้ประกอบการจะใช้จดหมายดังกล่าวเมื่อตัวแทนขององค์กรหนึ่งหันไปขอบริการอีกองค์กรหนึ่ง ข้อความดังกล่าวสามารถใช้ในสถานการณ์ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง เช่น เมื่อคุณต้องการรับข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ดูตัวอย่างผลิตภัณฑ์ พบปะกับนักเดินทางเพื่อธุรกิจ เห็นด้วยกับการดำเนินการบางอย่าง เป็นต้น

กฎสำหรับการเขียนจดหมายร้องขอ

เราขอแจ้งให้คุณดาวน์โหลดเทมเพลตทั่วไปสำหรับเอกสารดังกล่าว:

ไฟล์

จดหมายร้องขอไม่มีแบบฟอร์มมาตรฐานด้วยเหตุผลที่ชัดเจน แต่ถึงอย่างไรก็ตามสิ่งนี้ก็เป็นรูปแบบของเอกสารราชการ นั่นคือเหตุผลที่เมื่อรวบรวมควรปฏิบัติตามบรรทัดฐานที่กำหนดขึ้นโดยกฎการทำงานในสำนักงานและจริยธรรมทางธุรกิจ ก่อนที่จะดำเนินการโดยตรงกับกฎพื้นฐานสำหรับการรวบรวม ควรสังเกตว่าสามารถส่งถึงทั้งกับกลุ่มคน (เช่น ผู้จัดการ พนักงานของแผนกบัญชี ทนายความ ฯลฯ) และผู้รับเฉพาะ

เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ จดหมายนี้ต้องมี ส่วนเบื้องต้นคือ:

• ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทที่ส่งคำขอและบริษัทที่ส่งคำขอนั้น
• เหตุผลในการอุทธรณ์ (“เนื่องจากความล่าช้า”, “เกี่ยวกับใบเสร็จรับเงิน”, “ตามผลลัพธ์” ฯลฯ );
• การอ้างอิงถึงพื้นฐาน (“ตามข้อตกลงปากเปล่า”, “ตามการเจรจา”, “ตามการสนทนาทางโทรศัพท์” ฯลฯ);
• วัตถุประสงค์ของการอุทธรณ์ (“เพื่อแก้ไขปัญหา”, “เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง”, “เพื่อขจัดการละเมิด” ฯลฯ)

ติดตามโดย ส่วนสำคัญที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับคำขอ จะต้องแสดงโดยใช้รูปแบบอนุพันธ์ของกริยา "ถาม" ("เราถามคุณ" "เราขอคำร้อง" ฯลฯ) และเนื่องจากข้อความดังกล่าว ไม่ว่าในกรณีใด การร้องขอสำหรับบางประเภท บริการควรเขียนด้วยความเคารพ จะเป็นการดีหากคำร้องขอนำหน้าด้วยคำชม (“รู้ถึงโอกาสที่ดีของคุณ”, “ชื่นชมความสามารถขององค์กรของคุณ” ฯลฯ)

หากจดหมายมีคำขอหลายรายการพร้อมกัน จะต้องระบุไว้ในย่อหน้าหรือย่อหน้าแยกกัน

กฎการติดต่อสื่อสารที่ไม่ได้พูดระหว่างองค์กรระบุว่าการตอบสนองต่อคำขอหลายขั้นตอนสามารถส่งได้ในข้อความเดียวโดยมีความคิดเห็นแยกต่างหากในแต่ละรายการ ควรสังเกตว่าการติดต่อประเภทนี้ช่วยลดขั้นตอนการทำงาน ดังนั้นจึงลดเวลาในการอ่านและประมวลผลจดหมายดังกล่าว

หากจดหมายบอกเป็นนัยว่าได้รับการตอบกลับภายในระยะเวลาหนึ่ง จะต้องระบุข้อความนี้ให้ถูกต้องที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในข้อความ

ตามกฎแล้วเลขานุการขององค์กรจะส่งและรับจดหมาย (ใน บริษัท ขนาดใหญ่แผนกทั้งหมดมีส่วนเกี่ยวข้อง) หลังจากรวบรวมหรืออ่าน พวกเขาส่งต่อไปยังหัวหน้าองค์กรเพื่อตรวจสอบ ข้อยกเว้นคือข้อความที่ระบุว่า "เป็นความลับ" หรือ "อยู่ในมือเป็นการส่วนตัว" - จดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไปยังผู้รับโดยตรง

คำแนะนำในการเขียนจดหมายร้องขอ

เนื่องจากข้อความนี้เป็นส่วนหนึ่งของการติดต่อสื่อสารขององค์กร จึงต้องระบุผู้เขียนก่อน ได้แก่ ชื่อบริษัทที่ส่ง ที่อยู่จริง และหมายเลขโทรศัพท์สำหรับการสื่อสาร จากนั้นคุณต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับ: รวมถึงชื่อขององค์กรและผู้รับเฉพาะ นอกจากนี้ตรงกลางบรรทัด คุณสามารถระบุได้ทันทีว่านี่คือจดหมายร้องขอ (แต่ไม่จำเป็น)

ส่วนถัดไปของจดหมายเกี่ยวข้องกับคำขอโดยตรง ก่อนหน้านี้เป็นที่พึงปรารถนาที่จะยืนยันและจากนั้นจึงแสดงสาระสำคัญของคำขอเท่านั้น ในตอนท้ายจะต้องลงนามในจดหมาย (จะเป็นการดีกว่าถ้าทำโดยหัวหน้า บริษัท หรือผู้มีอำนาจและเชื่อถือได้) รวมถึงวันที่สร้างเอกสาร

วิธีส่งจดหมาย

สามารถส่งจดหมายทางอีเมลหรือแฟกซ์ - รวดเร็วและสะดวก แต่การส่งผ่าน Russian Post แบบอนุรักษ์นิยมจะช่วยให้คุณสามารถจัดทำจดหมายอย่างเป็นทางการด้วยวิธีที่มั่นคงและน่าสนใจ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรด้วยมือด้วยลายมือเขียนด้วยลายมือที่สวยงาม หรือพิมพ์ข้อความบนกระดาษคุณภาพดีราคาแพง

การให้ความสนใจกับเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ดังกล่าวจะทำให้ผู้รับชัดเจนว่าฝ่ายตรงข้ามมีความเคารพต่อเขาอย่างไรและจะเน้นย้ำถึงความสำคัญของคำขออีกครั้ง สิ่งเดียวที่ต้องจำไว้คือจดหมายผ่านไปรษณีย์ธรรมดาใช้เวลานาน ดังนั้นต้องส่งข้อความล่วงหน้าเพื่อให้เอกสารส่งถึงผู้รับตรงเวลา

หลังจากส่งจดหมาย

ข้อความนี้ เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ จะต้องลงทะเบียนในสมุดรายวันของเอกสารขาออก ในทำนองเดียวกัน ผู้รับจดหมายจะลงทะเบียนการมาถึงของจดหมายโต้ตอบ ในกรณีที่เกิดความเข้าใจผิดในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ การแก้ไขข้อเท็จจริงในการส่งและรับจดหมายจะช่วยแก้ไขสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างการร่างจดหมายร้องขอพร้อมคำอธิบาย

ดังนั้นเราจึงพบว่าจดหมายร้องขอคือจดหมายที่มีคำขอถึงผู้รับ จุดประสงค์ของข้อความคือเพื่อส่งเสริมให้ผู้รับดำเนินการที่เป็นประโยชน์แก่ผู้ส่ง จดหมายควรมีคำขอที่กำหนดขึ้น เหตุผลประกอบ เป็นที่พึงปรารถนาที่จะกำหนดคำขอในลักษณะที่เป็นเหตุผลว่าเหตุใดจึงเป็นประโยชน์สำหรับผู้รับที่จะปฏิบัติตามคำขอ ผู้ส่งไม่เพียง แต่รู้กฎในการเขียนข้อความเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงความแตกต่างทางจิตวิทยาด้วย ต่อไป ให้พิจารณาตัวอย่างแม่แบบเฉพาะ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์

หนังสือขอรับการจัดสรรเงิน

จดหมายถูกร่างขึ้นในกรณีที่จำเป็นต้องได้รับการจัดสรรเงินจากรัฐ ผู้สนับสนุน บุคคล

จากองค์กรพัฒนาเอกชน "ช่วยเหลือผู้รับบำนาญ"
สมาชิกสภานิติบัญญัติ
Ivanov I.I.

สวัสดีอีวาน อิวาโนวิช ฉันเป็นตัวแทนขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไร "Help for Pensioners" เรามีส่วนร่วมในการช่วยเหลือผู้รับบำนาญโสด เรานำอาหาร ช่วยทำความสะอาดและซ่อมแซม

องค์กรของเรามีมาเป็นเวลา 5 ปี ก่อนหน้านี้เราจัดการกับการจัดหาเงินทุนสำหรับกิจกรรมต่างๆ ด้วยตัวเอง อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการขยายตัวขององค์กรพัฒนาเอกชน เงินทุนจึงเริ่มไม่เพียงพอ เราต้องการเงินเพื่อเช่าสถานที่ จ่ายเงินเดือนพนักงาน และซื้ออุปกรณ์

ในการประชุมของรัฐบาลเมื่อเร็วๆ นี้ ประธานาธิบดีกล่าวถึงสถานการณ์ที่ยากลำบากของผู้รับบำนาญและสังเกตว่าสถานการณ์จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วน ในเรื่องนี้ฉันขอเงิน 200,000 รูเบิลจากคุณสำหรับความต้องการช่วยเหลือของ NGO สำหรับผู้รับบำนาญ

ขอแสดงความนับถือ Petrova A.A.

คำอธิบาย:

ข้อความข้างต้นเขียนตามหลักเกณฑ์ เขามี:

• ชื่อของ NPO และคำอธิบายของกิจกรรม
• ขอเงิน คำอธิบายความจำเป็นของพวกเขา (ต้องการเงินสำหรับค่าเช่าและเงินเดือน)
• กล่าวถึงประธาน. มีความจำเป็นต้องปรับผลประโยชน์ของการเป็นผู้สนับสนุนอย่างเป็นทางการ ส.ส.สนใจอะไร? ในการเติบโตในหน้าที่การงาน ความช่วยเหลือขององค์กรจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้

มีการระบุจำนวนเงินเฉพาะที่องค์กรการค้าต้องการ

หนังสือขอจัดหาสินค้า

จดหมายมักจะส่งถึงหุ้นส่วนของบริษัท ในข้อความนี้ เป็นที่พึงปรารถนาที่จะปรับผลประโยชน์ร่วมกันสำหรับทั้งสองบริษัท

หัวหน้า อปท
Ivanov I.I.
จากหัวหน้าของ บริษัท BBB
เปโตรวา บี.บี.

สวัสดีอีวาน อิวาโนวิช เราต้องการสั่งชุดผลิตภัณฑ์จากบริษัทของท่าน (ระบุ) เราสนใจผลิตภัณฑ์ของคุณที่งานนิทรรศการระดับภูมิภาค

หากคุณตกลง โปรดแจ้งให้เราทราบเงื่อนไขการจัดส่งและเงื่อนไขที่คุณสะดวก เรารับประกันการชำระเงินตรงเวลา เราหวังว่านี่จะเป็นจุดเริ่มต้นของความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน

ผู้ติดต่อของเรา: (ระบุ).

ขอแสดงความนับถือ Boris Borisovich

จดหมายขอส่วนลด

โดยทั่วไป ข้อความดังกล่าวจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์ของบริษัท เช่น องค์กรจัดนิทรรศการ เธอมีซัพพลายเออร์ - โรงพิมพ์ที่ให้บริการโบรชัวร์ แท่นวาง หนังสือ และอื่นๆ ค่าบริการค่อนข้างสูง วิกฤตมาถึงและเป็นเรื่องยากสำหรับ บริษัท ในการชำระค่าสินค้าของโรงพิมพ์ นี่อาจเป็นเหตุผลในการขอส่วนลด

หัวหน้า บริษัท "Vostok"
Ivanov I.I.
จากหัวหน้า บริษัท "ตะวันตก"
เปโตรวา บี.บี.

สวัสดีอีวาน อีวานอฟ องค์กรของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤตการเงิน จำนวนสัญญาที่ทำกับเราลดลง 20% น่าเสียดายที่วิกฤตไม่ได้ส่งผลกระทบต่อเราเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าของเราด้วย ประชาชนไม่สามารถชำระค่าบริการของเราในจำนวนเท่าเดิม ดังนั้นเราจึงให้ส่วนลด 25% สำหรับตั๋ว

เนื่องจากสถานการณ์ทางการเงินที่ยากลำบาก บริษัทของเราจึงขอส่วนลด 15% สำหรับความร่วมมือที่เหลืออีก 6 เดือนภายใต้สัญญา

เราได้ส่งจดหมายขอส่วนลดไปยังซัพพลายเออร์ทั้งหมดของเรา หากหุ้นส่วนของเรา 20% ให้เงื่อนไขที่เอื้ออำนวย บริษัทของเราจะอยู่รอดได้ในช่วงเวลายากลำบากและจะไม่ปิดตัวลง เราได้รับส่วนลดจากเจ้าของบ้านและบริษัทโทรศัพท์แล้ว

ขอแสดงความนับถือ Boris Petrov

คำอธิบาย:

จดหมายมีสาระสำคัญดังนี้

• คำอธิบายความต้องการส่วนลด
• ระบุขนาดที่แน่นอนของส่วนลด เงื่อนไข
• ข้อบ่งชี้ทางอ้อมว่าหากเครื่องพิมพ์ไม่ให้ส่วนลด บริษัทจะยกเลิกสัญญา

ข้อความจะต้องเขียนในลักษณะที่อ่านจดหมายจนจบและยอมรับเงื่อนไขที่เสนอ

หนังสือขอลดค่าเช่า

เช่า "กิน" งบประมาณขององค์กรส่วนใหญ่ การลดลงทำให้บริษัทสามารถอยู่ได้ในช่วงเวลายากลำบาก ควรส่งจดหมายถึงเจ้าของบ้าน

หัวหน้าฝ่ายบวก
Ivanov P.P.
จากหัวหน้า บริษัท "ลบ"
Petrova I. I.

สวัสดี ปีเตอร์ เปโตรวิช บริษัทของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤตการเงิน กำลังซื้อของผู้บริโภคลดลงรายได้จากธุรกิจลดลง ในการนี้ เราขอให้คุณลดค่าเช่าลง 10%

ตลอดระยะเวลาของความร่วมมือ เราไม่เคยล่าช้าในการชำระเงิน เราหวังว่าคุณจะยอมให้เรา และเราจะรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจของเรา เรารับประกันการชำระค่าเช่าตรงเวลาแม้จะมีเงื่อนไขทางการเงินที่ยากลำบากก็ตาม

ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanovich

คำอธิบาย:

ในจดหมาย สิ่งสำคัญคือต้องระบุว่าก่อนหน้านี้บริษัทได้ปฏิบัติตามภาระหน้าที่ครบถ้วนแล้ว เจ้าของบ้านจะต้องแน่ใจว่าเจ้าของบ้านจะดำเนินการชำระเงินต่อไป ผู้รับต้องเข้าใจด้วยว่าหากเขาไม่เห็นด้วยกับเงื่อนไขที่เสนอ ผู้เช่าจะปฏิเสธบริการของเขา

หนังสือขอรับชำระหนี้

หนี้มักเกิดขึ้นในปฏิสัมพันธ์ระหว่างบริษัทต่างๆ หากกำหนดให้องค์กรสานต่อความร่วมมือกับคู่สัญญาที่มีหนี้อยู่ให้ส่งหนังสือทวงถาม

Ivanov I.I.

Sidorova P.P.

เรียน Ivan Ivanovich เราขอให้คุณชำระหนี้ให้กับ บริษัท ของเราเป็นจำนวน 200,000 rubles ตลอดเวลานี้เราได้ร่วมมือกับคุณอย่างต่อเนื่องโดยหวังว่าจะสานต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ขณะนี้เราถูกบังคับให้ระงับการให้บริการเนื่องจากขาดการชำระเงิน

จำนวนหนี้ของคุณคือ 200,000 รูเบิล กรุณาชำระเงินภายในวันที่ 1 มีนาคม 2560 หากไม่ชำระหนี้ เราจะถูกบังคับให้แก้ไขปัญหาในศาล

ขอแสดงความนับถือ Petr Petrovich

คำอธิบาย:

จดหมายต้องมีรายการต่อไปนี้:

• จำนวนเงินที่ค้างชำระ
• วันที่ต้องชำระหนี้
• การดำเนินการที่บริษัทจะดำเนินการหากไม่ได้รับการชำระเงิน

ข้อความสามารถกล่าวถึงความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จในระยะยาวกับองค์กร มันควรจะเป็นคำขอไม่ใช่ความต้องการ คำขอถูกสร้างขึ้นตามเทมเพลตอื่น

หนังสือขอเลื่อนการชำระเงินไปยังซัพพลายเออร์

องค์กรจัดหาชุดผลิตภัณฑ์ให้กับ บริษัท แต่ไม่ได้ชำระเงิน มีหนี้ก่อตัวแต่ลูกหนี้ไม่มีเงินจ่าย ในกรณีนี้ คุณควรเขียนจดหมายร้องขอความล่าช้า

หัวหน้า บริษัท "เงินอยู่ที่ไหน"
Sidorov P.P.
จากหัวของ บริษัท "เงินกำลังจะเป็น"
Ivanova I. I.

เรียน ปีเตอร์ เปโตรวิช เรายังไม่ได้ชำระหนี้ 200,000 รูเบิล เราไม่อายที่จะเป็นหนี้ แต่ตอนนี้เราไม่สามารถชำระเงินได้เต็มจำนวนเนื่องจากสภาพทางการเงินที่ยากลำบาก

เป็นเวลา 2 ปีที่เรารักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จกับคุณ เราไม่พลาดกำหนดเวลาการชำระเงิน วันนี้เราขอผ่อนชำระ บริษัทของเราพร้อมที่จะชำระหนี้ในสองขั้นตอน:

• เราจะฝากเงิน 100,000 รูเบิลภายในวันที่ 1 มีนาคม 2017
• จะจ่าย 100,000 รูเบิลก่อนวันที่ 1 เมษายน 2017

เราสัญญาว่าคุณจะชำระเงินตรงเวลา ขอบคุณสำหรับความเข้าใจ.

ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanovich

หนังสือขอชำระเงินสำหรับองค์กรอื่น

องค์กรอื่นสามารถชำระหนี้ของ บริษัท ได้ แน่นอนว่านิติบุคคลจะไม่ชำระค่าหุ้นแบบนั้น โดยปกติแล้วจดหมายทวงถามจะถูกส่งไปยังลูกหนี้ของบริษัทหรือบุคคลอื่นที่มีภาระผูกพันกับบริษัท

ถึงหัวหน้า บริษัท "เงินกำลังจะเป็น"
Ivanov I.I.
จากหัวหน้า บริษัท "เงินอยู่ที่ไหน"
Sidorova P.P.

เรียน Ivan Ivanovich คุณมีหนี้ต่อบริษัทของเราจำนวน 300,000 rubles องค์กรของเรายังมีหนี้กับ บริษัท อื่นอีกจำนวน 200,000 รูเบิล เราขอให้คุณชำระหนี้ให้กับเจ้าหนี้เป็นจำนวน 200,000 รูเบิล ในทางกลับกัน เราจะจัดเตรียมแผนการผ่อนชำระสำหรับยอดหนี้ที่คุณขอไว้ก่อนหน้านี้ ขอบคุณสำหรับความเข้าใจ.

ขอแสดงความนับถือ Petr Petrovich

หนังสือขอความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหา

บริษัทใดก็ตามสามารถเผชิญกับปัญหาที่ซับซ้อนซึ่งไม่สามารถจัดการได้หากไม่ได้รับความช่วยเหลือจากภายนอก สามารถส่งจดหมายขอความช่วยเหลือได้หากจำเป็น เช่น จัดงาน ใบสมัครส่งไปยังองค์กรการค้า, หน่วยงานราชการ

ผู้อำนวยการ อ.อ
เปตรอฟ บี.บี.
จากองค์การมหาชน
"เราให้ความดี"

ถึง Boris Borisovich ฉันเป็นตัวแทนขององค์กรสาธารณะ "Giving Good" เรามีส่วนร่วมในการจัดและจัดวันหยุดสำหรับเด็กจากสถานเลี้ยงเด็กกำพร้า

เราขอความช่วยเหลือจากคุณในการจัดเสบียงอาหารสำหรับวันหยุด แน่นอนว่าภายในงานเราจะกล่าวถึงคุณและบริษัทของคุณ การเฉลิมฉลองจะเข้าร่วมโดยตัวแทนของสภานิติบัญญัติ ประชาชน

คุณสามารถติดต่อเราทางโทรศัพท์ XXX

ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanovich

สรุป

รวมกฎทั้งหมดสำหรับการเขียนจดหมายขอ ก่อนอื่นคุณต้องแนะนำตัวเอง เล่าเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณ แต่ไม่ควรดึงส่วนเกริ่นนำออกมา เป้าหมายของเราคือกระตุ้นให้ผู้รับอ่านจดหมาย หากข้อความยาวเกินไป ผู้รับไม่น่าจะอ่านจนจบ จากนั้นคุณต้องเริ่มนำเสนอคำขอของคุณ ต้องการความถูกต้องแม่นยำ: การระบุเงื่อนไข จำนวนเงิน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าผู้รับต้องรู้สึกถึงประโยชน์ ดังนั้นจดหมายจะต้องระบุว่าเหตุใดจึงจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรในการปฏิบัติตามคำขอ ในตอนท้ายคุณต้องกล่าวคำอำลาอย่างสุภาพและไม่เสียมารยาท

ผู้ประกอบการแต่ละรายอาจเผชิญกับสถานการณ์ที่เขาไม่มีเงินเพียงพอที่จะชำระหนี้ให้กับซัพพลายเออร์สำหรับสินค้าที่จัดส่งในเวลาที่เหมาะสม ไม่พึงปรารถนาที่จะทำลายความสัมพันธ์กับคู่สัญญาดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะตกลงกับเขาเพื่อเลื่อนการชำระหนี้ออกไปในภายหลังกว่าที่ระบุไว้ในสัญญา คุณสามารถเตือนซัพพลายเออร์เกี่ยวกับความล่าช้าในการโอนเงินที่จะเกิดขึ้นได้โดยส่งจดหมายแจ้งการชำระเงินให้เขา ตัวอย่างสามารถดูได้ที่ส่วนท้ายของบทความนี้

จดหมายมีหน้าที่อะไร

จดหมายแจ้งการชำระเงินที่ส่งไปยังซัพพลายเออร์:

เป็นการยอมรับว่าตนมีหนี้อยู่

ยืนยันว่าผู้ซื้อไม่มีเจตนาที่จะซ่อนเร้นหรือพยายามโต้แย้งการมีอยู่ของสินค้าที่ค้างชำระ

ยืนยันจำนวนเงินที่จะโอนไปยังซัพพลายเออร์

ยืนยันข้อเท็จจริงของการสรุปข้อตกลงระหว่างองค์กรหรือผู้ประกอบการแต่ละราย

คุณสมบัติของหนังสือรอการตัดบัญชี

มีการร่างจดหมายแจ้งการชำระเงินเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นหากหน่วยงานทางเศรษฐกิจแห่งหนึ่งไม่สามารถชำระคืนภาระผูกพันให้กับคู่สัญญาได้ ในข้อความของจดหมาย หัวข้อที่มีการส่งมอบสินค้าค้างชำระจะแจ้งให้หุ้นส่วนของเขาทราบว่าเขาจะชำระภาระผูกพันที่มีอยู่ภายในระยะเวลาหนึ่ง

กฎหมายไม่ได้กำหนดรูปแบบมาตรฐานของเอกสารนี้ เราสามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับโครงสร้างของจดหมายและประเด็นหลักที่ต้องระบุไว้เพื่อให้เอกสารมีผลบังคับตามกฎหมายเท่านั้น องค์กรแต่ละแห่งสามารถพัฒนารูปแบบการเขียนมาตรฐานของตนเองเพื่อใช้งานได้อย่างอิสระ ขอแนะนำให้ร่างเอกสารบนหัวจดหมายของบริษัท

สามารถส่งจดหมายได้ทั้งในความคิดริเริ่มของลูกหนี้เองและเพื่อตอบสนองต่อข้อเรียกร้องที่ได้รับจากซัพพลายเออร์ ข้อความต้องระบุว่าลูกหนี้พร้อมชำระหนี้ภาระผูกพันและดอกเบี้ยค้างจ่ายภายในระยะเวลาที่คู่ค้ากำหนดหรือไม่ หากไม่สามารถทำได้ด้วยเหตุผลบางประการจำเป็นต้องระบุคำขอเลื่อนกำหนดเวลาการโอนเงิน

รายการใดที่ควรมีจดหมายแจ้งการชำระเงิน:

ชื่อขององค์กรที่ส่ง (หรือผู้ประกอบการรายบุคคล)

รายละเอียดของผู้ส่ง (TIN, KPP, ที่อยู่ตามกฎหมาย ฯลฯ)

ชื่อ บริษัท (ชื่อเต็มของผู้ประกอบการ) ที่ส่งจดหมาย

สาระสำคัญของการค้ำประกันที่มีไว้สำหรับการชำระหนี้ที่มีอยู่

รายละเอียดของสัญญาโดยพิจารณาจากการส่งมอบผลิตภัณฑ์

คำชี้แจงข้อเท็จจริงของการมีอยู่ของหนี้ที่ต้องชำระ (ต้องระบุจำนวนเงินเป็นคำพูด) หากคู่สัญญากำหนดให้ชำระค่าปรับ ให้ระบุว่าเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยกับสิ่งนี้

คาดว่าจะครบกำหนดของหนี้สิน

จดหมายแจ้งการชำระเงินต้องมีลายเซ็นของหัวหน้านิติบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งลายเซ็นของหัวหน้าฝ่ายบัญชี ประทับตราถ้ามี

โครงสร้างของหนังสือรอการตัดบัญชี

ที่มุมขวาบนระบุข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งและผู้รับ วันที่รวบรวม หมายเลขขาออก

ส่วนเบื้องต้น ที่นี่คุณควรเขียนเหตุผลสำหรับการอุทธรณ์ (โดยปกติจะเริ่มต้นด้วยวลี "เนื่องจากเป็นไปไม่ได้ที่จะปฏิบัติตามข้อผูกพันตามกำหนดเวลาเนื่องจาก ... " ฯลฯ ) วัตถุประสงค์ของการอุทธรณ์ ("เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง" , “เพื่อแก้ไขปัญหา” ฯลฯ)

ส่วนสำคัญ. ที่นี่ผู้ส่งทำการขอเลื่อนการชำระเงิน คุณสามารถใช้วลี "เราขอให้คุณ" "เราทำคำขอ" มีความจำเป็นต้องพูดกับคู่ค้าทางธุรกิจด้วยความเคารพ หากจดหมายมีคำขอหลายรายการสำหรับคู่สัญญาจะมีการระบุไว้ในย่อหน้าหรือย่อหน้าแยกต่างหาก หากผู้ส่งคาดว่าจะได้รับการตอบกลับภายในระยะเวลาหนึ่ง ผู้ส่งควรระบุสิ่งนี้ให้ถูกต้องในข้อความของเอกสาร

ส่วนสุดท้ายจะต้องมีลายเซ็นของหัวหน้าองค์กรพร้อมใบรับรองผลการเรียน

สไตล์การเขียนเป็นธุรกิจ

ต้องระบุคำขอหรือข้อกำหนดให้ชัดเจนและเข้าใจได้มากที่สุด ไม่อนุญาตให้ใช้คำสแลง

ประโยคควรเรียบง่ายและเข้าใจได้ โดยไม่มีวลีที่มีส่วนร่วมและคำวิเศษณ์ที่ซับซ้อน วลีที่คลุมเครือและข้อโต้แย้งที่ยาวเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

เมื่อระบุระยะเวลาครบกำหนดของภาระหน้าที่ที่คาดไว้ จำเป็นต้องประเมินความสามารถทางการเงินของคุณตามความเป็นจริง เป็นการดีกว่าที่จะระบุช่วงเวลานี้ด้วยระยะขอบ

ข้อตกลงการชำระเงินรอการตัดบัญชี

ข้อตกลงเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเลื่อนการชำระเงินเป็นประเภทของข้อตกลงระหว่างคู่สัญญาที่กำหนดให้มีการเลื่อนการชำระหนี้ออกไปในภายหลังกว่าที่กำหนดไว้ในข้อตกลงที่ร่างขึ้นก่อนหน้านี้ ความจำเป็นในการร่างเอกสารดังกล่าวในกรณีที่เกิดความล่าช้าอาจระบุไว้โดยตรงตามเงื่อนไขของสัญญาหลัก เนื่องจากการชำระเงินที่รอการตัดบัญชี จากมุมมองของกฎหมาย เป็นหนึ่งในสินเชื่อที่หลากหลาย จึงใช้บรรทัดฐานทางกฎหมายเดียวกัน

โครงสร้างของข้อตกลงการชำระเงินที่เลื่อนออกไปนั้นคล้ายกับสัญญา ส่วนเกริ่นนำระบุชื่อขององค์กรที่ทำข้อตกลงรวมถึงจำนวนสัญญาหลัก จากนั้นจะแสดงรายการเงื่อนไขสำหรับการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขการชำระเงินซึ่งคู่สัญญาต้องปฏิบัติตาม ข้อตกลงนี้จัดทำขึ้นเป็นสองฉบับ ฉบับหนึ่งสำหรับแต่ละฝ่าย

คำขอเลื่อนการชำระเงิน

ในบรรดาเอกสารที่ทำให้สามารถเลื่อนการปฏิบัติตามข้อผูกพันของลูกหนี้ได้ควรกล่าวถึงคำขอเลื่อนการชำระเงินไปยังหน่วยงานด้านภาษีซึ่งภายใต้เงื่อนไขบางประการทำให้ผู้เสียภาษีสามารถชำระหนี้ตามงบประมาณได้ช้ากว่า กำหนดเส้นตายโดยไม่มีการลงโทษใด ๆ จากหน่วยงานด้านภาษี ขั้นตอนสำหรับการเลื่อนภาษีและเงื่อนไขสำหรับข้อกำหนดมีระบุไว้ในข้อ 64 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเตรียมใบสมัครสำหรับ IFTS ในบทความนี้